تعد عملية تكوين احتياطي الموظفين في الظروف الحديثة إجراءً مهمًا للغاية ، حيث لا يسمح فقط بحل سريع لقضية استبدال موظف أثناء غيابه ، ولكن أيضًا لتدريب احتياطي جديد بشكل صحيح ، والذي قد يكون مناسبًا لشغل وظيفة مؤهلة. دعونا ننظر بمزيد من التفصيل في عملية تشكيل احتياطي الموظفين.
المفهوم
بموجب احتياطي الموظفين ، يجب فهم قائمة الأشخاص القادرين على أداء مهام ومهام المتخصصين في وظيفة معينة من الرتب العليا بسبب قدراتهم ومعرفتهم ومهاراتهم.
للوصول إلى الاحتياطي ، يجب أن يكون لدى الموظف معرفة وطموحات عالية لغرض التقدم المهني. يجب أن يُفهم هذا الترويج على أنه يشغل مناصب إدارية ، الأمر الذي يتطلب من المرشح من الاحتياطي تلبية متطلبات وخصائص معينة.
قيمة احتياطي الموظفين
تم تحديد احتياطي الأفراد في التشريعات على المستوى الاتحادي. لذا ، على سبيل المثال ، يشير ترتيب حكومة الاتحاد الروسي "بناءً على الموافقة على البرنامج الفيدرالي" تدريب وإعادة تدريب احتياطي الموظفين الإداريين "" إلى الحاجة إلى تدريب المديرين المؤهلين لجميع المجالات ، لا سيما الهيئات الحكومية ، المرتبطة بالتغيرات الاجتماعية والاقتصادية التي تحدث في الدولة. بعد اعتماد هذه الوثيقة ، تمت إضافة المزيد من مشاريع القوانين التي تحدد وتكمل عملية إنشاء احتياطيات الموظفين في هياكل الدولة وهيئاتها. تم تطوير مثل هذه الطلبات من قبل العديد من الوزارات (وزارة الشؤون الداخلية ، وزارة الزراعة ، وزارة النقل ، روسكومنادور ، إلخ.)
قيمة احتياطي الموظفين غامضة أيضًا بالنسبة لمؤسسات محددة تنوي العمل لفترة طويلة ولديها فرص نمو ، وتهتم بتقليل مخاطر الموظفين ، خاصة في المناصب الإدارية.
أهداف احتياطي الموظفين
أهداف إنشاء احتياطي هي كما يلي:
- حل سريع للمشاكل المرتبطة برحيل المديرين الرئيسيين ؛
- تحقيق وفورات كبيرة في التكاليف المالية والوقت للبحث عن الموظفين واختيارهم وتدريبهم ؛
- النمو المهني للموظفين ؛
- زيادة ولاء الموظف ودوافعه للعمل (بما في ذلك عدم وجود خوف لدى "جنود الاحتياط" من صعوبة الوفاء بواجباتهم القادمة والمهام المسندة فجأة) ؛
- تكوين الموظفين فهم القيمة الخاصة بهم لصاحب العمل ؛
- تدريب المتخصصين على التغييرات المستقبلية للمنظمة ؛
- القدرة على "تلميع" موظفيك ، والتي سوف تلبي متطلبات مؤسستك ؛
- انخفاض معدل دوران الموظفين ؛
- الاحتفاظ بالموظفين الواعدين في الشركة.
عملية تشكيل احتياطي الموظفين معقدة إلى حد ما. لا يتطلب الأمر مشاركة رئيس الشركة وخدمة الموظفين فحسب ، بل وأيضًا متخصصين آخرين (المحامون ، علماء النفس ، النقابة ، إلخ). في هذا الصدد ، يتم حل قضايا احتياطي الموظفين ، كقاعدة عامة ، بشكل جماعي بمساعدة هيئة خاصة (أو عمولة).
المهام الرئيسية
يهدف تكوين احتياطي الأفراد إلى حل المشكلات التالية:
- تحديد الإمكانات الحالية بين العمال ؛
- إمكانية شغل الوظائف الشاغرة المفتوحة ؛
- استمرارية عملية الإنتاج وفعاليتها.
الوثائق الرئيسية
ينبغي أن يشمل تكوين هذا الحكم المتعلق بتكوين احتياطي الموظفين الأقسام التالية:
- غايات وأهداف احتياطي الموظفين ؛
- مبادئ الخلق ؛
- قائمة الوظائف التي تشكل احتياطي الموظفين ؛
- ترتيب تشكيل
- معايير اختيار المرشحين ؛
- برنامج تدريبي
- معايير الخصم من الاحتياطي ؛
- احتياطي تحليل كفاءة العمل.
