يجب التعامل مع الأوراق المالية بعناية ، لأن التلف يسبب الكثير من العواقب الضارة. سوف يستغرق وقتا طويلا للتعافي. لمنع ذلك ، من الضروري ضمان التخزين الصحيح للمستندات في المنزل. يمكنك استخدام طرق مختلفة لهذا الغرض.
ميزات التخزين
تنظيم تخزين المستندات في المنزل له خصائصه الخاصة. يجب أن تؤخذ السلامة في الاعتبار. يجب إخفاء الأوراق عن الأنظار وحمايتها من التلف. إذا كان الأطفال يعيشون في المنزل ، فيجب وضع المستندات بحيث لا يمكن الوصول إليهم. يمكنك اختيار خزائن للمنزل ، وكذلك الميزانين ، والأرفف العلوية للخزانة.
يرجى ملاحظة أن سطح المكتب ليس مكانًا آمنًا. القهوة مدلل بسبب القهوة المسكوبة أو الجر. ولكن إذا تم وضعهم في صناديق ذات مفتاح أو قاع سري ، فسيحمي ذلك من التلف.
حيث لتخزين الوثائق في المنزل؟ هناك العديد من الخيارات ، ولكن ضع في اعتبارك أن المكان يجب أن يكون في متناول المالك. غالبًا ما تكون هناك مواقف عندما تحتاج إلى الحصول على بعض الأوراق بشكل عاجل. في حالة الطوارئ ، كل ثانية مهمة. الآن هناك عناصر داخلية عملية لهذا الغرض ، بما في ذلك أماكن الاختباء الخاصة. إنها أرفف ذات أدراج وكتب وخزائن ومقابس وتقليد.
فرز الوثائق
يمكن تقسيم الأوراق وفقًا للمعايير التالية:
- إلى الشقة. سيتم تخزين الإيصالات للمياه والغاز والكهرباء.
- الاتصالات. سيتضمن هذا القسم العقود والإيصالات عن طريق الهاتف والتلفزيون والإنترنت.
- القروض. وهذا يشمل العقود والشيكات.
- الخدمات الاجتماعية. إذا تم استخدام خدمات هذه المنظمات ، فيجب وضع الوثائق منها بشكل منفصل.
- نسخة. يُنصح بعمل نسخ من المستندات بمبلغ 5 أجهزة كمبيوتر. من الأفضل مسحها ضوئيًا.
- الوثائق الشخصية. وهذا يشمل جوازات السفر والشهادات.
- الدواء. من الضروري تكدس الأوراق المتعلقة بالصحة بشكل منفصل.
- الصور. يجب وضعها في مظروف.
- التعليمات والضمانات. إذا لزم الأمر ، يمكنك دائمًا العثور على الورقة المناسبة ؛
- نادرا ما تستخدم الوثائق.
عادة ما تكون المستندات ذات التنسيق الصغير غلافًا. إذا كانت تستخدم غالبًا ، على سبيل المثال ، جوازات السفر والشهادات ، فيجب عليك تخزينها في مجلد صغير به فواصل.
خيارات تخزين الوثائق
إذا كان هناك العديد من الأوراق المالية ، فإن السؤال الذي يطرح نفسه ، وكيفية تخزين المستندات في المنزل؟ الأفكار يمكن أن تكون مختلفة ، الشيء الرئيسي هو أن كل شيء يتم الحفاظ عليه في النظام. خلاف ذلك ، سيتم قضاء الكثير من الوقت في البحث.
للتخزين ، يتم استخدام الخزائن والمجلدات والخزائن. يجب وضع الأوراق فيها وفقًا للمعايير اللازمة: الغرض أو التاريخ أو النوع. لذلك سيكون من الأسهل بكثير العثور على الورقة اللازمة.
المجلدات
يعتبر مجلد تخزين المستندات في المنزل اختيارًا ممتازًا. وسوف تناسب العديد من الملفات مع الأوراق. معظم هذه المنتجات في شكل A4 ، لذلك فهي كبيرة لتخزين الشهادات والشهادات والعقود.
