من الصعب تخيل شركة كبيرة أو دولة أو مؤسسة تعليمية لا يوجد فيها مثل هذا المنصب. تعد جدولة الاجتماعات وإعداد الوثائق والعمل مع المراسلات وتلقي المكالمات جزءًا فقط من مسؤوليات الشخص الذي يشغل الوظيفة التي سنقوم بدراستها. منذ عام 2016 ، تم تحديد دائرة الوظائف الأساسية في الحكم التنظيمي الجديد - المعيار المهني للأمين. الآن يمكن استخدامه كأساس لتشكيل تعليمات الخدمة الضرورية.
ميزات المهنة
على الرغم من التغيير المستمر في قوائم المهن الأكثر شعبية والمطلوبة في العالم ، لا يزال منصب السكرتير واسع الانتشار. رسميا في روسيا ، هذه المهنة موجودة منذ ثلاثة قرون. في عام 1720 ، وافق بيتر الأول عليها ، كانت متطلبات الموظفين عالية جدًا: معرفة القراءة والكتابة ، والقوانين ، والقدرة على إعداد المستندات.
في البداية ، كان الرجال فقط أمناء ، واليوم هي مهنة الإناث بشكل رئيسي. ويرجع ذلك جزئيًا إلى أن أداء مهام السكرتارية يتطلب المثابرة والعناية والقدرة على أداء العمل الرتيبة.
ما هي متطلبات المديرين الحديثة للموظفين الذين يشغلون مثل هذا المنصب؟ يجب أن يكون السكرتير مستخدمًا واثقًا من برامج الكمبيوتر المكتبية الأساسية ، وأن يكون قادرًا على التعامل مع المعدات المكتبية ، والعمل مع الوثائق ، ولديه مهارات اتصال جيدة (الكلام الجيد ، ومهارات الحوار ، والأدب ، وآداب السلوك). بالإضافة إلى ذلك ، كن يقظًا ومنظمًا ومنضبطًا ومستقرًا عاطفيا.
فيما يتعلق بالتعليم اللازم ، لا توجد متطلبات صارمة في هذا الصدد في المستوى المهني للأمين. إذا كان لديك تعليم عام أو خبرة مهنية أو دورات خاصة كافية. ومع ذلك ، فإن وجود شهادة التعليم العالي ، كقاعدة عامة ، يعطي ميزة في التوظيف.
معيار المهنية
حصلت متطلبات أعمال السكرتارية على شكل قانون تنظيمي في عام 2016. تم اعتماد معيار احترافي معمم متخصص في الدعم الوثائقي والتنظيمي لإدارة المؤسسة. الهدف الرئيسي من المعيار هو تحسين سياسة شؤون الموظفين. يمكن للرئيس التركيز عليه عند تقييم الصفات المهنية للموظف. تستخدم الوثيقة أيضًا في إعداد البرامج التدريبية لتدريب الأمناء.
يحتوي المعيار المهني على:
- قائمة وظائف العمل الأساسية ؛
- قائمة المهارات والمعرفة والمعارف اللازمة لتنفيذها ؛
- متطلبات المستوى التعليمي وخبرة العمل.
يسرد المستند أيضًا أسماء الوظائف والمتطلبات المحتملة لها. ويشمل ، على سبيل المثال ، المعايير المهنية "أمين الرأس" ، كاتب وغيرها.
يحتوي الهيكل على العديد من الكتل الدلالية:
- معلومات عامة (تعيين الغرض من النشاط ، والمبرمج) ؛
- خريطة وظيفية (قائمة وظائف العمل وفئات التأهيل) ؛
- وصف وظائف العمل (تحديد قائمة الواجبات والمهارات المقررة للموظف) ؛
- معلومات حول مطوري المعايير.
يبدأ القسم الثالث بالمعايير المهنية للسكرتير المسؤول ، للحصول على المؤهلات والمستوى التعليمي والخبرة التي يتم بها وضع المتطلبات الأكثر تساهلاً.
المهام الرئيسية للموظف الذي يشغل الوظيفة المدروسة هي كما يلي:
- جمع منظم للمعلومات المهنية.
- دعم إعلامي حول القضايا الحالية ؛
- تنظيم وتوثيق وتخزين المعلومات الواردة ؛
- مرافقة الأحداث التجارية ؛
- تهيئة الظروف اللازمة لعمل رئيس المنظمة والدعم الإداري.
