سوف تدرس هذه المقالة بالتفصيل مثل هذا المنصب كأخصائي مشتريات ، ولا سيما وصف وظيفته. هذه هي الوثيقة التي يتم توفيرها للموظف من قبل الشركة نفسها والتي توضح بوضوح جميع حقوقها والتزاماتها ، وقواعد النشاط العمالي ، وتعريف حدود المسؤولية في حالات انتهاك نظام العمل ، والأشياء التنظيمية المحلية الأخرى التي يجب دراستها قبل تولي الوظيفة. تحتاج إلى معرفة كيفية كتابة هذا الإرشادات بشكل صحيح وما تتكون منه ، وكذلك النظر في جميع وظائف الشخص الذي يؤدي هذا العمل. أيضًا ، ستقدم هذه المقالة الوصف الوظيفي لأخصائي مشتريات في عينة ، لذلك لن يتمكن القارئ من التعرف على تفاصيل عمل هذا الموظف فحسب ، بل أيضًا النظر في مدى أهمية الوظيفة الداخلية (وأي شيء آخر) لهذا المنصب. وثيقة قانونية.
القانون الاتحادي
تستند جميع المعلومات حول المواقف والتعليمات المقابلة لها في هذه المقالة إلى القانون الاتحادي للاتحاد الروسي بشأن نظام العقود في مجال التجارة والمشتريات وتنفيذ الأعمال والخدمات التي تلبي احتياجات الدولة والهيئات البلدية. رقم هذا القانون هو 44 ، وقد اعتمد في 5 أبريل 2013. وفقًا لذلك ، يرتبط الوصف الوظيفي لأخصائي المشتريات ذو 44 قانونًا الفيدراليًا ارتباطًا مباشرًا ، وكذلك نفس التعليمات لمدير المشتريات.
أخصائي المشتريات ومدير المشتريات
في بعض الأماكن ، سنقارن أخصائي المشتريات في هذه المقالة بموقف مماثل ، يُسمى "مدير المشتريات" ، نظرًا لحقيقة أن لديهم نقاط تقاطع مهمة ولتغطية الموضوع بالكامل. الأوصاف الوظيفية لأخصائي المشتريات ومدير التوريد متشابهة للغاية.
أخصائي المشتريات ، مثل المدير المسؤول عن المشتريات داخل شركته ، هو مهنة جديدة عمليا: على الأقل ، فهي أصغر سنا بكثير من العديد من التخصصات الأخرى من هذا المجال التجاري العمالي. ومع ذلك ، هذا لا يعني على الإطلاق أنه قبل ظهورهم لم تكن هناك حاجة على الإطلاق لمتخصصين من هذا النوع: كان موجودًا ، وكان الأشخاص يقومون بنفس المهام من قبل في مختلف المنظمات والمؤسسات (المرتبطة عادة بالإنتاج الصناعي) ، فقط كان عنوان المنشور مختلفًا. تم استدعاء الموظفين ، الذين يطلق عليهم الآن متخصصي المشتريات ، مهندسين مسؤولين عن الدعم المادي والتقني لمشروعهم مع كل ما هو ضروري للتنفيذ الناجح لأنشطتها.
احتلال هؤلاء المتخصصين
قبل استعراض الأوصاف الوظيفية لأخصائي المشتريات وزملائه في شخص المدير الذي يوفر للمنظمة ، وكذلك جميع جوانب عملهم ، ينبغي لنا أن نصف بإيجاز ما يفعله كلاهما.
إذا قللنا إلى قاسم مشترك جميع وظائف أنشطة العمل لهؤلاء المتخصصين ، دون إجراء تحليل متعمق (كما سيتم عرضه أدناه) لجميع التفاصيل الدقيقة لعملهم داخل مؤسسة معينة مع وجود شرط مادي معين ، يمكننا أن نحدد المهمة الرئيسية الأساسية التي يواجهونها.كما يمكن تخمينه بالفعل ، تتمثل هذه المهمة في تزويد المؤسسة الرئيسية في الوقت المناسب وبصورة منتظمة بالقيم المادية اللازمة للحفاظ على نظام العمل. ببساطة ، يشارك هؤلاء المتخصصون في الإمداد المستمر للمواد الخام التي تتطلبها تفاصيل إنتاج مؤسسته.
