تنظيم سجلات الموظفين في المؤسسة ليست مهمة صعبة ولكنها شاقة. يتم حلها عن طريق إطلاق عمليات الموظفين بالتتابع ، والتي ينظمها القانون المعمول به.
بشكل عام ، لا تؤدي الصيانة الصحيحة لوثائق الموظفين إلى حماية الشركة من عمليات التفتيش التي تقوم بها السلطات التنظيمية فحسب ، بل تتيح أيضًا للموظفين تجنب المشكلات ، على سبيل المثال ، مع الحصول على معاشات تقاعدية أو إمكانية التقدم بطلب للحصول على ضمانات اجتماعية أخرى. غالبًا ما يحدث أنه بسبب الاحتفاظ بسجلات في مكان العمل بشكل غير صحيح ، يتعين على الأشخاص قضاء قدر كبير من الوقت والتمويل والأعصاب لإثبات لأي سلطات حقهم في تلقي المزايا والبدلات والمدفوعات الأخرى. لذلك ، يجب على كل مدير أن يتذكر أن الاحتفاظ بسجلات الموظفين والتنظيم السليم لأعمال المكتب هي إحدى المهام الرئيسية التي يتحمل مسؤوليتها تجاه موظفيه والدولة.
سيتحدث هذا المقال عن صحة إنشاء هذه العملية ، وكذلك عن جميع الفروق الدقيقة فيها. بعد ذلك ، سيكون من الممكن الحصول على إجابة عن سؤال حول كيفية تنظيم سجلات الموظفين من نقطة الصفر خطوة بخطوة وعدم ارتكاب الأخطاء.
المفاهيم والتعاريف
قبل أن تفهم إعداد هذه العملية ، يجب عليك تحديد المفاهيم الأساسية. لذلك ، سجلات الموظفين - هذه هي عملية تنظيم محاسبة الموظفين ، والتي ترتبط بالتسجيل الرسمي للتعيين ، والانتقال من وظيفة إلى أخرى والإفراج عن الموظفين ، وكذلك المحاسبة عن علاقات العمل في المؤسسة وموظفيها.
إدارة سجلات الموارد البشرية هي نشاط يوفر الوثائق وتنظيم العمل مع مستندات الموارد البشرية.
وبالتالي ، يصبح من الواضح أن إدارة الموارد البشرية وسجلات الموظفين هما ظاهرتان مترابطتان تهدفان إلى تنفيذ سياسة شؤون الموظفين في المؤسسة.
الأهداف والغايات
الغرض من سجلات الموظفين هو إنشاء نظام فعال وفعال لإدارة سجلات الموظفين والتسجيل السليم لعلاقات العمل بين صاحب العمل (المؤسسة) والموظف (الموظفين) مباشرة.
لكن المهام التي صممت سجلات الموظفين لحلها هي التالية - تنظيم العلاقة بين صاحب العمل وموظفي المؤسسة وخلق الإطار القانوني للعلاقات العمالية.
بعد فهم ماهية محاسبة الموارد البشرية ، يمكنك البدء في التفكير في كيفية تنظيم سجلات الموظفين خطوة بخطوة.
مراحل تنظيم سجلات الموظفين
لذلك ، قبل البدء في تنظيم سجلات الموظفين خطوة بخطوة من نقطة الصفر ، تحتاج إلى خطة عمل واضحة ، مقسمة إلى مراحل. هذا سوف يساعد على عدم تفويت نقاط مهمة في هذه العملية.
لذلك ، ينطوي تنظيم سجلات الموظفين بشكل عام على تمرير الخطوات التالية:
- إنشاء خدمة (قسم) للأفراد في حالة خطط الشركة لتوظيف عدد كبير من الموظفين ، أو تعيين واجبات محاسبية لأخصائي محدد إذا كانت الشركة تخطط لوجود عدد صغير من الموظفين.
- تطوير الوثائق التنظيمية الأساسية (في مجال إدارة شؤون الموظفين في المؤسسة).
- تنظيم العمل المكتبي (تحديد من وكيف سيتم إعداد الوثائق ، وتطوير نماذج الطلبات بشأن قضايا الموظفين ، والحفاظ على مجلات التقارير ، وما إلى ذلك).
- أتمتة سجلات الموظفين (إذا لزم الأمر).
- تحديد طرق للتحكم في دقة المحاسبة (تنظيم وتعيين السلطة للمسؤولين عن المحاسبة المناسبة).
كل مرحلة من هذه المراحل لها مهام ومهام فرعية معينة. من الضروري النظر في كل منهم.
من يجب أن يحتفظ بالسجلات؟
كما ذكر سابقًا ، هناك طريقتان لتحديد من سيشارك في الاحتفاظ بسجلات الموظفين في المؤسسة. بشكل عام ، يعتمد ذلك على عدد الأشخاص المخطط لتوظيفهم لتحقيق أهدافهم (كقاعدة عامة ، يتمثل هدف المؤسسة في تنظيم الأنشطة التجارية من أجل الربح).
