في سياق أنشطة أي مؤسسة ، يظهر عدد كبير من أوراق العمل. من بين هذه الكتلة ، تبرز وثائق الموظفين في مجمع منفصل. في مقالتنا نريد أن نتحدث عن أنواعها الموجودة وكيف يتم تخزينها.
علاقات الموظفين
سير العمل المنظم بشكل صحيح في المؤسسة هو مفتاح نجاح أنشطتها. لذلك ، يجب دائمًا إيلاء الاهتمام الواجب لأوراق العمل ، وبالتالي تنسيقها وتخزينها بشكل صحيح.
تجدر الإشارة إلى أن علاقات العمل بين صاحب العمل والموظفين تخضع دائمًا لقانون العمل للاتحاد الروسي. بناءً على مقالاته ، يجب على المنظمة أن تنظم بشكل صحيح إقالة الموظفين واستقبالهم ونقلهم. جميع تلك الأوراق التي تشير إلى مراحل النشاط العمالي للعمال ، هذه هي الوثائق المتعلقة بالموظفين (الموظفين ، الموظفين).
تتمثل مهمة هذه الأوراق في تنفيذ علاقات العمل وتأمينها بشكل صحيح بين الموظفين وصاحب العمل. تجدر الإشارة إلى أن وثائق الموظفين هي واحدة من أهم جوانب خدمة الموظفين في أي مؤسسة. يجب أن تكون دقة الأوراق وتوقيتها تحت سيطرة الرأس.
معظم الوثائق إلزامية وينص عليها قانون العمل في الاتحاد الروسي ، تعليمات بشأن الحفاظ على دفاتر العمل ، تشريعات التقاعد وغيرها من اللوائح.
أنواع الوثائق على الموظفين
يمكن تقسيم المستندات الخاصة بالموظفين إلى الأنواع التالية:
- الأوراق المتعلقة بتوظيف المؤسسة.
- المستندات التي تؤكد ترقية الموظفين.
- المستندات التي تؤكد تنفيذ نظام العمل.
- الوثائق المتعلقة بإنهاء العمل.
كما نرى ، تتضمن المستندات الخاصة بالموظفين العديد من الأوراق التي تنظم العلاقة بين أصحاب العمل والموظفين. كلهم ينظمون بعض القضايا المتعلقة بموظفي المؤسسة.
تنقسم وثائق الموظفين الأساسيين إلى نوعين:
- في موظفي المحاسبة.
- في محاسبة ساعات العمل والحسابات المتعلقة بالأجر.
تشمل المستندات الخاصة بالموظفين ما يلي: الطلبات وعقود العمل والدبلومات والشهادات ودفاتر العمل والملفات الشخصية والبطاقات وشهادات شهادات الموظفين والتوكيل الشخصي.
تخزين الوثائق
في السنوات الأخيرة ، للأسف ، كان هناك اتجاه لعدم كفاية الاهتمام بسلامة أوراق العمل. وفقًا لنتائج عمليات التفتيش التي تقوم بها دائرة الأرشيف الحكومية ، تم استخلاص استنتاجات توحي بأن تخزين المستندات على الموظفين في ظل الظروف العادية لا يلاحظ إلا في 20٪ من الشركات التي تم التحقق منها.
على الرغم من أن كل شركة يجب أن تمتثل للقواعد المنصوص عليها في القانون. يرتبط الموقف الصحيح لأوراق العمل ارتباطًا مباشرًا بالحاجة إلى مساعدة المنظمات التي تعمل مع هيئات تأمين المعاشات والوكالات الحكومية الأخرى. يمكن أن تؤدي انتهاكات إدارة المستندات إلى عواقب غير مرغوب فيها ، كما تواجه غرامة.
إن المستندات الخاصة بالموظفين (أنواع الأوراق المالية المقدمة من قبلنا في المقالة) تشهد على الخبرة العملية للأشخاص ، كما أنها أساس تعيين المعاشات التقاعدية وغيرها من المدفوعات للمواطنين. في حالة ارتكاب صاحب العمل لأية أخطاء تقلل من دخل الموظف ، يمكن للشخص الطعن في هذه الحقيقة في المحكمة.
بالإضافة إلى ذلك ، يجدر بنا أن نفهم أن تخزين المستندات على الموظفين أمر ضروري ، لأنه فقط على أساسهم لا يمكن استعادة المعلومات التاريخية التي حدثت. ليس من دون جدوى أن يتم تحديد أطول فترات تخزين بموجب قانون الموظفين.
