من أجل البقاء في منافسة شرسة ، من الضروري لشركة حديثة أن تستجيب بسرعة لتغيرات السوق والاستفادة الرشيد من الموارد المتاحة. ومع ذلك ، بمرور الوقت ، تتناقص الكفاءة - يصبح جزء من الإجراءات والإجراءات بالية ، وتبدأ الإدارات في تكرار مهام بعضها البعض. هذا هو السبب في أن مراجعة العمليات التجارية في الوقت المناسب مهمة للغاية. معرفة نقاط الضعف في المؤسسة ، يمكن للإدارة اتخاذ التدابير المناسبة وتحسين العمل. 
حدد
عملية الأعمال عبارة عن سلسلة من العمليات المرتبطة منطقيا ، وتكرارها بشكل دوري يتم خلالها استخدام موارد المنظمة لمعالجة كائن (فعليًا أو ماديًا). بمعنى آخر ، هذا جزء معين من عمل المؤسسة مع نتائج حقيقية قابلة للقياس.
المراجعة الداخلية للعمليات التجارية هي تحليل لجميع أنواع أنشطة الشركة: الإنتاج والتجاري والاجتماعي. وتتمثل مهمتها في تحديد مدى فعالية الوحدات الهيكلية الرئيسية للشركة وقنوات نقل المعلومات. 
متى تنفق
1. بعد إدخال الوثائق والتعليمات الجديدة. على سبيل المثال ، عند تثبيت البرامج الأخرى. في هذه الحالة ، من الأفضل إجراء تدقيق ليس فورًا ، ولكن بعد فترة من الوقت ، يعد ضروريًا لإجراء "اقتحام" والاختبار. يعتمد عمق التحقق على حجم التغييرات وأهمية هذه العملية للشركة.
2. المراجعة المجدولة. يتم تنفيذها وفقًا للجدول الزمني المحدد ، على الأقل مرة واحدة في السنة.
3. المراجعة غير المجدولة. يتم تنظيمها بناءً على طلب الإدارة العليا أو المدير المسؤول عن عملية تجارية محددة. قد تنشأ هذه الحاجة إذا:
- حدث خلل كبير.
- تلقي الشكاوى من عملاء العملية (الخارجية والداخلية) بشكل دوري ؛
- هناك اقتراحات وأفكار لتحسين العملية.
بإيجاز ، يمكننا القول أن تدقيق العمليات التجارية ضروري في جميع الحالات عند حدوث أي تغييرات في الشركة. 
أنواع العمليات التجارية
في نظرية الإدارة الحديثة ، يتم قبول تقسيم العمليات إلى العمليات الرئيسية والمساعدة بشكل عام. تتضمن المجموعة الأولى كل شيء يسمح للمؤسسة بكسب المال وتحقيق أهداف معينة:
- إنتاج السلع / تقديم الخدمات ؛
- التسويق والمبيعات.
- الخدمات اللوجستية والتسليم.
- التواصل مع الموردين والوسطاء ؛
- محاسبة ضريبية
- دعم العملاء.
الدعم ، بدوره ، هي تلك العمليات التي تضمن تنفيذ النواة ، وتوفر الموارد والمعلومات اللازمة. هذه وظائف داخلية ، مثل إدارة شؤون الموظفين ، والمحاسبة ، وضمان سلامة جسم ما. 
العمليات التجارية: الأمثلة والوصف
من المهم أن نلاحظ أن كل شركة محددة لديها قائمتها الخاصة من العمليات التجارية ، مع الأخذ في الاعتبار حجمها وتفاصيل نشاطها.
تشمل العناصر الرئيسية لأي جامعة الأمير سلطان ما يلي:
- إدخال البيانات
- الموارد (الأشخاص ، المعدات ، البنية التحتية ، البرمجيات) ؛
- المعايير (متطلبات العملاء ، المعايير ، القوانين) ؛
- الوثائق والسجلات (المدفوعات ، الطلبات ، الطلبات ، الإيصالات ، الفواتير) ؛
- بيانات الإخراج (المنتج أو جزء منه أو المعلومات الضرورية)
- قياس النتائج (التدقيق ، المراقبة ، التحليل).
بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون لكل عملية مالك معيّن مسؤول عن النتيجة النهائية.
دعونا نرى كيف يمكن وصف العمليات التجارية. أخذنا أمثلة من مجالين مختلفين تماما في جوهرها.
أول شركة تبيع الامتيازات.في عملها مع العملاء ، يمكن تمييز 4 عمليات تجارية رئيسية. في المقابل ، كل واحد منهم يتكون من عدة عمليات.
- المؤهل. المهمة: معالجة التطبيق. تتيح لك هذه المرحلة إنشاء قمع وتقييم فعالية التسويق. يعالج الموظف الطلب المستلم وينقله إلى الحالة "مؤهل" أو "رفض". جميع التطبيقات المؤهلة تقع مباشرة في BP-2.
- للبيع. المهام: لتقديم عرض تقديمي ، للعمل مع الاعتراضات ، لتلقي مساهمة ونقل المشروع إلى القيم. لتحسين كفاءة العمل ، يتم تطوير نظام لتحفيز الموظفين وخطة وتوقعات المبيعات. تأتي المعاملات تلقائيًا من BP-1 أو يتم إنشاؤها يدويًا بواسطة المدير. بعد النقل إلى المنسق ، ينتقل المشروع إلى BP-3.
- إطلاق. المهام: تعيين أمين ، وبدء العمل ، وإعداد تقرير. توفر عملية الأعمال هذه عملية إطلاق امتياز خطوة بخطوة. تتم إضافة وظائف جديدة: إصلاح المستندات والإشعارات للعملاء وجذب الموظفين والمقاولين الجدد.
- ملكية. المهمة: في الوقت المناسب لتلقي مساهمة (الملوك). مباشرة بعد الإطلاق ، يتم إنشاء عملية تجارية جديدة تلقائيًا وتعيين تاريخ الدفع التالي. كما يتم وضع خطة لدعم الامتياز.
المثال الثاني هو وكالة إعلانية كاملة الدورة تنتج منتجات الطباعة ، والإعلانات الخارجية ، والمواد ذاتية اللصق ، وكذلك الملحقات الفندقية. فيما يلي 3 عمليات أساسية:
- بحث. من الضروري العثور على عملاء محتملين وإقامة اتصال وترتيب اجتماع. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى معرفة من أين أتى العميل (من قاعدة البيانات أو الإنترنت أو مصادر أخرى) ، وحجم الحملة المخطط لها (بالألف روبل) ، وإذا لزم الأمر ، أسباب الرفض.
- للبيع. عند الطلب ، يتم إرسال اقتراح تجاري ، ثم يتم إصدار فاتورة. يشار إلى طريقة الدفع (100 ٪ ، الدفع المؤخر ، خطاب الضمان). ثم يدخل الطلب حيز الإنتاج (BP-3). بعد الشحن وتلقي الملاحظات ، الهدف الرئيسي هو تحقيق الحد الأقصى لعدد المبيعات المتكررة.
- إنتاج. عند استلام الطلب ، يؤكد مدير الإنتاج الموعد النهائي (الموعد النهائي). يتم تنفيذ العمليات التكنولوجية - ما قبل الطباعة والطباعة والمعالجة بعد الضغط. إذا كان العميل راضيًا عن النتيجة ، فسيعود المشروع إلى BP-2 ، وإلا فإنه يعود إلى بداية عملية المراجعة.
