تخزين الوثائق في المنظمة. مدة تخزين وثائق المنظمات

النشاط الحيوي المتمثل في عدم تنظيم شركة واحدة أو شركة أو مؤسسة أو حتى الدولة أمر مستحيل دون تدفق عمل بسيط. المستندات ، فضلاً عن الحاجة إلى نقلها أو إنشائها أو استلامها قبل العودة أو انتهاء صلاحيتها أو إرفاقها بالقضية ، دخلت حياة شخص بحزم منذ لحظة الكتابة. تم الحفاظ عليها من العصور القديمة ، وتؤكد توثيق مختلف مجالات الحياة للأفراد أو الشؤون العامة.

تاريخ العمل المكتبي في روسيا

الوثائق الأولى التي سجلت حياة الدولة الروسية القديمة كانت حوليات. وروى عن الاتفاقات التي أبرمت بين روسيا وبيزنطة ، والتي تعكس الأحداث التاريخية. كما لوحظت العلاقات الدبلوماسية في الرسائل. بالإضافة إلى ذلك ، تحدثوا أيضا عن مختلف الاتفاقات ، وخاصة بين التجار. الرسائل ، اعتمادا على الغرض ، يمكن أن تكون قضائية وإرشادية.

كُتبت جميع الوثائق على شهادة جامعية ، والتي كانت تعتبر في ذلك الوقت مادة باهظة الثمن. حتى نهاية فترة التفتت الإقطاعي في روسيا ، كان من السابق لأوانه الحديث عن مفهوم العمل المكتبي كنظام.

يتكون تاريخ العمل في الدولة الروسية من فترات: ما قبل الثورة ، السوفياتية وما بعد الاتحاد السوفيتي.

ما قبل الثورة

تم تطوير الأعمال الورقية قبل الثورة في القرن السادس عشر - أوائل القرن العشرين. هذه المرحلة ، بدورها ، تنقسم إلى عدة فترات:

1. بدأ العمل الكتابي في النظام بعد تشكيل دولة روسية مركزية. وقد أجريت في أكواخ (أمرت ، شفوي ، zemstvo) كتبة. النظام نفسه قد تطور في أوامر - المؤسسات المركزية. ومن هنا جاء اسم الفترة. من السمات المميزة للعمل الكتابي ، ظهور "طاقم" منفصل من الأشخاص الذين شاركوا في إعداد المشاريع ، وإجراء الاستفسارات ، وتنظيم تخزين الأوراق ، ونسخ المسودات.
2. تطور سير العمل في الكلية بعد إصلاح الإدارة المركزية. بدأت الكليات في استخدام كتب التسجيل والمحفوظات المنظمة. تم تنظيم تخزين الوثائق بالطريقة المحددة لأول مرة على وجه التحديد خلال فترة عمل مكتب الكلية.
3. التنفيذي (في القرن التاسع عشر - أوائل القرن العشرين.) تم تطويره أثناء الإصلاح. يعتمد النظام الإداري الجديد على مبادئ وحدة القيادة - التنفيذ الدقيق لأوامر المديرين التنفيذيين ، وكذلك التسلسل الهرمي - توزيع صارم للمسؤوليات بين المسؤولين من مختلف الرتب والمناصب.

العمل الكتابي السوفياتي

بدأت أعمال المكتب السوفياتي في التبلور من أكتوبر 1917 واستمرت حتى عام 1991. خلال هذه الفترة ، سعت السلطات لجعل هذا النظام عقلاني قدر الإمكان. بذلت محاولات لإدخال معايير في العمل مع الوثائق الرسمية. تم تجميع قائمة بوثائق الإدارة النموذجية في المؤسسة ، والتي حددت فترة التخزين لهذه الوثائق. في سبعينيات القرن العشرين ، تم إنشاء نظام عمل موحد للدولة عمل خاص ، والذي أنشأ أشكال وطرق موحدة للعمل مع الوثائق.

ما بعد انهيار الاتحاد السوفيتي

تطورت الأعمال المكتبية لفترة ما بعد الاتحاد السوفيتي منذ عام 1991 ، وهي تتطور حتى الآن. في التسعينيات من القرن العشرين في الاتحاد الروسي ، بدأ تحسين الإطار التشريعي والتنظيمي الذي يحدد متطلبات التوثيق.

