اليوم ، غالبًا ما يُنظر إلى النشاط العمالي في الخدمة الإدارية للهيكل على أنه المرحلة الأولية من العمل أو كعمل لطلاب السنة الأولى ، والتي ، كقاعدة عامة ، لا تتطلب إعدادًا جادًا. ما هو المقصود بالمفهوم الموظفين الإداريين؟ الذي يرتبط إلى الفئة المناسبة؟ لماذا؟ يمكن العثور على إجابات لهذه الأسئلة وغيرها من الأسئلة التي لا تقل أهمية في عملية قراءة هذه المقالة.
الميزات المشتركة
رغم حقيقة ذلك الموظفين الإداريين غالبًا ما يتضمن فقط بداية النمو ، حيث يبني العديد من الأشخاص مهنة ناجحة ويحصلون على تقدير مهني في هذا المجال. لن يدعو هؤلاء الموظفون إلى هذا العمل ولا يتطلبون مؤهلات مناسبة وسهلة للغاية. ما هي المسؤوليات التي تؤديها الخدمة عادة؟ الموظفين الإداريين يؤدي عددا من المهام المتعلقة بتنظيم العمليات التجارية الأساسية. من بينها العناصر التالية:
- حفظ السجلات.
- التحكم من حيث تنفيذ أوامر وأوامر رئيس الإدارات والأقسام المختلفة.
- الموظفين الإداريين تشارك في تقديم الخدمات الاجتماعية والأسرية والاقتصادية والمادية والتقنية للهيكل.
- تنظيم وإصلاح لاحقة في المكتب ، إذا لزم الأمر.
- تنظيم النقل.
- الموظفين الإداريين هو الموظفين المطلوب منهم التفاعل مع خدمات العمليات.
- التفاعل مع الملاك.
- تنظيم وعقد لاحقا أحداث الشركات. من المهم أن نضيف ذلك في هذه الحالة الموظفين الإداريين يوفر فقط مساعدة إضافية.
من المهم ملاحظة أن هذه القائمة يمكن تلخيصها واستكمالها حسب احتياجات الشركة ومهامها.
الجانب العملي للقضية
كما اتضح ، الموظفين الإداريين هو الموظفون الذين يشمل مجال نشاطهم تنفيذ الوظائف الإدارية أو أداء العمل المتعلق بالمسائل الإدارية التنظيمية من الناحية الفنية.
لذلك ، في المؤسسات الحكومية ، غالبًا ما يتم تضمين إدارة شؤون الموظفين ، التي تدير الموظفين وتختار الموظفين ، في الإدارة ، قسم إدارة الأعمال ، وما إلى ذلك. ومع ذلك ، فإن مثل هذه الممارسة فيما يتعلق بالمنظمات الواسعة النطاق للملكية الخاصة ليست واسعة النطاق - هنا قسم الإدارة هو هيكل مستقل ، بطبيعة الحال ، برئاسة رئيس. من المهم أن نلاحظ أن في الموظفين الإداريين في كثير من الأحيان ، لا يتم تضمين مديري المساعدة الشخصية ومساعدي الإدارة. لذلك ، فهي تتعلق ، كقاعدة عامة ، بموظفي وحدة هيكلية معينة وتخضع لرئيس المقابلة. يتم تقليل مهامهم مباشرةً إلى حل مشكلات هذه الوحدة. توصيف نفسه مجموعة الموظفين الإداريين الزملاء يحل مشاكل المنظمة بأكملها.
تجدر الإشارة إلى أن عدد الموظفين الإداريين للشركة يعتمد بشكل أساسي على هيكلها الداخلي وحجمها ومجال نشاطها. على سبيل المثال ، العديد من الجمعيات الحكومية وشركات إدارة المؤسسات الكبيرة أو المقتنيات الكبيرة تفصل الموظفين الإداريين في إدارة مستقلة. وكقاعدة عامة ، يطلق عليه القسم الإداري أو الإدارة العامة.القسم منظمة معقدة ينظم رئيسها إدارة شؤون الموظفين ويبلغ رئيس الشركة.
