كيفية ترتيب الأشياء في المجلدات؟ لماذا هناك حاجة للتسمية وما هو المقبول عموماً بهذا المصطلح؟ كيفية تخزين الملفات والمجلدات وكيف يمكنك تنظيم الوثائق في المؤسسة؟ حاليًا ، يعد العمل المكتبي من المهام المعقدة التي تتطلب منهجية منظمة ودقة قصوى. حول ماهية تسميات الشؤون والمقصود منها ، يجب ألا تعرف الموظفين المسؤولين عن سير العمل داخل الشركة فحسب ، بل يجب أن يعرفوا أيضًا جميع موظفي الإدارة المهتمين بالحفاظ على السيطرة على عمليات عمل المنظمة.
المصطلحات العامة
النظر في ماهية تسميات الحالات ، فمن الضروري أولاً وقبل كل شيء أن نلاحظ أن هذا المصطلح يستخدم للإشارة إلى مثل هذه الطريقة المنهجية ، والتي تنطوي على تشكيل قائمة من الحالات التي وضعت داخل المؤسسة والمؤسسة. لكل منها ، يتم تحديد فترات التخزين بوضوح ، مع التركيز على القواعد التي دخلت حيز التنفيذ بموجب القوانين الحالية لبلدنا.
النظرية والحياة اليومية
ما هي تسميات الحالات في التطبيق العملي؟ هذا مخطط توزيع يساعد في تجميع المستندات المنفذة ، وبالتالي إنشاء الحالات. للقيام بذلك ، وافقت الشركة على المخطط ، التصنيف ، ثم طبقت في الممارسة العملية. كما يتم تقديم فهرس فهرس للحالات والمستندات. يجب عليك تحديد مدة التخزين وتحديد تصميم فهرس البطاقة واستخدامه كمواد مرجعية واستخدامه للبحث عن وثائق من عدد غير منتهية. عند الإجابة على سؤال حول ماهية تسميات الحالات ، تجدر الإشارة إلى أن المصطلح يستخدم لتعيين مثل هذا المستند المحاسبي ، الذي ينظم عمل الإدارات المسؤولة عن العمل الكتابي والمحفوظات. توضح التسمية بوضوح جميع هذه الحالات ، ومدة التخزين في غضون عقد ، أي تلك التي تنتمي إلى عدد وثائق التخزين المؤقتة.
لماذا هذا مطلوب؟
من الذي يحتاج إلى معرفة ماهية تسميات الحالات ، وكيفية وضعها موضع التنفيذ؟ بادئ ذي بدء ، هؤلاء هم الأشخاص المسؤولون عن تنظيم سير العمل في المؤسسة ، وكذلك رئيس المؤسسة ، والكيان القانوني. يساعد المصطلح في العثور بسرعة على المستند الضروري إذا كانت الأنواع أو المحتوى معروفًا. تحدد جودة التكوين وتنفيذ تسميات الحالات مدى سرعة العمل مع الوثائق داخل جدران المؤسسة. حاليًا ، يتم تحديد حقيقة توفر المصطلح كإلزام لأي كيان قانوني ، سواء أكان مؤسسة أو مؤسسة أو مؤسسة.
على مستوى الولاية ، تم اعتماد دائرة الجمارك الحكومية الموحدة - وهذا هو النظام الذي يحدد قواعد الحفاظ على الوثائق. في مرفقاته ، يمكنك العثور على العينة ذات الصلة حاليًا بتسميات الحالات. بالإضافة إلى ذلك ، جمع مثل هذا المصدر المنهجي لمعلومات الدولة جميع الأحكام التي تحتاج إلى الاسترشاد بتطوير وتنفيذ تسميات الحالات لمدة عام في مؤسسة أو مؤسسة.
ميزات السؤال
حاليا ، في العمل المكتبي ، تعتبر التسمية مفهومًا معقدًا يتضمن عدة أنواع ومجموعات من الوثائق. من المعتاد التحدث عن تسمية نموذجية تقريبية ومحددة.يتم تقديم الأفراد عادة على مستوى المؤسسة ككل ووحدة هيكلية منفصلة.
يتم استدعاء المصطلحات النموذجية النموذجية للجمع بين الوثائق المتشابهة في الطبيعة والتكوين. ينظم النموذج أيضًا نظام الفهرسة المحدد ، والذي يستخدم داخل وكالة معينة. من الضروري تطبيق قائمة أسماء الحالات هذه. لكن التقريبي هو استشاري بطبيعته ، على الرغم من أنه في الحالة العامة يكون من المناسب والملائم الالتزام به ، لأنه يساعد في تبسيط الحجم الكامل للأوراق الرسمية المتراكمة في الشركة.
النظام كأساس للنظام
تحتاج أي مؤسسة حديثة إلى تنظيم الوثائق الحالية بشكل منهجي ، وهي التسمية التي تمثل دليل التصنيف الذي يمكن أن يحل مشكلات المنظمة. هذا هو المستند حيث يتم الإشارة إلى أسماء جميع شؤون المؤسسة التي يمكن بدءها سطراً سطراً. في الوقت نفسه ، يتم توضيح بوضوح كم من الوقت يحتاج إلى تخزين الورق. يجب أن تتم الموافقة على تسميات المحاسبة وخدمات الموظفين والمؤسسة ككل من قبل رئيسها.
