يتم تمثيل رحلات العمل برحلات عمل يقوم خلالها موظفو المؤسسة بحل المشكلات المهمة للمؤسسة. يمكن أن تكون الرحلات داخل روسيا أو في بلدان أخرى. يتم دفعها من قبل صاحب العمل ، حيث يقوم الموظف بإعداد تقرير مصاريف في رحلة عمل. يتضمن هذا المستند معلومات حول مقدار الأموال التي تم إنفاقها في الرحلة. بناءً على هذا التقرير ، يجب على المحول تحويل المبلغ المطلوب من الأموال إلى الموظف لتغطية التكاليف المتكبدة.
مفهوم الوثيقة
لرحلات العمل ، تم تجميع التقرير المتقدم في عام 2017 في شكل AO-1. في عام 2018 ، شكل هذا المستند لم يتغير. تمت الموافقة على هذه الوثيقة من قبل السلطات الإحصائية ، ولكن كل شركة لديها الفرصة لتقديم أي إضافات لهذا التقرير.
لا يمكنك إضافة أعمدة جديدة فحسب ، بل يمكنك أيضًا استبعاد بعض الأسطر التي تعتبر زائدة عن الحاجة. يتم تقديم تقرير المصاريف في رحلة عمل بواسطة مستند المحاسبة الأساسي. إنه بمثابة تأكيد على أن الأموال التي تم إصدارها للموظف للرحلة قد تم إرسالها لغرض أو آخر.
تجميع الفروق الدقيقة
تجميع تقرير المصاريف في رحلة عمل بسيط للغاية. يتم تنفيذ هذه العملية من قبل شخص مسؤول أو موظف تمثيلي تلقى مبلغًا معينًا من المال للرحلة من رئيس الشركة. للتأكد من أن هذه الأموال قد استخدمت فعليًا خلال رحلة العمل ، يتم تجميع تقرير وإرساله إلى محاسب الشركة.
يتم فحص التقرير من قبل كبير المحاسبين ، ثم يتم نقله إلى المدير للتوقيع. إذا كان الموظف قد أنفق أكثر مما حصل قبل الرحلة في شكل سلفة ، فيمكنه الحصول على تعويض. يتم إصدارها نقدًا من مكتب النقد بالمنظمة. لهذا ، يتلقى المواطن أولاً أمر صرف نقدي ، والذي يشير إلى أي غرض تم إنفاق الأموال.
ما الأشكال التي يمكنني استخدامها؟
عند إعداد تقرير المصاريف ، يمكن لموظفي المؤسسات استخدام المستندات التالية:
- نموذج AO-1 معتمد من قبل الإحصائيين ؛
- نموذج تم تطويره خصيصًا من قبل شركة معينة على أساس نموذج AO-1 ؛
- مستند إلكتروني ، إذا كانت الشركة تستخدم إدارة المستندات الإلكترونية.
إذا قررت الشركة تطوير شكلها الخاص ، فمن المهم إدخال بعض التفاصيل المطلوبة فيه. إذا كانوا غائبين ، فهذا قد يسبب بعض المشاكل مع مفتشي الضرائب.
كيف يتم ذلك؟
يجب على جميع موظفي الشركة الذين يقومون برحلات عمل أن يفهموا كيفية ملء تقرير المصاريف في رحلة عمل. وبمساعدة هذا المستند ، سيتمكنون من تأكيد صحة وشرعية التكاليف المتكبدة. قواعد التصميم تشمل:
- يتم إصدار نموذج تقرير للموظف من قبل خبير في قسم المحاسبة ؛
- يمكنك ملء الوثائق بنفسك أو بمساعدة محاسب ؛
- يتم إدخال البيانات مباشرة بعد الرحلة ؛
- بعض المعلومات تلائم محاسبي الشركة.
يجب على الموظف إرفاق مستندات أخرى بمثل هذا التقرير ، والذي يكون بمثابة تأكيد لبعض النفقات. يتم تقديمها بواسطة شيكات أو إيصالات أو مستندات دفع أخرى مختلفة.
يمكن الاطلاع على نموذج تقرير نفقات السفر أدناه.
ما هي المعلومات المدرجة؟
يتم ملء هذا المستند على أساس الوثائق الرسمية المتاحة لموظف الشركة ، الذي وصل من رحلة عمل.إذا تم إجراء الحسابات نقدًا ، فسيتم إرفاق مستندات الدفع المختلفة بالتقرير. إذا تم استخدام المصاريف غير النقدية ، فستكون هناك حاجة لاستخراج من البنك.