ليس من الضروري أن نقول إنه لا يمكن فقدان المستندات ؛ علاوة على ذلك ، يجب أن تظل في ظروف مناسبة. يطلب من رئيس ورئيس قسم شؤون الموظفين في أي مؤسسة توفير جميع الشروط اللازمة للتخزين الحالي والأرشيف.
المتطلبات الرئيسية لمضمون الأوراق المالية تشمل:
- توفر غرفة منفصلة للتخزين الحالي.
- يجب قفل الصناديق أو الخزانات ذات الأوراق بأحد المفاتيح.
- يجب أن تكون المستندات مقيدة.
- للأرشيف تحتاج إلى تحديد غرفة منفصلة والتحكم في الوصول إليها.
وقت التخزين
تعد شروط تخزين المستندات على الموظفين هي الأطول مقارنةً بأوراق العمل الأخرى. تتضمن المستندات ذات العمر الافتراضي الطويل:
- جميع الأوراق الإدارية - الأوامر والأوامر والمراسيم.
- قوائم الموظفين.
- بطاقات المحاسبة الموظف.
- الشؤون الشخصية.
- الحسابات الشخصية للموظفين.
- ملابس وجداول زمنية.
- عقود العمل والاتفاقيات.
- محضر الاجتماع.
- قوائم الأشخاص الذين يتقاعدون في التقاعد التفضيلي.
- دفاتر محاسبة واستقالة الموظفين.
لقد قدمنا بعيدًا عن القائمة الكاملة لتلك الأوراق التي تم تخزينها منذ 75 عامًا. الوثائق التالية هي استثناءات:
- أعمال الحوادث الصناعية - 45 سنة.
- ورقة التعرفة - 25 سنة.
- محاضر اجتماعات لجنة دفع بدل الخدمة الطويلة - 15 سنة.
خلال الوقت المحدد ، يجب على الشركة ضمان سلامة الأوراق المالية بالطريقة المنصوص عليها في القانون.
إعداد الوثائق
يجب أن يكون أرشيف الوثائق المتعلقة بالموظفين في المؤسسة في غرفة منفصلة ، حيث لا يمكن الوصول إلى الأشخاص غير المصرح لهم. الحالات المحضرة بالكامل والمعدة حسب الأصول يتم تحويلها إليها. تجدر الإشارة إلى أن إعداد الأوراق يبدأ في مرحلة إنشائها.
إدارة شؤون الموظفين مسؤولة عن التنفيذ الصحيح للوثائق المتعلقة بالموظفين. لسهولة الاستخدام ، يتم ترتيب مجموعة كاملة من الأوراق من قبل ضباط الموظفين على النحو التالي:
- يتم إعداد الحالات لكل نوع من المستندات: بالنسبة للأوامر والملفات الشخصية والبروتوكولات ، إلخ. تتم الإشارة إلى العناوين التي تعكس التسميات في المجلدات.
- جميع الحالات يتم تعيين أرقام الحسابات ومرفق جرد.
- يتم توفير التخزين الحالي آمن وسري: في خزانة أو في خزانة مقفلة.
- يتم حفظ جميع أوراق القضية وترقيمها. ومختومة مكان البرامج الثابتة مع ختم المؤسسة ومصدقة من توقيعات الأشخاص المسؤولين.
- في كل حالة ، يجب أن تكون المخزونات الداخلية موجودة بالتأكيد.
- تتم الإشارة إلى جميع التفاصيل على أغلفة المستندات النهائية: فترات التخزين والأسماء والتواريخ.
تشكيل ملف شخصي
يحتوي الملف الشخصي على جميع المستندات التي تحتوي على معلومات حول موظف المؤسسة ونشاطه العمالي. من حيث المبدأ ، يجب إنشاء ملفات شخصية لجميع موظفي المنظمة. ولكن كقاعدة عامة ، في الوقت الحالي ، يصدر ضباط الأركان لهم فقط لكبار المتخصصين والرئيس. للمنظمة الحق في أن تقرر بشكل مستقل أي نوع من الورق يمكن الحصول عليه على العمال. لذلك ، قد يختلف تكوين مستندات الملف الشخصي في المؤسسات المختلفة. ولكن بشكل عام ، ينبغي أن تشمل الأوراق التالية:
- جرد مستندات الحالة.
- الملخص والسيرة الذاتية.
- الملف.
- نسخ من الأوراق حول توافر التعليم.
- نسخ من المواصفات.
- نسخ من الأمر بناء على موافقة المنشور.
- عقد العمل.
- جميع أنواع المساعدة.
- نسخ من أوامر التعيين والفصل والانتقال.
