إن تصميم مخزون المحفوظات في بلدنا في السنوات الأخيرة مهم بشكل خاص بسبب التغييرات والإصلاحات وإعادة الهيكلة والتغييرات التي تحدث باستمرار في القطاع الاقتصادي. تعتبر المعلومات المخزنة في الأرشيفات مهمة وقيمة. يتيح لك فهم سبب تطور الموقف بطريقة محددة ، وكذلك لفهم ما هي احتمالات المستقبل. تعد المحفوظات مصدرًا لا يقدر بثمن للمعلومات ، ولكنها مفيدة حقًا عندما تتمكن من تصفحها. لهذا ، تم تقديم نظام لتنظيم المحفوظات.
أهمية القضية
تهدف أرشيفات بلدنا إلى تراكم المعلومات الموثوقة. وتتمثل المهمة الرئيسية لجرد المحفوظات في تبسيط البحث عن المعلومات الضرورية في أكبر مستودعات المعلومات. لهذا ، يتم توفير نظام مرجعي ، وأساس منهجي ينطبق على جميع المؤسسات الأرشيفية للدولة. في الواقع ، نحن نتحدث عن جهاز علمي ومرجعي ، بسببه يعمل أرشيف المستوى الوطني. تعتمد كفاءة هذا الجهاز على مدى كفاءة ودقة تشكيل الأدلة ، أي المخزون.
إن الواقع الحالي لممارسة الأعمال التجارية هو أن قائمة المحفوظات للحالات هي دليل مرجعي رئيسي للمساعدة في التنقل بين بحر المعلومات. المخزون هو مستند يسرد الملفات المخزنة ، وفي الوقت نفسه يتم استخدامه لتسجيل الوثائق. يتم تقدير حجم المعلومات على أنه كبير ، حيث يعمل المخزون كأساس لتجميع المؤشرات والأدلة. من نواح كثيرة ، يحدد مدى جودة المخزون ، مدى سهولة وسرعة العثور على المعلومات التي تحتاجها. يتحدثون عن وظيفتين رئيسيتين لهذه الوثائق: المعلومات والمحاسبة.
حول المصطلحات
ملف أرشيف الحالات هو الدليل الرئيسي لتنظيم عمل منظمة الأرشفة. الجرد هو سجل محاسبي ، وهو في الوقت نفسه كائن علمي ومرجعي ، ويوفر فرصة للعثور بسرعة على ما تبحث عنه. جرد - الخطوة الأخيرة من الأوراق مع الوثائق التي يجب تخزينها في أرشيف الدولة أو تنظيمها مع بعض الإدارات. من أجل تجهيز الأرشيف بالكامل ، من الضروري تجميع قوائم الجرد لجميع المسائل المعدة للتخزين بشكل دائم أو لأكثر من عقد. من الضروري إنشاء دلائل تصف الوثائق الشخصية المتعلقة بالولاية التي تم تقييمها من قبل الخبراء والاعتراف بها باعتبارها ذات قيمة ، وبالتالي يجب أيضًا تخزينها.
في الأعمال المكتبية الحديثة ، عند الحديث عن قوائم الجرد الأرشيفية والغرض منها ، يلاحظون أن الوثائق تنتمي إلى فئة المرجع. يتم تشكيلها من أجل وصف تكوين ومحتويات الوحدات المخزنة ، وكذلك لتوحيد نظام التنظيم والمحاسبة المعتمد في صندوق معين. الكائنات التي يتم اعتبارها في المخزون هي وحدات. كل المخزون هو مستوى واحد. يجب أن يكون هناك معلومات كافية فيها حتى تتمكن من العثور على البيانات اللازمة في الوحدة دون إنفاق الكثير من الوقت عليها.
