اليوم ، تتطور الأعمال بسرعة أكبر. الوقت يحدد المال والعكس صحيح. كلما كان موظفو الشركة أكثر قدرة على الحركة ، زاد مركزها في السوق. لذلك ، أصبحت السيارة ليس فقط وسيلة نقل ، ولكن أيضًا وسيلة لتحقيق الربح وتحقيق النجاح.
حاليًا ، يتم استخدام سيارة شخصية لأغراض رسمية في العديد من المؤسسات التي يعمل فيها الموظفون ذو طبيعة سفر. يستخدم المديرون أيضًا المركبات الخاصة لحل مشكلات العمل المختلفة على الطريق.
طرق تسجيل العلاقات مع الموظف على استخدام النقل
هذه المادة سوف معرفة كيفية توثيق هذا. يتم وضع العلاقات مع الموظف الذي يستخدم سيارته للوفاء بالواجبات الرسمية بطرق مختلفة.
أولاً ، يمكنك تحديد البند الخاص باستغلال الممتلكات في عقد العمل ودفع تعويضات وفقًا لما ينص عليه القانون.
ثانياً ، يمكنك أيضًا إعداد وتوقيع اتفاقية مع الموظف (الذي يطلق عليه القانون المدني) للإشارة إلى استئجار وسائل النقل الخاصة بك مع توفير المساعدة الإدارية والاستخدام التقني. في الوقت نفسه ، مراعاة قواعد استخدام سيارة شخصية لأغراض رسمية.
مزايا وعيوب كل خيار
كل خيار له مزايا وعيوب. لننظر فيها بمزيد من التفصيل.
الفرق مع وسائل أخرى للحصول على مركبات للاستخدام هو أنه في هذه الحالة ، يتم تشغيل السيارة سواء في العمال أو في شؤونهم الشخصية. وفقًا لذلك ، قد تكون المدفوعات مقابل استخدام سيارة الموظف أقل من الإيجار ، وهو ما يتم ضمنيًا وفقًا لاتفاقية تأجير سيارة مع سائق. ولكن ، كما تبين الممارسة ، يتم تحديد تشغيل سيارتك حسب نطاق استخدامها: عادة ما تكون رحلات العمل ، حيث يكون من الأسهل الوصول إلى سيارتك الخاصة ، أو هذه أماكن لا تتوقف فيها وسائل النقل العامة أو غيرها. غالبًا ما تتضمن اجتماعات العمل المختلفة استخدام سيارة. في أي مكان آخر قد تكون هناك حاجة النقل الشخصية؟ على سبيل المثال ، ينطوي نشاط الموظف على حركة مستمرة في جميع أنحاء المدينة ، من عميل إلى آخر. لن ينجح القيام بذلك سيراً على الأقدام ، حيث يتم قضاء الكثير من الوقت. من المفيد أن تقوم شركة بتوظيف شخص لديه ماكينة. سيكون لديه الوقت للذهاب إلى العملاء ، وستقوم الشركة بتعويضه عن النفقات.
أيضا ، يمكن اعتبار تشغيل سيارة الشخص في إطار علاقة العمل وفاء الموظف بواجباته الرسمية. والتعويض عن استخدام سيارة شخصية لأغراض رسمية ، والتي هي مستحقة للموظف ، لا ينبغي أن تخضع للضريبة. لكن هذه التعويضات ، كقاعدة عامة ، لها فروق دقيقة في تشريعات العمل. يوفر القانون المدني للأطراف في علاقة الاختيار. يتيح لك ذلك التفكير في الخيارات المختلفة ومبالغ الدفع المرتبطة بتشغيل السيارة ، بحيث يكون جميع المشاركين المهتمين راضين. ولكن هذا يشير إلى أنه سيتم خصم الرسوم والمساهمات الضريبية من مبلغ التعويض.
