النشاط الإداري - ما هو؟

ما هذا - النشاط الإداري؟ لماذا هو مطلوب؟ كيف يبدو هذا النوع من النشاط؟ هل من الممكن أن نلتقي هنا "المزالق"؟ سيتم الرد على هذه الأسئلة وعدد من الأسئلة الأخرى في إطار مقالة اليوم.

معلومات عامة

حول أي شركة ، يمكننا القول أن هناك العديد من الوظائف التي يستحيل القيام بها. هذا مستقل عما يفعله الهيكل. وتشمل هذه الأعمال الإدارية. هذه هي البديهية التي بدونها النشاط الناجح الآن مستحيل لذلك ، بالنظر إلى ذلك ، من الضروري التحدث عن أهم الوظائف التي يتم تنفيذها ، وعن الوظائف ، وعن المكان والدور في هيكل الشركة. بشكل عام ، النشاط الإداري هو عمل نموذجي للغاية. على الرغم من أن المحتوى المحدد يختلف باختلاف الأهداف التي تواجه الشركة حاليًا ، إلا أن حجمها ومواردها المتاحة. ولكن يجب أن تبدأ مع التعريف. الأعمال الإدارية هي العمل المرتبط بتنظيم أعمال الموظفين والإدارات والخدمات الخاصة بالمؤسسة من أجل تحقيق أداء تنظيمي عالٍ. يغطي جميع المستويات.

تصنيف

يمكن تقسيم أنشطة الدعم الإداري والاقتصادي إلى:

1. استمرار تقديم الأنشطة. هذا هو شراء القرطاسية واللوازم والمعدات المكتبية والأجهزة والأثاث في حالة صالحة للعمل ، والإصلاح والصيانة الوقائية ، إذا لزم الأمر ، وتوفير الاتصالات ، وإجراء عمليات شراء كبيرة لمرة واحدة.
2. تدفق المستند. وهذا يعني تطوير نظام تبادل الورق ، والحفاظ على المحفوظات والمكتبات وقواعد البيانات.
3. تشغيل المبنى والمباني والأراضي. نعني بذلك التنظيف ، وإمدادات الطاقة ، والسباكة ، والإصلاحات المنزلية البسيطة ، وتصميم المظهر ، وترتيب المنطقة المحيطة ، والمناظر الطبيعية.
4. العمل التنظيمي. ويشمل الأحداث ، وترتيب أماكن العمل ، وقاعات الاجتماعات ، وتقديم الطعام للموظفين ، وخدمات النقل ، وتأمين الموظف والشركة ، والنقل.
5. توفير العلاقات مع أطراف ثالثة. مثال على ذلك هو التفاعل مع الوكالات الحكومية وملاك العقارات والموردين.
6. موظفي المعلومات الداخلية. ويشمل ذلك تنظيم إخطارات الوثائق الجديدة ، ومراقبة تنفيذ الطلبات ، وتنظيم وصيانة لوحات النشرات الحديثة ، وإصدار المنشورات الداخلية للشركات (المنشورات ، والنشرات الإخبارية ، والصحف) ، وإرسال الرسائل ، وتنظيم المعارض الداخلية والمتاحف.

كما ترون ، فإن النشاط الإداري والاقتصادي لا يجلس ولا يزال يدق في الباب الخلفي.

الفروق الدقيقة في إنجاز المهام

يجب على القارئ الانتباه إلى حقيقة أن بعض الوظائف دائمة ، في حين يتم تقديم البعض الآخر كمهام لمرة واحدة. ولكن على الرغم من ذلك ، يجب تذكر كل هذا ومناقشته مع الموظفين إذا لزم الأمر. بعد كل شيء ، قد تكون هناك حاجة إلى القيام ، وإن كان لمرة واحدة ، ولكن مهمة عالمية ، مثل تنظيم خطوة. وفي هذه الحالة ، يجب ألا تكون هناك أسئلة مع السؤال "من سيقوم بتنفيذ كل هذا". يجب أن يفهم المتخصص في الأنشطة الإدارية والاقتصادية جيدًا أن هدفه الرئيسي هو ضمان التشغيل المريح والمتواصل لجميع خدمات الشركة.المهمة الرئيسية هي مساعدة بقية الوحدات على الوفاء بخطة الإنتاج ، بغض النظر عن ماذا. لذلك ، يمكن تخفيض قائمة الوظائف أعلاه وتوسيعها. كل هذا يتوقف على الوضع المحدد.