قد يحتوي هذا الحكم أيضًا على معلومات عن عينات من المستندات التي يجب إصدارها أثناء العمل مع الاحتياطي.
أنواع احتياطي الموظفين
يجب على المرشحين الامتثال التام لمتطلبات الوظيفة التي تم وضعها في الاحتياط. ومع ذلك ، يشمل ذلك أولئك الذين لديهم إمكانات عالية لتحقيق مزيد من التقدم المهني ، ولكن لديهم خبرة أقل أو غير مستعدين بما فيه الكفاية. كقاعدة عامة ، يتم اختيار اثنين من المرشحين لكل منصب.
حسب نوع النشاط ، يتم تخصيص احتياطي تطوير واحتياطي عاملي. وبعبارة أخرى ، يمكن للاحتياطي الاختيار بين اتجاهين الوظيفي - المهنية والإدارية.
في وقت التعيين ، يتم تشكيل مجموعة من المرشحين يتم ترشيحهم حاليًا لشغل منصب أعلى ومجموعة من المرشحين للسنة إلى الثلاث سنوات القادمة في احتياطي الموظفين.
يمكن أن يكون احتياطي الموظفين داخليًا وخارجيًا. إنشاء واحدة داخلية هي عملية أكثر دراسة تتطلب نفقات مالية أقل. وغالبا ما يستخدم هذا الاحتياطي في الممارسة العملية.
الاحتياطي الخارجي ينطوي على إشراك المرشحين من الخارج.
مبادئ
تعتمد إدارة احتياطي الموظفين في الشركة على مبادئ معينة. النظر في المبادئ الأساسية لتشكيل احتياطي الموظفين:
- مبدأ الأهمية - يعني أن الحاجة إلى شغل منصب يجب أن تكون صالحة اليوم ؛
- مبدأ الامتثال - يعني أن المرشح يجب أن يفي بمتطلبات الوظيفة ؛
- مبدأ احتمالية المرشح.
كيف يتم تشكيلها
إن النظام الحالي لتشكيل احتياطي الموظفين هو عمل شاق لتحديد الموظفين الواعدين (أو تعيينهم) باعتباره الأكثر ملاءمة وتلبية لمتطلبات المناصب القيادية.
النظام لديه بعض القواعد. ترتيب التشكيل على النحو التالي:
- تشكيل هيئة تتعامل مع هذه القضايا ؛
- وضع لوائح داخلية ، أي وثيقة يلزم فيها عكس جميع الإجراءات لإنشاء احتياطي ؛
- إنشاء آليات لتنفيذ القواعد المطورة.
إن الإنشاء الصحيح لهذا النظام هو المفتاح لنجاح تحسين عدد الموظفين في الشركة.
مخطط تشكيل مرحلي
النظر في مراحل تشكيل احتياطي الموظفين ، والتي تشير إلى تسلسل معين من المراحل:
- تحليل الوضع الحالي:
- تقييم الحاجة إلى مديرين أو متخصصين جدد للسنوات 1-3 القادمة ؛
- تجميع قائمة منشورات الاحتياطي الجديد ؛
- تحديد توافر المتخصصين الحاليين ليحلوا محلهم ؛
- مواصفات قائمة المتخصصين ؛
- تحليل تأثير الاحتياطي الذي تم إنشاؤه في وقت سابق.
يتم اختيار المرشحين الضروريين للإدراج في الاحتياطي في المراحل التالية:
- تحليل البيانات من الاستبيانات من قبل الموظفين ؛
- إجراء مقابلة
- مراقبة سلوك الموظف في علاقاتهم مع الزملاء الآخرين ؛
- تقييم مؤشرات الأداء التي تميز نشاطه العمالي ، وكذلك نتائج مهامه المحددة ؛
- شهادة موظف ؛
- تحديد مدى امتثال الصفات المحددة لمتطلبات الوظيفة ؛
- مقارنة نتائج المرشحين المختلفين ؛
- تجميع قائمة الاحتياطي الجديد مع قائمة المرشحين لهذا المنصب.
هذه القائمة لها خصائصها الخاصة:
- يمكن أن يظهر شخص واحد في كل مرة في عدة أقسام: للمستقبل القريب والبعد ، وكذلك للخيارات المختلفة للمناصب ؛
- جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات حول المرشح ، على سبيل المثال ، البيانات الشخصية ، ونتائج الشهادات ، والتقييم المحتمل ، ومراجعات الزملاء ، إلخ.