التي وأين
وفقًا للتوصيات المنهجية ، يجب أن يتم تجميع قوائم جرد المحفوظات بشكل فردي في الحالات التي يُراد تخزينها بشكل دائم ، لأكثر من عقد ، وبشأن المعلومات الشخصية عن الموظفين. بشكل منفصل ، من الضروري تجميع قائمة جرد للقضايا الخاصة بدقة إلى كيان قانوني واحد. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون تحقيقًا رسميًا أو أوراقًا قضائية أو تقارير علمية - كل هذا يتوقف على طبيعة المؤسسة.عادة ، يتم تكوين المخزون في نفس المؤسسة حيث تم تجميع المستندات التي سيتم تخزينها ونقلها معهم إلى الأرشيف. لدى مؤسسات الأرشيف الحكومية جهاز علمي متخصص. إذا كان الوصف الوارد لا يفي بمعاييره ، يتم تجميع المخزون من جديد ، مع مراعاة المتطلبات المحلية.
تتيح لك مجموعة قوائم الجرد الأرشيفية الكشف عن تركيبة الوثائق ، ووصف محتوياتها ، وتبسيط محاسبة إجمالي عدد الملفات المخزنة ، وتساعد على تحقيق الاستقرار في التنظيم الداخلي لإدارة تداول الوثائق. يتم وصف كل حالة على بطاقة خاصة. يجب الإشارة إلى العنوان ، والذي يتضح منه نوع المستندات المخزنة في الداخل ، ومحتوى هذه الوحدة. يصف المخزون المكتمل بشكل صحيح محتويات صندوق التوثيق بالكامل.
وظائف وتجميع: عدد من الفروق الدقيقة
يتيح لك تجميع مخزون المحفوظات تحديد عدد الوحدات الموجودة في الصندوق. من خلال هذا ، يتم تنفيذ سلامة الوثائق والتحكم في ضبط مستوى الصوت. نظرًا لأن الحالات يتم تعيين أرقام مسلسلة لها ، يمكنك العثور بسرعة على معلومات مفيدة. في الوقت نفسه ، يساعد المخزون في إنشاء وتعيين ترتيب عقلاني للوثائق المطابقة للمنطق الواضح. تصنيف الوثائق في إطار الأرشيف هو مجموعة تستند إلى بعض الحسابات العلمية. في هذه الحالة ، تؤخذ في الاعتبار الخصائص الهيكلية المقبولة تاريخياً في مؤسسة معينة ، وكذلك تفاصيل عمل الصندوق.
يشتمل التصنيف ، الذي يعد عنصرًا أساسيًا في مخزون الأرشيف ، أولاً على تطوير نظام لتقسيم جميع الحالات إلى مجموعات ، ثم توزيعها مباشرةً. بعد تصنيف جميع البطاقات ، يمكنك إنشاء قائمة جرد لهم. في بعض الأحيان يتم إجراء جرد يعكس جميع شؤون المؤسسة. عادة ما تكون هناك حاجة لذلك إذا لم تعد المؤسسة موجودة. إذا توقف وجود جزء من الكيان القانوني ، فسيتم تشكيل قائمة جرد لجميع الحالات لجميع سنوات وجود هذه الوحدة.
قوائم الجرد: ماذا عنهم؟
توجد وثائق تشرح الأمور التي يتم تجميع قوائم جرد المحفوظات على المستوى الفيدرالي - هذا هو التشريع. أيضًا ، قد يتم اعتماد القوانين المحلية التي تحكم هذه المشكلة في المؤسسة. كقاعدة عامة ، تتم عمليات الجرد في غضون عام ، ولكن يمكن أيضًا وضعها لفترة زمنية مختلفة. هكذا يصنفون الأمور التي ظهرت في الشركة خلال هذه الفترة. يمكن أن تحمل المخزونات وظائف مختلفة ، تكون موضوعية وموضوعية. يمكنك ترك قائمة بجميع شؤون الصندوق ، يمكنك إنشاء مستند مستقل منفصل لأجزاء مختلفة من هذا الصندوق.
