في ظروف العلاقات التجارية الحديثة بين الشركة المصنعة والمشتري ، قد ينشأ موقف ما عندما يتم استلام مدفوعات البضائع أو الخدمات المستلمة على حساب الشركة في وقت متأخر. يمكن أن يكون سبب التأخير عوامل مختلفة. ديون العملاء ، يمكن للعملاء تتراكم. وهذا يؤدي إلى تباطؤ في دورة التداول ، وعدم قدرة المؤسسة على تمويل أنشطتها.
لتجنب العواقب السلبية ، فإن إدارة الشركة ملزمة بذلك مراقبة حسابات القبض. يتيح لك ذلك اتخاذ التدابير اللازمة لتقليله في الوقت المناسب. كيفية حدوث هذه العملية يجب أن تكون معروفة لكل مدير مالي.
مفهوم المستحقات
السيطرة على الذمم المدينة والدائنة يؤديها أي مؤسسة ، بغض النظر عن نطاق نشاطها. يعد هذا ضروريًا لضمان ظروف التشغيل الطبيعي لجميع مكونات الشركة.
الديون المدينة هي جزء من رأس المال العامل للمنظمة. هذه أموال غائبة مؤقتًا عن حساب المؤسسة. يتم استخدامها لبعض الوقت من قبل المدينين (المدينين) في أنشطتهم. هذه هي حقوق الملكية للشركة ، والتي هي واحدة من الأشياء للمواطنين.
المثال الأكثر شيوعًا للحسابات المستحقة القبض هو دين الأطراف المقابلة لشركة لم تدفع بعد شحن البضائع أو أداء العمل أو الخدمات مباشرة أو قيمتها المتفق عليها. في كثير من الأحيان ، تتلقى الشركة حقوق الملكية في حالة وجود التزامات غير تعاقدية ، على سبيل المثال ، عند التسبب في ضرر مادي من قبل الأفراد أو الكيانات القانونية.
الحاجة للسيطرة
عند العمل مع العملاء ، ظهرت مسألة السيطرة على ديونها بشكل طبيعي. يتطلب دراسة متأنية واعية. المحاسبة والسيطرة على الذمم المدينة والدائنة تتعلق بقضايا الاستقرار المالي للمنظمة وأمنها. أيضًا ، يؤثر هذا الإجراء على استلام الشركة لأرباحها الصافية ودوران رأس المال وربحيتها. لذلك ، لا يمكن إهمال مثل هذا التحليل.
تتيح السيطرة على الحسابات المدينة لإدارة الشركة الاستجابة في الوقت المناسب للمشاكل الناشئة في هذا المجال. إذا لم تدفع الأطراف المقابلة ديونها في الوقت المحدد ، لا يمكن للشركة شراء المواد اللازمة للإنتاج في الوقت المناسب ، وسداد ديونها الخاصة مقابل الخدمات التي تقدمها المنظمات الأخرى.
دورة عكسية في هذه الحالة تبطئ. صافي ربح الشركة آخذ في الانخفاض. كل مؤشرات الاستقرار المالي والاستقرار في انخفاض. نتيجة لذلك ، ستفشل المنظمة. لمنع هذا ، يجب على المحللين والإدارة تنفيذ مراقبة الذمم المدينة والدائنة.
عواقب انعدام السيطرة
تحليل ومراقبة الذمم المدينة يجب أن يؤديها في كل مرفق. إذا لم تولي الإدارة الاهتمام الواجب لهذه المشكلة ، فثمة عدد من المشكلات الخطيرة.
الشركة تفقد النقدية. إذا تلقى المشتري تأجيلًا دون سبب وجيه وإمكانية سداد الدين ، حتى في محكمة قانونية ، فلن يتمكن من سداد دينه. هذا هو ضرر خطير لأي منظمة.
مؤشرات الاستقرار المالي آخذة في الانخفاض أيضا. لن تكون الشركة قادرة على سداد التزاماتها الضريبية في نهاية المطاف ، ودفع رواتب الموظفين ، وما إلى ذلك. يتم تخفيض مؤشرات الكفاءة في استخدام الموارد.الأموال المتداولة ، في الواقع ، لا تشارك مؤقتًا في أنشطة الإنتاج. يمكن توجيهها لتطوير المؤسسة ، ولكن في هذه اللحظة غاب رأس المال.