تخزين الوثائق في المؤسسة

في عملية نشاط الشركات والمؤسسات والشركات ، هناك تدفق هائل من الوثائق ، يتم استلام الأوراق وإنشاءها. عندما تختفي الحاجة إلى استخدامها في الأنشطة اليومية لحل المشكلات والمشكلات الحالية ، فهناك حاجة إلى تجميع المعلومات والحفاظ عليها. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم للغاية ضمان الوصول السهل والسريع إلى البيانات الضرورية في أي وقت ، حتى بعد بضعة أيام أو شهور أو سنوات بعد نفاد الورق. إذا لم يتم تنظيم الأرشيفات بشكل صحيح ولم يتم احترام المواعيد النهائية ، فقد تنشأ مشاكل إضافية في العثور على الورقة الصحيحة. لا يمكن إجراء بحث سريع للوثائق وتطبيقها للغرض المقصود منها إلا من خلال توزيع واضح لها في مجموعات ، مثل الفصل في الأعمال.

كتاب مرجعي خاص منظم ، والذي يحدد إجراءات توزيع الأوراق المالية في الحالات ، هو تسمية القضايا.

مفاهيم "تسمية الشؤون" و "العمل"

يطلق على تسمية الحالات أبسط مصنف لأسماء الحالات ، والذي يسمح لك بسرعة فرز الأوراق للبحث السريع إذا لزم الأمر ، مما يدل على مدة الصلاحية في النموذج المحدد. هذا المصنف ذو أهمية كبيرة في تنظيم التشغيل السلس لشركة أو مؤسسة بلدية.

الحالة هي وثيقة توضع تحت غطاء واحد أو مجموعة منها تتعلق بمسألة أو نوع معين من النشاط. في بعض الحالات ، يحظر نسخ نسخ مسودة من الأوراق المالية التي يتم تكرارها أو فقدها ، مع فترة صلاحية قياسية قياسية.

تسميات الشؤون - وثيقة متعددة الأغراض:

• هذا هو الأساس لوضع المستندات في مجلدات ، والبحث عن الأوراق اللازمة.
• يشير إلى فهرسة المستندات والحالات.
• يحدد مدة الصلاحية للوثائق.
• إنه نوع من الدليل للمرحلة الأولى من الفحص.
• إنه مستند يأخذ في الاعتبار التخزين المؤقت (حتى عشر سنوات).
• هذا هو الأساس لتشكيل قوائم جرد للوثائق التي سيتم تخزينها بشكل دائم ومؤقت.
• إنه مكان لتخزين الأعمال لتدمير شؤون المؤسسة بفترات تخزين منتهية الصلاحية (تدمير الورق).

أنواع العناصر في الشركات

هناك ثلاثة أنواع من التسميات. التسميات المعيارية هي وثيقة تنظيمية تحدد تركيبة الحالات التي يتم إنشاؤها في العمل الكتابي للمنظمات من نفس النوع.

التسميات التقريبية هي استشارية بطبيعتها ؛ فهي تحدد مجموعة معينة من الحالات (مع الإشارة إلى مؤشراتها) التي بدأت أثناء عمل المنظمات التي تنطبق عليها التسمية.

يتم تشكيل تسميات منفصلة عن شؤون مؤسسة معينة من قبل موظفي دعم الوثائق وإدارة الوثائق في المنظمة. تتضمن العملية رؤساء الأقسام الهيكلية ، حيث لديهم فكرة عن التطوير المخطط للمشروع ، والذي يتيح لك توفير أنواع الأوراق المالية التي قد تظهر في المؤسسة في المستقبل القريب بشكل فعال.

القواعد الأساسية لتخزين الوثائق

يتم تشكيل عدد كبير من الأوراق ، من حيث القيمة الممثلة والأهمية ، في عملية أي مؤسسة. تنعكس أنواع الأوراق المالية التي يجب تنظيم تخزين المستندات بها في المنظمة ، وفترات الإجراءات والتخزين في العديد من القوانين القانونية التنظيمية ، والتي قد تتعلق بتشريعات الشركات لكل منظمة على حدة ، والتشريع الخاص بالأرشفة ، وقوانين المحاسبة. القوانين المتعلقة بالمحاسبة والأرشفة صالحة على قدم المساواة مع اللوائح الصادرة عن المجلس التأسيسي أو قيادة منظمة معينة.

القانون التشريعي الأساسي في هذا المجال هو قانون "شؤون الأرشيف في الاتحاد الروسي" ، الذي دخل حيز التنفيذ في تاريخ نشره - 25 أكتوبر 2004.هذا هو القانون التشريعي الذي ينظم أنواع مختلفة من العلاقات في مجال إدارة المحفوظات لصالح السكان المدنيين في البلاد والمجتمع وسلطات الدولة ، وكذلك العلاقات في تنظيم تخزين الأوراق ، بغض النظر عن شكل ملكية المؤسسات.

