سيتم مناقشة تصنيف المستندات في المحاسبة باختصار في هذه المقالة. المستند هو دليل مكتوب على معاملة تجارية والحق في بيعها. يتم تحديد جودة المحاسبة في المقام الأول عن طريق الإعداد الصحيح وفي الوقت المناسب للوثائق. دور هذا الأخير مهم للغاية ، لأنه الوثائق التي تعمل على التحكم في سلامة الممتلكات ، وشرعية وضرورة عمليات الأعمال المختلفة. لذلك ، ما هو تصنيف الوثائق في المحاسبة ل؟
وثيقة التحكم
يقوم الموظفون الرئيسيون في المؤسسة بالتحكم الأولي من خلال التوقيع على المستند الذي يقوم عليه تنفيذ أي عملية (على سبيل المثال ، دفع الأموال واستلام المواد ، وما إلى ذلك). عندما يوقع الموظف وثيقة ، يصبح تلقائيًا مسؤولاً شخصيًا عن سرعة هذه العملية ، ويعطيها إذن منك.
يتم إجراء مزيد من التحكم بشكل رئيسي من خلال عمليات التدقيق الوثائقية ، عندما يتم فحص جميع المستندات الواردة في المحاسبة ، وكذلك عن طريق التدقيق.
عنصر المحاسبة
يعد التوثيق كوسيلة لمعالجة العمليات وأساس السجلات المحاسبية أحد مكونات طريقة المحاسبة. ترتبط ارتباطًا وثيقًا بعناصر مثل المخزون والفواتير. المستندات تبرر سجلات المعاملات في نظام الحسابات ، وتستخدم على نطاق واسع في تحليل الأداء الاقتصادي للمؤسسة ، في الوقت المناسب لإدارة المؤسسة وإدارتها ، لأنها تبرر تصرفات الموظفين. يمكن فقط للمستندات المنفذة وفقًا للمتطلبات أن تعكس العمليات التي أجريت في النظام المحاسبي. أنها تسمح كل يوم لرؤية حركة القيم المادية والسلع والموارد المالية.
تصنيف الوثائق في المحاسبة مهم.
الاختلافات بين الوثائق
نظرًا لأن العمليات المنفذة في عملية الأداء المالي والاقتصادي للمؤسسة متنوعة ، فهناك اختلافات بين المستندات التي يتم تنفيذها بها. يمكن أيضًا شرح مجموعة متنوعة من الوثائق من خلال ميزاتها المميزة في المحاسبة.
لتحديد النموذج الأنسب لمعالجة أي عملية ، يتم تجميع المستندات حسب:
- التعيين؛
- وسيلة لتغطية العمليات الجارية ؛
- طلب عمليات الانعكاس ؛
- عدد الحسابات
- مكان التكوين.
تقوم المنظمات في عملها اليومي بإنشاء مستندات تغطي مختلف مهام النشاط الاقتصادي والاجتماعي والمالي والصناعي: القرارات والأوامر والاتفاقيات والرسائل والبروتوكولات والبرقيات والتصرفات والشهادات والبيانات ، إلخ.
مبادئ تصنيف الوثائق في المحاسبة
تصنف الوثائق المحاسبية وفقًا لأنواع المحاسبة التالية:
- المنتجات الزراعية
- العمل ودفعه ؛
- المواد؛
- الصناديق الرائدة والأصول غير الملموسة ؛
- عمل آليات البناء والآلات ؛
- العمل في بناء رأس المال ؛
- العمل في السيارات ؛
- نتائج الجرد
- عمليات التداول
- العمليات النقدية.
يتم تسجيل أنشطة الإدارة في النماذج المحددة بطرق مختلفة من المعلومات ذات الصلة ، وبالتالي يخلق وثيقة.
كيف يتم إنشاء بيانات الاعتماد؟
يمكن إنشاء مستندات المحاسبة على الورق وعلى وسائط الكمبيوتر. إنها ضرورية لأنه لبعض الوقت بناءً عليها ، يمكنك تطبيق المعلومات الإدارية اللازمة لمجموعة متنوعة من الأغراض. يحتل مكانًا مهمًا تصنيف المستندات الأساسية في المحاسبة.