الوصف الوظيفي
يسترشد السكرتير في عمله بالتشريعات الحالية وميثاق المنظمة وأوامرها وأوامر رئيسها والوصف الوظيفي الخاص به. في الوثيقة الأخيرة يتم تعيين المهام المهنية التي تم تعيينها إلى المسؤول. بدء أداء الواجبات الرسمية ، يجب أن يكون الموظف على دراية بالأحكام الرئيسية للتعليمات. قد تكون أحكامه بمثابة دليل في حالة تعارض حالات العمل. لذلك ، يجب أن يكون محتوى التعليمات محددًا. واستبعاد إمكانية التفسير المزدوج.
يتم تجميع الوصف الوظيفي لسكرتير المعايير المهنية مع الأخذ بعين الاعتبار خصوصيات منظمة معينة ويتضمن الأقسام التالية:
- أحكام عامة
- وظائف الموظف
- مسؤولية العمل ؛
- حقوق الموظف ؛
- الشروط والمتطلبات الأخرى.
تشير الأحكام العامة إلى الفئة التي ينتمي إليها الموظف ولمن يخضع ، وإجراءات التعيين والفصل ، ومتطلبات المؤهلات والمعرفة والمهارات. فيما يلي وصف تفصيلي للوظيفة الوظيفية للموظف والحقوق التي يتمتع بها. يشير القسم الخاص بالمسؤولية الرسمية إلى تلك الانتهاكات في العمل الذي قد تتم معاقبة الموظف عليه.
تمت الموافقة على الوصف الوظيفي من قبل رئيس المنظمة ويتم لفت انتباه الموظف (تحت التوقيع).
المعيار المهني "أمين الرأس"
وفقًا لأحكامه ، من المستحسن قبول الموظفين الحاصلين على تعليم عالٍ (على المستوى الجامعي) أو التعليم المهني الثانوي لهذا المنصب. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تقدير خبرة العمل (على الأقل عامين).
يسرد المعيار المهني إجراءات العمل الرئيسية للموظف:
- تنسيق الخطط المؤقتة مع الرأس ؛
- اختيار نموذج التخطيط وإدارة منظم رئيسه ؛
- تنسيق الاجتماعات والمفاوضات مع الشركاء والعملاء والموظفين ؛
- إبلاغ الزعيم بالوقت والجدول الزمني للأحداث القادمة.
يجب أن يكون لدى سكرتير القائد عدد من المهارات لأداء الإجراءات المذكورة أعلاه. حدد الأهداف ، وحدد ترتيب وأولوية تنفيذها ، وساعد المدير في توزيع وقت العمل ، وضمان أمن المعلومات ، واختر أنسب الطرق لإخطار الأحداث القادمة. باستخدام هذه الرسائل ، عادة ما يتم وضع الوصف الوظيفي لأمين رئيس المعيار المهني.
يجب أن يكون أيضًا على دراية بتفاصيل العمل الأساسي للمنظمة ، وأحكام قانون العمل ، وقواعد إجراء مفاوضات العمل.
تشمل الأنشطة العمالية المدرجة لسكرتير الرئيس عددًا من المسؤوليات المختلفة:
- تخطيط يوم العمل ؛
- تنظيم المحادثات الهاتفية ورحلات العمل ؛
- العمل مع الزوار في حفل الاستقبال ؛
- تنظيم أحداث العمل والاجتماعات ؛
- الحفاظ على أمر العمل اللازم في مكتب الرأس ؛
- السيطرة على تنفيذ الأوامر والتعليمات ؛
- إعداد وثائق العمل ؛
- تطوير الأفعال المحلية إذا لزم الأمر ؛
- تخزين الوثائق ؛
- تنظيم تفاعل المعلومات لموظفي المنظمة وإدارتها.
المسؤوليات الرئيسية لوزير الرأس
يشتمل منصب سكرتير رئيس المؤسسة على التفاعل المستمر مع الأفراد والرغبة في تقديم المشورة للعملاء والزوار حول القضايا الأساسية. بالطبع ، يعتمد الكثير على تفاصيل النشاط الرئيسي للمؤسسة وموقف الإدارة.لديهم تأثير كبير على صياغة الوصف الوظيفي للأمين للمعايير المهنية.