بالنسبة إلى الشركات الكبيرة ، يوصى بإنشاء خدمة للعاملين أو إدارة كاملة للأفراد. بالنسبة للمشروعات الصغيرة ، يجوز التنازل عن واجبات الموظفين لمحاسب أو سكرتير. ومع ذلك ، هناك خيار ثالث - نقل السجلات المحاسبية إلى الاستعانة بمصادر خارجية إلى المنظمات المتخصصة.
عند إنشاء خدمة أو قسم ، ستحتاج إلى إنشاء مستندات تنظيمية معينة ، وهي توفير الخدمة (القسم) والوصف الوظيفي للموظفين. في حالة إسناد مهام إلى محاسب أو سكرتير ، سيكون من الضروري تسجيل وظائف الموظفين في الوصف الوظيفي للموظف المحدد. إذا كانت هناك حاجة كبيرة ، فمن المستحسن أن ترسل محاسبًا أو سكرتيرًا إلى دورات الموارد البشرية. هذا سوف يساعد على تحسين مهارات الموظفين الذين سيتم تكليفهم بالواجبات المتعلقة بشؤون الموظفين. ولكن إذا تقرر التعاون مع منظمات الطرف الثالث في مسألة نقل الرسوم المحاسبية إليها ، عندئذ يكون العقد مطلوبًا.
تطوير وثائق الموظفين الإلزامية
هناك عدد من الوثائق التي توجه إجباريًا أولئك الذين يحتفظون بسجلات الموظفين وإدارة السجلات. بادئ ذي بدء ، مثل هذه الوثيقة هي قائمة الموظفين. إنها وثيقة تعرض تركيبة وعدد الموظفين ورواتب الموظفين ، بالإضافة إلى أسماء الوظائف. في جدول التوظيف ، تنقسم وظائف الموظفين إلى وحدات ، مما يجعل من الممكن إجراء تحليل كمي ونوعي للمشروع بأكمله.
والخطوة التالية هي تطوير نموذج قياسي لأوامر الموظفين ، والتي ستعرض معلومات حول القبول ، ونقل إلى وظيفة أخرى ، وإرسال في إجازة وفصل موظفي المؤسسة.
الوثيقة الإلزامية التالية هي لوائح العمل الداخلية. يعرضون النقاط الرئيسية التي تنظم النشاط العمالي لجميع موظفي المؤسسة. وفقًا لهذه الوثيقة ، إذا انتهك الموظف القواعد الموضحة في المستند ، فيمكن معاقبته بتأديبه.
أيضا وثيقة أخرى من سجلات الموظفين هي اتفاق نموذجي على إبرام علاقات العمل بين المؤسسة والموظف. يمكن أن تكون عقود العمل من نفس النوع أو يتم إعدادها لكل منصب على حدة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تكون الشركة قد وضعت ورقة زمنية ، والتي ستعرض الساعات الفعلية التي سيتلقى الموظف أجور.
يجب أن تتذكر أيضًا جدول العطلات في المؤسسة. تم تطوير هذا المستند في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل نهاية العام. يعرض جدول العطلات خطة تقويم لإرسال الأشخاص في أيام العطلات الإلزامية. عند وضع مثل هذه الخطة ، يجب أن نتذكر أنه يجب إرسال الموظفين في إجازة بطريقة لا تؤدي فيها الغياب المتزامن لبعض العمال إلى توقف عملية العمل في المؤسسة.
لا ينبغي أن ننسى تطوير اللوائح المتعلقة بالأجور.تعكس هذه الوثيقة عملية كشوف المرتبات لموظفي المنظمة ، كما تنظم عملية حساب المدفوعات الإضافية ، مثل البدلات أو الحوافز أو العلاوات. المرحلة الأخيرة هي وضع لوائح بشأن وحدات المؤسسة والوصف الوظيفي للمتخصصين والعمال. بالإضافة إلى ذلك ، يوصى بوضع لائحة بشأن البيانات الشخصية. بمجرد أن تكون المستندات التنظيمية جاهزة ، يمكنك البدء في تنظيم الأعمال الورقية.
العمل الكتابي
تشمل الأعمال الورقية الصيانة المناسبة للوثائق المتعلقة باستقبال وحركة وإطلاق سراح الموظفين.
إلزامي هو إجراء الملفات الشخصية التي يتم إنشاؤها لكل موظف في المؤسسة. يشمل بطاقة تسجيل الموظفين الشخصية ، طلب القبول ، نسخة من جواز السفر ، نسخ من المستندات التعليمية ، شهادة الفحص الطبي ، نسخة من بطاقة الهوية العسكرية (إن وجدت) وغيرها من الوثائق التي تم إنشاؤها أثناء عمل الموظف . ومهمة أخرى مهمة للغاية هي ملء كتب العمل.
بالإضافة إلى كل ما سبق ، يمكن أيضًا تطوير مستندات أخرى مرتبطة مباشرة بخصائص المؤسسة ، مما يضمن التشغيل الصحيح في مجال سجلات الموظفين.
