في أي منظمة ، يجب تسجيل كل وثيقة وإدخالها في مجلة خاصة. وهذا ينطبق أيضا على اتفاقات العمل. مطلوب سجل عقد عمل ، سيتم تحليل عينة منه ، في كل شركة تحتفظ بسجلات مستندات وبيانات موظفيها.
هل أحتاج إلى مجلة
يجب أن يفهم قادة المنظمات أن سجل عقود العمل والاتفاقيات الإضافية ليس مضيعة للوقت ، بل فرصة لتأمين نفسك. أولا ، أنها مريحة جدا. جميع المعلومات حول المستندات موجودة في مكان واحد ، بدلاً من تخزين كومة من العقود لجميع الموظفين على مكتبك. ثانياً ، قد تكون المجلة ضرورية في حالة حدوث تعارض بين الموظف وصاحب العمل. ثالثًا ، بفضل المجلة ، يمكن لمسؤول الموارد البشرية إصدار أي معلومات للموظف في وقت قصير.
في بعض المنظمات ، من المعتاد الاحتفاظ بالعديد من هذه المجلات: للعقود الدائمة وللعقود العاجلة.
كلمة القانون
بالمناسبة ، لا يشير التشريع في أي مكان إلى أن سجل عقود العمل مطلوب. ولكن حدث أن هذا هو عمل مكتب معين وقواعده العامة. وفقًا للمعايير ، يجب أن تكون كل وثيقة ثابتة. بالإضافة إلى ذلك ، يتم سرد هذه المجلة في قائمة وثائق الإدارة. وغيابها في المنظمة يمكن أن يسبب مشاكل مع هيئات التفتيش.
يجادل الموظفون ذوو الخبرة في إدارة شؤون الموظفين بأن وجود سجل لعقود العمل ، سيتم تقديم عينة منه في وقت لاحق ، يسهل بشكل كبير أيام العمل ويسمح لك بتنظيم بيانات عن الموظفين والاحتفاظ بسجلات لهم.
تعبئة
لا ينظمها القانون بالضبط ما ينبغي أن تبدو مجلة المحاسبة. في معظم الحالات ، يكون شكل سجل عقود العمل عبارة عن دفتر ملاحظات منتظم. الشيء الرئيسي هو أن الغطاء كثيف لمزيد من الاستغلال.
يجب أن تشير صفحة عنوان المجلة إلى اسم المؤسسة واسم المجلة وبداية صيانتها. بعد ذلك ، في الورقة الأولى ، تتم الإشارة إلى الأشخاص المسؤولين عن الحفاظ على الكتاب. إذا كان من المفترض أن يتغير الأشخاص المخولون ، فمن الأفضل إدخال معلومات عنهم بطريقة منظمة:
- الرقم بالترتيب.
- تفاصيل الموظف.
- عنوان المنشور.
- أسباب تمكن هذا الشخص من إجراء تغييرات على المجلة.
- توقيع الموظف.
ملء سجل عقود العمل يمكن أن يسمى المعيار. يتم إدخال جميع المعلومات في جدول ، وعدد الأعمدة التي يختلف باختلاف رغبات المنظمة نفسها. في المتوسط ، يمكن أن يكون هناك ما يصل إلى عشرة أعمدة. يتم ملء الجدول على النحو التالي:
- الرقم التسلسلي لتسجيل المستند.
- تاريخ انتهاء العقد.
- رقم العقد.
- تفاصيل الموظف.
- اسم المنصب أو التخصص.
- اسم القسم أو الوحدة.
- مدة صلاحية العقد.
- طبيعة العمل.
- وجود اتفاقات إضافية.
- ملاحظات خاصة.
اختياريا ، يمكنك إدخال عمود آخر ، حيث يقوم الموظف بالتوقيع بجوار المعلومات المقدمة. بالإضافة إلى ذلك ، سيشير التوقيع إلى أن الموظف تلقى نسخة من العقد.
بالنسبة لأولئك الذين لا يعرفون الشكل الذي يظهر به سجل عقود العمل ، يمكنهم الاطلاع على نموذج المستند في الصورة أدناه.
نسخة ورقة
على الرغم من حقيقة أن عصر تكنولوجيا الكمبيوتر يزدهر اليوم ، فإن جميع الشركات تقريبًا تحتفظ بنسخة ورقية من مجلة التسجيل.
أولاً ، يجب خياطة هذه الوثيقة وترقيمها واعتمادها من قبل رئيس المنظمة. ثانياً ، يؤكد قسم شؤون الموظفين أنه من الملائم أكثر الاحتفاظ بهذه المجلة. وثالثا ، في مجلة يجب أن تكون توقيعات الموظفين ، مشيرا إلى اتفاقهم مع المعلومات المحددة.
النسخة الإلكترونية
يحتوي الشكل الإلكتروني لتسجيل عقود العمل على إيجابيات وسلبيات. مما لا شك فيه ، الوثائق الإلكترونية مريحة للغاية للاستخدام. لا تتكدس أكوام المجلدات والأوراق في المكتب والرفوف ، لأن كل شيء يتم تخزينه على جهاز كمبيوتر. ولكن في النسخة الإلكترونية ، لا يمكنك الحصول على توقيع الموظف في المستند ، وغالبًا ما يحدث تعطل أجهزة الكمبيوتر ويمكن أن تختفي جميع المعلومات بكل بساطة.