نظرًا لأن الهدف من المحاسبة هو تزويد المستخدمين الخارجيين والداخليين بالكامل بالبيانات ومؤشرات أداء الشركة من أجل استنتاج موضوعي حول ممتلكاتهم ووضعهم المالي ، يتم حلها من خلال تجميع المستندات اللازمة ، مما تسبب في زيادة خطيرة في حجم المعلومات وزيادة المتطلبات لمحتواها وجودتها. في هذا الصدد ، من الضروري تعيين سيطرة فعالة على حقيقة المعلومات المحاسبية كأحد المصادر الرئيسية لإثبات القرارات الإدارية المختلفة. هذا هو السبب في أن مشكلة تحسين جودة الوثائق وتداولها تكتسب حاليا أهمية علمية وعملية على حد سواء. كيف يتم تصنيف الوثائق المحاسبية الأولية في المحاسبة؟ حول هذا الموضوع كذلك.
الشروط
تتضمن المستندات عناصر قائمة بذاتها أو مقاييس تسمى المتطلبات.
يؤثر العدد الإجمالي لتفاصيل المستند على اختيار شكله. يجب أن يفي كل مستند بمتطلبات ومهام معينة ، لذلك من المهم أن يؤلفها بالطريقة المعتادة في الفئة التي ينتمي إليها. ترتبط السلطة القانونية ، والأدلة ، ارتباطًا مباشرًا بجودة المستندات وجودتها ، حيث إنها تعمل كدليل يشهد على وقائع محددة. يتم تقسيم أي تفاصيل إلى إلزامي وإضافي.
فيما يلي متطلبات تصنيف المستندات الأساسية في المحاسبة.
المتطلبات الإلزامية على الوثائق الأولية
يجب تضمين الوثائق التالية في تكوين الوثائق الأولية:
- ترشيح الموظفين المسؤولين عن إجراء المعاملة التجارية وتنفيذها بشكل صحيح ؛
- التوقيعات الشخصية مع فك التشفير ، بما في ذلك تلك الحالات التي يتم فيها إنشاء المستندات باستخدام أدوات الحوسبة التقنية.
عند الضرورة ، تتم إضافة تفاصيل إضافية إلى المستند: شعار المؤسسة ، وشعار الدولة في الاتحاد الروسي ، وترشيح سلطة أعلى ، ورابط لتاريخ وفهرسة المستند الوارد ، والرمز البريدي ، وعنوان التلغراف ، والرقم ، والشريط ، وتقييد الوصول ، والتأشيرات ، والقرار ، إلخ. يتم تضمين كل هذا في المستند وفقًا لتقدير المؤسسة.
شكل
تسمى تفاصيل المستندات ، الموجودة في تسلسل معين ، باسم النموذج. إذا تم استخدامه لنوع معين من المستندات ، فهو نموذجي (على سبيل المثال ، بالنسبة للبروتوكولات أو الطلبات). يحتوي هذا النموذج على مجموعة ثابتة من التفاصيل التي يتم ترتيبها بترتيب صارم ، ويتم تحديد محتواها وموضعها بواسطة GOST. في معظم الأحيان هناك تصنيف للوثائق المحاسبية على النحو المنشود.
يجب إعداد أي مستند أساسي في الوقت الذي يتم فيه تنفيذ المعاملة التجارية ، وإذا كان من المستحيل استيفاء هذا الشرط ، فسيتم تنفيذ الأعمال الورقية فور الانتهاء منها.
يتم توثيق الأصول والمعاملات التجارية والخصوم المختلفة بعملة الاتحاد الروسي (أي بالروبل) وبالروسية. في حالة وجود مستند بلغة أخرى ، يجب أن يكون هناك ترجمة سطر إلى اللغة الروسية.
يمكن كتابة المستندات المحاسبية الأساسية والموحدة على الماكينة والوسائط الورقية. أدناه سيتم تقديم تصنيف الوثائق في المحاسبة مع أمثلة.
يجب أن يتم التوقيع على المستندات المتعلقة بالعمليات المتعلقة بالقروض والمالية والنقدية من قبل كبير المحاسبين ورئيس المؤسسة أو من قبل الأشخاص الذين يؤدون واجباتهم ولهم صلاحيات خاصة. يتم تحديد الأشخاص الذين لديهم الحق في التوقيعات الأولى والثانية في ترتيب المنظمة.
متطلبات المستند
يجب أن تفي كل وثيقة من وثائق النوع الإداري بالمتطلبات التالية: يتم تجميعها في نموذج محدد بدقة ، وفي بعض الحالات ، الالتزام بالمعايير ؛ صادرة عن سلطة مختصة أو شخص يتمتع بسلطات رسمية ، وكذلك من يمنح هذا الحق بموجب القانون أو التوجيه ؛ تم نشرها من أجل الامتثال للمعايير القانونية وعدم تعارضها. يجب أن يتحكم رئيس المؤسسة في تصنيف الوثائق في المحاسبة وتفاصيلها الإلزامية.