للراحة ، يمكنك وضع علامة على المستندات بنقوش ، على سبيل المثال ، "العمل" ، "البنك" ، "الإسكان". لذلك سيكون من الأسهل بكثير العثور على المستند الضروري. يمكنك إرفاق قائمة بجميع المحتويات بالملف الأول. من المستحسن الالتزام بالشيكات والإيصالات على أوراق A4. من الأفضل إصلاح زاوية حتى لا تفسد المستند.
محفظة
يمكن تخزين المستندات في المنزل باستخدام محفظة خاصة. عادة ما يكون لها العديد من الفروع. يمكن شراء القطعة من متجر القرطاسية.هذه الأجهزة تأتي في تصاميم مختلفة ، بما في ذلك الكلاسيكية وكذلك الأصلية. اختيار الشخص المناسب سيكون سهلاً.
قد تحتوي حافظة تخزين المستندات في المنزل على أوراق مختلفة. العيب هو استحالة طي الصفحات وعرضها مجانًا. لذلك ، للراحة ، من المستحسن إنشاء نقوش وملاحظات.
ألبومات الصور
تخزين المستندات في المنزل ممكن في هذه الأجهزة. يجب أن يكون لديهم أوراق مغناطيسية. على سبيل المثال ، قد يتم وضع إيصالات الدفع فيها ، لإصلاح الغراء غير المطلوب. في كل ورقة ، سيكون هناك مكان للملاحظات ، وهو مريح للغاية.
المغلفات
تعد جيوب الورق رائعة لتخزين الوثائق التي ينبغي أرشفتها. نادرًا ما تكون هناك حاجة إلى مثل هذه الأوراق ، لكن من المبكر جدًا عدم التخلص منها. بعد وضع العلامات ، يمكنك وضعها في صندوق أو على رف.
يمكنك جعل المغلفات نفسك. وتستخدم ورقة قوية ، والغراء والاكسسوارات لهذا الغرض. سوف يتحول إلى شيء عملي إذا استخدمت خيالك وقمت بالمهمة بكفاءة. مع هذا المغلف لا تقلق بشأن سلامة ورقة.
صناديق
يتم استخدامها لتخزين العديد من الأشياء ، والوثائق ليست استثناء. يمكنك وضع الكثير من الأوراق فيها ، تحتاج فقط إلى وضعها بشكل صحيح للعثور على شيء تحتاجه في أي وقت. من المستحسن فرزها في مجلدات أولاً.
لحفظ جوازات السفر والدبلومات وغيرها من الوثائق غير القياسية في أغلفة صلبة ، من الأفضل استخدام مظروف كثيف لهذا الغرض. الآن العديد من الملحقات الأخرى معروضة للبيع ، وكثير منها مغلق. يعتبر أيضًا صندوق تخزين المستندات في المنزل أمرًا مناسبًا ، لأنه يحمي الأوراق من الوصول المجاني.
خزائن
تعتبر خزائن المنزل الأجهزة الأكثر موثوقية. هناك يمكنك وضع كتب العمل والمال والطوابع. تحتوي بعض التصميمات على عدة خلايا ، مما سيتيح لك وضع الكثير من القيم.
عند شراء هذا الجهاز ، يجب مراعاة ما يلي:
- الحجم ، وجود الرفوف ، تسجيل النقدية.
- الأحجام والوزن.
- منظر للقلعة.
هناك خزائن بها أقفال إلكترونية أو مفاتيح ، لذا فإن الاحتفاظ بالمستندات في المنزل سيكون آمنًا. يجب إدخال الرمز بشكل مستقل. تكلفة الخزائن التي تفتح باستخدام مفتاح أقل قليلاً. إذا كان الكثير من الأشخاص سيحصلون على إمكانية الوصول إلى الجهاز ، فيجب عليك اختيار المفاتيح.
تحتوي الخزائن على عدة أرفف يمكن تثبيتها على ارتفاعات مختلفة لسهولة تخزين المجلدات. تحتوي بعض الملحقات على مقصورات داخلية للأختام. يجب عليك اختيار أجهزة مع شهادات ، لأن هذا يؤكد امتثالها للجودة.