مع نمو الذمم المدينة ، تفقد الشركة تدريجياً سمعتها التجارية وقدرتها التنافسية للمنتجات.
أهداف السيطرة
المحاسبة والسيطرة على المستحقات متابعة بعض الأهداف. تعد إدارة ديون الطرف المقابل ضرورية للحد من حجمها إلى مستوى مقبول. كما يتيح لك التحكم اختيار شروط المبيعات التي تضمن استلام الدفع في الوقت المناسب بعد بيع السلع أو الخدمات.
يتيح لك تحليل المستحقات تطوير نهج محدد لكل عميل. بالنسبة لمجموعة من المشترين ، يلزم وجود نظام للخصومات ، وبالنسبة للمجموعات الأخرى ، على العكس من ذلك ، البدلات.
أيضا ، تتيح لك السيطرة على المطالبة بسرعة عودة الديون ، والحد من الديون الميزانية. سيكون المدير قادراً على تقييم التكاليف المرتبطة بإدارة الديون ، والفرص الضائعة نتيجة لتجميد الأموال المتداولة.
تصنيف الديون
مراقبة الحسابات والمستحقات تنطوي على تقسيم الديون إلى غير منتهية الصلاحية والمتأخرة. تشمل الفئة الأولى التزامات العملاء الذين لم تصل فترة سدادهم المحددة في العقد بعد. بالإضافة إلى ذلك ، تتضمن هذه المجموعة ديونًا لا يتجاوز عمرها شهر واحد. إنهم مرتبطون بالعملية المعتادة لإقامة المستوطنات (يشار إلى ذلك في الاتفاق).
تتضمن الديون المتأخرة مبلغ الأموال التي كان يجب على المشتري إيداعها بالفعل في حساب البائع ، لكن هذا لم يحدث. في هذه الحالة ، يجوز للشركة مقاضاة الطرف المقابل لها.
هناك أيضا شيء مثل الديون المشكوك فيها. في هذه الحالة ، لا يكون مورد السلع أو الخدمات متأكدًا من أن المشتري سيدفع دينه. ومع ذلك ، ينبغي عدم الخلط بين الديون المشكوك فيها والديون. قد يتم خصم الحسابات المدينة من النوع الأخير من الميزانية العمومية للمؤسسة ، لأن فترة التقادم قد انقضت بالفعل. يتم حساب الديون المشكوك فيها من قبل المؤسسة حتى تصبح ميؤوس منها.
طرق التحكم
مراقبة المستحقات في المؤسسة مصنوعة على أساس جرد من التسويات مع المشترين والعملاء. يتم هذا العمل بالضرورة من قبل المحللين قبل إعداد التقرير السنوي.
ومع ذلك ، فإن جرد الديون مرة واحدة في السنة لا يكفي. يمكن أن تنشأ المشاكل وتتراكم على مدى عدة أشهر. لذلك ، ينبغي تنفيذ تدابير الرقابة بانتظام. من الأفضل الانتباه إلى هذه المشكلة مرة واحدة في الشهر. بالنسبة لبعض الشركات ، يوصى بتجديد ديون الأطراف المقابلة مرتين في الشهر ، وذلك بسبب العامل البشري.
يجب أن يكون الدافع وراء مديري المبيعات هو مبدأ جمع الأموال من العملاء. الرقابة المالية على المستحقات مطلوبة أيضًا. هذا يتيح لك العودة إلى تداول كمية كبيرة من الأموال.
تدابير
نظام مراقبة حسابات القبض بناء على بعض الأنشطة. وهي مقسمة إلى مجموعتين مشروطتين. الفئة الأولى تشمل التدابير التنظيمية ، والثانية - تقييم مختلف مؤشرات الديون المدينة.
من أجل القيام بالأنشطة التنظيمية ، يتم تعيين الموظف المسؤول عن المراقبة. في معظم الأحيان يمكن أن يكون المدقق الداخلي أو المراجع.
بعد ذلك ، يحدد المدير التواريخ الرئيسية التي سيتم فيها تقييم المؤشرات ذات الصلة. يتم تطوير شروط منح التأجيل ، وكذلك وثائقه. يتم التحكم في اللوائح من قبل الشخص المسؤول عن التدقيق.