الأهداف الرئيسية لإدخال التسمية
هذه الورقة الرسمية تبسط تنظيم سير العمل الداخلي. في الواقع ، إنها مثل هذه الخطة ، التي تحدد بوضوح الخوارزميات التي يجب استخدامها لتوزيع المستندات المنفذة ، وفي الأمور التي يجب وضعها. هذا يشكل نظام الأرشيف للمؤسسة ويجعل التوجيه أسهل بين الموارد الورقية المتراكمة.
في الوقت نفسه ، تحتوي التسمية الخاصة بشؤون الموظفين ، والمحاسبة ، وكذلك التعريف العام للمؤسسة ، على تعريف واضح للفواصل الزمنية فيما يتعلق بفئات مختلفة من الوثائق. يحدد النظام المهيكل بالضبط كم من الوقت لتخزين المستندات مرتبة في حالة معينة. عند إنشاء حالة باستخدام المستندات المنفذة ، يجب أن تفترض على الفور طول مدة الصلاحية. وتسمى هذه المرحلة الفحص الأولي ، والذي يسمح بتحديد قيمة الوثائق.
الفهرس والنظام والمعلومات الأساسية
تعلن تسمية الحالات رسمياً عن أي نظام يلزم فهرسة الحالات. هذه المعلومات ذات صلة بالتسجيل ، نظرًا لأن الفهرس الذي أنشأته المصطلحات هو عنصر في رقم التسجيل المخصص لكل وثيقة فردية في المؤسسة. التسمية هي مرجع إعلامي يتيح لك تحليل الميزات الهيكلية لكيان قانوني معين بسرعة.
يتم استخدام الوثائق عندما يكون ذلك ضروريًا لإنشاء قائمة حالات. هذا مهم لتخزين الأوراق المالية ، التي بموجب القانون ، لها موعد نهائي لأكثر من عقد ، بما في ذلك التخزين الدائم. هذا يجعل تسمية الحالات هي وثيقة المحاسبة الرئيسية المستخدمة في الإدارات المسؤولة عن العمل الكتابي في المؤسسة.
المحاسبة والمزيد من التطوير
غالبًا ما تكون تسمية الحالات هي المستند الأكثر ملاءمة الذي يتم من خلاله تطبيق نظام المحاسبة في المؤسسة ، والذي يسمح لك بالتحكم في الشؤون المؤقتة ، أي المخصصة للتخزين لمدة عقد.
غرض مهم آخر لتسميات الحالات هو قابليتها للتطبيق في تشكيل ملف بطاقة مرجعية ، وهو أمر ضروري للحفاظ على المعلومات ذات الصلة في الوثائق المنفذة. يصبح نظام التصنيف المستخدم في تكوين المصطلح الأساس لإنشاء خزانة ملفات توفر معلومات مرجعية حول تدفق المستند داخل المنظمة.
كيف تبدو؟
قد تبدو عينة من الحالات على النحو التالي.
عند إعداد الوثائق ، من الضروري الإشارة إلى أسماء المؤسسة ، الإدارات التي تم إدخال التسمية لها ، وكذلك التواريخ الحالية.
هذا مهم!
في بعض الأحيان ، يبدو لرجال الأعمال أنه باستخدام سير عمل صغير نسبيًا ، يعتبر إدخال المصطلح مجرد فوضى "ورقية" مفرطة لن تحقق فوائد حقيقية. هذا النهج في السؤال غير صحيح بشكل قاطع. من الضروري تقديم التعريف الصحيح والملائم ، مع الأخذ في الاعتبار تسمية المنظمة المعينة في أي شركة حديثة. عند تطوير مستند ، من الضروري التأكد من أنه يغطي كامل حجم سير عمل المؤسسة ، بما في ذلك مراحل الإنشاء. من الضروري أن تنعكس جميع قطاعات أنشطة الشركة وعملياتها ونشاطها في التسمية.
يمكنك قراءة المتطلبات المقبولة عمومًا لإعداد مثل هذا المستند المعياري في الأفعال القانونية المعتمدة على مستوى الولاية. قواعد العمل المقدمة لمحفوظات الشركات ، وتكرس التعليمات القياسية التي تحكم تداول الوثائق من الشركات لهذا الغرض. في عام 1988 ، تم تطوير نظام دولة لدعم الوثائق ، والذي لا يزال ذا صلة حتى اليوم. يتم وضع اللمسات الأخيرة على الوثائق المعتمدة بانتظام على مستوى الدولة مع مراعاة حقائق عصرنا ، بما في ذلك استخدام أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية ، في حين أن النظريات الأساسية للتنظيم والتصنيف لا تزال كما هي.