يتم تضمين المعلومات التالية في الوثائق:
- معلومات عن المواطن المسافر ؛
- بيانات عن المحاسب الذي يملأ عدة فقرات من هذا التقرير ؛
- اسم المنظمة التي يعمل فيها المواطن ؛
- عدد الموظفين
- الغرض من الدفعة المقدمة ، ممثلة بنفقات الأسرة أو الترفيه ؛
- معلومات حول تجاوز التكاليف أو الأرصدة النقدية ؛
- يسرد الوثائق التي تؤكد تكاليف المواطن أثناء رحلة العمل ؛
- المبلغ الإجمالي الذي ينفقه موظف الشركة خلال رحلة عمل
- توقيع المواطن.
بعد دراسة هذا التقرير ، يضع المحاسب توقيعه عليه. بالإضافة إلى ذلك ، فإنها تشير إلى رقم وتاريخ التقرير. يتم إعطاء المصروفات التي سيتم حسابها ، وكذلك عدد الحسابات المحاسبية. يتم نقل المستند الذي تم إعداده والتحقق منه بشكل صحيح إلى مدير الشركة للدراسة والتوقيع.
فيما يلي مثال لملء تقرير المصاريف في رحلة عمل.
ما هي الوثائق المرفقة؟
يجب على موظف الشركة خلال رحلة عمل حفظ جميع مستندات الدفع التي تؤكد نفقات معينة. يتم تسجيلها في التقرير أثناء اكتماله. قد يتم تقديم هذه الوثائق في أشكال مختلفة. لذلك ، ترفق الأوراق التالية بالتقرير:
- الشيكات الصراف تعتبر الوثائق الأكثر شيوعا.
- نماذج الإبلاغ الصارمة.
- أوامر نقدية ؛
- الإيصالات.
- النفقات العامة.
- وثائق الدفع الأخرى.
يجب فحص كل هذه الأوراق وتخزينها بعناية في ظل الظروف المثالية. إذا ضاعوا ، فلن يتمكن الموظف من إثبات أنه أنفق بالفعل الأموال التي تلقاها من صاحب العمل للأغراض الضرورية. في هذه الحالة ، قد يرفض المحاسبة استرداد النفقات.
إذا تم إنفاق الأموال في المنظمات والمتاجر التي لم يتم فيها إصدار شيك أمين الصندوق ، فسيتعين عليك طلب شيكات السلع.
ما هي الصعوبات؟
في عملية ملء تقرير المصاريف في رحلة عمل ، قد تنشأ صعوبات مختلفة. وتشمل هذه:
- إذا تم إرسال شخص إلى بلد آخر ، فيجب عليه تأكيد النفقات مع مستندات الدفع الواردة من الأجانب ، ولكن إذا لم يكن لديه معرفة بلغة أجنبية ، فقد لا يكون لديه إيصالات وشيكات مختلفة ؛
- غالبًا ما ، بعد هذه الرحلة مباشرة ، يذهب المواطن في إجازة ، لذلك ليس لديه وقت لتجميع تقرير فور وصوله ، ولكن في نفس الوقت ، وبعد فترة راحة مباشرة ، يجب أن تبدأ في إنشاء وثائق ؛
- جميع الوثائق الواردة من الأجانب يجب أن تترجم إلى اللغة الروسية.
يعتمد الأمر على صحة ملء التقرير وإعداد المستندات الأخرى ما إذا كان سيتم سداد النفقات إلى المواطن بشكل صحيح.