تشير الأحكام العامة إلى أن المنصب ينتمي إلى فئة المديرين التنفيذيين التقنيين ، ويتم تحديد متطلبات التعليم ومدة خدمة الموظف. يتم التعيين مباشرة بواسطة الرأس. لصياغة المعرفة والمهارات اللازمة ، يمكن استخدام معيار مهني للسكرتير. وتشمل هذه: معرفة أساسيات العمل المكتبي ؛ معرفة طرق تسجيل ومعالجة بيانات المعلومات ؛ ملكية الكمبيوتر الإلمام بقواعد المراسلات التجارية والتواصل ؛ معرفة القواعد الداخلية وإجراءات السلامة وأكثر من ذلك بكثير.
يصف القسم الثاني من التعليمات واجبات الموظف. في القسم الثالث - حقوقه. على سبيل المثال ، يحق لأمين المدير أن يتعرف على مشاريع القرارات المتعلقة بأنشطته ، ويقدم اقتراحات بشأن تحسين عمله ، وطلب المعلومات والمستندات اللازمة للقيام بالمهام ، وما إلى ذلك.
يوضح القسم الأخير من التعليمات تدابير مسؤولية الموظف في حالة الأداء غير الصحيح للواجبات الرسمية ، مما تسبب في أضرار مادية.
الأمين كاتب
تتمثل المهمة الرئيسية للكاتب في التحكم في سير عمل الوحدة أو المؤسسة بأكملها (غالبًا ما يكون هناك العديد من الموظفين على الموظفين الذين يؤدون هذه الوظيفة). يشار إلى قائمة المسؤوليات الرئيسية في المعيار المهني للموظف السكرتير:
- الأرشفة والتخزين السليم للوثائق ؛
- تنظيم العمل مع الوثائق ؛
- تشكيل الحالات وفقا لمتطلبات التسمية للمنظمة.
للتقدم لهذا المنصب ، يحتاج المتقدم إلى التعليم المهني الثانوي.
أثناء تنظيم العمل مع المستندات ، يمكن لكاتب السكرتارية استلام المواد الواردة ومعالجتها ، وترتيبها وتسجيلها إذا لزم الأمر ، وإعدادها لينظر فيها الرئيس ، وإعادة توجيهها إلى المسؤولين التنفيذيين المباشرين ، والاحتفاظ بقاعدة بيانات.
لضمان التخزين الصحيح للوثائق ، يجب أن يكون الموظف قادرًا على تطوير تسمية للحالات ، والتحقق من صحة الأعمال الورقية ، وتشكيل الحالات ، وتحديد توقيت تخزينها وتوزيعها ومستندات الملفات.
قبل إرسال المستندات إلى الأرشيف لتخزينها ، يتحقق الموظف من شروط تخزينها (دائمة أو طويلة الأجل) ، ويضع قائمة جرد داخلية ، ويضع أغلفة الملفات.
الرجوع أو سكرتير المسؤول؟
قد يكون من الصعب في بعض الأحيان تحديد التسلسل الهرمي لمناصب السكرتارية ومسؤولياتها. ما هو ، على سبيل المثال ، الفرق الأساسي بين مساعد الوزير والمسؤول؟ بعد كل شيء ، الوظائف التي يؤدونها متشابهة جدا
ينص الوصف الوظيفي للسكرتير المسؤول وفقًا للمعيار المهني على ما يلي:
- استقبال وتوزيع المكالمات الهاتفية الواردة ؛
- تنظيم العمل مع الزوار ؛
- تنفيذ وظائف التنسيق.
يجب أن يكون على دراية بقواعد آداب العمل والمحادثات الهاتفية (مع العملاء والشركاء وممثلي وسائل الإعلام وغيرهم) ، بحيث يكون قادرًا على الحفاظ على محادثة وتخفيف حالة الصراع. وظائف التنسيق للمسؤول هي عادةً الاحتفاظ بسجل لحركات الموظفين ، وركوب البريد السريع ومسارات السائق.
لا يوجد معيار مهني منفصل للأمين-المرجع بعد ، لكن واجباته تشبه في كثير من النواحي مساعد المدير. مثل المسؤول ، فهو يعمل مع المراسلات ، ويستجيب للمكالمات ، ويلتقي ويرافق الزوار ، ويضع جداول السفر. ومع ذلك ، كل هذا يرتبط مباشرة برقم رئيس المنظمة. في بعض الحالات ، يمكن توسيع مسؤولياته ، وهو ما ينعكس في جدول العمل (قد يكون غير منتظم).