لذلك ، فإن العديد من مديري شؤون الموظفين ، إذا احتفظوا بمجلة إلكترونية ، فسيكون ذلك مجرد نسخة احتياطية من الوسائط الورقية.
عادة ما يقومون بعمل نسخة إلكترونية بتنسيق Excel. يحتوي هذا الجدول على العديد من الوظائف ويسهل ملؤه. التنسيق الإلكتروني للمجلة هو:
- السيطرة على تخزين المعلومات ؛
- سرية المعلومات
- التكوين الفوري لنسخ الأوامر والشهادات ؛
- البحث الفوري للوثائق اللازمة.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك بشكل منفصل الاحتفاظ بسجل إضافي. اتفاقيات عقود العمل. لكن في بعض الأحيان يكون من غير المريح البحث عن معلومات عن موظف في مستندات مختلفة. من الأفضل أن يتم تمييز هذه المعلومات كعمود منفصل في مستند مشترك.
ملامح
هناك بعض الميزات التي يتم الاحتفاظ بها بشكل أفضل عند التسجيل. هذا قد يشمل:
- يمكن بدء سجل اتفاقات عقود العمل والعقود نفسها من جديد كل عام. هذا ينطبق بشكل خاص على الشركات الكبيرة ، حيث يوجد الكثير من المستندات.
- إذا ارتكب الشخص المفوض خطأ في إدخال المعلومات ، فلن يكون من المفترض فرض غرامات على ذلك.
- يجب تخزين هذا المستند لمدة 75 عامًا على الأقل.
- بعد انتهاء سجل الدفاتر ، يجب وميضه وترقيمه. بعد ذلك ، ضع الختم وأرسله إلى أرشيف المستندات ، حيث يتم تخزينه بالفعل.
- إذا دخل عقد محدد المدة في فئة غير محدودة ، فيجب تسجيل هذه الحقيقة. بعد ذلك ، يتم إعادة تسجيل العقد أو تقديم مذكرة مقابلة في المجلة.
- يجب على القائد التصديق على سجل التسجيل من خلال وضع توقيعه على الغلاف الخلفي للكمبيوتر المحمول.
الذي يحتفظ مجلة
كما اكتشفنا بالفعل ، مجلة محاسبة العقود هي وثيقة تؤكد وجود وثائق مهمة في المنظمة.
وفقًا للقواعد ، يتم ملء هذه المستندات وصيانتها بواسطة أشخاص مفوضين. في جوهرها ، هؤلاء هم موظفو الموارد البشرية أو مديرو الموارد البشرية. إنهم مسؤولون عن مختلف عمليات الفحص ، أي توفير المعلومات الكاملة عن الموظفين.
يتحمل نفس الموظفين أيضًا مسؤولية الأصول الأصلية لجميع العقود والاتفاقيات الإضافية. ابدأ هذه المستندات وفقًا لترتيب صاحب العمل.
يحدد الترتيب:
- نوع التسجيل (ورقي أو إلكتروني) ؛
- الموظف المسئول عن تسجيل.
- نموذج مجلة التسجيل.
في وقت سابق ، تم تقديم سجل لعقود العمل (وثيقة نموذجية). يمكنك الآن أن ترى في الصورة أدناه كيف تبدو مجلة تسجيل الاتفاقيات الإضافية للعقود.
التغييرات
في وقت سابق قيل أنه مع رقابة صغيرة ، لا يتحمل الموظف مسؤولية خاصة أو عقوبات. لكن ما زلت تحتاج إلى ملء المجلة بعناية.
ممنوع منعا باتا إجراء أي تغييرات ، بغض النظر عن نوع المستند. إذا ارتكب موظف معتمد خطأً خطيرًا ، فيجب إغلاق المجلة. هذا يعني أنه في الصفحة الأخيرة من الكتاب ، تم توضيح سبب إغلاقه. علاوة على ذلك ، يجب الإبلاغ عن المشكلة إلى رئيس الشركة. من أجل بدء مجلة محاسبة جديدة ، تحتاج إلى إصدار أمر.
بالنسبة للتغييرات الإضافية التي تتعلق بموظف معين ، فهي تشمل:
- العزل من الوظيفة.
- تغيير في ظروف العمل ؛
- نقل موظف إلى قسم آخر أو قسم أو تغيير موقف الموظف.
للحصول على هذه المعلومات ، يتم إنشاء كتاب منفصل للاتفاقيات التكميلية ، أو عمود منفصل في مجلة تسجيل العقد.
من المهم أن تتذكر أن هذه المجلة مهمة بشكل أساسي للموظف الذي يحتفظ بمعلومات عن الموظفين.
بفضل هذا المستند ، يمكنك بسهولة العثور على معلومات في تلك المجلات التي تم نقلها منذ فترة طويلة إلى الأرشيف. وأيضًا تعتبر المجلة تأكيدًا قانونيًا لوجود جميع عقود العمل المبرمة مع موظفين يؤدون أنشطتهم في المؤسسة.