التفويض هو عملية نقل جزء من وظائف المدير إلى موظفين آخرين. تفويض السلطة: الميزات والمبادئ والمتطلبات

من المهم لرؤساء المنظمات تنظيم عمل الموظفين بحيث يحقق أكبر عائد ويكشف إمكاناتهم بالكامل. للقيام بذلك ، تحتاج إلى معرفة كيفية تفويض السلطة عملياً ، وتستخدم لتحسين أداء الشركة دون الإضرار بالحالة الراهنة.

تعريف

يتجلى التفويض كتقسيم موحد للحقوق والالتزامات بين موضوعات النظام. وضعت مبادئها في بداية القرن العشرين من قبل P. M. Kerzhentsev.

التفويض هو منح السلطة لأداء المهام لشخص مسؤول مع تكليفه في وقت واحد مسؤولية للنتيجة. يسمح لك التفويض بتوزيع المهام بين الموظفين بشكل صحيح ويستخدم لتحقيق الأهداف النهائية للمنظمة.

تكمن المسؤولية في التزام الموظف بالقيام بهذه المهمة بطريقة جيدة وتوصلها إلى نتيجة مرضية. الموظفون مسؤولون في مجال أنشطتهم أمام السلطات العليا.

تعمل الصلاحيات (الصلاحيات) كحقوق محدودة في استخدام الموارد المعنية لأداء مهام معينة. يرافق كل منصب في المنظمة سلطات محددة. يؤدي تغيير الوظيفة أيضًا إلى استبدال كفاءات الموظف.

تطبيق

التفويض هو نقل بعض الصلاحيات والمسؤوليات لموظفي الشركة والتوزيع المتساوي لمختلف الوظائف بينهما. يتم تنفيذ إجراء يحدد مهام التفويض الرسمية كقائد قادر على حل جميع المشكلات الحالية بسرعة واستخدام الموظفين الأكثر قدرة على التعامل مع كل نوع محدد من المهام بمهارة.

أهداف

يتم استخدام تفويض السلطة لتحقيق أهداف معينة من قبل المؤسسة ، مثل:

• ربط "العامل البشري" - زيادة نشاط واهتمام الموظفين من المستوى الأدنى ؛
• زيادة في كفاءة (كفاءة) الموظفين بسبب تحسين مؤهلاتهم واكتساب مهارات جديدة ؛
• تفريغ الإدارة العليا مع توفير الوقت لحل القضايا الاستراتيجية والتشغيلية والإدارية.

وفد المهمة

الأنواع التالية من المهام مناسبة للتفويض:

• روتين.
• قضايا غير مهمة
• العمل التحضيري
• العمل المتخصص.

ولكن ليس كل المهام يمكن نقلها إلى الموظفين العاديين. واجب كل قائد هو حل تلك المهام التي يمكن أن تؤثر على الأنشطة المستقبلية للمنظمة.

هذه هي الأسئلة ذات الطبيعة الموثوق بها ، والمشاكل الإستراتيجية غير القياسية ، والمواقف غير المتوقعة التي تتطلب حل سريع.

لذلك ، غير مفوض:

• تحديد الأهداف ؛
• إدارة المرؤوسين ؛
• مهام محفوفة بالمخاطر
• عمل غير عادي
• اتخاذ القرارات الاستراتيجية والإدارية ؛
• مهام سرية
• تطوير السياسة التنظيمية.

متطلبات مواضيع التفويض

في عملية نقل التعليمات ، قد يواجه كل من الرؤساء والموظفين عددًا من الصعوبات.لا يمكن الإدارة الفعالة لتفويض السلطة إلا من خلال تحليل جميع العقبات الحالية والمحتملة التي تؤثر على إدارة ومراقبة الأنشطة الحالية.

المشاكل التي تنشأ في بعض الأحيان مع مدير أو رئيس القسم وإعاقة الوفد:

• الخوف من فقدان الموقف الحالي والسلطة المرتبطة به ؛
• شك في استعداد الموظفين الآخرين ، خصائص التقييم منخفضة من أنشطتهم ؛
• الإفراط في تقدير الذات ، الطموح المفرط.
• الشك الذاتي ، والخوف من أن أفعاله سوف يساء فهمها.

المشكلات التي يتم تحديدها في بعض الأحيان من قبل الموظفين في تنفيذ المهام المعينة:

• شك في صحة القرارات المستخدمة ؛
• قلة الخبرة
• خلافات جوهرية مع رب العمل ؛
• عدم الرغبة في قيادة فناني الأداء الآخرين ، خاصة فيما يتعلق بالعقوبات.