في الواقع ، جرد الأرشيف هو قائمة من الملفات المخزنة ، والنتيجة النهائية ، ورقة شهادة ، دليل. يشير الوصف إلى الوحدات التي يتم تخزينها في الملف. للقيام بذلك ، استخدم الأرقام والفهارس والعناوين والمواعيد النهائية وعدد الأوراق والملاحظات. عادة ، يتم تصنيف المخزون في جدول ، ولكل معلمة مدرجة عمودها الخاص. الوثائق الأساسية للشخص المسؤول عن تكوين قائمة الجرد هي التسمية المعتمدة في العمل الكتابي للمؤسسة. قبل البدء في العمل في الأرشيف ، يجب عليك التحقق مما إذا كانت عناوين الوثائق تتطابق مع اسم الحالة ، ومدى تنسيقها ، وما إذا كانت الوثائق صحيحة في الداخل. لكي يتم اعتبار المخزون مترجمًا بشكل صحيح ، يجب ترقيم جميع وحدات التخزين ، مع مراعاة القواعد الداخلية للتنظيم. يتم تطبيق نظام موحد للمعايير على الشؤون والأشياء الموجودة بداخلها. لملء مقال وصفي بشكل صحيح ، تحتاج إلى نقل جميع العناوين بدقة قصوى. عند تقديم عناصر تتطابق عناوينها ، تحتاج إلى كتابة "مماثل". إذا كانت الرؤوس مختلفة ، يتم نقل المعلومات بالكامل.
القواعد الأساسية
قد تتكون قائمة الوثائق الأرشيفية من عدة أوراق.في كل عنوان جديد ، يجب أن تكون جميع العناوين موجودة في صيغة كاملة ، مطابقة تمامًا للوثائق الأصلية ، حتى لو كانت الورقة السابقة تحمل نفس الأسماء. في الملاحظات ، من الضروري وصف الحالة المادية للوثائق ، وكذلك وضع علامة في حالة انسحاب القضية. إذا كانت إحدى الحالات تحتوي على وثائق لعدة سنوات ، فمن الضروري فرزها ، مع التركيز على تاريخ بدء الصيانة. عند الترقيم ، يجب ألا تتجاوز القيمة "9999". الأرقام المكونة من خمسة أرقام لا تنطبق على هذا. إن أمكن ، يجب تنظيم كل شيء ووصفه ، مع مراعاة التسلسل الزمني. قاعدة الفرز الثانية هي البنية الداخلية للمؤسسة.
عند تجميع قائمة الوثائق الأرشيفية ، فإن الخطوة الأخيرة في تكوينها هي رقم فريد. لتحديد ذلك ، يسترشدون بسجل للمخزونات. إذا تلقت المنظمة قوائم جرد من الوحدة الهيكلية واستخدمتها في عملها ، من أجل توليد وصف كامل أرشيف المؤسسة ، فمن الضروري أن تقوم الإدارة بنقل جميع المستندات بشكل مكرر. جرد السنة مصنوع من أربع نسخ ، بالنسبة لشئون الموظفين ، من الضروري وجود ثلاثة قوائم جرد متطابقة. بالنسبة للحالات المخصصة للتخزين لأكثر من عقدين ، يجب إجراء جرد بمبلغ نسختين. عند تجميع قائمة الوثائق المتعلقة بالموظفين ، يجب عليك أولاً إضافة جميع الطلبات ، ثم قوائم البطاقات. عندها فقط يتم فرز الملفات الشخصية ، ثم الفواتير وأوراق الرواتب. بعد ذلك يتم ترتيب دفاتر العمل ، الجزء الأخير هو الأفعال الموضوعة في إطار الحوادث الصناعية. لتنظيم الشؤون الشخصية ، واللجوء إلى الترتيب الأبجدي. من الضروري تقديم حالات في المخزون ، مع التركيز على السنة التي تم فيها فصل الشخص.
هيكل والمحتوى: الدقيقة من التصميم
لتشكيل أنواع مختلفة من قوائم الجرد الأرشيفية هي المسؤولة عن الهياكل المختلفة للمؤسسة. لذلك ، لمدة عام ، يجب أن تتكون هذه الوثيقة الهيكلية من الإدارات ، وتقع مسؤولية تشكيل قائمة جرد موحدة على أرشيف الأقسام. ستكون هذه الوثيقة الأساس لعمل متخصصي أرشيف الأرشيف الحكومي الذين يتلقون المستندات من المؤسسة. يستخدمون قائمة جرد موجزة من أجل تكوين وثائق الأرشيف الداخلية الخاصة بهم بحيث تكون الملفات الشخصية والمستندات المخصصة للتخزين الدائم في أجزاء مختلفة من الأرشيف.