هذه ليست مهمة بسيطة لأنها قد تبدو للوهلة الأولى. يستحق تزويد المؤسسة بمختلف السلع والمنتجات الملموسة عملاً جادًا ، بما في ذلك عددًا كبيرًا من المسؤوليات ذات الصلة ، مثل: تحليل مزايا السعر والجودة لمورد معين ، وبحثها المباشر وإنشاء العقد والحفاظ عليه ، وتتبع جميع المعاملات الجارية الحالية ودعمهم من أجل ضمان مستوى عالٍ من الأمان والإنتاجية من حيث الحصول على الأرباح المعلنة من قبل الشركة ، فضلاً عن المزيد.
الفرق بين أخصائي ومدير
في كثير من الأحيان ، وهذا هو ، في معظم الحالات ، لا ينظر أرباب العمل في أي مؤسسة إلى أن وظائف أخصائي المشتريات ومدير المشتريات لها أي اختلافات بينهما. في الواقع ، ينظر معظم أصحاب العمل إلى هذا الزوج على أنه ترادف مرادف ، على الرغم من وجود أولئك الذين لا يعتقدون ذلك. إذا عملنا بنهج أكثر شبهاً بالتصورات الرسمية للتمييز العمالي لهؤلاء العمال ، فسنحصل على ما يلي:
- أخصائي المشتريات هو موظف في شركة يشارك مباشرة في تزويد الشركة بالمواد والسلع التي تتوافق مع طبيعة نشاطها الإنتاجي (على سبيل المثال ، إذا كان هذا الموظف يعمل في مصنع للأثاث ، فيجب عليه مراقبة توريد الأخشاب لمستودعات شركته ، الورنيش وغيرها من المواد اللازمة على وجه التحديد في هذه الحالة).
- مدير المشتريات هو موظف في الشركة يشارك مباشرة في جميع المسائل الناشئة عن تسليم الأصول المادية الأخرى التي لا تتعلق بنشاط المنظمة نفسها (على سبيل المثال ، قد تكون هذه أدوات مكتبية لمديري الإدارة ومستلزمات الغذاء للطعام اليومي في غرفة الطعام و م. ع.).
المسمى الوظيفي لمتخصص المشتريات
كونه نفس الوثيقة القانونية الداخلية المهيمنة والمهيمنة للمنظمة فيما يتعلق بموظفي الوظيفة المعنية ، بالإضافة إلى عقد العمل المبرم بين الموظف وصاحب العمل ، فإن الوصف الوظيفي لأي موظف هو القائمة الرئيسية لجميع القواعد والحقوق والالتزامات والأشياء الأخرى اللازمة للتعرف والدراسة والتفاصيل المتعلقة بالنشر المحدد الذي تصفه هذه الوثيقة. من المهم أخذ ذلك في الاعتبار ، لأنه إذا أشرت إلى التشريعات المعمول بها حاليًا في بلدنا فيما يتعلق بالأنشطة العمالية ، يتبين أنه لا يوجد أي موظف بدون رغبة شخصية (مضمون قانونيًا بموافقة رسمية) ملتزم بالقيام بأنشطة العمل التي لم يتم ذكرها مباشرة في عقد العمل نفسه. لذلك ، نظرًا للتفاعل الوثيق لهذا المستند مع الوصف الوظيفي لمتخصص المشتريات (أو أي شخص عامل آخر) ، فإن الوصف الوظيفي هو الذي يحدد الكفاءة والإنتاجية النهائية للموظف. هذا هو السبب في أنه من المهم جدًا أن يعرف صاحب العمل كيفية إعداد مثل هذه التعليمات بشكل صحيح ، تمامًا كما ينبغي أن يكون الموظف على دراية بما إذا كانت هذه العملية قد تم تنفيذها بشكل صحيح وما إذا كانت محتويات التعليمات تتوافق مع جميع اللوائح القانونية والعوامل التنظيمية الأخرى.