من الأنسب وصف العمليات التجارية للشركة في شكل تخطيطي ، مع إظهار الروابط الرئيسية بينها (على سبيل المثال ، الانتقال من العرض التقديمي الأول إلى مرحلة البيع). يمكنك أيضًا تقديم معلومات بتنسيق الجدول:
كود العملية | المهام والمهام الرئيسية | التفاعل (عدد الهياكل والوحدات) | طريقة التفاعل | رموز الوثائق الواردة / الصادرة | تحكم (اسم الشخص المسؤول عن العملية) |
الوثائق
تتكون المراجعة من الوظائف الرئيسية التالية:
1. ترتيب السلوك. تمت الموافقة على هذه الوثيقة من قبل الإدارة العليا وتحتوي على معلومات حول أسباب التدقيق (المخطط / غير المجدولة) ، الأهداف ، التسهيلات ، أعضاء اللجنة. يتم تعيين مدير التدقيق على الفور ، وكذلك شروط تطوير البرنامج والموافقة عليه.
2. وثائق عمل مراجعي الحسابات. يشمل ذلك جميع الملاحظات التي يقدمها المراجعون أثناء التدقيق ، وكذلك الاستبيانات المكتملة ، ونتائج الاستطلاع ، ونماذج المقابلات ، والاختبارات ، إلخ. بالإضافة إلى ذلك ، تخزن الشركة المستندات التنظيمية التي تحدد متطلبات مستندات العمل. يجب أن تحتوي على:
- تاريخ ومكان التجميع ، اسم المفتش ؛
- مصادر وطرق الحصول على المعلومات (المقابلات ، الملاحظة ، الاستبيانات) ؛
- وصف مفصل للعمليات التجارية المدروسة ؛
- نتائج جميع عمليات التدقيق السابقة.
يتم تعبئة مستندات العمل في شكل تعسفي وفي شكل محدد مسبقًا - على سبيل المثال ، في شكل جداول ورسوم بيانية ونص ، إلخ.
3. خطة التدقيق. ويشمل العديد من الأقسام الرئيسية: جمع وتلخيص المعلومات ، وإجراء تحليل متعمق ، والاستنتاجات ، ووضع المقترحات والتوصيات ، وتجميع تقرير وتقديم النتائج. في بداية التدقيق ، يشار إلى الغرض منه ، وصف لعمليات الأعمال التي تم التحقيق فيها ، وكذلك المراحل وأنشطة التحقق الرئيسية. في كل مرحلة ، من الضروري تحديد المهام والأساليب الرئيسية لجمع وتحليل البيانات والمواعيد النهائية والموارد والمسؤولين عن النتيجة.
4. تقرير. يلخص هذا المستند العمل المنجز ، ويحدد نقاط القوة والضعف في المؤسسة. يقدم القسم الأول استنتاجات عامة ، والثاني يحتوي على معلومات مفصلة عن الموارد المنفقة والنتائج.
5. تقرير مدقق الحسابات. يعرض أهم النتائج والتوصيات لتحسين العمليات التجارية. 
المشاركين
اعتمادًا على تعقيد المنظمة وهيكلها وعدد الموظفين وتفاصيل العمل ، يعتمد ذلك على من سيجري التدقيق. النظر في المشاركين المطلوبين في التدقيق.
- البادئ والشخص الذي يوافق على التدقيق. كقاعدة عامة ، هذا هو أحد قادة المؤسسة أو نوابهم.
- لجنة التدقيق. المتطلبات الإلزامية للمشاركين - التعليم العالي والخبرة في العمل لمدة محددة على الأقل.
- رئيس اللجنة. يتم تعيين هذا الموقف لموظفي أحد الأقسام المستقلة للشركة (الإدارات التابعة مباشرة لصاحب المشروع ولا تشارك في العملية التجارية الرئيسية - خدمة الأمن ، خدمة التطوير الاستراتيجي ، إلخ). في بعض الأحيان يشارك خبراء من الأطراف الثالثة.
- الأشخاص المراجعون. يمكن أن يكونوا أي موظف في المنظمة لديه المعلومات اللازمة للتحقق.
في الشركات ذات السمعة الطيبة في كثير من الأحيان إنشاء لجان خاصة للسيطرة على التدقيق. 
