يمكن تصنيف العمليات التجارية بطرق مختلفة ، اعتمادًا على ما يجب اعتباره المعيار الرئيسي. في معظم الأحيان يتحدثون عن العمليات من حيث الهيكل التنظيمي للشركة. في مثل هذه الحالات ، يكون المعيار الرئيسي هو الحمل الوظيفي. بناءً على هذا المبدأ ، فإن التصنيف الأكثر شيوعًا للعمليات التجارية هو كما يلي:
1. أساسي - ترتبط بإنتاج المنتجات الرئيسية للشركة (السلع أو الخدمات):
- إضافة قيمة إلى المنتج ؛
- صنع منتج
- إدرار الإيرادات ؛
- تلك التي العميل على استعداد لدفع.
2. الدعم الإضافي أو الداخلي - الإداري والاقتصادي:
- إدارة الموارد البشرية
- الإدارة المالية ؛
- الإدارة اللوجستية ، إلخ.
3. المديرون - الموارد البشرية ، حوكمة الشركات ، إدارة الجودة ، إلخ:
- السياسات؛
- عمليات التخطيط ؛
- السيطرة.
بعض المصادر تسمي هذا التصنيف وتصفه بأنها عمليات أعمال هيكلية. في الصدارة هو هيكل الشركات.
تصنيفات العمليات التجارية الأخرى
يمكن تجميع العمليات وفقًا لتعقيداتها:
- الأحاديات عبارة عن أفعال متكررة أحادية اللون.
- العمليات المتداخلة هي سلاسل من الإجراءات المبنية على عمليات أحادية.
- العمليات ذات الصلة هي سلاسل متسلسلة من العمليات الأحادية في إطار الخوارزميات.
أنواع العمليات التجارية وفقًا لمبدأ التسلسل الهرمي:
- العمليات الأفقية الفردية هي أفعال الموظفين الأفراد.
- العمليات الأفقية متعددة الوظائف - التفاعلات الحدودية بين موظفي الإدارات "المجاورة".
- العمليات الأفقية - التفاعل الأفقي.
- العمليات الرأسية - التفاعل الرأسي (التسلسل الهرمي النقي).
- العمليات المتكاملة - سلسلة من الإجراءات للموظفين عموديا وأفقيا في نفس الوقت.
يتم تجميع العمليات التجارية الوظيفية وفقًا لوحدات الشركة ووظائفها: يمكن أن تكون هذه عمليات مستودع ولوجستية ومالية وإدارية. في هذا التصنيف ، واحدة من أهم النقاط هي تنسيق ووصف "المفاصل" بين الإدارات - أقسام سلاسل العملية. في أغلب الأحيان ، يكون ناتج عملية قسم ما هو مدخل عملية القسم التالي. إن الاتفاق على "الشاطئ" حول كيفية رؤية مدخل الجانب "المستقبِل" ، وتنسيق هذه الرؤية مع قسم "التخلي" شرط ضروري لا غنى عنه للتفاعل الفعال لعملية "الجيران".
ما هي العملية التجارية؟
هناك ببساطة مشكلة في مفهوم العملية التجارية في المصادر: لا توجد صياغة عالمية واضحة. لقد وصل الأمر إلى أن العديد من المؤلفين يتجنبون ببساطة مثل هذه التفسيرات ويدعون أن كل شيء واضح بالفعل - افتراضيًا. هذا التكتيك ليس خيارًا سيئًا ، لأن اختراع الصيغ البديلة الخاصة بك مثل "كيان الأعمال" يمكن أن يجلب الفوضى والارتباك لمقاربة العملية الصعبة وكل ما يتعلق بها. بناءً على ما تقدم ، فإن تعريفات أساسيات العملية التجارية هي كما يلي:
عملية - النهوض ، بالطبع ، مسار الأحداث. هذا هو تحول "الدخول" إلى "الخروج".
عملية الأعمال هي سلسلة من الإجراءات التي يقوم بها أفراد في فريق مثبت على وسيط للتحليل والتنظيم والتحسين.