الاستخدام الشخصي لسيارة الشركة
لا يهم الطريقة التي يتم اختيارها ، فالشركة في حالة أفضل إذا سافر الموظف في وسائل النقل الخاصة به.لن تحتاج الشركة إلى تحمل عبء النفقات الكبيرة على شراء أو استئجار سيارة ، على التوالي ، فإن تكاليف هذه الفترة لن تزيد. ستنخفض نفقات الصيانة والاستخدام: جزئيا تدفع الشركة ، جزئيا الموظف (مالك النقل) ، الذي يستخدمه لتلبية احتياجاته الخاصة. بالإضافة إلى تقليل النفايات ، تقوم الشركة بتقليل تكاليف المستندات والعمالة للمحاسبة عن استخدام السيارة.
يتم تنظيم العلاقات بين الموظف وصاحب العمل من خلال قواعد تشريعات العمل ، والتي تنص على دفع تعويضات عن انخفاض قيمة السيارة ، واستهلاكها واختلاسها ، والتي ترتبط مع سيارة الموظف الخاصة المستخدمة لتلبية الاحتياجات الرسمية. لذلك ، يجب إصدار أمر لاستخدام سيارة شركة لأغراض شخصية.
كما ذكرنا سابقًا ، فإن قواعد إعادة التكاليف إلى الموظف ومقدار التعويض منصوص عليها في قانون العمل ، وفي حالة عدم وجود مثل هذه القواعد ، يتم تحديدها باتفاق أطراف عقد العمل ، الذي يتم إبرامه كتابةً. ثم السؤال الذي يطرح نفسه أمام المحاسب: كيف يمكن وضع فعل بشأن عملية النقل من قبل الموظف بشكل صحيح؟
الدفع مقابل استخدام سيارة شخصية لأغراض رسمية
كخيار ، يتم أخذ الوثائق التنظيمية الحالية لمدفوعات التعويض عن تشغيل سيارتك كأساس ، على سبيل المثال ، معتمدة من قبل حكومة الاتحاد الروسي (يشير فقط إلى معايير الدفع ، ولكن ليس إلى حجمها):
- موظفو هيئات الشؤون الداخلية
- موظفو مؤسسات وهيئات هيئات السجون ، وخدمات مكافحة الحرائق الفيدرالية التابعة لجهاز مكافحة الحرائق التابع للدولة ، وسلطات مراقبة المخدرات ، وسلطات الجمارك.
- موظف في الحكومة الفيدرالية.
على الرغم من أن الوثائق موجهة إلى فئات فرعية مختلفة من الأشخاص ، فإن مبادئ التعيينات ومدفوعات التعويض هي نفسها:
- يتم دفع تعويضات للعمال الذين لديهم عمل ذي طبيعة سفر.
- أساس الموظف لاستخدام سيارته لتلبية الاحتياجات الرسمية هو ترتيب الإدارة.
- بالنسبة للموظفين الذين يستخدمون المركبات الشخصية لتلبية الاحتياجات الرسمية من خلال وكيل مالكها ، يتم استحقاق مدفوعات التعويض بنفس الطريقة.
- لدفع تعويض عن استخدام سيارة شخصية لأغراض رسمية ، يجب على الموظف تقديم طلب يوضح الالتزامات العمالية التي تم الوفاء بها والوقت الذي استخدمت فيه سيارته.
إذا تم إضفاء الطابع الرسمي على كل شيء بشكل صحيح ، فلن تكون هناك مشاكل في تلقي دفعة التعويض. دعونا نرى ما هي حزمة الوثائق التي يجب على الموظف جمعها.
الوثائق المقدمة من الموظف
مع بيان ، يقدم الموظف الوثائق اللازمة الأخرى:
- نسخة من شهادة تسجيل سيارة شخصية أو جواز سفر للمركبة (PTS) ، التوكيل الرسمي الذي يوفر الحق في قيادة السيارة.
- بوليصة الشحن والتفاصيل اللازمة والجدول الزمني للدخول والتي يتم اعتمادها من قبل السلطات التي تنفذ سياسة الدولة واللوائح التنظيمية في مجال النقل.
- مستندات تؤكد هدر استخدام سيارتك لتلبية الاحتياجات الرسمية (فحص الوقود ، شهادات الصيانة).
