حتى أغنى شركة تمتلك المنتج الأكثر فعالية من حيث التكلفة ، تفكر في تحقيق وفورات معقولة. فقط في هذه الحالة ، سيكون لديها المزيد من الوسائل والفرص للحفاظ على أعمالها التجارية واقفا على قدميه ومزيد من التطوير.
ليس سراً أنه كلما زاد حجم المؤسسة ، زادت تكاليفها. علاوة على ذلك ، تحتل بنود الميزانية الثانوية ، والتي تتضمن طباعة المستندات ، نصيب الأسد. وبالنظر إلى سعر صرف الدولار الحالي ، يمكن أن تكون الملفات المطبوعة "ذهبية" حقًا.
كم من المال يستغرق لطباعة المستندات؟
وفقًا للإحصاءات التي نشرتها Hewelett-Packard ، فإن كل مؤسسة يمكن تصنيفها على أنها أعمال متوسطة أو كبيرة تنفق حوالي 6٪ من أرباحها على التكاليف الورقية. بالنسبة للبعض ، قد تبدو هذه النسبة المئوية صغيرة ، لكنها ليست على الإطلاق.
إذا كان متوسط الدخل الشهري للشركة هو 10 ملايين روبل ، فعندئذ يكلف حوالي 600 ألف روبل لطباعة الوثائق! من الصعب جدًا وصف هذا الرقم بأنه صغير أو غير ذي أهمية.
إن تحسين تكاليف الطباعة بشكل معقول سيساعد في الحصول على خدمات طباعة خارجية جديدة وغير شائعة.
ما هو الطباعة الاستعانة بمصادر خارجية وكيف يعمل
ستساعد هذه الخدمة في توفير المال فقط للمؤسسات المتوسطة والكبيرة والكبيرة جدًا التي لها تدفقات عمل داخلية وخارجية كبيرة. يشار إلى الاستعانة بمصادر خارجية للطباعة أحيانًا باسم "صيانة النسخ".
في بعض الأحيان ، لا يكون حساب الرقم الدقيق لتكلفة الطباعة أمرًا صعبًا فحسب ، بل إنه أمر لا يصدق. يحدث هذا لأن عمليات الشراء تتم بواسطة أقسام مختلفة:
- يتم الحصول على المكتب (الورقة) من قبل مدير المكتب أو السكرتير أو أي موظف آخر في شركة AXO.
- قسم تكنولوجيا المعلومات مسؤول عن شراء وإصلاح معدات الطباعة في الوقت المناسب.
- يتم التعامل مع خراطيش إعادة التعبئة ، مثلها مثل أي مستهلكات أخرى ، من قبل قسم المشتريات.
في مدن ومناطق مختلفة ، يكرر العشرات والمئات وحتى الآلاف من العمال عمل بعضهم البعض يومًا بعد يوم. المعدات المكتبية من وقت لآخر لا تتطلب فقط التعديل أو التزود بالوقود ، ولكن أيضا إصلاح. تزداد التكاليف عندما تستخدم أموال الشركة بطريقة غير عقلانية: نفاد الحبر في الطابعة وتبدو العقد باهتة ، وأوراق الطباعة "المختبرة" ، عندما تحتاج إلى التحقق من إمكانية تشغيل معدات الطباعة ، إلخ.
الاستعانة بمصادر خارجية للطباعة ليست أكثر من خدمة شاملة لمعدات الطباعة. كل مصلحته هي أن العميل يدفع فقط مقابل نسخ المستندات المقدمة.
كيف يتم الاحتفاظ بالمحاسبة المطبوعة وكيفية إزالة عداد النسخ من الطابعة؟
في جميع الطرز الجديدة لتكنولوجيا الطباعة ، يتم توفير عداد للنسخ المنتجة. من الممكن أخذ قراءات من هذا العداد يدويًا ، أو من الممكن أيضًا في الوضع التلقائي.
الطريقة اليدوية ، التي توفر الطباعة المعتادة لصفحة التكوين ، ليست هي الطريقة الأكثر ملاءمة ، ولكنها الأكثر دقة. يعد استخدام البرامج المختلفة التي تساعد على مراقبة الطابعات (PaperCut و SNMP Discovery و PrintMonitor وما إلى ذلك) أمرًا شائعًا.
تعرض جميع البرامج المدرجة مقدار الحبر الموجود في الخراطيش ، ووجود الأوراق المطبوعة ، والوقت التقريبي حتى يتم استبدال الخرطوشة ، إلخ.
من أهم الطرق التي تتضمنها الطريقة التلقائية التكامل الإلزامي مع الإنترنت. لن تخاطر كل المؤسسات العامة أو الخاصة بتسريب البيانات الداخلية.
فوائد واضحة لاستخدام
بغض النظر عن الطريقة المختارة ، يمكن استدعاء الاستعانة بمصادر خارجية للطباعة كوسيلة أكثر فعالية للمحاسبة عن عملية طباعة المستندات. بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك بالتعاون مع مزود خدمة طباعة آخر وتحسين ساعات العمل في قسم تكنولوجيا المعلومات ، والتي لا تعمل فقط في الصيانة الدورية للطابعة ، ولكن أيضًا في التزود بالوقود وإعدادها وإصلاحها.
في هذه الحالة ، يمكنك أن تنسى تمامًا الكفاءة الكمية للخراطيش وخصائصها التقنية والتزود بالوقود.