نماذج البند
في الإصدار الكلاسيكي ، يتم تجميع هذا المستند كجدول. تصبح الفهارس والتصنيفات هي أساس عمليات تسجيل الوثائق التي يتم إنشاؤها داخل المؤسسة ، والانتقال منها إلى المستلمين الخارجيين والمقبولة للمعالجة من مصادر خارجية. التسميات المترجمة جيدًا هي أداة ملائمة لتشكيل مصنفات أخرى ترافق بالضرورة عملية العمل المكتبي لأي شركة حديثة. لذلك ، تتطلب المراجعة الأولية للوثائق غالبًا تصنيفًا للقضايا ومجالات المناقشة. أيضا ، هناك حاجة إلى مصنفات خاصة للوثائق المنفذة. عند تقديم نظام إلكتروني ، من الضروري تطوير أجهزة ملاحية ، تمثيلات تعكس وحدات وأداءات هيكلية مختلفة. بالإضافة إلى ذلك ، بناءً على تسميات الحالات ، يمكنك تطوير نظام يتيح لك تنظيم الوثائق الخاضعة للتحكم الخاص ، وكذلك الأنواع الأخرى.
ينتمي المصطلح إلى فئة وثائق التخطيط. في ذلك يمكنك العثور على عناوين الحالات المقترحة للتخطيط ، والمحاسبة في اتجاهات مختلفة من النشاط ، والنشاط الاقتصادي للمؤسسة. الوظائف المعينة للشركة مرئية من التسميات. تم إعداد المستند للعام المقبل ، لذلك من الضروري وضع ليس فقط القدرات والاحتياجات المتاحة لسير العمل ، ولكن أيضًا تلك المخططة في المستقبل القريب. من المرغوب فيه ، عند تجميع التسميات ، أن يكون من الممكن التنبؤ بدقة إلى حد ما باحتياجات نظام إدارة الوثائق في المؤسسة للسنوات الخمس القادمة ، على الرغم من أن هذا ليس ممكنًا دائمًا في الظروف الاقتصادية الصعبة الحالية التي تجبر الشركات على التكيف.
الواقع والخطة
في التطبيقات العملية ، غالبًا ما يتم اعتبار تسمية الحالات كوثائق محاسبية ، ويرجع ذلك إلى وجود رقم ، وهو فهرس لكل عنوان مدرج. يسمح لنا سجل التسميات النهائي الذي يلخص نتائج العام بالاختتام بعدد وفئات الحالات التي تم رفعها خلال الفترة الماضية. يمكنك أيضًا حساب ، دون بذل جهود خاصة ودون إهدار الوقت دون جدوى ، عدد الحالات والمجلدات التي تم إنشاؤها على مدار الوقت الماضي. وهذا يعطي وصفًا كميًا للصندوق الوثائقي ، ونظام سير العمل. تنشأ الحاجة إلى مثل هذا التحليل في إطار وحدة هيكلية منفصلة والمنظمة ككل.
يمكن استخدام المصطلحات التي تعمل كسجلات محاسبية عند نقل الملفات إلى الأرشيف.وينطبق هذا في المقام الأول على تلك المعدة للتخزين المؤقت - لا يزيد عن عقد من الزمن. توفر التسمية أيضًا أساسًا مناسبًا لتشكيل قائمة جرد ، والتي تتضمن حالات مخصصة للتخزين بشكل مستمر أو مؤقت ، إذا تجاوزت المدة عقدًا. تكون التسمية مريحة عندما يتم تكوين قائمة جرد للحالات التي تحتوي على وثائق عن موظفي الشركة ، وكذلك الأفعال التي تحدد تدمير الوثائق ، وتخصيص الأوراق التي لا تحتاج أو لا يمكن تخزينها.
تفاصيل أنواع معينة من المنظمات
التدبير الإجباري هو تجميع تسمية لأي مؤسسة حكومية. يجب أن تكون هذه الوثيقة موجودة في الكيانات القانونية الإقليمية التابعة للبلدية. يرجع هذا الإجراء الإلزامي إلى حقيقة نقل المستندات التي تم إنشاؤها في المنظمات أو المؤسسات التي يتم تخزينها في أرشيفات البلدية أو المستوى الاتحادي.
إذا كنا نتحدث عن مؤسسة خاصة ، فإن تكوين التسمية ضروري أيضًا ، ولكن المتطلبات التي تنطبق عليها أقل صرامة. من ناحية ، المستند متعدد الوظائف أيضًا - لا يعتمد على مشاركة الدولة في الشركة. يوصى بتطوير تسمية في وقت يتم فيه إنشاء كيان قانوني. أثناء عملية الاستحواذ ، الاندماج ، من الضروري إعادة تشكيل مثل هذا النظام لتصنيف تدفق المستندات ، إذا تم في الوقت نفسه تشكيل كيان قانوني جديد. وفقًا للقواعد ، يعد تطوير المصطلح مهمة ذات أولوية قصوى ، ومن الضروري العمل عليها حتى قبل تشكيل التعليمات التي تصف قواعد سير العمل.