يجب على المحاسب أيضًا ملء بوليصة الشحن ، لأن هذه هي الوثيقة الأساسية التي تؤكد استخدام الموظف للنقل الشخصي لأغراض رسمية. تمت الموافقة على شكل هذه الورقة بقرار من لجنة الدولة للاحصاءات في الاتحاد الروسي. يمكن للمنظمات الأخرى استخدام بوليصة الشحن الخاصة بنموذجها أو وثيقة أخرى تؤكد تكلفة المواد القابلة للاحتراق. يجب الإشارة إلى جميع التفاصيل التي ينص عليها القانون:
- اسم المستند ؛
- تاريخ الاصدار
- تنظيم الوثيقة ؛
- العملية التجارية ومحتواها ؛
- وحدات القياس
- وظائف الأشخاص المسؤولين ؛
- تواقيع الأشخاص المحددين.
بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى تحديد الموقع المحدد للسيارة. خلاف ذلك ، قد يكون من الصعب دفع التعويض. عند تطبيق نموذج موحد ، يكون هناك تعارضات أقل.
يجب أن تؤكد جميع الوثائق المقدمة العملية لاحتياجات المؤسسة ، وليس لاحتياجات الموظف. ولكن يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن قرار الدفع مقابل استخدام سيارة شخصية لأغراض رسمية يتم بواسطة الرأس في فترة زمنية معينة ، في حين أنه من الضروري مراعاة:
- الحاجة إلى تشغيل السيارة للوفاء بالتزامات العمل المرتبطة برحلات العمل المتكررة.
- وقت تشغيل السيارة للاحتياجات الرسمية.
- مقدار الأموال التي تم تخصيصها للشركة للعمل.
استرداد تكلفة المؤسسة
يتطلب استخدام سيارة شخصية لأغراض تجارية تكاليف مختلفة ، ولكن لن يتم رد جميعها من قبل المؤسسة. وفقًا لممارسة استخدام وسائل النقل الخاصة بنا ، يجب توزيع الاختلاس بين الموظف والمؤسسة على النحو التالي: من المفترض أن يعيد الموظف الاختلاس لشراء الوقود ومواد التشحيم بناءً على تأكيد الوثائق (الشيكات والإيصالات وما إلى ذلك). يتم دفع التعويض بشكل منفصل مع تعويض الاختلاس المدرج.
لا يتم دفع تعويض للموظف في المواقف التالية:
- أثناء العطلة
- خلال رحلة عمل ؛
- خلال فترة العجز المؤقت ، والتي تؤكدها الإجازة المرضية ؛
- في حالات أخرى عندما لا تعمل السيارة.
عند تشغيل سيارتك الخاصة (بعد ملء الموافقة على استخدام سيارتك الشخصية لأغراض رسمية وفقًا للطراز) ، لن يتلقى الموظف دفعة منفصلة للمساعدة في إدارتها وصيانتها. يتم تشغيل السيارة الخاصة بهم في حدود واجبات العمل ، والتي يحق للموظف الحصول عليها مقابل أجر ، وهو الراتب. حساب مدفوعات التعويض عن استخدام سيارة مماثل لدفع الإيجار ، والتي تشمل انخفاض قيمة السيارة.
عندما تنص اتفاقية تأجير السيارة على الإيجار ، تخضع لضريبة الدخل الشخصي كقاعدة عامة. لا يتم فرض ضريبة الدخل الشخصية فقط على التعويض عن تشغيل سيارة الموظف الشخصية والنفقات التي تكبدها. سيتم وصف هذا بمزيد من التفاصيل أدناه.
انعكاس النفقات في المحاسبة
يتم المحاسبة في حساب 302 12 "المدفوعات الأخرى" للمحاسبة عن مدفوعات التعويض عن تشغيل السيارة الخاصة لتلبية الاحتياجات الرسمية وعودة الاختلاس المرتبطة باستخدام سيارة شخصية.
في المحاسبة ، تشير المؤسسات إلى وظيفتين فقط عند استخدام سيارة شخصية لأغراض رسمية:
- اعتماد مبلغ التعويض وسداد النفقات على الواقع.
- دفع تعويض للموظف بالمبلغ المحدد.
في قسم المحاسبة بمؤسسة ميزانية أو مؤسسة مستقلة للتربية البدنية والرياضة ، يتم إعداد سجلات المحاسبة لمحتويات العملية:
- انعكاس نفقات دفع التعويض.