استنادا إلى المادة 1 ح. 17 من القانون رقم 125-ФЗ ، يلتزم رواد الأعمال والمؤسسات الخاصة والحكومية بالحفاظ على وثائق المحفوظات خلال فترات تخزينها ، بما في ذلك الورق الخاص بالموظفين. بناءً على حالة المشروع التجاري ، يتم وضع إجراءات الوفاء بالالتزام بتخزين الأوراق المالية وفترة تخزين المستندات في المنظمة. للمؤسسات التجارية الحق في إنهاء تخزين المستندات عند انتهاء الوقت.

وثائق المحاسبة

تحدد المادة 17 من القانون رقم 129 periods فترات التخزين العامة للوثائق والأوراق المحاسبية والتقارير المحاسبية. وفقًا لهذا القانون ، فإن المؤسسة ملزمة بضمان تخزين المستندات المحاسبية لمدة خمس سنوات تقويمية على الأقل من أول يناير من العام الذي يلي تاريخ الورقة.

لتحديد شروط أنواع معينة من المستندات ، تحتاج إلى الرجوع إلى مثل هذا الإجراء كقائمة قياسية لفترات تخزين المستندات المعتمدة من قبل المحفوظات الفيدرالية في 6 أكتوبر 2000. الأهم من ذلك ، أن التواريخ المبينة في القائمة لا تبدأ من تاريخ الإصدار النهائي للورقة أو النشر الرسمي للوثيقة ، ولكن من الأول من يناير من السنة التقويمية التالية. ومع ذلك ، إذا أصدر رئيس الشركة طلبًا مع مراعاة تفاصيل النشاط ، فيمكن زيادة العمر الافتراضي للأوراق مقارنة بالفترة التي تحدد القائمة.

الإقرارات الضريبية وأوراق حساب الضرائب الأخرى

تم تحديد الفترة الزمنية التي يُطلب من خلالها مؤسسة أو مؤسسة بلدية للحفاظ على الإبلاغ عن خصم الضرائب في الفقرة 170 من القائمة أعلاه. لذلك ، فإن فترة تخزين المستندات في المؤسسة ، عندما يتعلق الأمر بالإقرارات الضريبية للسنة التقويمية الأخيرة ، تكون على الأقل عقدًا ، ويتم تخزينها كل ثلاثة أشهر على الأقل لمدة خمس سنوات تقويمية لاحقة ، ويجب تخزين الفترات الشهرية لمدة سنة تقويمية واحدة على الأقل - تتم الإشارة إلى هذه المعلومات من خلال قائمة فترات تخزين المستندات. في حالة عدم الإبلاغ عن السنة التقويمية ، يتم الاحتفاظ بأنواع أخرى من الإعلانات لمدة عشر سنوات على الأقل. لذلك ، يجب حماية الأنواع الأخرى من التقارير لمدة خمس سنوات تقويمية على الأقل. يتم تخزين التقارير لشهر تقويمي في حالة عدم وجود تقارير ربع سنوية وفقًا لنفس المبادئ.

المستندات التي يتم احتساب الضرائب والرسوم عليها غير محددة في القانون. ومع ذلك ، تشير الفقرة الفرعية من الفقرة الثامنة من المادة 23 الأولى من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي إلى أن دافعي الضرائب يجب أن يحتفظوا بالوثائق لمدة أربع سنوات: سجلات المحاسبة والضرائب ، وأية مستندات أخرى تثبت الربح والإنفاق والدفع وحجب الضرائب وغيرها من الرسوم. يعين نفسه قائمة الوثائق التي تشير إلى فترة التخزين. يتم نشره على المواقع الرسمية لحكومة الاتحاد الروسي و Rosarchive.

مدة تخزين الوثائق في المؤسسة

العمر الافتراضي للوثائق هو الإطار الزمني المحدد في تشريعات الاتحاد الروسي والقيم التي حددها الفحص ، والتي يجب تخزينها خلالها حتى يتم تدميرها.

نتيجة لأنشطة المؤسسات والمؤسسات ، يتم إنشاء أوراق ذات معان مختلفة. تسمح قائمة تخزين المستندات القياسية بتدمير المستندات التي أكملت المهمة بالفعل. ولكن هناك أولئك الذين لا يفقدون أهميتهم لعدة سنوات. والنوع الثالث ، يحتوي على معلومات مهمة علميا أو عمليا. هذا النوع لديه العمر الافتراضي المستمر.

لذلك ، يمكن أن تكون فترات التخزين النموذجية للمستندات:

• مؤقت تصل إلى عشر سنوات ؛
• مؤقت على مدى عشر سنوات ؛
• ثابت.