ترتيب
تتم مراجعة العمليات التجارية وفقًا لمتطلبات محددة بوضوح. يتم فحص دورات العمل الرئيسية للشركة - العرض والإنتاج والمبيعات والاستثمار (الاستثمار في التحديث والتوسع) ، وكذلك الإدارة.
المرحلة 1: دراسة الأنماط العامة
يبدأ التدقيق الداخلي بجمع المعلومات الأساسية حول أنشطة المؤسسة وهيكلها وأنشطة الوحدات. بشكل أساسي ، يتم الحصول عليها من وثائق المؤسسة - خطة استراتيجية ، قواعد الإدارة ، توصيف الوظائف ، الرموز ، إلخ. يتم إدخال جميع البيانات في التقرير ، والتي تشير إلى:
- الهيكل التنظيمي
- قائمة العمليات التجارية الرئيسية ؛
- وصف عمل الوحدات: الأسماء ، الوظائف ، الوثائق الواردة والصادرة ، نتائج الأنشطة.
في كثير من الأحيان ، بعد إعداد التقارير ، تتم المقابلات مع الموظفين. يسمح لك هذا باكتشاف عدم الدقة في المراحل المبكرة ، لمعرفة الفرق بين الحالة الحقيقية للأشياء وكيف يمثل الموظفون أنفسهم المنظمة.
المرحلة 2: تحليل مفصل لعملية الأعمال
في هذه المرحلة ، من الضروري وصف تسلسل وميزات العمليات المختلفة في المؤسسة. للراحة ، يتم تجميع الجداول التي تصف كل عملية تجارية على حدة.
اسم العملية | البيانات الأولية من تاريخ بدء عملية الأعمال. |
المستندات والمراجع والاستفسارات ، إلخ ، المطلوبة لإكمال المهمة. مصادرهم. | |
المستندات والتقارير التي تمتلئ أثناء العمل. | |
المشاركون في العملية التجارية: موظفو الشركة والموردون والعملاء. | |
المواد والموارد الأخرى التي يتم استخدامها في أداء الوظيفة ويتم الحصول عليها نتيجة لذلك. | |
أهمية العملية في عمل الوحدة ("أ" - الأكثر أهمية ، "ب" - المتوسطة ، "ج" - تافهة). | |
ما هي المشاكل التي تنشأ أثناء التنفيذ؟ على من هم الموظفين والعملاء والإدارات ذات الصلة؟ ما مدى أهمية هم؟ كيف تؤثر على التكلفة والوقت والجودة؟ | |
توقيت العملية. | |
تسلسل الإجراءات. |
بالإضافة إلى ذلك ، يتم تجميع المخططات التفصيلية ومخططات النشاط التي تعكس الهيكل التنظيمي للشركة وتسلسل تعليمات العمل والتفاعلات بين موظفي نفس القسم والإدارات المختلفة. يجب توثيق الإجراء بأكمله. إذا كان ذلك ممكنًا ، يوصى بتنظيم تسجيلات الصوت والفيديو. 
المرحلة 3: النمذجة
الغرض من هذه المرحلة هو تنظيم المعلومات حول الشركة وعملياتها في شكل رسم مرئي. يجب أن يوضح النموذج هيكل العمليات التجارية ، وميزات تنفيذها ، وكذلك تسلسل سير العمل.
أولاً ، يتم إعداد نموذج هيكلي يعرض تفاعل الإدارات والوثائق وهيكل العمليات التجارية (من المجموعات العامة إلى المهام الخاصة). بالإضافة إلى ذلك ، يوضح كيفية نقل البيانات والموارد والمستندات بين المشاركين الرئيسيين.
يتوافق النموذج النهائي مع المهندسين المعماريين وكبار المبرمجين والمتخصصين في المنظمة.