- تنفيذ قضية التعويضات من مكتب النقد للمؤسسة.
- كان هناك تحويل إلى بطاقة مصرفية للموظف.
ولكن إذا تم استخدام سيارة الموظف الشخصية لأغراض رسمية بموجب عقد عمل ، فاستخدم الحساب 302 24 "الإيجار والتسويات عليه". في العمود "الائتمان" في هذا الحساب ، تتم الإشارة إلى إضافة رسوم الإيجار ، وفي العمود "الخصم" - تحويله إلى حساب الموظف أو إصداره من مكتب النقد الخاص بالمؤسسة.
في قسم المحاسبة بمؤسسة ميزانية أو مؤسسة مستقلة للتربية البدنية والرياضة ، يتم إعداد سجلات المحاسبة لمحتويات العملية:
- تأجير السيارات المستحقة.
- تم دفع الإيجار من مكتب النقد للمؤسسة.
- نقل إلى بطاقة مصرفية للموظف.
ولكن تجدر الإشارة إلى أنه لا توجد سجلات للالتزامات الضريبية للمعاملات المبسطة. يجب أن تخضع للضريبة واستخدام سيارة شخصية لأغراض رسمية.
في أي حالات يتم فرض ضريبة الدخل الشخصي على التعويض؟
الآن دعنا نتحدث عن الضرائب. جميع الأرباح التي يحققها الأفراد ، بما في ذلك موظفو المؤسسات ، تخضع للضريبة على الدخل الشخصي. جميع أنواع التعويضات المنصوص عليها في قانون العمل معفاة من الضرائب.
أي أن المبلغ غير الخاضع للضريبة هو المبلغ المشار إليه في العقد لاستخدام سيارة شخصية لأغراض رسمية. في هذه الحالة ، يجب أن يكون هناك وثائق تؤكد ملكية السيارة المستخدمة من قبل دافعي الضرائب. أيضًا ، بمساعدة المستندات ، سيكون من الضروري تأكيد التشغيل الفعلي للسيارة من أجل مصلحة المؤسسة وكمية النفايات المرتبطة بها.
لكن لا قوانين العمل أو الضرائب تحتوي على:
- قائمة الوثائق التي يمكن أن تؤكد تشغيل سيارتك الخاصة.
- الأحكام التي تحظر على رئيس المؤسسة تعويض الموظفين عن الاختلاس المتكبد في أداء التزامات العمل.
ويترتب على ذلك أن بإمكان رئيس المؤسسة بنفسه وضع قواعد لتحديد مدفوعات تعويضات معفاة من الضرائب للموظفين الذين يستخدمون سيارة شخصية لأغراض رسمية ، مع توفير حجمهم الخاص.
إذا كان الموظفون يستخدمون السيارات الشخصية للعمل ، فإن التعويض عن ذلك لا يخضع للضريبة ، ولكن وفقًا للشروط التالية:
- يتم تحديد استخدام النقل والتعويض كتابيًا (يتم وضع اتفاقية منفصلة أو ينص عليه عقد عمل) ؛
- قدم الموظفون مستندات للسيارة (شهادة التسجيل ، العنوان) ؛
- ترسم المنظمة أوراق الطريق.
أقساط التأمين
عند حساب أقساط التأمين ، يجب أن نتذكر أنها تُفرض على المدفوعات والمكافآت المستحقة للفرد في إطار علاقة العمل وعقد القانون المدني. إن تراكم مدفوعات التعويض عن استخدام السيارة للعمل ضمن المبلغ المحدد بموجب العقد بين صاحب العمل والموظف ليس مكافأة أو مكافأة مقابل الوفاء بالعمل أو غير ذلك من الالتزامات أو المزايا المادية. وفقًا لذلك ، لا يخضع هذا التعويض لقسط تأمين.
إذا كان موظف في المنظمة يستخدم سيارة الشركة ، في حين لا توجد أي بوليصة شحن وغيرها من المستندات الداعمة ، فإن مثل هذا الفرد له فائدة اقتصادية في المبلغ المقدر به. هذا النوع من الدخل يخضع لضريبة الدخل الشخصي عند استخدام سيارة الشركة لأغراض شخصية.