التفاصيل المهمة للغاية هي جزء لا يتجزأ من التعريف العام ، ويمكن تسميتها الخصائص الرئيسية لعملية الأعمال:
- بدون أشخاص ، لا توجد عمليات تجارية. إذا كنا نتحدث عن الإجراءات التي تقوم بها الأجهزة أو البرامج الآلية ، فهذه سلسلة أو مواصفات تكنولوجية.بالإضافة إلى ذلك ، فإن النتيجة النهائية للعملية لم تتغير دائمًا ، بدون خيارات. إذا كان هناك زواج ، ثم بسبب انتهاكات في التكنولوجيا. في عملية الأعمال ، قد تختلف النتيجة اعتمادًا على بعض الشروط المحددة في السلسلة ("الشوك" من الخيارات).
- يشارك أكثر من شخص واحد دائمًا في عملية تجارية. حتى إذا تم جدولة الإجراءات لواحد (العملية الأفقية الفردية) ، فهناك دائمًا "زملاء" ضمنيون في العملية - على سبيل المثال ، العملاء.
- بدون وصف ، لا توجد عملية تجارية. في بعض الأحيان توصف العمليات "كما هي" ، أحيانًا - "كما يجب أن تكون". في كلتا الحالتين ، هذه علاقة إبداعية للغاية.
- لا توجد أنواع من العمليات التجارية يمكن أن تكون مثالية بنسبة 100 ٪. هناك دائمًا إمكانية التحسين - على الأقل في الحال ، على الأقل في المستقبل. يعد التصحيح والتحسين ، مع مراعاة العامل البشري ، وخاصة التقدم العلمي والتكنولوجي ، إحدى المزايا الرئيسية لنهج العملية على أي أنظمة إدارة أخرى.
- تحسين العمليات التجارية مستمر ولا ينتهي - شيء مثل هذا الشعار سوف يلائم كل من يشارك بجدية في نمذجة العمليات.
عمليات خلق قيمة العملاء
أول علامة على العمليات التجارية الأساسية هي أنها تحقق إيرادات أساسية للشركة. أنها تولد قيمة لعميل خارجي. في السابق ، تم اعتبار سلسلة واحدة من منتجات الشركة هي العملية الرئيسية ، ولكن الآن أصبحت صورة العمليات الرئيسية أوسع بكثير. تتضمن مجموعة العمليات هذه الآن:
- إدارة علاقات الموردين ؛
- الإنتاج المباشر للمنتج ؛
- تسليم المنتج للعميل ؛
- إدارة المخاطر
- إدارة علاقات العملاء ؛
- تصميم منتجات جديدة.
دعم العمليات التجارية
غالباً ما يشار إلى العمليات الداعمة أو التجارية الداخلية على أنها داعمة. من الخطأ الاعتقاد بأننا نتحدث عن تصرفات "الدرجة الثانية" من الأهمية. في الشركة ، جميع الوظائف متساوية وقيمة. الفرق الوحيد هو أن مثل هذه العمليات لا تحقق قيمة للعميل الخارجي ، فهو لن يدفع ثمنها. على سبيل المثال ، لا يهتم العميل الذي يعيش في فندق بعمل قسم الموارد البشرية في هذا الفندق. لكن موظفي الفندق ككل لديهم مسألة: يمكن لضباط الموظفين الجيدين إضافة قيمة جدية لجودة عمل الموظفين. بمعنى آخر ، تضيف عمليات الأعمال الداعمة قيمة إلى المنتج النهائي للشركة ، لكن لا تضيف قيمة إليها.
في بعض الأحيان يكون من الصعب تحديد نوع التصنيف الذي تنتمي إليه بعض العمليات التجارية. على سبيل المثال ، تتضمن إدارة الموارد البشرية العديد من المكونات المعقدة. عملية توظيف موظفين جدد داخلية بحتة. بالنسبة لتدريب وتطوير الموظفين ، فإن هذه العمليات مرتبطة مباشرة بإدارة المبادرات الإستراتيجية. مفتاح النجاح في التمايز المختص للعمليات هو الهيكل التنظيمي الصحيح والمفصل.
عمليات التحكم
غالبًا ما تكون المدخلات في عمليات التحكم هي بيانات التقارير الداخلية والخارجية. لديهم تصنيف خاص بهم من العمليات التجارية. يمكن تقسيمها إلى مجموعتين كبيرتين:
- العمليات الإستراتيجية التي تهدف إلى تطوير الشركة وقدرتها التنافسية وأنشطتها الحالية.
- إدارة بحتة ، تهدف إلى إدارة أنشطة الشركة.
