كل مسؤول لديه بعض الحقوق والالتزامات المتعلقة بأنشطته الرسمية. يتم توضيحها مباشرة في وصف وظيفته ، ويشار إليها في عقد العمل. سنحلل في المقالة حقوق والتزامات مدير المستندات في هذا السياق. فكر في المتطلبات التي يتم تقديمها إلى هذا الموظف ، وعليه معرفة المسؤولية الملقاة عليه.
فئة
ماذا تعني "المسؤوليات الوظيفية لمدير مستندات الفئة 1"؟ ويمثل هذا الموقف من قبل عدة فئات - من حيث التدريب ، والخبرة المهنية للعامل:
- أول واحد. وجود التعليم العالي المهني في مجال إدارة الوثائق ، خبرة في منصب مدير الوثائق من الفئة الثانية - 3 سنوات على الأقل.
- والثاني. وجود التعليم المهني العالي في المجال ذي الصلة ، الخبرة في العمل كأخصائي وثيقة - على الأقل 3 سنوات.
- كاتب مستندات. يجب أن يكون هذا الموظف حاصل على تعليم مهني عالي في مجال إدارة المستندات. صاحب العمل ليس لديه متطلبات لتجربة عمله.
بالنسبة لواجبات مدير المستندات ، يتم توفير الحد الأقصى لمجموعته للمتخصصين من الفئة الأولى. الحد الأدنى - للعمال الذين ليس لديهم فئة حتى الآن.
المعرفة المهنية
تبدأ مسؤوليات مدير المستندات بحقيقة أنه يجب أن يكون لدى المختص قدر معين من المعرفة اللازمة للمشاركة في الأنشطة الرسمية.
المجموعة القياسية التالية موصوفة في توصيف الوظيفة:
- الأفعال المعيارية والتشريعية والقانونية والأوامر والأوامر والقرارات الأخرى للهيئات العليا المتعلقة بتوثيق أنشطة صاحب العمل.
- الأحكام الرئيسية للنظام الموحد لإدارة السجلات الحكومية.
- معايير هيكل موحد للوثائق التنظيمية والإدارية.
- طرق تخطيط وتصميم وتطوير أنظمة التوثيق.
- تقنيات التصميم والتخطيط وإجراء دعم الوثائق باستخدام أجهزة الكمبيوتر والحاسوب.
- إجراءات التسجيل ، التصنيفات ، التخزين ، فحص وثائق العمل.
- الإجراء لممارسة الرقابة على تنفيذ الوثائق.
- متطلبات التعامل مع مختلف المستندات - الواردة ، الداخلية ، الصادرة.
- متطلبات التخطيط وإعداد التقارير حول متجهات النشاط للوحدات الهيكلية للمنظمة.
- تنظيم الأرشفة.
- الوثائق التنظيمية والتطورات المنهجية في تصميم واستخدام نظم المعلومات الإدارية الآلية.
- أساسيات التوثيق.
- أساسيات البرمجة.
- الخبرة المحلية والأجنبية في مجال دعم الوثائق لأنشطة صاحب العمل.
المعرفة العامة
ستكون مسؤولية مدير المستندات هي امتلاك المعرفة اللازمة لأي عضو في الفريق أو موظف في قطاع الخدمات يعمل في المكتب:
- الإجراء لتشغيل جهاز كمبيوتر ، مكتب آخر ، معدات الكمبيوتر.
- أساسيات علم الاجتماع وبيئة العمل وعلم النفس الاجتماعي.
- أساسيات الاقتصاد ، وكذلك إدارة شؤون الموظفين والإدارة وتنظيم العمل.
- قانون العمل الروسي.
- قواعد جدول العمل الداخلي للشركة المشغلة.
- الميثاق ، والاتفاق الجماعي لمنظمة توظيف.
- أحكام الدستور الروسي.
- القواعد والقواعد الحالية المتعلقة بحماية العمال.
- أخلاقيات المكتب.
- ثقافة التواصل.
- أساسيات القانون الإداري.
- لوائح السلامة من الحرائق.
القيادة في الأنشطة
تتمثل واجبات مدير المستندات في المدرسة ، أو المؤسسة ، في شركة تجارية أيضًا في إدارة الأعمال التالية في أنشطتها:
- دستور الاتحاد الروسي.
- التشريع الروسي الفعلي.
- ميثاق المنظمة العاملة.
- الاتفاق الجماعي لصاحب العمل.
- لوائح العمل الداخلية في تنظيم صاحب العمل.
- أوامر ، مراسيم ، أوامر مباشرة للموظف.
- الوصف الوظيفي.
المسؤوليات الوظيفية لمدير الوثائق
هذا عنصر أساسي في جميع الأوصاف الوظيفية. بطبيعة الحال ، تعتمد مسؤوليات مدير المستندات في المنظمة على متجه نشاطها وعدد مديري المستندات والعوامل الأخرى.
المجموعة القياسية هي كما يلي:
- تطوير وتنفيذ العمليات التكنولوجية للعمل مع الوثائق (البيانات الوثائقية) على أساس استخدام أجهزة الكمبيوتر والمكاتب. ويشمل ذلك المحاسبة والرقابة والتنفيذ وإصدار الشهادات والتخزين التشغيلي.
