المصاريف الإدارية: حفظ السجلات

تقريبا أي مؤسسة تمارس أنشطة اقتصادية لها تكاليف إدارية. قد لا يكونوا غائبين إلا إذا كان الموظفون يتكونون من شخص واحد أو في حالات غريبة أخرى مماثلة. وهكذا مع التكاليف الإدارية بطريقة أو بأخرى ، يجب على الجميع الوفاء بها.

معلومات عامة

عند إنشاء وتطوير الإنتاج ، لا بد من وجود نفقات تهدف إلى الحصول على عدد من المزايا المعينة. رسميا ، يطلق عليهم "النفقات الإدارية". ما هم؟ المصاريف الإدارية - هذه هي التكاليف التي تلبي احتياجات الإدارة والمكاتب وغيرها من احتياجات الشركة ، ولا تتعلق بالأنشطة التشغيلية (الإنتاج). مثال على ذلك ما يلي:

1. الدفع للموظفين غير المشاركين في إنتاج أو بيع السلع والخدمات.
2. المدفوعات فائدة.
3. رسوم تأجير المكاتب.

الغرض والغرض

تُستخدم المصاريف الإدارية لسداد الاحتياجات ، مما يؤثر بشكل إيجابي على الشركة بأكملها. بالطبع ، بعيدا عن كل النفقات يمكن أن يعزى إليها. النظر في مثال صغير. في حالة أن التكاليف الموجودة في وحدة معينة لا تعطي مزايا مباشرة أو غير مباشرة للإدارات الأخرى ، فهي ليست إدارية.

في الوقت نفسه ، إذا كنت تحتفظ بقسم إعلانات يعمل على نشر المنتجات المصنعة بنجاح ، فسيؤدي ذلك إلى زيادة في الإنتاج وسيكون له تأثير مفيد بشكل عام على المشروع بأكمله. وبالتالي ، فإن الهدف النهائي والغرض من أي نفقات إدارية هو توفير مزايا معينة.

ماذا يحلو لهم؟

نظرًا لأن الموضوع الذي تم تناوله كبير جدًا ، فقد تم إجراء تصنيف صغير في إطاره. أولاً ، لنأخذ المصاريف الإدارية والتجارية. ما هم؟ هذا هو اسم جميع المصاريف التي تم تنفيذها بهدف بيع البضائع المصنعة أو طلبات الاستلام بنجاح. هذا هو الإعلان والخدمات اللوجستية والمبيعات والتخزين.

ولكن من الضروري أن نميز بوضوح الفروق الدقيقة. على سبيل المثال ، إذا تم تخزين المواد الخام ، فهذا هو الإنتاج. التكاليف ، وبعبارة أخرى. تخزين البضائع الجاهزة في المستودعات هو أحد مكونات مصروفات البيع. لكن هذا ليس كل شيء. هناك أيضا مصاريف إدارية. يتم فهمها على أنها جميع النفقات المتعلقة بدعم الحياة للمكون الفني والإداري للمشروع. ومن الأمثلة على ذلك مسك الدفاتر والموارد البشرية.

بالنسبة للهياكل الكبيرة ، تكون هذه النفقات حتمية ، لأنها ضرورية من أجل الأداء الطبيعي للشركة. وفي الوقت نفسه ، لا يمكن القول إنهم ينتمون إلى فئة تكاليف الإنتاج. ولكن في الوقت نفسه ، فهي جزء من جمعية أكبر ، مثل النفقات الإدارية. بدون بيانات دقيقة وموثوقة تم جمعها من قبل قسم المحاسبة نفسه ، من الصعب للغاية التحدث عن تقييم حقيقي للوضع القائم في المؤسسة.

التكرار - أم التعلم

يجب أن نتذكر: النفقات الإدارية هي النفقات التي تدفع التكاليف التي توفر للشركة الأولوية. المعيار الرئيسي في هذه الحالة هو الأداة المساعدة للمؤسسة بأكملها ، وليس لإدارة أو إدارة واحدة. تشمل المصاريف الإدارية رواتب الإدارة ، ودفع تكاليف الأنشطة البحثية ، وكتبة المكاتب ، والتكاليف القانونية ، إلخ. تجدر الإشارة إلى أنه يمكنهم أخذ عدد كبير من النماذج.

لذلك ، قد يكون هذا دفع المكافآت للمديرين للنجاح ، اجتماع التقارير السنوي ، تأجير الأماكن والمكاتب والإصلاحات والتأمين وانخفاض قيمة المعدات والمرافق والضرائب. بواسطة الإدارة والإحالة إلى متخصصين من الجهات الخارجية. على سبيل المثال ، للمراجعين والمحامين. ويشمل ذلك أيضًا الدفع مقابل خدمات الاتصالات في المؤسسة نفسها. في الواقع ، بدون البريد والإنترنت والهواتف ، لكان الوقت الثمين قد ضاع.

ثلاث مجموعات حساب

في معظم الأحيان ، هناك نفقات تسمى "فواتير الخدمات". هذه هي مجموعة التكاليف الأولى الأكثر شيوعًا. يتم الدفع بواسطة جميع المؤسسات تقريبًا. وتشمل هذه المدفوعات مقابل الخدمات المركزية مثل إمدادات المياه والكهرباء والتدفئة. يمكنك أيضًا تضمين تكاليف الاتصالات المرتبطة بالهواتف والإنترنت هنا. المجموعة الثانية تشمل المصاريف المتعلقة باستئجار الفضاء: مكان تجاري ، مستودع ، مكان إداري.