ميزات عند السفر إلى الخارج
لا يمكن القيام برحلات العمل داخل روسيا فقط ، حيث يُطلب منها في كثير من الأحيان زيارة شركاء أجانب ، وبالتالي يلزم القيام برحلة عمل إلى الخارج. كيفية إصدار تقرير حساب في هذه الحالة؟ لهذا ، يتم أخذ الميزات في الاعتبار:
- عند العودة من رحلة ، يجب على الموظف إعداد تقرير في غضون ثلاثة أيام عمل ؛
- إذا تم إصدار النقود بالعملة الأجنبية ، فسيتم الإشارة إلى ذلك بالتأكيد في الوثائق ؛
- يجب إدخال المعلومات حول الإنفاق بالعملة الأجنبية دون تحويل بسعر صرف الروبل ؛
- إذا تم إعداد مستندات تؤكد وجود نفقات معينة بلغة أجنبية ، فسيتعين عليك التعامل مع ترجمتها على الإنترنت إلى اللغة الروسية ؛
- يمكن تنفيذ عملية الترجمة من قبل موظف مباشر في الشركة أو من قبل موظفي الشركات المتخصصة ؛
- إذا تم إنشاء تذاكر للمركبات المختلفة بلغة أجنبية ، فمن المؤكد أن نقل التفاصيل الذي يشير إليه الاسم الكامل مطلوب.الراكب ، مكان الوصول ، الرحلة ، تاريخ المغادرة والوصول ، وكذلك سعر التذكرة ؛
- ليس من الضروري ترجمة المعلومات التي ليس لها أي أهمية ، على سبيل المثال ، هذا يتضمن قواعد الطيران أو ميزات نقل الأمتعة ؛
- ليست هناك حاجة لنقل إذا كان المواطن يحمل تذكرة إلكترونية ، حيث يتم ملء جميع المعلومات على أساس متطلبات المدون الدولي الموحد ؛
- يلزم النقل لجميع الأوراق الداعمة الأخرى ، والتي تشمل فاتورة فندق أو شيك لاستئجار سيارة.
فقط عندما تؤخذ جميع المتطلبات المذكورة أعلاه في الاعتبار ، سيتمكن موظف الشركة من تأكيد الإنفاق المستهدف للأموال التي يتلقاها صاحب العمل. إذا كان موظفو الشركات المتخصصة يشاركون في عملية النقل ، يتم إدراج تكاليف هذه الخدمات في مصروفات الشركة الأخرى.
هل يمكن للموظف الذهاب في إجازة بعد رحلة؟
غالبًا ما تدوم رحلات العمل لفترة كافية ، لذا فورًا بعد هذه الرحلة ، يحتاج الموظف إلى الراحة. يسمح بأخذ إجازة فورًا بعد هذه الرحلة. لهذا ، لا يشترط الحضور للعمل ونقل تقرير مسبق على الفور في رحلة عمل.
يُسمح بوضع الوثائق مباشرة بعد مغادرة العطلة ، وليس في غضون ثلاثة أيام بعد العودة من الرحلة.
مواعيد التسليم
المستند مخصص للإيجار في غضون ثلاثة أيام. يبدأ العد التنازلي بالنقاط التالية:
- العودة من رحلة عمل ؛
- الخروج من العطلة
- العودة من إجازة مرضية.
لذلك ، يبدأ العد التنازلي في ثلاثة أيام من اللحظة التي يعود فيها المواطن إلى العمل لمواصلة مسيرته. إذا تم انتهاك المواعيد النهائية لنقل التقرير المسبق في رحلة عمل ، فإن هذا يؤدي إلى حقيقة أن الموظف لا يتلقى المال من الشركة لتغطية النفقات التي تكبدها. بالإضافة إلى ذلك ، قد يصبح هذا الموقف أساسًا لمساءلة الشركة إذا تم تحديد المخالفات بواسطة مفتشي الضرائب.
ما الأسلاك المستخدمة؟
للموافقة على نموذج معبأ بشكل صحيح لتقرير مسبق في رحلة عمل ، يجب إدخال البيانات ذات الصلة في السجلات المحاسبية. للقيام بذلك ، يستخدم المحاسب منشورات لتعكس معاملات الدخل أو المصاريف. يتم ترحيل المصروفات إلى الحساب 71.
إذا كان المواطن قد أنفق في رحلة أكثر مما كان يحصل عليه من صاحب العمل ، فيمكنه الاعتماد على تعويض عن هذه النفقات. للقيام بذلك ، يجب عليه تأكيدها مع الوثائق الرسمية. فقط في هذه الحالة يتم إدخال المعلومات اللازمة من قبل المحاسب في محاسبة الشركة.
استنتاج
قد تكون هناك حاجة لرحلات العمل من قبل أي شركة لأسباب مختلفة. يمكن تنفيذها في روسيا أو في بلدان أخرى. يمكن أن يتوقع العمال في رحلات العمل الحصول على تعويض عن نفقاتهم. للقيام بذلك ، يجب عليهم حفظ مستندات الدفع التي تؤكد النفقات المتكبدة.
بعد رحلة عمل ، يتم إعداد تقرير مسبق من قبل موظف الشركة. أنه يحتوي على معلومات حول جميع النفقات خلال الرحلة. يتم دراسة المستندات الأخرى المرفقة بها من قبل المحاسب ومدير الشركة. بناءً على هذا التقرير ، يتم إدخال البيانات اللازمة في محاسبة الشركة.