عمليات التحكم هي النوع الوحيد من العمليات التي يمكن تطبيق هيكل نموذجي عليها. نموذج العملية هو نفسه ، لكن كائنات الإدارة مختلفة: يمكن أن تكون إدارة شؤون الموظفين ، الإدارة المالية ، إدارة التخطيط ، إلخ. أما بالنسبة للنموذج القياسي لإدارة عمليات الأعمال ، فهو كما يلي:
- التخطيط - جمع وتحليل المعلومات ، ووضع خطة عمل.
- الاتصالات - تفسيرات وتحفيز ودعم الموظفين قبل بدء العمل.
- تنفيذ خطة العمل.
- مراقبة العمل وفقًا لبنود ونقاط الخطة.
- التحكم - مقارنة وتحليل الإجراءات المتخذة مع الخطة.
- تعديل خطة المزيد من الإجراءات ، وتقييم النتائج.
لماذا سياج الحديقة ، أو جوهر إدارة العملية
لماذا تصف ما يعرفه الجميع جيدًا؟ هذا السؤال ، بالإضافة إلى تنهدات ثقيلة ، يبدو غالبًا في الأقسام في بداية تنفيذ نهج العملية. فوائد وحجج لتنفيذ إدارة العملية معروفة وملموسة للغاية. يجب وصف العمليات التجارية وتحليلها وتحسينها من أجل:
- دراسة فعالة والتحسين المستمر للأعمال (بما في ذلك الإدارة).
- الرؤية ، والتي سوف تساعد على فهم جميع أنواع العمل بالتفصيل للناس من الخارج.
- التقليل من "حروب" المكاتب بين الإدارات ، لأنه من الممكن تسجيل وتنسيق جميع أقسام "بعقب" العمليات الأفقية.
- وضوح وشمولية ووضوح عمليات العمل الحقيقية لجميع الموظفين. من خلال عمليات الأعمال المقررة ، من المستحيل "تفاخر" لا الرؤساء ولا المدققين أو الزملاء.
- الحد من اعتماد الشركة على الكفاءة الشخصية للموظفين ، وخاصة تلك النجوم. لا توجد أسماء في العمليات الموحدة ، لا يوجد سوى أسماء المواقف والإجراءات المنسوبة.
- لتكرار العمليات في الفروع.
تنفيذ ودعم نهج العملية أبسط بكثير مما يبدو للعديد من الموظفين والمديرين التنفيذيين للشركة. يتشكل هذا الصورة النمطية ، لسوء الحظ ، بسبب العدد الكبير من الناس في السوق الذين يطلقون على أنفسهم الاستشاريين ، والذين هم في الواقع "المشعوذين" مع تشخيص تضخم من الصعوبات والأخطاء في الطريق إلى العمليات.
أفضل خيار لتنفيذ إدارة العملية هو القيام بذلك بنفسك. الشيء الرئيسي هو أن تؤمن بقوتك وتعمل بعمق وببطء ، في مثل هذه الأمور ، ليست هناك حاجة السرعة.
حول العمليات النموذجية
في كل مؤسسة ، بغض النظر عن ملفها الشخصي ، يمكن عد عشرات سلاسل متتالية من الإجراءات. لذلك ، تصنيف العمليات التجارية لا يمكن القيام به. سؤال آخر هو كيفية تجميع الإجراءات والعمليات التي تجري في المنظمة بحيث يكون كل شيء منطقي ومفهوم. نماذج العمليات القياسية ، التي يمكن من خلالها وصف جميع عمليات الإنتاج والتسلسل الإداري ، ستكون مساعدة جيدة.
ولكن لسوء الحظ (وربما لحسن الحظ) ، فإن نماذج العمليات القياسية غير موجودة عمليا. حتى بالنسبة للشركات في نفس الصناعة التي لها دورات إنتاج مماثلة ، فإن العمليات التجارية النموذجية (مثل التي يتم تقديمها أحيانًا في السوق الاستشارية) لن تتوافق بأي حال مع صورة العملية الحقيقية. ما لم تكن ، بطبيعة الحال ، مهمة الشركة هي تقديم نهج عملي فعال حقًا ، وليس الرد الرسمي الرسمي على المساهمين "نحن مثل الناس".