يفضل تقسيم النصوص في المستند إلى قسمين رئيسيين. في البداية ، يتم توضيح أسباب تكوين المستند ، في الثانية ، يتم شرح المقترحات والاستنتاجات والقرارات والطلبات والأوامر. إذا كانت الوثيقة تحتوي على عبارة واحدة ، فيجب أن يوضح الجزء الأول أساس الإنشاء ، والثاني - الترتيب المباشر. في بعض الحالات ، قد يحتوي المستند على الجزء الأخير فقط ، إذا كان هذا الخطاب أو الطلب دون أي تفسير. يجب أن يكون نص المستند دقيقًا ومفهومًا.
جميع الوثائق المحاسبية مرتبطة بالنظام الموحد للتصنيف والترميز (ESKK). يعمل الرمز بدلاً من الاسم ويعمل كوسيلة لتحديد الكائن. يتم استخدامه لتبسيط معالجة المعلومات في المستندات الأولية. على سبيل المثال ، يشير الكود 5002 إلى مسألة النقد من مكتب النقد في نموذج قابل للمساءلة.
تعتبر هذه التصنيفات ملزمة قياسية لجميع الكيانات التجارية. أيضًا ، تلعب GOSTs دورًا كبيرًا في توحيد الوثائق وتوحيدها ، وحلول التصميم النموذجية ذات الطابع المشترك بين القطاعات ، ومعالجة البيانات باستخدام أجهزة الكمبيوتر ، وحزم برامج التطبيقات.
يُطلق على حركة المستندات ذات المصدر العالي الجودة التي يتم نقلها عبر طرق معينة من مكان التكوين أو المظهر في المؤسسة إلى الأرشفة أو إرسالها إلى الأفراد والكيانات القانونية المهتمة بهم.
عن طريق التعيين
هناك تصنيف للوثائق في المحاسبة حسب الغرض:
- القسائم (التنفيذية) - تأكيد العملية (الإيصالات ، الأفعال ، الفواتير).
- إداري - يتضمن إشارة إلى أداء أي عملية (أوامر ، أوامر دفع إلى البنك ، شيكات ، توكيل ، أوامر ، إلخ)
- تنفيذ المحاسبة - مثل المستندات التي تعد الحسابات (بيانات التوزيع والتجميع ، والحسابات المرجعية ، وما إلى ذلك)
- مدمجة - المستندات ذات المحتويات المتزامنة للأمر وتأكيد تنفيذها (كشوف المرتبات ، تقرير عن حساب الدفعة المقدمة).
بواسطة طريقة التجميع
- أساسي - يتم إصداره لكل معاملة تجارية في الوقت الذي يتم فيه إكماله (المتطلبات ، والأوامر النقدية ، وما إلى ذلك).
- الموحدة - وضعت على أساس الوثائق الأولية (تقرير المستودع ، أمين الصندوق ، وما إلى ذلك).
تكوين العمليات التجارية
- النقدية - إظهار حركة الأموال وتوافرها (السندات والشيكات والأوامر النقدية).
- المواد - تحتوي على بيانات حول وجود وحركة الممتلكات التابعة للمنظمة.
- التسوية - إظهار حسابات الشركة مع الأفراد أو الكيانات القانونية الأخرى (التقارير المسبقة ، أوامر الدفع ، شيكات التسوية ، وما إلى ذلك).
عن طريق التعبير عن المعاملات التجارية وصياغة المؤامرة
- لمرة واحدة - تعكس عملية واحدة أو أكثر في الوقت الذي يتم فيه تنفيذها (أوامر نقدية ، فواتير).
- تراكمي - يتم إجراؤه في فترة زمنية معينة عن طريق تجميع السجلات المكررة من نفس النوع (على سبيل المثال ، الجداول الزمنية). بأي معايير ما زال تصنيف الوثائق المحاسبية يتم تنفيذه؟
عن طريق ملء طريقة
- اليد التي قدمت.
- جمعت باستخدام المعدات التقنية.
في مكان التسجيل
- داخلي - وضعت مباشرة في المنظمة (كشوف المرتبات ، تقارير السلع).
- خارجي - تم استلامه من منظمات أخرى (على سبيل المثال ، بيانات بنكية).
سير العمل هو انعكاس للهيكل التنظيمي للجهاز الإداري الذي تم تطويره في المؤسسة. من المهم جدًا الالتزام بالمواعيد النهائية لتقديم المستندات ، لأن انتهاكها يؤدي إلى فقدها وكفاءتها.
لقد نظرنا في تصنيف الوثائق في المحاسبة.