مؤسسات الدولة
يمكن أن تشمل الدائرة الإدارية لمؤسسة حكومية الإدارات التالية ذات النمط المستقل من النشاط:
- دعم الوثائق.
- التنظيمي البروتوكول.
- قسم التحكم.
- دعم الأسرة.
- الخدمة العامة وهلم جرا.
من المهم أن نلاحظ أنه في الهياكل التجارية الكبيرة العمل. الموظفين الإداريين في هذه الحالة يمثل قسم الأعمال. ويشمل مديري المكاتب والسكرتارية وموظفي الصيانة (السائقين ، عمال النظافة ، السعاة). رئيس الفئة المقابلة مسؤولة مسؤولية كاملة عن عمل القسم.
في الشركات التي لديها هيكل معقد يتضمن العديد من المكاتب ، الكادر الإداري والفني، كقاعدة عامة ، يتم تشكيلها وفقا لنظام واحد. يشرف على أعماله أنشطة المدير الإداري. وتشمل مهامها إدارة وتنسيق أنشطة الهيكل الإداري ككل. المدير الإداري تابع لرؤساء الإدارات الإدارية وكذلك مديري المكاتب في الوحدات الهيكلية والمكاتب المستقلة.
الشركات الصغيرة
الموظفين الإداريين في الشركات الصغيرة ذات الأهداف التجارية ، كقاعدة عامة ، تتكون من موظف واحد. يشار إلى منصبه كمدير مكتب أو سكرتير. في حالة غياب ذلك ، يتم تعيين وظائف إدارية معينة (على سبيل المثال ، تنظيم الأعمال الورقية أو إدارة المستندات أو طلب المكتب) لموظف مبتدئ معين كعبء إضافي.
تقليديا، الموظفين الإداريين يشمل السكرتير ، المساعد ، المساعد الشخصي لرئيس ، رئيس القسم الإداري. بالإضافة إلى ذلك ، تشتمل هذه القائمة على مدير مكتب ومدير إداري. من المهم ملاحظة أن هذا يشمل عددًا من موظفي موظفي الصيانة (على سبيل المثالوالكوادر الإدارية والفنية للسلامة الكهربائية). في الفصول اللاحقة ، سيكون من المناسب النظر في الوظائف الإدارية الأكثر شيوعًا.
مدير مكتب
كما اتضح ، توصيف الموظفين الإداريين تنقسم إلى المجالات الإدارية والتقنية. ينتمي مدير المكتب إلى المجموعة الأولى. بطريقة أخرى ، يسمى مدير إداري أو مسؤول أقدم. مدير المكتب يقدم تقاريره إلى مدير التوظيف أو المدير التنفيذي. في دائرة مرؤوسيه هم فقط الموظفين الذين يدعمون عمل الهيكل. الهدف الرئيسي للمسؤول الأعلى هو ضمان حسن سير العمل في المكتب وتشغيله السلس. مدير مكتب كيف موظفي الدعم الإداري يؤدي الوظائف التالية:
- توفير التحكم في توافر وتشغيل المعدات المكتبية.
- نفقات الميزانية لدعم المكتب.
- ضمان المعالجة في الوقت المناسب لكل من المراسلات الواردة والمرسلة ، وتسليمها وفقا للغرض.
- المشاركة في جرد المجمعات العقارية للمكاتب.
- ممارسة الرقابة على المواعيد النهائية لتنفيذ الأوراق المالية وتنفيذها المختصة.
- تنظيم ومراقبة عمل العمال المرتبطين ، من بينهم ، كقاعدة عامة ، مشغلي الهاتف ، الأمناء ، السائقين ، عمال النظافة وحراس الأمن.
- مراقبة ودعم نظام ملفات الشركة.
- حجز تذاكر ، توفير دعم التأشيرة وغرف الحجز لموظفي الشركة.