يجب أن يحتوي المخزون الداخلي على معلومات حول الأرقام التسلسلية لكل مستند في الملف. يتم توقيع هذه الوثيقة من قبل الشخص الذي قام بتكوينها.
داخل القضية ، يجب أن يكون هناك استبيان يحتوي على الكثير من المعلومات المتعلقة بالسيرة الذاتية ، والتعليم ، والحالة الزواجية للموظف. من أجل تعبئته بشكل صحيح ، عادة ما يستخدم الموظفون كتاب العمل ، وبطاقة الهوية العسكرية ، وجواز السفر.
مستندات محاسبة الموظفين
يتم الاحتفاظ بسجلات الموظفين من قبل ضابط شؤون الموظفين. على أساس الأوراق المالية الأولية ، يتم إجراء محاسبة تشغيلية للتغيرات والتحركات في عدد موظفي المؤسسة. تشمل المستندات المحاسبية: الطلبات والبطاقات والموظفون وكشوف الرواتب والعديد من المستندات الأخرى.
عند التعيين ، يتم تعيين عدد الموظفين لكل موظف ، والذي يتم إدراجه لاحقًا في جميع الأوراق الخاصة بحساب الموظفين وكشوف الرواتب. حتى إذا تم نقل شخص إلى وظيفة جديدة أو عند الفصل ، يبقى رقم موظفيه معه ولا يتم تعيينه لشخص آخر.
أوامر الموظفين
تعد أوامر المستندات الخاصة بالموظفين من أهم الأوراق في شؤون الموظفين. يتم تجميعها في حالات منفصلة وفي نفس الوقت يكون الترقيم الخاص بها. داخل المجلد منظم بطريقة ترتيب زمني.
يتم إنشاء بعض الطلبات في نموذج موحد ، مع ملء الأعمدة الضرورية فقط في المستقبل. يتم إعداد جميع الباقي حسب الحاجة ، ولكن في الوقت نفسه ، يجب أن تفي جميع المستندات بمتطلبات معينة.
يتم تنظيم الوثائق المتعلقة بالموظفين ، بما في ذلك الطلبات ، على أساس شروط تخزينها. من المنطقي تقديمها في الحالات التي لها نفس المواعيد. لذلك ، على سبيل المثال ، يجب الاحتفاظ بأوامر القبول والفصل لمدة 75 عامًا ، مما يعني أنه يجب أن يتم فصلهم عن المستندات السنوية التي تحكم الإجازة وتخزينها لمدة خمس سنوات فقط.
إذا كانت المؤسسة كبيرة وكان تدفق المستندات لائقًا تمامًا ، فيمكن إعداد أنواع مختلفة من الأوراق كمسألة منفصلة (على سبيل المثال ، طلبات الإجازات - مجلد واحد ، طلبات سفريات العمل - أخرى). هذا سوف يسهل كثيرا العمل مع الوثائق. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تسجيل كل حالة على حدة في تسمية المنظمة. إذا كان الطلب يحتوي على ملحق ، فسيتم إيداعه أيضًا. ولكن فيما يتعلق بأسباب الطلبات - التقارير والبيانات والأفعال ، يتم تخزينها بشكل منفصل.
كما يظهر من الممارسة ، يتم الاحتفاظ بالطلبات والأسباب الخاصة بهم معًا في الأعمال الورقية الحالية ، ولكن في الإعداد للتخزين الأرشيفية ، يتم إعادة تنظيمها ، ويتم وضعها في مجلدات مختلفة. على سبيل المثال ، يتم الاحتفاظ بالبيانات حتى 75 عامًا ، لكنها جزء من الملف الشخصي.
جميع القواعد الأخرى لها فترات تخزين تصل إلى خمس سنوات ، بحيث يتم تشكيلها في أعمال منفصلة.
ترتيب التخزين
لتحديد مدة صلاحية الطلبات ، يجب عليك استخدام قائمة الوثائق القياسية. يتم مراجعتها وتحديثها بشكل دوري. في الوقت الحالي ، تعد القائمة التي تم تجميعها في عام 2010 ذات صلة. ووفقا له ، كما كان من قبل ، يتم تخزين أسباب الطلبات لمدة خمس سنوات تقريبًا ، ويتم تخزين معظم الطلبات بحد أقصى 75 عامًا (على أساس أداء الواجبات ورحلات العمل وتغيير الأسماء والإجازات والشهادات).
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك التنقل في فترات التخزين وفقًا لقوائم الإدارات الموضوعة لمؤسسات مجالات نشاط معينة. تنص القواعد على فحص قيمة الأوراق المالية.