ينبغي النظر في مبلغ المستحقات في تحفيز مديري المبيعات. بالنسبة لجميع الأطراف المقابلة ، يتم تعيين حدود الائتمان. لحالة المستحقات يجب أن يكون المدير التجاري المسؤول.
الدعم الفني
لأداء الرقابة الداخلية للذمم المدينة، العديد من الشركات تستخدم برامج الكمبيوتر الخاصة. أنها تبسط إلى حد كبير عملية معالجة البيانات. الأكثر شعبية في الشركات في بلدنا هو برنامج 1C. من خلال مساعدتها ، يمكنك إنشاء سجل للمدينين ، وكذلك مراقبة تقادم التزامات الديون الخاصة بهم.
إذا احتفظ المديرون بسجل للديون في هذا البرنامج ، فسيكونون قادرين على تتبع الديون التي تراكمت لدى المشترين مؤخرًا نسبيًا والتي عفا عليها الزمن بالفعل.
لهذا ، من الضروري إنشاء تقرير مناسب في البرنامج. في ذلك ، سيتم فرز المستحقات حسب تاريخ حدوثها. قد يظهر في التقرير الأطراف المقابلة التي تم تشكيل ديونها منذ أسبوع أو أسبوعين أو شهر أو عام. نظرًا لنوع نشاط المؤسسة ، يتم تصنيف البيانات التي تم الحصول عليها كدين قديم أو جديد.
مؤشرات النتيجة
التحكم في حسابات القبض يعتمد على بعض المؤشرات. أثناء تنفيذه ، من الضروري إعداد ميزانية ديون لكل طرف مقابل (باستخدام البرنامج). في نهاية كل شهر ، يتم حساب معدل التحصيل. سيتيح لنا ذلك تقدير حصة البضائع المدفوعة في إجمالي حجم البضائع المشحونة.
بناءً على شروط العقود مع الأطراف المقابلة ، يتم وضع خطة لسداد الديون. يتم مراقبة ديناميكيات معدل دوران الديون المقابلة.
بناءً على البيانات التي تم الحصول عليها ، يتم أيضًا حساب مدة دوران الديون للمدينين. يتيح لك هذا التحليل تقييم فعالية مراقبة الائتمان ، لتحديد درجة موثوقية الأطراف المقابلة.
المشاكل الداخلية
التحكم في حسابات القبض يجب أن يديرها محلل متمرس. في الوقت نفسه ، من الممكن العثور على مشاكل داخلية يمكن أن تسبب ديون. ربما لا يلتزم الموظفون المسؤولون عن المبيعات بالمعايير الموضوعة لتوفير المدفوعات المؤجلة. حقائق الاحتيال الواضح لموظفي الشركة يحدث أيضا.
لذلك ، على سبيل المثال ، من أجل الحصول على مكافأة في نهاية الشهر ، يسعى الموظف المسؤول عن المبيعات إلى تضمين المزيد من وسائل المبيعات في التقرير. لذلك ، قد يطلب من العميل شراء المنتج بطريقة وهمية. بمعنى أن العميل لا يقوم بتحويل الأموال ، ولكن كما لو كان قد قام بشحن شحنة من البضائع. تقيد هذه الأموال إلى المشتري. يتلقى المدير مكافأته ، ويتلقى العميل الفرصة لجمع أموال إضافية في التداول. علاوة على ذلك ، يمكن للعميل أيضًا دفع قسط معين إلى مدير المبيعات لهذا الغرض. في هذه الحالة ، تخسر الشركة.
حد الائتمان
التحكم في حسابات القبض يمكن إرجاع مبلغ كبير من المال في التداول. لمنع أي ضرر محتمل لأنشطة الشركة ، يتم استخدام نهج يتضمن وضع حد ائتماني. هذا هو مستوى الذمم المدينة التي ستكون آمنة للشركة.
علاوة على ذلك ، يتم تعيين حد الائتمان لكل من المنظمة ككل ولكل طرف مقابل على حدة. يمكن أيضًا تعيين حد مماثل لكل قسم مبيعات. تتميز بمبدأ الصناعة. يتم تعيين حد الائتمان وفقًا لمبلغ الإيرادات للشهر الماضي الذي تجلبه الوحدة. تمت الموافقة على هذا المؤشر من قبل المدير العام للمنظمة.
التحكم في حسابات القبض ضروري لكل مؤسسة. هذا يسمح لك بزيادة الربحية والاستقرار المالي للمنظمة.