يبدأ أي شكل من أشكال مخزون الأرشيف بصفحة العنوان. يتبع العنوان جدول محتويات ، ثم مقدمة ، وبعدها يبدأ المخزون مباشرة. تأكد من سرد جميع الاختصارات المستخدمة في المستند ، وفك تشفيرها ، ووضع مؤشرات وجداول ترجمة الطلاء. عنصر ضروري في المخزون هو المراجع. ثم يتبع مسرد المصطلحات ، وتغلق ورقة الشهادة المستند. يجب أن يشير العنوان بالكامل إلى اسم الأرشيف والشركة التي أنشأت المستندات واسم الصندوق وألواح الترخيص وأسماء قوائم الجرد والتواريخ.
عن ماذا يكتبون؟
يهدف جدول محتويات مخزون الأرشفة إلى الإشارة إلى الأقسام الموجودة بالداخل ، والصفحات التي تبدأ فيها. تتراكم المقدمة معلومات حول المؤسسة التي شكلت صندوق التوثيق ، وعن الصندوق نفسه. يكتبون هنا تعليقًا توضيحيًا ، ويصفون نوع الوثائق المخزنة في الداخل. المقدمة هي أيضًا قائمة بالأجهزة المرجعية.
النص الرئيسي هو وصف. لكل وحدة تشير إلى الرقم التسلسلي ، وعنوانه والأصالة. إذا قبل أن تستخدم الشركة أرقام المخزون ، فيجب تسجيلها في الجزء الرئيسي من المخزون. كما يشير أيضًا إلى ما هي الوحدات المحاسبية وعدد الأوراق الموجودة في وحدة معينة واللغة التي يتم تكوينها وبأي إصدار مستنسخ. في المخزون قد تشير إلى بعض الميزات المرئية للحالة المخزنة. إذا كان الغرض منه هو تخزين وثائق مهمة وقيمة بشكل خاص ، فقد يعطي الوصف تعليقات توضيحية على هذه الكائنات.
قائمة الاختصارات المستخدمة في مخزون الأرشفة ضرورية إذا تم استخدام أي اختصارات محددة تستخدم داخل مؤسسة معينة في العمل. من خلال المؤشرات تعكس مفاهيم الموضوع. في بعض الأحيان ، ترتبط المؤشرات بالجغرافيا والأسماء والتواريخ. يسمح المشروح. إذا تم استخدام المصطلحات المتخصصة في العمل ، فيجب فك شفرتها في القاموس المصاحب للمخزون. الغرض من ورقة الشهادة هو الإشارة إلى إجمالي المعلومات حول المستند. يوضح عدد الأوراق المرقمة بالداخل ، وعدد الوحدات المخزنة ، وما إذا كان التكوين قد تغير أثناء التخزين. مطلوب مترجم المخزون لتوقيع ورقة شهادة. إذا كانت التغييرات ضرورية ، يتم تسجيل تلك التغييرات على ورقة الاعتماد من قبل المنشئ أو أي شخص آخر مسؤول عن الإجراء.
مفصلة ودقيقة
كما يمكنك الاستنتاج من نماذج السجلات الأرشيفية للحالات ، ينبغي تصميم الكائن النهائي وفقًا لمعايير العمل المكتبي. من الضروري تكوين مكتب مساعدة ، بفضل استعادة البيانات تصبح أسرع وأكثر كفاءة. من خلال مثل هذا الجهاز ، يمكنك الحصول بسرعة على بيانات إضافية من صندوق التوثيق. يجب أن يحتوي الجهاز المرجعي المصاحب للمخزون على صفحة عنوان ومحتويات المستند والمقدمة وقائمة من الاختصارات والمختصرات المستخدمة وكذلك الفهارس. في بعض الحالات ، قد يكون هناك عناصر إضافية - الجداول والقواميس.