المتطلبات التالية المتعلقة بالخبرة والمؤهلات ذات صلة بمدير المكتب:
- التعليم المناسب (ثانوي خاص أو أعلى).
- المعرفة المطلوبة من واحدة أو أكثر من اللغات الأجنبية.
- معرفة ممتازة بتكنولوجيا الكمبيوتر.
- معرفة التكنولوجيا المكتبية.
- خبرة العمل في المجال الإداري لمدة سنة على الأقل.
- التواصل الاجتماعي ، ومقاومة الإجهاد ، والقدرات في المسائل التنظيمية.
رئيس القسم القانوني
يقدم رئيس هذا القسم تقاريره إلى المدير العام حصريًا. تشمل مرؤوسيه جميع موظفي الإدارة القانونية. الغرض من نشاط الرئيس هو تشكيل الإدارة القانونية للشركة ومواصلتها. الموظف المعني يؤدي الوظائف التالية:
- اختيار وتدريب مزيد من الموظفين القانونيين.
- تقنين الهيكل التنظيمي للمؤسسة.
- تشكيل معايير الشركة الداخلية.
- خلق سير العمل وفقا للمعايير القانونية للشركات المتقدمة.
- تنظيم التدريب القانوني لموظفي الشركة.
- الخبرة القانونية لمشاريع الوثائق القانونية المختلفة ، والتي يتم إعدادها في المؤسسة.
- تنظيم إعداد الاستنتاجات وفقًا للقضايا القانونية الناشئة في سياق الهيكل.
- تمثيل مصالح المؤسسة في السلطات القضائية ، وكذلك الجمعيات العامة والولائية في دراسة المسائل القانونية.
- مراقبة واتخاذ التدابير لاسترداد الديون وفقا للاتفاقات المنفذة سابقا.
متطلبات أخصائي من حيث المؤهلات والخبرة:
- التعليم القانوني (يفضل أن يكون أعلى).
- خبرة في التخصص ذي الصلة لأكثر من خمس سنوات.
- معرفة اللغة الإنجليزية على مستوى متوسط.
- خبرة في التفاوض وتسوية القضايا قبل المحاكمة.
- الاستعداد للرحلات ورحلات العمل.
- المعرفة في المجالات القانونية التالية: المدنية والضريبية والإدارية والشركات والتحكيم وغيرها من فروع القانون.
موظفو إدارة السلامة الكهربائية
يتم تصنيف العاملين في مجال الكهرباء الذين يقومون بأعمال التركيبات الكهربائية في الفئات التالية:
- العمال الإداريون والفنيون هم مدراء ومتخصصون يؤدون الواجبات المرتبطة بتنظيم التشغيل والصيانة والتركيب والإصلاح والتكليف فيما يتعلق بالتركيبات الكهربائية.
- الموظفون التشغيليون - الموظفون الذين يوفرون الصيانة والإدارة التشغيلية للتركيبات الكهربائية. ويشمل ذلك التفتيش وإعداد مكان العمل والتبديل التشغيلي والقبول والإشراف اللاحق على الموظفين وأداء العمل وفقًا للعملية الحالية.
- موظفو الإصلاح - الموظفون الذين يقدمون خدمات الإصلاح والصيانة ، والتكليف ، والتركيب ، واختبار المعدات.
- طاقم التشغيل والإصلاح - موظفو الإصلاح المدربين تدريباً خاصاً والمدربين على خدمة التركيز التشغيلي في كمية معينة من التركيبات الكهربائية المخصصة لها.
محام
في كثير من الأحيان ، يتم استدعاء المحامي مستشار قانوني بطريقة مختلفة. وهو يقدم تقاريره إلى المدير العام أو رئيس القسم المختص. مرؤوسو المحامي هم كتبة هذا القسم. الهدف الرئيسي من أنشطته هو تقديم الدعم لعمل القسم القانوني. المهام الرئيسية للمتخصص هي النقاط التالية:
- تطوير الوثائق القانونية.