تتوفر أنواع الخزائن التالية:
- المحمولة. يمكن استخدامها للمنزل ، وكذلك لمختلف المنظمات.
- الاتفاق. يستخدم لتخزين النماذج والأختام والطوابع والمفاتيح والأشياء الثمينة.
- مقاومة للحريق. يتم استخدامها للوثائق السرية ، وتعتبر الأكثر أمانًا ، لأنها تحمي جميع المحتويات.
- فسيح. يتم استخدامها في الشركات الكبيرة حيث يعمل الكثير من الناس.
قبل الإصدار ، يتم اختبار الخزائن بحثًا عن القوة. عادة ما تكون مصنوعة من موادها ، والتي سوف تحمي الورقة من الإجهاد الميكانيكي. يعتمد سعر الجهاز على الخصائص التقنية ودرجة الحماية.
مدة التخزين
هناك وثائق يجب تخزينها طوال الحياة. والبعض يمكن إلقاؤه بعد بضعة أشهر. يجب تخزين أوراق العقارات والنقل والمشتريات الأخرى خلال فترة الملكية بأكملها. يجب ترك إيصالات الشراء لمدة سنة واحدة. يتم الاحتفاظ بالضمانات طالما كانت فترة صلاحيتها سارية.
الشيكات حول دفع مقابل خدمات المحامين والأطباء والمعلمين يجب أن تبقى لمدة 3 سنوات. ثم يمكنك عمل نسخ منها ، والقضاء على النسخ الأصلية. في حالة التقاضي ، قد يكون الورق مفيدًا. من الضروري الحفاظ على الاتفاقيات المتعلقة بالمرافق العامة ، على الإنترنت ، على التلفزيون.يتم الاحتفاظ بالإيصالات لفواتير الخدمات لمدة 3-5 سنوات.
يجب أن تكون السجلات الطبية الصديقة للأسرة متاحة. يجب الاحتفاظ بالشيكات من العيادات الخاصة لمدة عامين على الأقل. قد تكون مطلوبة في الدعاوى القضائية والتأمين. يجب وضع جميع المستندات في أماكن آمنة ، وتصنيفها بشكل دوري ، والقضاء على جميع الأشياء غير الضرورية. عندها فقط سيكون كل شيء في حالة الأوراق المالية.
توصيات
كل موقع تخزين المستند له مزايا وعيوب. للتأكد من أن جميع الأوراق مرتبة ، يجب مراعاة القواعد التالية:
- حتى لا تفسد المستندات ، يجب تخزينها بعيدًا عن الماء والشمس.
- يُنصح بإنشاء مجلد يحتوي على نسخ من الأوراق المالية ونقله إلى الأقارب أو الأشخاص الموثوق بهم الآخرين. من الضروري أيضًا ترك المستندات في شكل إلكتروني على محرك أقراص محمول. سيسمح لك ذلك باستعادة النسخ الأصلية بسرعة في حالة حدوث ضرر.
- ليست هناك حاجة لتخزين بطاقة العيادات الخارجية في المنزل ، حيث يعتبر هذا انتهاكًا لقانون الاتحاد الروسي. هي معترف بها كوثيقة قانونية ، تُركت في سجل المستشفى.
- نظرًا لتلاشي الشيكات بمرور الوقت ، يُنصح بنسخها لعمليات الشراء الكبيرة.
- من غير المرغوب فيه الاحتفاظ بالإعلانات والصحف وبطاقات العمل غير الضرورية في المنزل. يجب فرز الأوراق على الفور ووضعها في أماكن آمنة.
- من أجل أن تكون الوثائق في حالة جيدة ، يجب مراجعتها سنويًا. يجب التخلص من جميع الأشياء غير الضرورية ، ويجب وضع الباقي لمزيد من التخزين.
يمكنك تخزين المستندات في المنزل بعدة طرق. من بين كل ما هو متاح ، سيكون من الممكن بالتأكيد اختيار الأنسب. من المهم أن تتذكر ليس فقط الأمن ، ولكن أيضا عن توافر الأوراق المالية. إذا قمت بوضعها بشكل صحيح ، فستظل لديك دائمًا المستند المناسب.