في حالة وجود أو عدم وجود أي منها ، ستؤثر هذه الفروق الدقيقة على أنشطة المؤسسة بأكملها ، وقد يكون تعيين المصاريف لإدارة أو وحدة واحدة مشكلة. المجموعة الثالثة تضم موظفين ذوي دخل ثابت غير مرتبط بالإنتاج. تعتبر هذه التكاليف أيضًا مصاريف إدارية. هؤلاء الموظفين تشمل المحاسبين أو المديرين الذين يخدمون عدة مجالات.

حول نقاط إضافية

تجدر الإشارة إلى أن هناك عددًا قليلاً من النفقات التي لا تمثل نفقات إدارية. هذا ، على سبيل المثال ، تمويل المبيعات (الحوافز ، والتنظيم) ، والأحداث الترويجية والبحث عن منتجات المدخلات. من الضروري أيضًا ملاحظة التفاصيل التي يتضمنها حساب المصروفات الإدارية.

عادة ، عندما يقوم المحاسبون بمعالجة الوثائق ، فإنهم لا يخصصون العديد من أنواع النفقات. تقليديا ، يتم تقسيمها إلى مصاريف عادية وغيرها. في الحالة الأولى ، تعني المصاريف التي تنشأ بسبب طبيعة النشاط واتجاه المنظمة. كل شيء آخر لا ينطبق على ما تم بحثه سابقًا يتم إدخاله في الآخرين.

كيف تحتفظ بالسجلات؟

لذلك ، لدينا المصاريف الإدارية للمشروع ، ويجب عرضها. ماذا تفعل؟ في البداية ، يجب أن تقرر ما نتعامل معه. لنفترض أن المؤسسة تتحمل مصاريف إدارية وإدارية لخدمة الشركة وإدارة التمويل. وهذا هو ، كل ما يذهب إلى الحفاظ على الأصول الموجودة التي هي خارج نطاق التجارة ولها أهمية اقتصادية عامة.

مثال على ذلك الإيجار ، شقة مشتركة ، إصلاح المعدات ، النقل ، التدقيق ، التشاور ، الأمن ، المساعدة القانونية. في هذه الحالة ، يتحولون إلى الحساب رقم 26 في حساب المدين ، ولكن في القروض ، فإنهم يمثلون حسابات 02 ، 05 ، 10 ، 23 ، 25 ، 60 ، 68 ، 69 ، 70 ، 71 ، 76 ، 94 ، 97. لماذا توجد حسابات كثيرة هنا؟ ؟ وهذه اللحظة تعتمد على الوضع. لا تحتاج إلى العمل مع جميع الحسابات في وقت واحد ، لكن بعضها سيكون مفيدًا. كيف تحتفظ بالسجلات؟ يمكنك تضمين التكاليف في تكلفة البضائع أو الخدمات أو عرضها كمصاريف للمشروع الذي نشأ في الفترة الحالية.

العمل مع البيانات

الشركات التي تنفذ أنشطة في مجال إنتاج السلع ، وتوفير الخدمات وتنفيذ العمل ، تستخدم الطريقة التالية: تقيد جميع مصروفات التنفيذ على الحساب رقم 90 (المبيعات) ، الذي ينعكس في الرقم 26. النظر في الوضع مع الإنتاج. لذلك ، يمكن للمؤسسة شطب شيء إلى الحسابات 20 أو 23 أو 29. لشركات البناء ، على سبيل المثال ، فقط 20 و 23 مناسبة.

وفقط عندما يتم بيع المنتج النهائي بالفعل ، يمكن نقله إلى الحساب التسعين. بالنسبة للشركات التي تعمل في تجارة التجزئة ، يمكنك التحويل على الفور إلى الحساب 90. إن قول شيء محدد وفي الوقت نفسه عالمي للجميع يمثل مشكلة ، لأن الحالات مختلفة. واعتمادًا على ما تقوم به الشركة ، وما هي الشخصية التي تملكها ، والقرارات التي يجب اتخاذها.في الوقت نفسه ، من الضروري ليس فقط القلق بشأن عرض النفقات ، ولكن أيضًا أن يكون لديك فكرة عن النفقات المستقبلية.

بعد كل شيء ، إذا لم يكن هناك ميزانية ، ثم ينبغي نسيان النفقات الإدارية. لن يكون هناك أموال لتنفيذها. للبساطة ، يمكن أن تركز تقديرات الفترات المستقبلية على أقسام محددة من الشركة. في هذه الحالة ، يجب عليك اتباع قاعدة أقصى قدر من الوعي. في هذه الحالة ، ينبغي مراعاة الوسط الذهبي. لذلك ، يجب أن تكون المعلومات مفصلة وفي الوقت المناسب ، وليست مكلفة. للحصول على هذه النتيجة ، يتم استخدام برنامج يُستخدم لفرز البيانات وتحليلها والتحكم فيها.

استنتاج

هذا ، بشكل عام ، هو كل ما يمكن معرفته عن المصاريف الإدارية. يمكن افتراض أنه مع مرور الوقت ، سيتم تبسيط صيانتها وأتمتة. في الواقع ، يمكن الآن لمحاسب واحد استبدال خمسة أو ستة أشخاص في نفس الوظيفة فقط باستخدام برنامج مضبوط جيدًا مثل 1 C: "المؤسسات" أو "الأشرعة" أو "جالاكسي".

مع نمو إنتاجية العمل وتنظيمها وتحسين قواعد المحاسبة ، سيحتاج الموظفون إلى بذل جهد أقل ، وسيتم تعويض الشركات التي تنفق على البرامج والأجهزة أكثر من الرواتب التي يتم توفيرها على الموظفين.