عند تعيين أي متخصص ، يبدأ صاحب العمل بطاقة شخصية خاصة. يتم تشكيلها في شكل T-2. أنه يحتوي على معلومات مختلفة عن الموظف ، ويشير أيضا إلى تاريخ التوظيف. ضابط شؤون الموظفين يشارك في إعداد هذه الوثيقة. لإدخال البيانات ، يتم استخدام عينة من البطاقة الشخصية للموظف ، مما يسمح لك بفهم المعلومات التي يجب تضمينها في هذا المستند. يجب تشكيل هذه البطاقات من قبل كل من الشركات المختلفة وأصحاب المشاريع الفردية الذين يقومون بتعيين المواطنين رسمياً.
هل بطاقات الموظفين الشخصية مطلوبة؟
يتم تمثيل البطاقات الشخصية بواسطة مستند محاسبي مهم يحتوي على معلومات شخصية عن موظف معين في الشركة. ميزات تجميعه ما يلي:
- من المؤكد أنه تم تشكيلها لكل اختصاص بواسطة صاحب العمل ، ممثلاً برئيس الشركة أو رجل أعمال خاص ؛
- لإنشاء هذا المستند ، يتم استخدام نموذج T-2 المعتمد ؛
- يتم إعداد بطاقة لأي موظف في الشركة يمكنه العمل على أساس عقد محدد المدة أو غير محدود ؛
- يتم إنشاء هذا المستند فورًا بعد الترتيب الرسمي لأخصائي معين ، ويتم إدخال المعلومات فيه حتى انتهاء التوظيف ؛
- يتم إغلاق البطاقة الشخصية في الوقت الذي يغادر فيه المواطن ، ولكن في نفس الوقت يجب تخزينه في الشركة لمدة 10 سنوات على الأقل.
هذه البطاقات موجودة في قسم شؤون الموظفين في أي شركة.
هل يمكنني رفض التقدم بطلب للحصول على بطاقات شخصية؟
يتعين على أرباب العمل إعداد واستكمال هذا المستند. لا يجوز استبدال البطاقات بملفات شخصية. لذلك ، تعتبر بطاقة T-2 الشخصية وثيقة إلزامية لكل صاحب عمل.
يجب أن يكون هذا المستند مكررًا للمعلومات التي تم إدخالها في كتاب العمل. لذلك ، لا تتم الإشارة إلى المعلومات حول التوظيف فحسب ، بل وأيضًا حول تلقي الجوائز المتنوعة من قبل المواطن أو حول عمليات النقل أو الفصل أو الأحداث الأخرى. يجب على صاحب العمل أن يتعرف على المختص المباشر بالتوقيع مع كل إدخال يتم إدخاله على البطاقة.
ما هي المستندات المطلوبة؟
يجب أن يتوفر شكل موحد من البطاقة الشخصية للموظف لكل صاحب عمل. لإدخال معلومات مختلفة في هذا المستند ، يجب على رئيس الشركة أن يطلب من المواطن وثائق معينة ، والتي تشمل:
- جواز سفر المواطن
- كتاب العمل
- الأفراد العسكريين تقديم هوية عسكرية.
- وثائق عن التعليم ؛
- SNILS.
- INN.
- مستندات أخرى ، وتعتمد على نوع الوظيفة التي سيشغلها المواطن في الشركة ، وبالتالي غالبًا ما تكون الشهادات الطبية ، ورخصة القيادة ، وشهادة التطوير المهني ، فضلاً عن الأوراق المختلفة التي تؤكد أن الموظف قد حصل في السابق على العديد من الجوائز من الدولة.
بالإضافة إلى ذلك ، يتم إدخال المعلومات من الوثائق الإدارية التي ينشرها رئيس الشركة. يتم نقل البيانات الأخرى شفهيا من قبل المواطن ، لأنه لا يمكن الحصول عليها من الوثائق الرسمية. وتشمل هذه المعلومات عن تكوين الأسرة ، ومعلومات الاتصال ، وتواريخ ميلاد الأطفال ، ومستوى معرفة أي لغة أجنبية أو غيرها من البيانات. يتم نقل كل هذه المعلومات عن طريق الفم. لذلك ، عند ملء عينة من البطاقة الشخصية للموظف في البداية ، يجب أن يكون المختص حاضرًا خلال هذه العملية.
ما هي الأقسام المتاحة؟
تحتوي البطاقة الشخصية على العديد من الأقسام المختلفة ، لكل منها هدفه الفريد. يتم إدخال المعلومات فقط في وجود مستندات رسمية يتم نقل البيانات منها. يتم تمثيل أقسام البطاقة الشخصية للموظف بالعناصر التالية:
- معلومات عامة عن المواطن ؛
- معلومات عن التسجيل العسكري ؛
- التاريخ الذي تم فيه تعيين مواطن أو نقله إلى وظيفة أخرى في الشركة ؛
- معلومات عن شهادة مرت ؛
- معلومات حول الدورات التي تم على أساسها تحسين مؤهلات المواطن ؛
- إعادة تدريب البيانات ؛
- يسرد جميع الجوائز والمكافآت والأوسمة التي تلقاها المتخصص.