في حالة وجود صعوبات ، يجب على المدير المختص أن يتعامل أولاً مع العقبات الشخصية التي تعرقل التنظيم الفعال للعمل ، ثم يدرس بعناية مشاكل المرؤوس. سيشير تحليل الموقف إلى وجود أخطاء إدارية محتملة ويسمح لك باتخاذ قرارات مستنيرة ومستنيرة ، على سبيل المثال ، من حيث استبدال المؤدي أو إزالة عبء العمل غير الضروري ، أو فيما يتعلق بالتغلب على الصعوبات النفسية ، سواء الخاصة بك أو الخاصة بفناني الأداء.

عملية التفويض

يجب على كل قائد السعي لضمان أنه عند تنظيم عملية العمل ، فإنه يخطط بالتساوي لمسؤوليات العمل في جميع أنحاء الفريق ، باستخدام القوة وعدم التخلي عن المسؤولية عن عملية إكمال المهام.

ينقسم التفويض في المؤسسة إلى عدة مراحل:

المرحلة الأولى - نقل التعليمات إلى المنفذ.

المرحلة الثانية - تزويد المقاول بالسلطة والموارد ؛

المرحلة الثالثة - صياغة التزامات الموظف التي تشير إلى النتيجة اللازمة للتنفيذ.

أثناء التحكم في أنشطة المرؤوسين ، تعد الأرضية الوسطى مهمة. الحضانة المفرطة يمكن أن تؤدي إلى الركود وعدم وجود مبادرة من قبل الموظف. إذا لم تتحكم في العملية ، فستكون النتيجة بعيدة عن النتيجة المرجوة بسبب التدفق غير المنسق للعمل. من الضروري إنشاء التغذية المرتدة مقدمًا وتحقيق الاحترام والسلطة العليا بين الموظفين.

غالبًا ما يخطئ المسؤولون عن طريق تغيير العمل غير المرغوب فيه وغير المرغوب فيه على مرؤوسيهم ، خاصةً إذا كانوا هم فقط على دراية سطحية بهذا الموضوع. لكن هذا ليس صحيحًا دائمًا ، حيث أن الرئيس لا يزال مسؤولًا عن تدفق العمل. إذا لم يكن لدى الرئيس نفسه أدنى فكرة عن النتائج التي ينبغي توقعها عند الخروج ، فكيف سيكون قادرًا على التحكم في أنشطة المرؤوس؟ الجواب واضح.

يفضل الرؤساء المتمرسون تكليف الموظفين بمهام أكثر تعقيدًا بقليل مما قاموا به من قبل. مثل هذه المهام تساعد بشكل كامل على الكشف عن إمكانات المرؤوسين. ومع ذلك ، في هذه الحالة ، من الأفضل إصدار أوامر على الورق لزيادة تحفيز الموظفين.

عند توزيع الكفاءات في النظام التنظيمي ، من المهم للغاية مراعاة الجوانب التالية:

• يجب أن تمتثل الصلاحيات تمامًا للخطة المحددة للمهمة ، فالهدف هو الذي يحدد نطاق الصلاحيات ، وليس العكس ؛
• يجب ربط صلاحيات جميع الموظفين بكفاءة في مجمع واحد دون تضارب وضمان توازن الهيكل بأكمله ؛
• يجب أن تكون جميع السلطات واضحة وملموسة حتى يتمكن الموظفون دائمًا من معرفة ما هو مطلوب منهم وما هي الموارد المتاحة لهم.

المعالجة الصحيحة للسلطة تزيد من كفاءة المؤسسة بأكملها. يكتسب الموظفون فهمًا واضحًا للعمل المنسوب إليهم والأهداف المحددة لهم ، وبالتالي تحقيق أفضل النتائج.

الفوائد

بشكل عام ، تتميز عملية التفويض بوجود جانبين إيجابيين:

1. يتم تحرير وقت الرأس لحل المشكلات التي تتطلب مشاركة شخصية. هناك فرصة للتركيز على تخطيط آفاق نمو الشركة واستراتيجية الإدارة.
2. يعد وفد من أفضل الطرق لتحفيز الموظفين النشطين والمبدعين الذين يرغبون في النمو والتعلم. يمكن استخدامه للتدريب قبل الحصول على منصب أعلى. يساعد على تطوير معرفة الموظفين والمهارات والقدرات الجديدة المستخدمة لأنشطة أكثر نجاحا.