يجب نقل أوراق التخزين طويلة الأجل إلى أرشيف مستندات الموظفين. يتم تجميع المخزون عليها ، وبعد ذلك يتم نقلهم للتخزين على المدى الطويل.
يمكن تدمير الحالات التي انقضت فترات التخزين.
كيفية تدمير الوثائق؟
يمكن إتلاف الأوراق المؤرشفة للمشروع (إذا انتهت فترة التخزين) بشكل مستقل ، أو يمكنك طلب المساعدة من المؤسسات الخاصة التي تتعامل مع هذه المشكلة.بغض النظر عن كيفية تنظيم العملية ، يجب بالتأكيد وضع عملية تدمير.
يمكن حرق الأوراق من تلقاء نفسها ، إذا كان هناك مكان آمن لذلك ، أو يمكنك تدميرها باستخدام جهاز خاص. في مثل هذه الحالات ، يتم كتابة الفعل بأي شكل من الأشكال. لكن من السهل تسليم كميات كبيرة من الحالات للتخلص منها. ولكن في هذه الحالة ، يجب أن تكون جميع الإجراءات مصحوبة بالأوراق. في عملية القبول ، من الضروري تحديد عدد الحالات ووزنها. من الأفضل أن يكون موظف المنظمة حاضرًا شخصيًا في تدمير الأوراق للحفاظ على السرية.
أرشيف الدولة
يوجد في كل منطقة من مناطق الاتحاد الروسي أرشيف حالة من الوثائق الخاصة بالموظفين. الهدف الرئيسي من نشاطه هو ضمان تخزين موثوق للأوراق على موظفي جميع المؤسسات. بالإضافة إلى ذلك ، يستجيب الأرشيف لاستفسارات الشركات والمواطنين بشأن القضايا المتعلقة بأوراق الموظفين. هذا الاتجاه لنشاطه ضروري للغاية وذو صلة ، لأنه عندما تكون المنظمة مغلقة ، فإن الناس ببساطة ليس لديهم مكان يذهبون إليه للحصول على المعلومات اللازمة.
لهذا السبب ، تواجه الأرشيفات مهمة الحفاظ على جميع الأوراق. حاليًا ، لا يتم غلق وإغلاق منظمات الميزانية في الغالب ، خاصة فقط ، ولكن أيضًا منظمات الميزانية. في هذه الحالة ، يجب عليهم نقل المستندات الخاصة بالموظفين لتخزينها في أرشيف الحالة. يجب الاحتفاظ بالأوراق التالية فيها لمدة 75 عامًا: الأوامر ، أوراق التسوية ، الوثائق المتعلقة بالنقل والإقالة ، الملفات الشخصية ، إلخ.
تجدر الإشارة إلى أنه يجب إعداد الحالات قبل النقل وفقًا لجميع القواعد. توفر الأرشيفات البلدية خدماتها خاضعة للموافقة المسبقة على تقديم المستندات.
يشمل إعداد الأوراق للتحويل التنفيذ الصحيح لجميع الحالات ، وتقييم الخبراء للأوراق المالية ، وكذلك تجميع قوائم الجرد.
هل يجب علي دفع المال للتخزين؟ مؤسسات الدولة والميزانية لا تدفع مقابل خدمات الأرشيف. المؤسسات التي تمت تصفيتها والتي تمثل أحد أشكال نقل الملكية من غير الدول ، يتم تنفيذها بشكل صحيح في الحالات التي يتم فيها الاتفاق.
يتم نقل الحالات الخاضعة للموافقة والتنسيق مع لجنة مراجعة الخبراء للأرشيف. يتم قبول ونقل الأوراق المالية من قبل موظفي المؤسسة بحضور المنظمة التي يجري تصفيتها. هذه العملية طويلة ومرهقة للغاية ، حيث يتم فحص حالة المستندات من خلال عرضها بصريا. في النهاية ، يتم وضع فعل المقابلة.
بدلا من الكلمة الأخيرة
المستندات الخاصة بالموظفين هي فئة خاصة من الأوراق المتوفرة في أي مؤسسة. أهميتها هي أنها لا تفقد أهميتها لفترة طويلة جدًا. حتى بعد فترة طويلة من الزمن ، قد تنشأ حالة تحتاج فيها إلى اللجوء إليها مرة أخرى. ليس من أجل لا شيء أن يتم إعداد هذه الأوراق نفسها بعناية خاصة وتخزينها لسنوات عديدة ، ليس فقط في الشركات ، ولكن أيضًا في أرشيفات الدولة.