- تقديم التوجيه المنهجي للأنشطة القانونية للشركة.
- تنفيذ تدابير لتعزيز الانضباط المالي والتعاقدية والعمالية.
- التشاور مع موظفي الهيكل من حيث القضايا المهنية ، والمساعدة في إعداد الوثائق والأفعال التنظيمية للتوجه العقاري.
يؤدي المستشار القانوني المهام التالية:
- المشاركة في تطوير الوثائق والعقود القانونية.
- المشاركة في المنازعات القانونية.
- تقديم المشورة للموظفين وإدارة الشركة وفقًا للجوانب القانونية.
- المشاركة في التحقق من معرفة القراءة والكتابة للوثائق ، وكذلك العقود من وجهة نظر قانونية.
- الحفاظ على نظام ملفات العقود.
- تقديم المساعدة لموظفي القسم المختص في تطوير أنواع مختلفة من المشاريع.
المرسل
المرسل يقدم تقاريره مباشرة إلى رئيس الإنتاج ، ولكن ليس لديه مرؤوسين. الهدف الرئيسي من عمله هو التنظيم التشغيلي لعملية الإنتاج وغيرها من أنشطة الهيكل. يقوم المرسل بالوظائف التالية:
- مراقبة توافر المخزونات الضرورية لعملية دون انقطاع لإنتاج أقسام الشركة (المكونات ، المواد ، النقل ، المعدات).
- تنظيم الرقابة التشغيلية على عملية الإنتاج أو تسليم المنتج النهائي أو أداء العمل أو الخدمات وفقًا لجدول عملية الإنتاج.
- إجراء مجلة الإرسال ، وتشكيل تقارير التقارير والوثائق الفنية الأخرى من حيث عملية الإنتاج.
في حالة المرسل ، تكون المتطلبات التالية المتعلقة بالمؤهلات والخبرات ذات صلة:
- وجود التعليم الثانوي المهني.
- المعرفة في مجال تخطيط الإنتاج في المؤسسة.
- مقاومة الإجهاد ، التواصل الاجتماعي.
الأمين العام
بطريقة أخرى ، قد يشار إلى المنصب كمساعد شخصي أو أمين سر. يقدم الموظف تقاريره إلى مدير الموارد البشرية أو المدير العام. لا يوجد مرؤوسين للأمين العام. الهدف الرئيسي من عمل أمين المرجع هو توفير دعم إداري عالي الجودة لهيكل المدير. يقوم المساعد الشخصي بتنفيذ المهام التالية:
- ضمان سير العمل المناسب.
- تنظيم يوم المخرج في خطة العمل.
يقوم السكرتير المساعد بالمهام التالية:
- جدولة الرئيس التنفيذي ، وتنظيم اجتماعات العمل ورحلات العمل.
- تحرير وترجمة وتنفيذ خطابات الأعمال والوثائق.
- توفير التحكم في المراسلات والمكالمات الهاتفية الواردة.
- إعداد وتنفيذ خطابات العمل والتقارير والوثائق الأخرى.
- تنظيم التفاعل بين المدير والموظفين الآخرين للهيكل.
- مراقبة جودة التحضير والتجميع الصحيح والتنسيق اللاحق والموافقة على الوثائق المقدمة للتوقيع مباشرة إلى مدير المنظمة.
- تنظيم أعمال استقبال المدير العام.
- الوفاء بالتعليمات الفردية للرأس.
- مرافقة الرأس في رحلات العمل.
المتطلبات الفعلية للخبرة والمؤهلات في هذه الحالة هي:
- وجود التعليم العالي.
- معرفة لغة أجنبية (يفضل الإنجليزية).
- استخدام ممتاز للكمبيوتر.
- مستوى عال فيما يتعلق بآداب العمل.
- ما لا يقل عن عامين من الخبرة في العمل.
- المظهر الجميل ، التواصل الاجتماعي.