أقسام وظائف أخصائي المشتريات
من حيث الشكل والمحتوى ، يجب أن يتم تنفيذ هذا المستند وفقًا لجميع المعايير المعتمدة في تداول الأعمال للوثائق القانونية التي تحدد جودة ودقة تقديم المعلومات الأساسية حول الوظيفة المستقبلية لمقدم الطلب لها.
هذا هو ما يشبه العينة. في الوصف الوظيفي لمتخصص المشتريات وفقًا للمعيار المهني ، سيرى هذا المتخصص (أو فقط مقدم طلب لهذا اللقب) الأقسام التالية:
- يحتوي العمود العلوي الأيسر من هذا المستند على معلومات حول المنظمة التي تصدرها للشخص الذي يتقدم لشغل هذا المنصب. يعكس النص الصحيح للقارئ معلومات حول كيفية و من تمت الموافقة على الوصف الوظيفي لمتخصص المشتريات ، وتمت الموافقة على نصه وفقًا لجميع المعايير المطلوبة. يتبع كلمة "موافق عليه" البيانات التالية: التاريخ الذي تم فيه اعتماد المستند مباشرة ومعلومات حول مدير المؤسسة التي نفذت هذه الموافقة. ويلي ذلك توقيعه الشخصي. تتضمن كلمة "متفق عليه" أيضًا التاريخ الذي تم فيه الموافقة ، وبيانات عن موظفي تلك الإدارات الذين شاركوا مباشرة في إعداد الوصف الوظيفي. هم ، بدورهم ، بحاجة أيضًا إلى ترك لوحاتهم في الخط الصحيح ، بعد البيانات المذكورة أعلاه. الإدارات والمؤسسات التي تتعاون معها المنظمة في إعداد الوصف الوظيفي للموظف الذي يشغل منصبه: الخدمة التي تقدم المشورة القانونية المناسبة والمساعدة المباشرة ، وإدارة الموارد البشرية وإدارة الشركة ، والتي ستنتهي فيما بعد بموظف يتقدم لشغل وظيفة.
- يتضمن قسم الوصف الوظيفي لأحد المتخصصين في شراء مؤسسة ميزانية ، يتضمن معلومات عامة ، ما يلي: قائمة بجميع المتطلبات التي يجب أن يلبيها المرشح لشغل منصب (مثل السن المناسب ، والدرجة التي حصلت عليها ، وتجربتك السابقة في العمل ، وكل ما يلزم من أعمال لإنجاز العمل) والمهارات ، وما إلى ذلك) ، وكذلك قائمة الوثائق التي تشمل مختلف الأفعال القانونية لكل من تشريعات الاتحاد الروسي والمنظمة نفسها ، والتي صواعق - مع هذه القائمة، فهو ملزم ليكون على بينة في ذلك الوقت من مقدمة الرسمي لموقف العمل. من بين أشياء أخرى ، يبرز هذا القسم العديد من المشكلات الفنية التي قد يواجهها الموظف أثناء أداء واجباته: مكان هذا الموظف في نظام المؤسسة بالكامل (من حيث المسؤولية والعلاقات وجدول العمل والجدول الزمني ، وما إلى ذلك) ، وإجراءات التسجيل للعمل أو الفصل من الوظيفة ، أو الإجراء الخاص باستبدال موظف لموظف آخر بالمؤسسة أو استبدال الموظف بذلك الشخص ، وجميع المعلومات المتعلقة بالشخص الذي يعينه رئيسه ، وما إلى ذلك.