ما المجلات التي يجب أن تكون في إدارة الموارد البشرية؟
بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى بدء المجلات التالية:
- التعرف على قواعد جدول العمل الداخلي ؛
- تسجيل أوامر الموظفين ؛
- تسجيل أوامر العمل ؛
- تسجيل أوامر العطلات العادية ؛
- تسجيل الإجازات المرضية ؛
- تسجيل عقود العمل ؛
- محاسبة العمال المعارين ؛
- تتبع الوقت.
- محاسبة حركة كتب العمل ؛
- محاسبة البطاقات الشخصية ؛
- الشيكات المحاسبية.
بالإضافة إلى المجلات نفسها ، كملحق لهم ، يمكن تطوير تعليمات لملئها. وأيضًا يتم تخزين جميع الوثائق المسجلة في هذه المجلات في مجلدات منفصلة وفقًا للتسمية المعتمدة.
أتمتة المحاسبة
كما أصبح واضحًا من المعلومات أعلاه ، تعد سجلات الموظفين عملية مضنية للغاية تتطلب اهتمامًا خاصًا من الموظفين المسؤولين عن الحفاظ على هذه المشكلة. لذلك ، اليوم يمكن تبسيطها عن طريق الأتمتة.
هناك العديد من البرامج التي تبسط عمل ضباط الأركان وتقلل من احتمال ارتكاب أي أخطاء. كقاعدة عامة ، تحتاج المؤسسة إلى تثبيت إصدارات مرخصة من هذه البرامج. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن شراء مثل هذا البرنامج سوف يدفع مقابل نفسه في وقت قصير ولن يسمح بأخطاء جسيمة في العمل. بشكل عام ، تحل هذه البرامج المشكلات التالية:
- الاحتفاظ بسجلات الموظفين وفقا لتشريعات العمل ؛
- تجميع وتقديم تقرير عن مسألة الموظفين ؛
- إجراء الموافقات في الوقت المناسب لجميع عمليات الموظفين مع إدارة الفواتير أو المحاسبة.
أحد البرامج الأكثر شعبية والأكثر طلبًا اليوم هو 1C بتكوين "إدارة الموارد البشرية".
ماذا تفعل إذا كان من المستحيل تنظيم سجلات الموظفين بشكل مستقل خطوة بخطوة من نقطة الصفر؟
إذا كان على مؤسسة ما مواجهة مثل هذه المشكلة عندما لا يكون من الممكن إنشاء عمليات شؤون الموظفين بشكل مستقل ، فلن يكون من الصعب حل هذه الحالة. لهذه الأغراض ، هناك شركات قادرة على تقديم مثل هذه الخدمة.
سيقوم المتخصصون في الشركات الاستشارية بإجراء تدقيق وتطوير الحزمة الضرورية من المستندات. بشكل عام ، تتم دعوة هذه المنظمات لحل هذه المشكلات:
- اختر نظام إدارة شؤون الموظفين الأمثل في المؤسسة.
- تطوير الوثائق التنظيمية الداخلية.
- تطوير التعليمات واللوائح اللازمة.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لهؤلاء المتخصصين ، إذا لزم الأمر ، أن يقودوا إنشاء خدمة إدارة شؤون الموظفين وقسم لإدارة المستندات. بشكل عام ، تساعد مشاركة المتخصصين الخارجيين الإدارة على تأسيس عمل في هذا الاتجاه. هذا مفيد جدًا للمؤسسة ككل ، خاصة عند إنشائها.
استنتاج
بتلخيص هذه المقالة ، تجدر الإشارة إلى أن محاسبة الموظفين وإدارة شؤون الموظفين هي عمليات مترابطة حيث تعتمد سياسة الموظفين الخاصة بالمؤسسة اعتمادًا تامًا على جودة تنظيم الأول.
في أي حال من الأحوال ، ينبغي للمرء أن يتجاهل قضايا الموظفين ، لأن أنشطة المنظمة لا تعتمد عليها فحسب ، بل مصير الموظفين في كثير من الأحيان. يتعين على المرء فقط أن يتخيل مدى غضب هؤلاء الناس الذين لا يستطيعون الحصول على تقاعدهم المستحق أو أي مدفوعات أخرى بسبب الأداء الرديء لواجباتهم من قبل ضابط شؤون الموظفين.
بعد النظر في مسألة كيفية تنظيم سجلات الموظفين من البداية خطوة بخطوة ، يمكننا البدء في تنفيذ برنامج لإنشاء هذه العملية في المؤسسة. الشيء الأكثر أهمية هو عدم إهمال توصيات قانون العمل وقرارات وزارة العمل و Goskomstat و Rosarkhiv والدوائر الحكومية الأخرى.
بعد أن يتم ضبط جميع عمليات الموظفين بالداخل ، لا تغيب عن بالهم. من المهم أن نتذكر أنه يجب إرسال العمال الذين يشاركون في سجلات الموظفين ، في بعض الأحيان على الأقل ، إلى دورات في إدارة الموارد البشرية ، لتحسين مهاراتهم. وكذلك يجب إجراء تدقيق روتيني للعمليات المحاسبية في مجال الموظفين. هذا سوف يساعد على مواصلة العمل في هذا الاتجاه.