في هذه المرحلة ، تم تطوير مخطط تفصيلي لسير العمل. لهذا الغرض ، يتم تعيين رقم / رمز التسجيل الفريد الخاص بكل مستند. في شكل مبسط ، يبدو كما يلي:
№ | اسم | من أين تأتي؟ | أين يذهب | المعلومات المستخدمة في ملء الوثيقة | ما الإجراءات التي يتم تنفيذها مع المستند | المسؤول (الاسم الكامل للموظف أو اسم القسم). |
إذا تم العثور على أي انحرافات أثناء الفحص ، فمن الضروري تحديد سببها بوضوح. يمكن أن يكون إما خارجيًا أو داخليًا أو موضوعيًا أو شخصيًا (على سبيل المثال ، تحفيز الموظفين المنخفض).
المرحلة 4: إعداد التقرير وعرض النتائج
بناءً على المعلومات الواردة ، يجب أن تضع اللجنة توصيات ومقترحات لتحسين العمليات. في هذه الحالة ، من الضروري الإجابة على الأسئلة الرئيسية:
- ما الآثار الجانبية السلبية التي يمكنني مواجهتها؟
- هل أحتاج إلى تحديث جميع الوثائق؟
- كم من الوقت سوف يستغرق لمعرفة تأثير التغييرات؟
بعد ذلك ، يقوم المدير بإعداد تقرير واستنتاج ، وكذلك عرض للنتائج. وبالتالي ، فإن مراجعة العمليات التجارية تسمح لأصحاب الشركات بالتعرف على "نقاط الضعف" والمشاكل في المؤسسة. في الوقت نفسه ، يتم أخذ وجهة نظر الجانبين في الاعتبار في آن واحد - التحقق والتحقق.
قد يشمل تحسين وتطوير العمليات التجارية تدابير لتدريب الموظفين الإضافي ، وتطوير البرمجيات ، ومقترحات لتشجيع تغييرات الموظفين والأفراد. 
طرق التدقيق ومصادر المعلومات
يتطلب بدء عمل تجاري وأي تغييرات مهمة في المؤسسة استخدام المعلومات الأكثر دقة وموثوقية. هذه هي أساسا التنبؤات الرياضية والمقارنة وإعادة حساب البيانات. مصادر البيانات هي المستندات:
- التقديرات ، سجلات تنفيذ العمل ؛
- وثائق لوضع أوامر ؛
- عقود التوريد ؛
- الفواتير.
- بطاقات لحساب تكلفة الإنتاج ؛
- بطاقات الجرد
- سجلات المحاسبة ؛
- تقارير عن وصول وإصدار الموارد المادية ، وبطاقات محاسبة المستودعات ؛
- كشوف مصرفية ، مستندات نقدية / ائتمان مدين ، إلخ.
من الضروري أيضًا جمع معلومات حول مؤشرات العملية - ليس فقط القيم الدقيقة ، ولكن أيضًا كيفية حساب القيم المحسوبة ، ما هي التدابير التي يتم اتخاذها في حالة الانحرافات. يمكن الحصول على هذه البيانات في عملية مراقبة تقدم العمل ، وكذلك في المقابلات مع الموظفين والعملاء والموردين. 
مؤشرات الأداء الرئيسية
اعتمادًا على الغرض من إجراء تدقيق العمليات التجارية ، يتم استخدام معايير وطرق تقييم مختلفة.
مجال النشاط | مؤشرات |
المالية (واو) |
|
العلاقات مع العملاء والعملاء (S) |
|
العمليات التجارية الداخلية (ب) |
|
التدريب وتحسين التنظيم (O) |
|
باستخدام بطاقة تسجيل متوازنة ، يمكنك أن ترى على الفور في أي مجالات من مشاكل العمل تنشأ. أصعب فترة في هذا الصدد هي بدء النشاط التجاري ، عندما لا يوجد شيء للمقارنة بين المؤشرات. هذا هو السبب في أن العديد من الشركات الشابة تشارك خبراء خارجيين في عملية التدقيق الذين يمكنهم تقييم المخاطر المحتملة قبل فترة طويلة من تدخلهم الجاد في عمل المؤسسة.