بالإضافة إلى توضيحات المسؤولين ، يصبح من الواضح أن توفير سيارة بالوكالة لا يحتوي على نقل ملكية ، ولا يمكن اعتبار هذه السيارة ملكًا لأمين. وفقًا للمادة 185 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، التوكيل الرسمي هو مهمة كتابية تصدر من شخص لآخر لتمثيلها أمام طرف ثالث.
لا يتم أيضًا فرض ضرائب على دفع التعويض بموجب عقد العمل لتشغيل السيارة الخاصة به ، والتي يتم توفيرها للموظف للإدارة بواسطة الوكيل. يجب أن نتذكر أن السائق مسؤول عن استخدام سيارة الشركة لأغراض شخصية.
لا يمكن اعتبار التسويات بموجب عقد تأجير سيارة مع سائق بمثابة دفع تعويض للموظف الذي مُنح توكيلًا لقيادة السيارة.وبالتالي ، فإن موضوع أقساط التأمين للأموال الخارجة عن الميزانية غائب.
متى يلزم وجود بوليصة الشحن؟
يطرح العديد من المحاسبين السؤال التالي: "هل هناك حاجة إلى بوليصة الشحن لمدفوعات التعويض لتشغيل سيارتي؟". في الوقت نفسه ، يعلم الجميع أن مثل هذه الورقة تجبرك على ملء القانون الاتحادي "ميثاق النقل البري والنقل الحضري الأرضي الكهربائي" ، الذي يحظر نقل الأمتعة والبضائع والركاب بواسطة وسائل النقل العام (الحافلات ، وحافلات النقل ، والترام) ، والسيارات والشاحنات دون الحاجة إلى بوليصة الشحن. النقل ، كما هو الحال من أجل استخدام سيارة الشركة لأغراض شخصية. يتم تضمين بوليصة الشحن في قائمة الوثائق اللازمة لتشغيل سيارة مملوكة لكيان قانوني.
ماذا يخبرنا قانون النقل عن هذا؟ المؤسسات والشركات التي تستخدم المركبات لنقل الركاب والبضائع لن تفعل ذلك دون بوليصة الشحن. إذا تم تشغيل السيارة من قبل شخص لتلبية احتياجاته الخاصة ، فلا داعي لوضع مثل هذه الورقة ، كما هو مفترض في القوانين المعيارية المذكورة أعلاه للكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الذين يستخدمون المركبات.
بوليصة الشحن عند استخدام سيارة الموظف الشخصية
يتم تكوين رأي مماثل فيما يتعلق باستخدام موظف سيارة شخصية لأغراض رسمية. ولكن هنا لا تملي الحاجة إلى تنفيذه قواعد تشريع النقل ، ولكن وفقًا لقواعد العمل والتشريعات الضريبية ، والتي تُلزم بتأكيد التشغيل الرسمي لسيارة الموظف الخاصة. لتأكيد النفايات الناتجة عن شراء الوقود ومواد التشحيم لتلبية احتياجات أعمال الإنتاج العامة ، نحتاج إلى بوليصة شحن معدة بشكل صحيح ، والتي تشير إلى الاستهلاك الفعلي للوقود. المعلومات التي لا تسمح بالتحقق من تكاليف الوقود ومواد التشحيم مثل الإنتاج العام يمكن أن تلعبه في أيدي وحدات التحكم.
في تلخيص ، ينبغي ملاحظة ما يلي. من أجل أن تكون مدفوعات تشغيل سيارة الموظف الخاصة تعويضية ، من الضروري مراعاة إجراءات استخدام سيارة شخصية لأغراض رسمية:
- يرتبط تشغيل السيارة بالوفاء بالتزامات العمل.
- تصدر مدفوعات التعويضات بناءً على أمر من صاحب العمل. يجب سداد مبلغ التكاليف المشار إليها لتغطية النفقات المبررة اقتصاديًا.
إذا لم يتم الامتثال لهذه القواعد ، فإن الأمر يستحق التوقيع على اتفاقية أو اتفاق مع الموظف بشأن استخدام سيارة شخصية لأغراض رسمية مع السائق مع مراعاة جميع الضرائب والرسوم.