لن تنجح عمليات شطب الأنواع الأخرى من العمليات التجارية. بتعبير أدق ، سينتهي الأمر ، لكنه في النهاية لن يكون صفرا فحسب ، بل سيكون أسوأ من ذلك: تشويه سمعة كل من نهج العملية وإدارة الشركة من خلال "الدجالين الغبيين المنتظمين بسبب الرأس السيء الذي لا يعطي الراحة" (اقتباس حرفي من خبير لوجستي الشركات بعد أن اضطر لتكوين عمليات القسم بأكمله). لا شك أن العمليات التجارية في المؤسسة لا تستحق مثل هذه الكلمات.
السمات الرئيسية لإدارة العملية
لنبدأ بسؤال صغير. إذا قررت أن تنتج ، على سبيل المثال ، براز ، فإن كل العمليات ، بما في ذلك اختيار اللون ، وتقطيع الأرجل وما إلى ذلك ، ستندرج في سلسلة عملية الأعمال. سؤال: ماذا ستكون نتيجة العملية في نهاية هذه السلسلة؟ استعداد البراز؟ مبيعات عالية؟ لكن لا. هناك ، على مقعدك الجديد ، يجلس المستهلك الراض (أو غير راضٍ) برأيه ، والذي يجب أن تكون متأكدًا من اهتمامك به بانتظام.
ومن هنا - الفرق الأساسي بين نهج العملية وأنظمة التحكم الأخرى: ليس البراز ، ولكن المستهلك يجلس على هذا البراز.إذا تحدثنا عن عملية تنظيف مكتب الشركة ، فلن يكون هناك "مكتب نظيف" في نهاية السلسلة ، ولكن الموظفين سعداء بالنظافة والنظام في هذا المكتب. تحويل التركيز من "نصنع برازًا جيدًا جدًا" إلى "المستهلكون راضون عن منتجاتنا ، ويمدحون ويشترون المزيد".
وبعبارة أخرى ، فإن المعايير الرئيسية لتقييم أداء الشركة من جميع النواحي هي رأي العملاء ، وليس أفكارهم عن أنفسهم (عادة ما تكون مبالغا فيها بشكل كبير). مستهلكو البضائع أو الخدمات خارجي وداخلي.
كل شيء واضح مع العملاء الخارجيين - هؤلاء هم المشترين ، لكن في بعض الأحيان يكون من الصعب للغاية على الموظفين التعود على ظهور العملاء الداخليين. مثال نموذجي هو الصورة التي يمكن رؤيتها في أقسام المحاسبة. اعتاد موظفو هذه الإدارات على تقديم التقارير إلى المدير والمراجعة المالية فقط.
في البداية ، من الصعب عليهم أن يعتادوا على حقيقة أن جودة عملهم يتم تقييمها من قِبل زملاء من الإدارات المجاورة: إن الحد من سرعة إصدار الفواتير أو الفواتير في البداية يؤدي فقط إلى الصدمة والاحتجاجات. العلاج الوحيد لمثل هذه الحالات هو من خلال تفسيرات مفصلة جنبا إلى جنب مع الصبر. تفسيرات قيمة خاصة تأتي من إدارة الشركة.
كيف تصف العملية
كما هو مذكور أعلاه ، فإن إنشاء العمليات التجارية هو عمل مثير للاهتمام. الشرط المهم هو إظهار الموظفين أنه:
- ليس صعبا كما قد يبدو.
- مثيرة للغاية ومثيرة للاهتمام.
ليس من المهم للغاية من الذي سيجمع بالضبط معلومات مفصلة وتسلسل تصرفات كل مشارك في العملية - خبير استشاري أو موظف معين أو فريق التنفيذيين بأكمله (الخيار الأفضل). الشيء الرئيسي هو عدم التسرع في جمع معلومات شاملة ومفصلة الحد الأقصى من أجل ترجمتها إلى عرض رسومي. النسخة النصية ممكنة أيضًا ، في هذه الحالة لا توجد متطلبات صارمة ، لكن الصورة تعمل بشكل أفضل من "الجدار" للنص. هذا صحيح بشكل خاص عندما يتم وصف العمليات التجارية لعدد كبير من الناس.
خوارزمية لوصف العمليات التجارية:
- جمع المشاركين العملية.
- تحديد اسم وغرض العملية.
- لإصلاح بداية ونهاية العملية هو الإجراء الأول والأخير.
- حدد المدخلات وكل ما تحتاجه لإدخاله (المواد والمعلومات والموارد الأخرى).
- حدد المخرجات (كل ما يجب الحصول عليه نتيجة لذلك).
- اسم مراحل العمليات التجارية.