مبادئ التفويض

للحصول على منهج منظم لتفويض السلطة ، من المستحسن الالتزام بالمبادئ أدناه. خلاف ذلك ، يمكن أن يؤدي فشلهم إلى صعوبات في الإدارة ، وبالتالي ، إلى التشغيل غير المرضي للنظام ككل.

مبدأ التعريف الوظيفي

ويستند ذلك إلى الوعي التام والواضح من جانب كل مدير بالسلامة الهيكلية للمنظمة: ما هي الحقوق والالتزامات التي يتمتع بها كل كيان من النظام ، وما هي روابط المعلومات والخدمات التي تتم بينهما ، وتوجيه ونتائج عملهم. بمعنى آخر ، يعرف المسؤول المتمرس دائمًا ما يمكن توقعه ومنه بالضبط.

مبدأ العددية

يعتمد على الفصل الواضح بين الواجبات. يجب أن يعرف كل متعاقد من يجب عليه أن يقدم تقريراً مباشراً عن نتائج عمله ، وعن من يجب أن ينظم أنشطته بشكل مستقل. يشير هذا المبدأ إلى سلسلة من العلاقات الرسمية بين المرؤوسين وقادة النظام التنظيمي بأكمله. كلما كان هذا الخط أكثر تعبيرا ، زادت فعالية الإدارة والتواصل بين الموظفين. يحتاج أي مرؤوس إلى فهم دقيق لمن الذي يفوض السلطة له ولمن ينقل الأمور التي لا تدخل في نطاق اختصاصه.

مبدأ مستوى السلطة

يجمع بين المبدأين أعلاه. يجب أن يكون كل موظف مدركًا لمقدار الصلاحيات المنوطة به وأن يحل مشاكله الخاصة بالمشاكل التي تتوافق مع مستوى سلطته ، ولا يحيل هذه المشكلات إلى إدارة عليا.

خلاف ذلك ، قد تنشأ حالة من الجمود عندما يتم إجبار المديرين مرة أخرى على مواجهة القضايا التي تم بالفعل تفويضها إلى المرؤوسين. عند استخدام هذه القاعدة ، يجب ألا يتم نقل الصلاحيات فحسب ، بل يجب أن يتم أيضًا تفويض المسؤولية.

مبدأ يستند إلى النتائج المتوقعة

يوضح أن جميع أنشطة المنظمة تحتاج إلى تخطيط دقيق. يجب أن يكون لكل المهام أهداف محددة بوضوح ونتائج محددة محددة. وإلا ، فلن يتمكن المدير ببساطة من توزيع المهام بكفاءة بين الموظفين ، وليس لديه فكرة كاملة عما إذا كان المرؤوسون يتمتعون بسلطة كافية للعمل المفوض إليهم.

مبدأ وحدة القيادة

يعتمد على العلاقة الوثيقة بين المقاول والمدير. كلما ارتفع مستوى التعاون ، زاد الشعور بالمسؤولية الشخصية لأحد المرؤوسين وأقل احتمال تلقي أوامر متضاربة. من المهم أن يتم تفويض المهمة للموظف بواسطة رئيس واحد فقط من أجل تجنب الالتباس والحالة التي "لا تعرف فيها اليد اليسرى ما تفعله اليد اليمنى".

مبدأ المسؤولية غير المشروطة

على الرغم من أنه عند تفويض التعليمات لأحد المرؤوسين ، يتم نقل الصلاحيات والمسؤولية عن نتائج العمل المنجز في وقت واحد ، فإن هذا ليس سبباً لإزالة الالتزامات المفروضة عليه من الرأس. الرئيس هو الذي يقرر تفويض المهمة ، لذلك فهو لا يزال مسؤولاً عن عمل المرؤوسين وتنفيذ المهمة. فناني الأداء مسؤولون عن العمل المنجز ، والمديرون مسؤولون عن تصرفات المرؤوسين.هذا المبدأ له أهمية خاصة عند تفويض سلطات الدولة وغيرها بمستوى عال من السلطة.

مبدأ العلاقة بين السلطة والمسؤولية

يشير إلى أن السلطة المفوضة يجب أن تمتثل للالتزامات المعينة إلى المرؤوس. إذا كان نطاق السلطة أقل من المسؤولية ، فلن يتمكن المقاول من أداء العمل المنقول إليه بالكامل ، ولكن إذا كان أعلى ، فقد تنشأ حالة من العبث للسلطات المفروضة أو إساءة استخدام المنصب الرسمي.