على تأثير العوامل المختلفة

تؤثر العوامل التالية على قائمة الوظائف المحددة التي تم تنفيذها:

1. حجم الشركة.
2. تفاصيل النشاط.
3. أهداف الشركة.
4. استخدام الأموال والموارد الخاصة / المقترضة.

ما هو جيد للأعمال التجارية الصغيرة يمكن أن يكون غير فعال للغاية لهيكل متوسط ​​الحجم. إنه لأمر جيد أن تدرك الإدارة أن هناك مشاكل وأن إعادة تنظيم معينة ضرورية.

كيف تحدد الوظائف والمهام؟

لذلك ، توصلنا تدريجياً إلى استنتاج مفاده أن الدعم الإداري للمنظمة يجب أن يتم وفقًا للاحتياجات. ولكن كيف تحدد تلك المهام والمهام المحددة التي ستحتاج إلى تنفيذها؟ فيما يلي دليل موجز للعمل:

1. يتم تحليل الوضع الحالي للشركة ويتم تحديد الوظائف المفقودة.
2. يتم تشكيل اتجاه الحركة على أساس الأهداف المقبولة للشركة.
3. يشار إلى تفاصيل المؤسسة وكيفية تأثيرها على تنفيذ المهام.
4. يتم احتساب جدوى أداء عمل معين بمفردهم أو عن طريق جذب مقاولين تابعين لجهة خارجية.
5. تتم معالجة مشكلات التبعية.
6. يتم تحديد أفضل تنسيق لتنفيذ الوظيفة الضرورية (تخصيص موظف واحد أو إدارة أو خدمة كاملة).

لن يسمح تنسيق المقالة ، للأسف ، بالتفكير الكامل في كل شيء وكل شيء. لذلك ، سيتم اتخاذ تنظيم وظائف للموظفين ككائن واحد للدراسة. في الواقع ، يجب عليهم في الغالب أداء مهام متعددة الوظائف ، وبسبب عدم تناسق تصرفات مختلف الوحدات ، تنشأ مشاكل مختلفة.

منظمة العمل

هذا الحدث لا يحدث كل يوم. لذلك ، عادة لا توجد لوائح في هذه الحالة. يتم حل المهام وفقًا للحالة ، وغالبًا ما تكون في وضع الطوارئ. في هذه الحالة ، هناك حاجة إلى أوامر خاصة للأنشطة الإدارية. على سبيل المثال ، سيسمح لنا إدخال قواعد تنظيم مكان عمل جديد بتخطيط العملية بأكملها على الورق ، لفهم كيف يمكن تحسينها ، وفي أي تسلسل يجب القيام به. هذا صحيح بشكل خاص بالنسبة لتلك الشركات التي وضعت لنفسها هدف تحقيق التنمية النشطة. يرتبط هذا في كثير من الأحيان بتوسيع الموظفين ومن الضروري أن يكون لديك عملية شراء متطورة لهذه القضية.

الخطوات الأولى

في البداية ، يجب تقديم وصف لمكان العمل. يجب أن يتضمن قائمة بالمعدات والأثاث اللازم. ولكن ليس فقط شيء عشوائي ، ثم ظهر الذراع أولاً ، لكن شيئًا ما يستخدم في مكان العمل المعتاد. من الممكن تنفيذ التدرج بناءً على مستوى الوظيفة وتخصيص أعلى رابط إداري ومديري المستوى المتوسط ​​وفناني الأداء. أو يمكنك البناء على تفاصيل النشاط. هذا هو وجود الزوار ، واستخدام معدات إضافية ، والمخزون ، والمتطلبات الخاصة لدرجة حرارة الغرفة ، والإضاءة الحالية وما شابه ذلك. من الناحية المثالية ، يجب كتابة وصف لكل منشور. ولكن هذا هو أيضا وظيفة شاقة للغاية. لذلك ، في المرحلة الأولى ، يمكننا أن نقتصر على إعداد وصف قياسي. على سبيل المثال ، بالنسبة لعمال المختبرات ، من الضروري توفير إضاءة كافية ونظام درجة حرارة معين. يجب أن يكون لدى موظفي خدمة العملاء مناطق انتظار. للمحاسبين ، يجب توفير خزنة.