يجب أن يشير العنوان إلى اسم الأرشيف الذي يتم تخزين الوثائق فيه ، وما هو اسم الصندوق ، بما في ذلك الاختصار ، وكذلك رقمه. تشير إلى عدد المخزون واسمها. يجب أن يشتمل جدول المحتويات على قائمة كاملة بجميع الأقسام والجهاز المرجعي ، بما في ذلك المقدمة وقائمة المختصرات المستخدمة وأسماء الأجزاء. يكون كل عنوان مصحوبًا برقم صفحة معين له عند تجميع قائمة جرد. يُعد من المقبول ، بالنسبة لموظفي الاستقصاء ، أن أحد أهم الأجزاء هو المقدمة ، والتي تصف تاريخ المؤسسة التي شكلت الصندوق. يكتبون البيئة التاريخية ، والظروف التي كانت الشركة نشطة فيها ، وتاريخ ظهورها والهيكل الهرمي للتنازل. تشير المقدمة إلى كيفية تنظيم العمل الورقي ، ومدى ضخامة المؤسسة والوظائف التي تؤديها ، ولماذا تمت إعادة تنظيمها أو تصفيتها ، ومتى حدث ذلك.
حول الاختصارات
يتم تجميع هذه القائمة مع مراعاة الحروف الأبجدية. يجب أن يحتوي على جميع الاختصارات المستخدمة في تجميع المخزون. يجب أن يحتوي المستند على الاسم الكامل لكل كلمة تم تخفيضها مرة واحدة على الأقل. عادةً ما يتم استخدام الاختصارات لتوفير مساحة ، فقط الكلمات المستخدمة بشكل متكرر تتغير. بالإضافة إلى ذلك ، يقوم مكتب المساعدة بفك تشفير جميع الاختصارات. يساعد التجميع الصحيح لهذا العنصر في إجراء جرد موحد ، يكون كل عنصر فيه غني بالمعلومات قدر الإمكان وينقل بوضوح المعلومات اللازمة للقارئ.
هناك بعض الاختصارات المقبولة عمومًا والمستخدمة بفعالية في الكلام المكتوب - الرموز التي تشفر الطول والكتلة ، ووحدات القياس الأخرى ، وكذلك الاختصارات "t. د. "،" ر. ه. "وما شابه ذلك. لا يحتاجون إلى أن يرسموا. ليس من الضروري إعطاء فك التشفير لتلك الاختصارات التي تستخدم فعلاً كلمات. على سبيل المثال ، تشير "لجنة النقابات العمالية" بالتحديد إلى هذه الفئة من الاختصارات ، والتي تستخدم على نطاق واسع في الخطاب العامي.
كيف بدأ كل شيء
من تاريخ البشرية ، من المعروف أن مخزون المحفوظات ربما يكون أقدم دليل مرجعي تم تقديمه للمحفوظات. تم التأكيد رسميًا على استخدام قوائم الجرد في القرن الثالث عشر ، وتم استخدامها في تلك الأيام لأخذ الوثائق المهمة في الاعتبار وضمان السلامة. بفضل قوائم الجرد ، أصبح البحث عن المستندات أسهل ، لذا كان من الممكن اللجوء إليها كمصادر للمعلومات القيمة.في الفترة من 13 إلى 15 قرنًا ، كانت قوائم الجرد قصيرة ، وتم تجميعها دون تنظيم خاص ، ولم تكتب سوى الكتب والمخطوطات الموصوفة بإيجاز. في الواقع ، كانت هذه قوائم غير رسمية.
في القرن السادس عشر ، أصبح نهج الجرد أكثر مسؤولية. تضمنت القوائم قائمة بخيارات الوثائق المختلفة. كانت هناك قوائم جرد تم فيها تجميع الكائنات وفقًا لبعض السمات ، على الرغم من أنها في نفس الوقت كانت لا تزال تستخدم ، حيث تم تسجيل المعلومات بدون علم اللاهوت النظامي. في القرن السابع عشر ، ذهب التقدم المحرز في تشكيل قوائم الجرد إلى أبعد من ذلك ، وبدأ إنشاء أدلة مفصلة ، تختلف عن بعضها البعض في الشكل. لقد كانت مفيدة للغاية ، وحتى الباحثون الحديثون ، باستخدام مثل هذه المخزونات ، حصلوا على بعض منهم من المعلومات المهمة عن الحالات التي أجريت سابقًا ، ثم الوثائق التي تمت صياغتها. في القرن السابع عشر ، عززت قوائم الجرد أخيرًا وصفيًا منهجيًا.