يجب على كل مسؤول تنظيم تفويض السلطة والمسؤولية بكفاءة. المبادئ التي نوقشت أعلاه ستساعده في ذلك.

أنواع السلطة

في نظام المنظمة ، وفقًا للأهداف والمتطلبات الحالية ، يمكن التمييز بين أنواع السلطة المختلفة. يتم تحديدها بواسطة أنشطة الإدارات ووظيفتها العامة.

خطي

يتم نقل هذه الصلاحيات مباشرة من المدير إلى المقاول وكذلك وفقًا للمخطط. يستطيع القائد ذو السلطة الخطية اتخاذ القرارات في حدود اختصاصه دون التنسيق المسبق مع الرؤساء الآخرين. المخطط التسلسلي لهذه القوى يشكل تسلسل هرمي لمستويات الإدارة.

علاوة على ذلك ، لا يحدث تفويض السلطة والمسؤولية إلا عند مراعاة مبدأ وحدة القيادة ، وفي الوقت نفسه ، معايير الإدارة. أما بالنسبة لمبدأ وحدة القيادة ، فقد اعتبر أعلاه.

يوضح هذا المبدأ أن كل موظف يهيمن عليه قائد واحد فقط ، وأن الموظف مسؤول فقط أمام رئيسه المباشر. ومعدل الإدارة هو عدد الموظفين الذين يقدمون تقارير إلى قائد معين.

ومع ذلك ، مع زيادة كبيرة في عدد الدوائر في مخطط القيادة ، هناك تباطؤ قوي في التبادل التشغيلي للمعلومات. لهذا السبب ، هناك حاجة لإدخال صلاحيات أخرى في الهيكل التنظيمي.

العاملين

لتحديد فئات صلاحيات الموظفين الموجودة ، يجب أولاً تحليل أنواع جهاز الموظفين ، والتي يتم تمييز ما يلي:

1. يستخدم الجهاز الاستشاري لحل المهام المتخصصة. يمكن أن تعمل بشكل مؤقت ومستمر.
2. حاضر - يستخدم لأداء خدمات محددة (على سبيل المثال ، قسم الموارد البشرية).
3. شخصي - فئة فرعية لجهاز التقديم. تشكلت عند تعيينك بواسطة رئيس مساعد أو سكرتير. يتمتع جميع الأعضاء هنا بسلطة رسمية عالية.

وفقًا لذلك ، يتم تقسيم الصلاحيات التي يمكن نقلها إلى أي من الأجهزة:

1. استشاري - يستخدم من قبل المقر الاستشاري الذي تقتصر حقوقه على التوصيات المهنية.
2. الموافقات الإلزامية - تمتد إلى نظر المديرين في قراراتهم بالاقتران مع الجهاز.
3. بالتوازي - تستخدم في الحالات التي يمكن فيها للجهاز إلغاء قرارات القيادة ، وتستخدم لمنع الانتهاكات الجسيمة. على سبيل المثال ، هناك ما يبرر استخدام القوى المتوازية عند التسوق بكميات كبيرة ، عندما تكون هناك حاجة لتوقيعين.
4. وظيفية - توجد على أعلى مستوى ، ويمكنهما السماح بإجراءات معينة ، والإلغاء. استخدامها واسع الانتشار ، لا سيما في مجالات مثل مراقبة التوظيف وأساليب المحاسبة.

يساعد استخدام أجهزة إضافية على تبسيط الهيكل الإداري في الشركات التي تضم عددًا كبيرًا من الموظفين. بفضل التفاعل الوثيق والمنظم بشكل صحيح بين جميع موضوعات الشركة ، تزداد فعالية المؤسسة ككل. من أجل القيادة الفعالة ، يجب مراعاة الجوانب الأخرى: مبادئ تفويض السلطة ، المتطلبات ، الميزات ، الأنواع ، إلخ.

استخدام التفويض مهم لأي مدير.إنه يساعد على تنظيم عملية العمل بكفاءة ، ويقسم بوضوح حقوق وواجبات جميع الموظفين. فناني الأداء أسهل كثيرًا في العمل عندما يعرفون ما هو مطلوب منهم وما هي النتائج التي ينبغي عليهم تحقيقها. بالإضافة إلى ذلك ، يعد التفويض عاملاً مهمًا يُستخدم لزيادة كفاءة كل موظف وإتاحة وقت إضافي للمدير لحل المهام المهمة استراتيجياً ، مما يؤدي ، بالتالي ، إلى زيادة إنتاجية وإنتاجية النظام بأكمله.