- القسم الرئيسي من وثيقة مثل الوصف الوظيفي لأخصائي المشتريات (في المدرسة ، على وجه الخصوص ، هذا المنصب الشاغل ليس فقط في المؤسسات الصناعية) ، هو قائمة واضحة بجميع حقوق والتزامات الموظف. بالطبع ، أولاً ، يتم منح الموظف فرصة للتعرف على واجباته ، والتي ينبغي أن تكون دقيقة وبدقة قدر الإمكان من أجل تجنب أي سوء فهم من جانب المرشح والمشاكل المحتملة في المستقبل أثناء نشاطه العمالي. مباشرة ، الحقوق هي نتيجة الواجبات ومتابعة مهمة تسهيل عملية الموظف بشكل كبير من أداء جميع المهام الموكلة إليه عن طريق البريد. قد تكون هذه الحقوق: أ) الحق في تلقي معلومات كاملة فيما يتعلق بعملهم ؛ ب) الحق في تقديم مقترحات إلى السلطات التي تؤثر بطريقة أو بأخرى على النشاط العمالي للموظف أو المؤسسة بأكملها ككل ؛ ج) الحق في النمو الوظيفي داخل المنظمة ، إلخ.
- يحتوي القسم الأخير من الوصف الوظيفي لأخصائي المشتريات العامة على معلومات حول المسؤولية التي سيضطر الموظف إلى تحملها إذا لم يقم بواجباته المباشرة فيما يتعلق بتنفيذ أنشطة العمل.
الوصف الوظيفي لمدير المشتريات
في محتواها وتنفيذها ، تشبه الوثيقة التوجيهية لمدير المشتريات من جميع النواحي الوصف الوظيفي لأخصائي المشتريات ، ولكن لا ينبغي لأحد أن ينسى اختلافاتهما الكبيرة. بادئ ذي بدء ، من المهم للمؤسسات الكبيرة ، التي يوفر موظفوها أماكن لكل من هذه الوظائف. لذلك ، عند تجميع التوصيفات الوظيفية ، يجب على مجمعيها أن يولوا اهتمامًا خاصًا لتجميع أكثر تحديدًا وتحديد المعايير التي يتم من خلالها اختيار المرشحين لهذه الوظائف الشاغرة ، وكذلك معالجة جدية للتمييز بين الواجبات وتفاصيل أنشطة أخصائي المشتريات ومدير المشتريات.
في مجال العمل ، كقاعدة عامة ، هناك رأي مفاده أن أخصائي المشتريات في منصب أعلى من زميله ، المسؤول عن تزويد المنظمة بالقيم المادية لجميع الملفات الشخصية. ويرجع وجود هذا الرأي بين الجماهير ، على وجه الخصوص ، إلى الفرق في أجور ممثلي هاتين الوظيفتين: الأول لديه حافز مالي أعلى بكثير للنشاط العمالي من الأخير. ومع ذلك ، يتم تقديم متطلبات لذلك ، على التوالي ، أكثر صرامة.
التوصيف الوظيفي لكبير أخصائيي المشتريات والوصف الوظيفي لمدير المشتريات هما وثيقتان متطابقتان تقريبًا ، ولكن من المهم للغاية أن نفهم أن تحديدًا واضحًا وواضح لواجبات هؤلاء الموظفين سيؤدي إلى تحسين عملية العمل ويؤدي إلى نتائج عمل أكثر فعالية للمؤسسة بأكملها.
متطلبات المرشح
المتقدمون لكلتا المهن بسبب تشابه بعض صلاحياتهم وتفاصيل مسؤوليات العمل الخاصة بهم ، وكذلك لأن كل من مدير المشتريات ومتخصص المشتريات لديه تقريبا نفس توصيف الوظائف في DOW (وثائق الإدارة) ، طرح نفس المتطلبات. يجب على كل من متخصص المشتريات ومدير المشتريات:
- لديهم القدرة على التفاوض مع العملاء وتحقيق تحويل عالية منهم.