المعايير المهنية لسكرتير القسم الأكاديمي
يمكن العثور على هؤلاء الموظفين في موظفي المدرسة أو الكلية أو الجامعة. المنشور ينتمي إلى فئة موظفي الدعم التعليمي. لتحديد الوظيفة الأساسية ، يمكن لصاحب العمل استخدام المعيار العام للأخصائي في دعم الوثائق. لم توافق وزارة العمل بعد على معيار مهني منفصل لأمين الوحدة التعليمية في المؤسسة التعليمية. للعمل ، والتعليم المهني (الثانوي) في مجال العمل المكتبي أو التدريب المهني على أساس التعليم العام ضروري. لا توجد متطلبات صارمة لتوافر الخبرة العملية.
أثناء وجوده في هذا المنصب ، الموظف:
- يقبل المراسلات وينقلها إلى رئيس المؤسسة التعليمية وفناني الأداء ؛
- يجري الأوراق (بما في ذلك الإلكترونية) ؛
- إعداد مسودات طلبيات للطلبة ؛
- يرسم الملفات الشخصية للطلاب ؛
- بتتبع ساعات التدريس للمعلمين ؛
- يجعل الطلبات والرسائل.
- تمارس السيطرة على تنفيذ أوامر وتعليمات الرأس.
السكرتير العلمي و واجباته
هذا المنصب ينتمي إلى مجال العلوم. الأمناء العلميون مطلوبون في الجامعات ومعاهد البحوث والأكاديميات والمنظمات العلمية. كقاعدة عامة ، فإنها توفر عمل الباحثين ومجالس أطروحة. يتضمن المستوى المهني للسكرتير العلمي تخطيط الأحداث العلمية (الاجتماعات والمؤتمرات والموائد المستديرة) وتنظيمها وسلوكها وإعداد الوثائق ذات الصلة ومراقبة تنفيذ القرارات المتخذة.
يمكن تعيين الموظفين الحاصلين على درجة علمية وخبرة في العمل التنظيمي والعلمي (على الأقل 5 سنوات) ، والمنشورات في المنشورات التي استعرضها النظراء لهذا المنصب.
السكرتير العلمي:
- يجمع مقترحات في الخطة السنوية للتطوير والبحث العلمي ؛
- يسيطر على تنفيذ الخطط المواضيعية المحددة للعمل العلمي وإعداد التقارير ذات الصلة في الوقت المناسب ؛
- يعد مشروع خطط العمل للمجلس العلمي (العلمي والتقني) ، ويرصد تنفيذ قراراته ؛
- ينظر في المواد اللازمة لمنح الدرجة الأكاديمية والدفاع عن أطروحة ؛
- يعد مقترحات لخطة لنشر الأوراق العلمية ؛
- وضع معايير لتقييم أداء الموظفين للحصول على الشهادات ؛
- يصوغ مقترحات للتدريب المتقدم والتدريب للعلماء.
وظيفة الناطق الرسمي
مهنة شابة جميلة. في روسيا ، بدأت تكتسب شعبية في منتصف التسعينيات من القرن الماضي. في المعايير المهنية للأمين ، لا يتم تخصيص اسم هذه الوظيفة بشكل منفصل. لكن بالنسبة للعديد من المنظمات ، فإن وجود مثل هذا الموظف هو حاجة ملحة. هو الذي يشكل الرأي العام حول الشركة. المسؤوليات الرئيسية تشمل: تنظيم المؤتمرات الصحفية ؛ محتوى موقع المنظمة ؛ إعداد النشرات الصحفية ؛ التخطيط لحملات إعلامية (في الصحافة والشبكات والتلفزيون) تهدف إلى إنشاء صورة إيجابية للشركة.
يشترط المعيار المهني للسكرتير الصحفي أن يكون المتقدم حاصلاً على شهادة جامعية في الصحافة أو الإعلان أو فقه اللغة أو العلاقات العامة. تجربة العمل (من 3 سنوات) في المجال ذي الصلة ، والكلام الشفوي والكتابي المختصة ، معرفة لغة أجنبية مرغوب فيه أيضا.