ما الاعتبارات التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار؟

يجب أن تعمل الخطة الإدارية على عدد من المشكلات.على سبيل المثال ، ما هو الأفضل في المخزون باستمرار أو يجب الحصول عليه بعد تلقي معلومات حول شخص جديد ذاهب للعمل. على سبيل المثال ، في حالة المخزون ، من المستحسن أن يكون لديك احتياطي صغير. بعد كل شيء ، حتى الموظفين العاملين قد تحتاج إليها. يمكنك أيضا حضور الجداول مع الكراسي. في حين أن الكمبيوتر الاحتياطي هو بالفعل مبالغة. أنها مكلفة وعفا عليها الزمن بسرعة ، وأنها ليست فعالة لتخزينها دون عمل. بشكل عام ، قد يكون الحل الجيد هو تجميع مصفوفة لعملية الأعمال برمتها ، مع الإشارة إلى جميع الإدارات المشاركة في العملية. في هذه الحالة ، يمكنك ببساطة أن تشير بوضوح إلى أين وفي أي وقت تحتاج إلى القيام بشيء ما. هذا مهم ، ليس على الأقل ، بسبب حقيقة أن عمليات الإغفال غالباً ما تحدث بسبب فشل نقل البيانات. بعد كل شيء ، إذا لم تكن هناك معلومات أولية كافية ، فلن تتمكن حتى أفضل الطلبات المتعلقة بالأنشطة الإدارية والاقتصادية من تلبية الطلبات الحالية بشكل كامل.

طرق أخرى

ولكن يجب ألا تقتصر على هذا فقط. على سبيل المثال ، عند التفاعل مع الموظفين ، يمكنك إنشاء مجلة طلب. بعد ذلك ، يتم تسجيل التفسيرات الواردة فيه ومن ثم نقله إلى أداء محدد للتنفيذ. في هذه الحالة ، من الضروري مراجعة حالة التنفيذ ومراقبتها بشكل دوري. قد يكون من المناسب أيضًا تحفيز الموظفين لجودة وسرعة معالجة الطلبات. إذا كانت هناك شكوى مبررة مفادها أن أحد الموظفين يؤدي واجباته بشكل سيء ، فيجب أن ينتهي ذلك بعقوبة المؤدي. لضمان العدالة ، من المستحسن للغاية وضع القواعد. في هذه الحالة ، من الضروري تجميع قائمة كاملة بالتطبيقات الممكنة مع التجديد في حالة السوابق. ثم لكل عنصر تم تطوير المعيار الخاص بها. رغم أنه في كثير من الأحيان لا يتم توفير معايير النموذج. لذلك ، تقوم الشركات بتعيين قيمها الخاصة بناءً على تفاصيل أنشطتها والمهام الحالية. على سبيل المثال ، إذا تم تلقي رسالة تفيد بأن المصباح الكهربائي قد احترق ، فسيتم تخصيص يوم عمل واحد لحل هذه المشكلة.

تلخيص ما سبق

كما ترون ، فإن تنظيم الأنشطة الإدارية والاقتصادية له "مطبات" ، والتي من النظرة الأولى غير مرئية. عند وضع اللوائح والوظائف ، يجب أخذ مجموعة كبيرة من المعلومات في الاعتبار. هذا يتعلق بأهداف الشركة وتفاصيلها وحجمها. سيسمح لنا التخطيط التفصيلي والوصف الواضح لعمليات الأعمال بحل المشكلات بنجاح بفضل إنشاء إجراء مناسب لأداء العمل. تنص إدارة الأنشطة الإدارية والتجارية على أن جميع المشاركين في تنفيذ العملية والتحكم فيها يجب أن يكونوا على دراية بالمبرر النظري لتنفيذه. يجب أن نتذكر دائمًا أن القيادة المختصة يمكنها تحسين كفاءة العملية بشكل كبير. لا يهم ما هو عليه - حول الأنشطة الإدارية والاقتصادية لإنشاء هيئات الدولة أو هيكل غير ربحي أو مؤسسة خاصة - يتمتع الحكم الجيد باحتياطي تنموي ضخم. ويحتاج إلى استخدامها.

استنتاج

لذلك كان يعتبر ما يشكل الأنشطة الإدارية. بالطبع ، المعلومات الواردة فقط في هذه المقالة ليست كافية لتصبح مديرًا جيدًا على الفور. حتى مقدمة بسيطة للكتب الذكية لن تكون كافية. في الواقع ، في هذه المسألة ، يجب على المرء أيضا فهم الجانب العملي لتنفيذ الأنشطة. لن تخبر الكتب عن وجود جميع "العثرات" المطلقة ؛ فمن الضروري ملء المطبات واكتساب الخبرة بنفسك.