يوفر تنسيق الخدمة هذا الدفع عند الانتهاء من العمل ، أي يتم دفع الأموال مقابل المستندات المطبوعة عالية الجودة. مثل الاتفاقات الأخرى ، ينص اتفاق الاستعانة بمصادر خارجية على مواعيد نهائية واضحة لتقديم الخدمات وتكلفتها ووقت الدفع.
إن الشركة التي أبرمت مثل هذا العقد تعفي نفسها تمامًا من العديد من المخاوف الصغيرة: شراء الورق والمعدات والمواد الاستهلاكية الأخرى ، لا تقلق بشأن إصلاح المعدات ، وتقيِّد على مستندات الكهرباء والطباعة لتلبية الاحتياجات الشخصية للموظفين.
ما الطوابع لن تدفع؟
في الواقع ، لا يوفر الاتفاق سوى نسخة مطبوعة عالية الجودة. لا ينبغي أن تتضمن الورقة المطبوعة عالية الجودة:
- نقاط مختلفة على الورق ؛
- المشارب وبصمة.
- الضوضاء الغريبة المختلفة.
- انحشار الورق والأضرار الميكانيكية ؛
- تشويه الصورة.
- جزيئات الحبر.
ما هي طرق الدفع مقابل الخدمة؟
لقد شملت تكلفة نسخة واحدة من المستند ، والتي يدفعها العميل ، جميع نفقات المواد والصيانة وإصلاح المعدات.
يمكن للطرف المقابل تقديم عدة طرق ممكنة لدفع تكاليف خدماته:
- في معظم الأحيان ، تدخل الشركات في اتفاقيات تقليدية تشمل تكلفة كل نسخة.
- الشركات الكبيرة ذات سير العمل الضخم مهتمة بعقد سعر واحد. بمعنى آخر: للاستخدام غير المحدود للمعدات ، تدفع الشركة تعريفة واحدة شهريًا.
- العملاء الذين يعرفون بوضوح احتياجاتهم الصغيرة أفضل حالاً باستخدام عقد سعر ثابت. في هذه الحالة ، يتضمن الدفع الشهري الإلزامي حدًا للصفحات بسعر خاص ، وإذا قامت الشركة بطباعة أكثر من المعيار المحدد ، يتم شراء مستند مطبوع تم إجراؤه بما يزيد عن المعيار بالسعر المعتاد.
مطبات وسلبيات خفية
على الرغم من المزايا العديدة للخدمة ، إلا أن لها العديد من العيوب الخفية:
- نظرًا لارتفاع تكلفة الخدمة ، يُنصح باستخدام المؤسسات الكبيرة فقط. يرجع السعر حصريًا إلى الخراطيش الأصلية وقطع الغيار الخاصة بمعداتها.
- يوفر كل بائع خدمة حصرية لمنتجاته ، ويمكن أن يؤدي الانتقال إلى طابعات علامة تجارية مختلفة إلى فلس واحد. بالنظر إلى الوضع الحالي في سوق العملات العالمية ، لا يمكن اعتبار الاعتماد على منتج أجنبي آمنًا. لا توجد معدات مكتبية واحدة وتكاليف الصيانة المجانية لهذه المخاطر.
- عند تثبيت المعدات ، أصر على الليزر. الحقيقة هي أنه من الأسهل والأكثر ملاءمة الاحتفاظ بسجل واضح للنسخ المطبوعة.
- بعض الطابعات لا تتضمن عدادات الطباعة.
- لا يوجد بائع يعتبر الطباعة على تنسيقات غير A4. إذا احتاجت المؤسسة إلى طباعة مستند بتنسيق A3 ، فسيتم احتسابه كصفحتين بحجم A4.
- التحول إلى الاستعانة بمصادر خارجية للطباعة المكتبية هو عملية طويلة. تدل الممارسة على أن التنسيق بين جميع بنود العقد يمكن أن يستمر لمدة تصل إلى شهرين ، في حين أن المنظمة ستواجه صعوبات كبيرة في نقل الفروع في المناطق. يلاحظ الخبراء أن عملية تقديم الخدمة في المتوسط قد تستغرق وقتًا طويلاً (من 3 إلى 6 أشهر). مديري الفروع في المناطق قد تتعارض مع الابتكار. قد يكون هناك العديد من الأسباب ، ولكن الأكثر شيوعًا بينها هو الاهتمام الشخصي بالعمل مع مورد معين.بالنسبة لهؤلاء المسؤولين ، لا يمكن حل مركزية الصحافة إلا في أحلام فظيعة ، وقد يصبح ذلك مشكلة خطيرة. قبل اتخاذ مثل هذا القرار الجاد - الانتقال إلى الاستعانة بمصادر خارجية للطباعة المكتبية ، فكر جيدًا في الوضع وسير العمل فيه.
حاول حساب تكاليف الطباعة المكتبية كل شهر وربع وسنة. يجب أن يكون الرقم دقيق! في الوقت نفسه ، ضع في اعتبارك جميع التكاليف الخفية (استهلاك الطاقة ، ومقدار الوقت الذي تستغرقه في خدمة الطابعات ، وطباعة الملفات الشخصية من قبل الموظفين ، وما إلى ذلك). تحقق من عروض الطباعة المكتبية الاستعانة بمصادر خارجية اليوم. لا تقم أبدًا باختيار بائع ، مسترشداً بسعر منخفض بشكل استثنائي. هذا التعاون محفوف بصداع. تجربة مهمة وسمعة ، وعدد من المشاريع الناجحة.