- اسم صاحب العملية بالسلطة والمسؤولية.
- تحديد وتنسيق بدقة (مهم جدا!) أداء كل مرحلة.
- وضح توقيت كل مرحلة ، وسرد جميع المستندات والنماذج الداعمة اللازمة.
قد تختلف درجة تفصيل العمليات التجارية. يعتمد ذلك على القراء الذين يتم وصفهم من أجلهم. يبدو أن الخيار الأفضل هو الخيار الذي سيكون واضحًا للمبتدئين الذين وصلوا إلى مكان جديد ويتطرقون إلى مسؤوليات جديدة. سيكون تعلم عملية تجارية مع أسئلة وشروحات ذات صلة من مرشد مثالًا مثاليًا للتدريب أثناء العمل.
سيكون من المفيد تحديد العمليات الرئيسية بشكل منفصل في نسخة موسعة في صفحة واحدة - "ارفع الصورة" لرؤية المشهد العملي بأكمله.
الخرافات والأخطاء والنصائح
- الاعتقاد الخاطئ الجاد والشائع هو الاعتقاد بأن العمليات التجارية يجب أن تكون مربحة. هذا صحيح إذا كانت العملية مرتبطة ، على سبيل المثال ، بالمبيعات المباشرة. لا يمكنك التحدث عن الربح في العمليات الأخرى - تشكيل تقارير الموظفين أو الشحن الوسيط للبضائع. إضافة القيمة لا تحقق ربحًا.
- لا حاجة لكتابة أوراق ضخمة مع تفاصيل أكثر تفصيلا. إنه لأمر مخيف أن ننظر إلى مثل هذه "روائع" ، ناهيك عن التعلم أو التحسين. تعد الخلاصة والبساطة أهم المتطلبات لتصميم العمليات التجارية.
- لا تخلط بين العمليات التجارية للشركات وعمليات تكنولوجيا المعلومات التي ليس لها أي شيء مشترك مع بعضها البعض ، باستثناء الأسماء. أعتقد أن عمليات تكنولوجيا المعلومات ليست سوى أسماء كاملة ، ولا شيء أكثر من ذلك.
- ليس من المنطقي اختراع طرق "حقوق الطبع والنشر" الخاصة بها لتصوير العمليات. من الأفضل استخدام الأنظمة الجاهزة ، مثل BPMN2.0 أو IDEF3 ، والتي تقلل من الأخطاء وتساعد على توحيد عملياتك بحيث تكون مفهومة لجمهور عريض من المستخدمين.
- الخطأ الشائع هو وصف العمليات التجارية "كما هي" وتهدئة ذلك. والنتيجة هي "وصف من أجل الوصف". ينسى الفنانون أن إنشاء عمليات رسوم بيانية هو مجرد أداة لتحقيق الهدف الرئيسي: التحسينات ، والتحسينات ، وانخفاض التكاليف ، وزيادة الربحية ، إلخ. إن كتابة العمليات التجارية ليست سوى البداية. الأكثر إثارة للاهتمام يبدأ في وقت لاحق.
- عند تحليل العمليات التجارية وضبطها ، لا ينبغي بأي حال تجاهل السياق الخارجي ، خاصة في عالم اليوم سريع التغير. الأطراف المقابلة والمنافسون والأزمات والتغيرات في الضرائب - لا توجد تفاهات في البيئة الخارجية.
- الصور النمطية المرتبطة بـ "الأساطير" اليابانية حول التصنيع الخفيف ، ومبادئ الإنتاج في تويوتا ، ونظام كايزن ، وما إلى ذلك. وبدون أدنى فكرة عن جوهر إدارة الجودة اليابانية ، يحاول الاستشاريون أو الموظفون أنفسهم دمج نظام العمليات التجارية الجديد الخاص بهم في استنسل ياباني. . فالاستنسل الأجنبي لم يساعد أي شخص أبدًا ، خاصة التطورات اليابانية التي ترتبط بشكل أساسي بخصائص الثقافة والعقلية.
- يتم إيلاء الكثير من الاهتمام للتفاصيل الثانوية: من غير المرجح أن يلعب الوصف التفصيلي لعملية طلب وجبات غداء الشركات دورًا في تحسين كفاءة الشركة. من الضروري وصف وتحسين جميع الإجراءات في جميع الإدارات ، ولكن يجب أن تكون الأولويات معروفة ومتابعة.