- تكون قادرة على تحمل مسؤولية اتخاذ القرارات الصعبة.
- لتكون قادرة على تحليل الوضع في السوق أو أي كائن آخر مطلوب للتحليل.
- لتنفيذ العمل مع كمية مثيرة للإعجاب من المعلومات والحفاظ على وثائق لا تقل واسعة النطاق.
- الحصول على الكفاءات في مجال نقل البضائع والتشريعات الجمركية على أساس نظري.
- امتلك بثقة جهاز كمبيوتر شخصي واستخدم جميع البرامج اللازمة للعمل.
ومع ذلك ، هذه ليست قائمة المتطلبات الكاملة التي يتم تقديمها للمرشحين لأحد الوظائف التي تم النظر فيها في هذه المقالة. إلى كبير أخصائي المشتريات ، الذي توصلنا إلى توصيف وظيفي له بالفعل ، تمامًا مثل مدير المشتريات ، صاحب العمل له الحق في تقديم بعض المتطلبات الأخرى ، والتي قد تشمل ، على سبيل المثال ، الطلاقة بلغة أجنبية في حالة إذا كانت المنظمة تقوم بأنشطتها ، بما في ذلك في الخارج ، للبلد الذي توجد فيه.
هناك أيضا اختلافات. وهكذا ، فإن الوصف الوظيفي لأحد المتخصصين في مجال المشتريات ينص على العمل في وجود تعليم عالٍ فقط (مالي أو اقتصادي أو قانوني أو غير ذلك في مجالات مماثلة) ، في حين يمكن لمدير المشتريات أن يصبح شخصًا حاصلًا على تعليم ثانوي متخصص أو حتى ثانوي عادي.المكافآت ، كما ذكرنا سابقًا ، مختلفة لهؤلاء الموظفين.
الفرق في المسؤوليات الوظيفية للأخصائي والمدير
هنا ، أصبح توجيه النشاط العمالي للشركة وتفاصيل عملية العمل داخلها عاملاً مهمًا للغاية.
يتحمل التوصيف الوظيفي لمتخصص المشتريات (عينة رأيتها بالفعل) ومدير المشتريات المسؤوليات الوظيفية التالية:
- مجموعة كاملة من البضائع أو مجموعة من البضائع في مستودع المؤسسة ، والرقابة التنظيمية على أي عمليات تتعلق بهذه السلع.
- أمن السلع عند الطلب دون أي تأخير في الوقت المناسب.
- بحث والتفاوض مع المورد الأكثر ملاءمة للمنظمة.
- الحفاظ على جميع الوثائق القانونية المتعلقة بالموردين.
- تتبع المالية التي تصاحب البضائع.
- مراقبة تنفيذ جميع عمليات التسليم في الوقت المحدد.
- تتبع حركة البضائع داخل سلسلة التوريد.
- وصل تنفيذ فحص جودة البضائع إلى المنظمة.
- المقابلة لحلول الكفاءات الشخصية للقضايا الناشئة في سياق العمل مع الموردين.
يجب تحديد الاختلافات بين أخصائي المشتريات ومدير المشتريات مباشرة من قبل المنظمات التي توظفهم مباشرة ، والقيام بذلك بشكل واضح قدر الإمكان من أجل تجنب العمل غير المنتج الذي لا يفي بمعايير الإنتاج العالية.
يحق لصاحب العمل أيضًا إعطاء وظائفه الإضافية لموظفه وفقًا لخصائص إدارته.
نتيجة
44 ينظم القانون الاتحادي الوصف الوظيفي لأحد أخصائي المشتريات بتفاصيل كافية. بعد أن درست هذه الوثيقة بدقة ، يمكنك العثور على إجابات لجميع الأسئلة تقريبًا بخصوص هذا الموقف. بالنسبة إلى أخصائي المشتريات ، فإن الوصف الوظيفي هو أهم وثيقة قانونية متعلقة بمسؤوليات وظيفته.