في الأقسام التي تعمل في مجال العمل المرجعي ، تظل الحالات لمدة عامين ، بغض النظر عن حالة العمل: التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من عشر سنوات). في أرشيف المنظمة يتم تسليمهم بعد هذا الوقت.

بغض النظر عن النموذج الذي يتم فيه إعداد الوثائق (ورقيًا أو إلكترونيًا) ، لا تتغير فترات تخزين المستندات. تعتمد القيمة المحددة لمدة استخدامها على المعلومات الواردة فيها. هذه المسألة هي فحص القيمة.

فحص قيمة الوثائق هو إثبات الأهمية التي يعتمد عليها تحديد فترة ادخارها. يتم إجراء اختبار لتحديد الأوراق المحددة التي يمكن أن توفر بشكل أفضل للدولة والمجتمع والعلم والأفراد البيانات اللازمة. بالنسبة للوثائق التي تم اختيارها للتخزين المؤقت ، يجب عليك تحديد المدة التي قد تكون هناك حاجة إليها في المستقبل. تعتبر مهمة هامة لفحص الأوراق المالية أيضا لتحديد فترة تخزين الوثائق.

وهكذا ، برزت المهام التالية لفحص القيمة:

• نقل للتخزين الدائم إلى محفوظات الدولة في الاتحاد الروسي من الوثائق التي هي مهمة للسياسة ، والاقتصاد ، والاقتصاد ، والعلوم ، وثقافة البلاد ، واختيار الأولي لهذا.
• يتم تحديد المستندات التي تحتفظ بقيمة عملية ، ولكنها لا تمثل القيمة العلمية والتاريخية ، للتخزين المؤقت.
• يتم اختيار أولئك الذين فقدوا قيمتها وليس لديهم قيمة علمية للتدمير.
• تحديد فترات تخزين المستندات وتغييرها.

أثناء الفحص ، يتم أيضًا التحقق من جودة تنظيم تسميات الملفات والمحفوظات وتحديد العمر الافتراضي للوثائق.

طرق تنظيم تخزين الأوراق المالية في المؤسسة

مع ظهور التكنولوجيا الإلكترونية ، ليست هناك حاجة لاستخدام المبنى بأكمله للمحفوظات ؛ وستكون عدة غرف كافية إذا كان الأمر يتعلق بمؤسسة كبيرة ذات تاريخ مدته عشر سنوات. ولكن على أي حال ، هناك حاجة لتنظيم تخزين المستندات في المنظمة.

هناك العديد من الخيارات لكيفية تنظيم أرشيف إلكتروني:

1. محلي - طريقة تخزين ميسورة التكلفة ، تتمثل في جمع المستندات في مجلد واحد على جهاز كمبيوتر ، أو إنشاء مجلد شبكة خاص وإعداد حقوق الوصول إليه إذا كانت الشركة تمتلك شبكة محلية. تتمثل عيوب طريقة التخزين هذه في عدم وجود ضمانات أمنية ، والحاجة إلى التحكم بشكل مستقل في وقت التخزين ، وتوفير أدوات المشاهدة (نحن نتحدث عن برامج لعرض المستندات والصور ومقاطع الفيديو والرسومات والأوراق الأخرى) والتحقق من التوقيعات الإلكترونية.
2. الأرشيف الإلكتروني الخاص - نظم إدارة الوثائق الإلكترونية المتخصصة أو الأرشيف الإلكتروني. لا تكرر أنظمة التخزين هذه العيوب المذكورة أعلاه في الأرشيف المحلي. وهذا هو ، يوفر EDMS عرض ، يتحكم في توقيت تخزين الأوراق المالية ، يسمح لك بالحصول على معلومات حول التوقيع الإلكتروني. ناقص - يتم دفع الخدمة.
3. في السحابة - طريقة واعدة لتخزين المستندات ، يمكن تخزينها مباشرة في الخدمة عبر الإنترنت ولا تشغل مساحة على أجهزة كمبيوتر المؤسسة. لدى الموظفين دائمًا الفرصة للتوجه إلى الوثائق اللازمة ، ستوفر الخدمة طريقة العرض بالأدوات المناسبة وتوفر البيانات على شهادة الأمان - لن يكون هناك سوى الوصول إلى الشبكة.

لا ينظم التشريع طريقة التخزين التي يجب استخدامها ، حيث تشير قائمة الوثائق ذات التواريخ فقط إلى الإطار الزمني التنظيمي. من المهم فقط الامتثال لقواعد نقل المستندات وشكل التنفيذ الصحيح وشهادة التوقيع.