- تقديم توصيات بشأن برنامج التعليم المستمر.
تمت الموافقة على القائمة التي تم الحصول عليها من قبل رئيس المنظمة.
مزيد من العمل منظم على النحو التالي:
- مراجعة قائمة المرشحين من وقت لآخر ؛
- تجديد القائمة إذا لزم الأمر ؛
- الاستبعاد من قائمة الموظفين الذين توقفوا عن تلبية المتطلبات ؛
- تعديل برامج تنمية قدرات الموظفين ؛
- تحليل فعالية استخدام التسجيل والتنبؤ والتغييرات.
عملية تقييم الموظفين
الأنواع الرئيسية لتقييم الموظفين:
- منهجي ، والذي يتم عن طريق تحديد جميع علامات التقييم بوضوح (العملية ، التردد ، المعايير ، طرق القياس) ؛
- غير منتظمة.
إجراءات التقييم الرئيسية هي كما يلي:
- إعداد التقييم - يشمل جمع المعلومات الأولية ؛
- التقييم المباشر للموظف من خلال إنشاء مجموعات خبراء تقيّم مستوى المعرفة والمهارات ونتائج عمل الموظف ؛
- مرحلة التقييم ، بما في ذلك اجتماع اللجنة بالترتيب التالي: دعوة الموظف ومديره ، والنظر في المواد ، والاستماع إلى المحاورين ، ومناقشة النتائج ، وتشكيل الاستنتاج ، ووضع بروتوكول ؛
- مرحلة صنع القرار ، وبعدها يتم تشكيل الاستنتاج مع مراعاة استنتاجات ومقترحات اللجنة ؛ في نفس المرحلة ، يتم تقديم توصيات حول الحاجة إلى ترقية موظف إلى منصب أعلى.
كيف يتم عقد المنافسة
بشكل منفصل ، يجب أن نتحدث عن إجراء مسابقة في احتياطي الموظفين. كما يتم تنظيم إجراءات هذا الإجراء بوضوح من خلال المستندات الداخلية للشركة. لتنفيذ مثل هذا الإجراء ، يتم تشكيل لجان المناقصات الخاصة في المنظمة:
- لإجراء مسابقة لشغل منصب شاغر ؛
- لعقد مسابقة تشكيل الاحتياطي.
لا يمكن بدء إجراء المناقصة إلا إذا كان هناك ما لا يقل عن اثنين من المرشحين لاحتياطي الموظفين. خلاف ذلك ، تعتبر المنافسة فاشلة.
المراحل الرئيسية للمسابقة:
- تقديم مذكرة من رئيس الوحدة إلى رئيس لجنة المناقصات ؛
- إعداد جميع الوثائق اللازمة للمسابقة ؛
- قبل 20 يومًا من إعلان المنافسة يتم الإعلان عنها ؛
- يتم استلام المستندات من المتقدمين ؛
- إعداد محضر اجتماع لجنة المنافسة ؛
- إجراء اختبار تنافسي عن طريق اختبار المشاركين ، وكذلك إصدار مهمة تنافسية ؛
- تقييم المتقدمين في المسابقة ؛
- يتم اختيار المتسابق.
- يتم وضع جميع الوثائق اللازمة لاعتمادها.
ميزات الخدمة المدنية للدولة
من أجل تسهيل تطوير نظام الخدمة المدنية ، فضلاً عن تحسين إجراءات تكوين احتياطي الموظفين الإداريين واستخدامه الفعال ، يتم تشكيل لجنة برئاسة رئيس الاتحاد الروسي بشأن قضايا الخدمة العامة واحتياطي الموظفين الإداريين.
عادة ما يستغرق تخطيط وتشكيل احتياطي الموظفين في الخدمة المدنية للدولة من سنة إلى ثلاث سنوات. متوسط الوقت الذي يقضيه في احتياطي الموظفين من المتخصصين الفرديين هو متوسط ثلاث سنوات ، ولكن مع وجود خطط طويلة الأجل للمنظمة ، يمكن أن تصل إلى خمس سنوات.
بغض النظر عن توقيت تنفيذ مشروع "الاحتياطي" والقدرات المالية للمنظمة ، يجب إجراء العمل مع احتياطي الموظفين بين الأطراف المعنية في شكل مفتوح (يجب أن تكون المعلومات متاحة للموظفين) ، يجب أن تكون هذه البيئة تنافسية (يجب اختيار العديد من المرشحين لشغل منصب قيادي).