- المشاركة في التخطيط والتنظيم وتحسين إدارة الوثائق بالمؤسسة التي تعمل بها. مراقبة الحالة العامة للعمل المكتبي.
- إعداد مقترحات لضمان مجموعة من التدابير لظروف العمل المريحة ، وترشيد أماكن عمل العمال على دعم وثائق المنظمة.
- تطوير أنظمة التوثيق الموحدة ، وأوراق أوراق العمل لأغراض مختلفة ، ومستوى الإدارة ، ومصنفات بيانات المستندات.
- تنظيم وتنفيذ نظام إدارة الوثائق.
- تدابير لتبسيط تكوين الوثائق ومؤشرات المعلومات المختلفة وتقليل عددها وتنظيم عمليات البحث عن أوراق العمل.
- المشاركة في اختيار الوثائق المقدمة للتخزين الحكومي ، في فحص قيمة الأوراق التجارية.
- المشاركة في تحديد الأهداف والتخطيط والتصميم والتشغيل وتحسين نظم المعلومات الآلية وأنظمة إدارة المعلومات.
- المشاركة في تطوير تقنيات المعلومات المبتكرة ، والتي تستند إلى استخدام المعالجات الدقيقة وتكنولوجيا الكمبيوتر ، وتصميم وتحديث قواعد البيانات.
- دراسة وتوليف الخبرة الروسية والأجنبية المتقدمة في مجال أنشطة دعم الوثائق.
- تطوير الوثائق المعيارية والمنهجية في مجال اختصاصها.
- المشاركة في الاختيار والتنسيب والتدريب والتدريب المتقدم للعاملين من قسم الوثائق.
بالطبع ، قد تكون مسؤوليات مدير المستندات في رياض الأطفال مختلفة بعض الشيء. يؤثر اتجاه أنشطة المنظمة بشكل مباشر على ملء هذا القسم من الوصف الوظيفي.
الاختلاف الثاني
إذا تحدثنا عن المسؤوليات الوظيفية لمدير المستندات في المدرسة ، فيمكن تقديم المجموعة التالية هنا:
- حفظ السجلات وفقا للوثائق الإدارية.
- ضمان الأداء الكامل والجودة والحديث للمهام الرسمية.
- الاستخدام الرشيد للمواد والموارد الفنية كجزء من أداء مهام العمل.
- الحفاظ على الوثائق الموكلة من الكشف عن الأسرار التجارية الرسمية.
- تسجيل المراسلات الواردة.
- مراقبة تنفيذ الوثائق في الوقت المناسب.
- التحضير والتسليم إلى أرشيف المستندات المنفذة.
- المراقبة الأمنية لأوراق العمل الموثوقة.
- إعداد التقارير ، وثائق التخطيط.
- طباعة وتكرار مستندات المكتب.
- إعداد مشاريع الأوامر للأنشطة التعليمية.
- إصدار الشهادات للموظفين والطلاب.
- الحفاظ على وتقديم المحاسبة (الشهرية) جداول زمنية.
- تنفيذ التعليمات الأخرى لقيادتهم المباشرة.
الحقوق المتخصصة
لقد حددنا المسؤوليات الوظيفية لمدير المستندات في المؤسسة. نذكر الآن حقوق هذا العامل:
- تقديم اقتراحات لتحسين تنظيم دعم الوثائق وترشيدها في إطار المعايير الحالية.
- شرط من الخدمات والإدارات والموظفين الأفراد الذين يعدون الوثائق في المنظمة لاتباع معايير وقواعد معينة.
- تطوير وتنفيذ أنظمة وثائق موحدة وموحدة ، وجداول زمنية لأوراق العمل ، والامتثال للمتطلبات والمبادئ التوجيهية في مجال إدارة الوثائق.
الحقوق الموسعة
يجوز لصاحب العمل استكمال قائمة حقوق مدير المستندات بالأحكام التالية:
- الحق في أن يطلب من مديري وموظفي المؤسسة الوثائق اللازمة لضمان الأداء.
- الحق في استخدام مكتبة مشتركة ، وصناديق المعلومات ، والخدمات الاجتماعية والطبية والوحدات المنزلية للشركة التي توظف.
- الحق ، بالطريقة المنصوص عليها ، في الطعن في أوامر كل من رئيس القسم وإدارة الشركة.
مسؤولية
بطبيعة الحال ، ستكون مسؤوليات مدير المستندات الرائد أكبر من المسؤوليات الوظيفية للأخصائي العادي. لكن كلاهما مسؤول عن أنشطتهما. بشكل افتراضي ، يكون كالتالي:
- لعدم أداء الواجبات الوظيفية (المشار إليها في توصيف الوظيفة).
- للحصول على بيانات الواقع غير متناسقة على حالة تنفيذ التعليمات والمهام.
- لانتهاك قواعد جدول العمل الداخلي في تنظيم صاحب العمل.
- لانتهاك لوائح السلامة في المؤسسة ، ومعايير السلامة من الحرائق.
درسنا الحقوق والالتزامات الأساسية لمدير المستندات. كما يتضح من المقال ، يجب أن يكون لدى الموظف قدر معين من المعرفة عند التقدم لهذه الوظيفة. عن الأداء غير السليم للواجبات هو المسؤول.