تعتبر نتائج النشاط المهني معيارًا مهمًا للغاية للاختيار ، لأنه لا يمكن الحكم على فعالية المرشح فحسب ، بل أيضًا تقييم فوائد تسجيله في الاحتياطي. مثل هذا التشجيع غير المادي للأخصائي مثل التضمين في احتياطي الموظفين سيكون مثالاً جيدًا للموظفين الآخرين ويحفزهم على الحصول على نتائج عمل عالية.
هذه المجموعة من المتطلبات ليست شاملة ويمكن تشكيلها اعتمادًا على احتياجات المنظمة في الوقت الحاضر وفي المستقبل ، وعلى مستوى دوران الموظفين ، وكذلك على الخصائص الاجتماعية والعمرية وغيرها من الخصائص للموظفين. من المهم أن نفهم أن الاختيار الزائد يمكن أن يميز ضد الموظفين.
لإدارة احتياطي الموظفين ، عادة ما يتم إصدار القوانين التنظيمية والمحلية الداخلية الخاصة. على سبيل المثال ، حكم بشأن تكوين احتياطي الموظفين أو حكم بشأن العمل مع احتياطي الموظفين. في مرحلة مبكرة من تنفيذ هذا المشروع ، تهدف وثيقة مماثلة إلى دمج:
- إجراء تشكيل الاحتياطي ؛
- المهام التي يتم حلها عن طريق إنشاء احتياطي ؛
- واجبات ومسؤوليات المسؤولين عن تشكيل الاحتياطيات ؛
- النظام ونظام العمل ؛
- تجديد الاحتياطي والتغييرات في تكوينه ؛
- نظام الإبلاغ عن عمل الموظفين وإجراءات الحفاظ على هذه التقارير.
ستؤكد مثل هذه الوثيقة على أهمية العمل وخطورة نوايا الإدارة والموقف اليقظ تجاه الموظفين.
جنبا إلى جنب مع لائحة تشكيل احتياطي الموظفين ، يتم تجميع قائمة من وظائف احتياطي الموظفين في الخدمة المدنية للدولة ، والتي ، من بين أمور أخرى ، تحدد عدد المرشحين لشغل الوظيفة الاحتياطية. في معظم المنظمات ، هناك برامج لتطوير احتياطي الموظفين ، والاحتفاظ بالموظفين ، وكذلك قوائم الاحتياط في حالة ملء الشواغر. يجب أن نتذكر أن الموظفين المدرجين في احتياطي الموظفين يجب ألا يكونوا على دراية بذلك فحسب ، بل يجب عليهم أيضًا تقديم توقعاتهم ومتطلباتهم التي سيتم تقديمها لهم في حالة الترويج الحقيقي.
يمكن أن يتخذ تدريب "جنود الاحتياط" شكل تدريب متقدم أو الحصول على تعليم ثانٍ ثانوي أو تلقي دورات أو تدريب داخلي. إضافة جيدة هي اجتماعات تبادل الخبرات ، حيث يشارك الموظفون معارفهم وانطباعاتهم.
في الوقت نفسه ، من الضروري الانتباه إلى أن انتظار العائدات من المتخصصين المدربين والمحتجزين لشغل منصب معين لا طائل منه إذا لم يكن العمل مع احتياطي الموظفين ذا صلة باستراتيجية المنظمة ، فهو غير مدعوم بثقافة الشركة بأكملها ، إذا لم يتم إجراء اختبارات وسيطة وتحليل دوران الموظفين بين الموظفين انخفاض الولاء ، وعدم الرغبة في التعلم. ولكن إذا كان كل شيء مختلفًا - فسيصبح احتياطي الموظفين بالتأكيد عاملاً جيدًا محفزًا لكل من الموظفين والمنظمة نفسها.
وفقا للتشريعات الحالية ، يتم توفير عمل دائم مع احتياطي ، والغرض منه هو إعداد تحول جديرة بالموظفين القياديين وضمان استمرارية الأجيال. يتم تحديد أشكال وطرق العمل مع الاحتياطي من قبل رئيس المنظمة أو وحدتها الهيكلية ومتطلبات الموقف.
استنتاج
وبالتالي ، فإن إنشاء احتياطي للأفراد في الشركة يهدف إلى تحديث فريق الإدارة الحالي والمتخصصين على حساب كل من موظفينا وجذب الموظفين. يتطلب الدخول إلى هذا الاحتياطي أن يتمتع المرشح بصفات ومعارف وخبرات ومهارات خاصة ويفترض أيضًا إمكانية تدريبه وتدريبه إلى المستوى المطلوب. يتم تحديد قائمة الوظائف والمتطلبات الخاصة بهم في المؤسسة بشكل فردي داخلها.