- معلومات العطلة
- توفير بيانات عن المزايا الاجتماعية المختلفة التي يمكن للموظف استخدامها على أساس المتطلبات التشريعية ؛
- معلومات إضافية
- معلومات حول إنهاء علاقات العمل مع الموظف ، ويشمل ذلك معلومات حول الأمر الذي تم على أساسه إنهاء عقد العمل.
يجب أن يشتمل كل قسم على معلومات موثوقة فقط ، والتي من المهم استخدام الأوراق التي وردت من الموظف ، وكذلك الطلبات المختلفة التي وضعها صاحب العمل.
قواعد التجميع
عند إدخال المعلومات في المستند ، يوصى باستخدام عينة من بطاقة الموظف الشخصية لمنع الأخطاء. عند الاحتفاظ بهذا المستند ، يتم أخذ القواعد التالية في الاعتبار:
- تتم طباعة النموذج حصريًا على الورق المقوى ؛
- يستخدم الطباعة على الوجهين ؛
- إذا تم إنشاء بطاقة للموظفين العلميين والتربويين ، فسيتم استخدام نموذج T-4 ؛
- يتم تخزين هذه الوثائق في الأرشيف لمدة 75 عامًا ؛
- إذا أغلقت الشركة أو توقفت IP عن العمل ، فسيتم إرسال المستند إلى أرشيف المنطقة ، حيث إنه بمثابة دليل على توظيف مواطن معين.
لا تبدأ بطاقة T-2 الشخصية للمواطنين الذين يعملون بدوام جزئي ، وبالتالي يتم إنشاؤها بشكل حصري للموظفين بدوام كامل.
الفروق الدقيقة في ملء
عند إدخال أي معلومات في شكل بطاقة شخصية ، من الضروري أن يلتزم موظف شؤون الموظفين بقواعد معينة. وتشمل هذه:
- يجب ملء الصفحتين الأوليين فور تعيين خبير جديد ؛
- تمتلئ جميع الصفحات الأخرى أثناء عمل المواطن في الشركة ، على سبيل المثال ، عند تلقي جائزة أو نقل إلى وظيفة أخرى ؛
- يتم نقل جميع المعلومات حصرا من الوثائق الرسمية.
- اكتمال كل المعلومات التي تم إدخالها مع الإشارة إلى المصدر ، وعادة ما تقدم بأمر من دليل.
قد تستخدم الشركة نظامًا إلكترونيًا يسمح لك بالاحتفاظ ببطاقات الموظفين الشخصية في شكل إلكتروني. ولكن على أي حال ، تطبع الوثائق المكتملة بشكل صحيح على الورق المقوى.
يمكن العثور على مثال على البطاقة الشخصية للموظف أدناه.
يتم إدخال جميع البيانات في الحقول المناسبة. استمرار المستند أدناه.
ما هي المعلومات الشخصية التي يتم إدخالها؟
في الصفحة الأولى من البطاقة الشخصية يجب أن تكون معلومات شخصية عن المختص المعين. لهذا الغرض ، يتم استخدام بيانات من جواز السفر والدبلوم والوثائق الأخرى المماثلة المتاحة للمتخصص المعين.
تشمل قواعد إدخال المعلومات الشخصية:
- يشير إلى اسم المواطن ؛
- وضح اللغات الأجنبية التي يتحدث بها الموظف ؛
- يمكن الحصول على معلومات من التجربة من كتاب العمل أو المستندات الأخرى التي يرسلها الموظف ؛
- يتم تحديد تاريخ ومكان ميلاد المواطن ، ولا ينصح باستخدام الاختصارات ؛
- إذا كان الشخص يحمل جنسية ثانية ، فسيتم تحديد اسم الدولة ؛
- معلومات عن أفراد أسرة المواطن ؛
- يشار إلى مكان التسجيل والإقامة.
يتم تعبئة النقاط الرئيسية للوثيقة بدقة عند التقدم لوظيفة. يتم تخزين البطاقة الشخصية للموظف في قسم شؤون الموظفين بالشركة.بمجرد إدخال جميع المعلومات اللازمة ، يجب على الموظف التأكد من موثوقيتها ، وبعد ذلك يقوم بتسجيل الدخول في المستند.
بيانات السجل العسكري
يتم إدخال هذه المعلومات في القسم الثاني. تحقيقًا لهذه الغاية ، يُشار إلى ما إذا كان الموظف الجديد مسؤولاً عن الخدمة العسكرية ، كما يتم تقديم معلومات حول ما إذا كان مناسبًا للخدمة العسكرية.
يجب على موظف إدارة شؤون الموظفين أخذ المعلومات حصريًا من الهوية العسكرية للموظف. إذا كان الموظف يخضع لمكالمة ، فسيتم الإشارة إلى هذه الحقيقة على بطاقة شخصية.
معلومات التعليم
قد يكون لدى كل موظف مستوى تعليمي خاص به ، حيث يتم استخدام الرموز المناسبة أثناء استخدام البطاقة.
على سبيل المثال ، إذا كان الموظف حاصلًا على تعليم عام أساسي فقط ، فسيتم وضع الرقم 03 ، وإذا تخرج ، فإن الكود هو 18 عامًا. إذا كان الطالب يدرس في الدورات الأخيرة للمعهد ، فسيتم إدخال عن وجود تعليم عالي غير مكتمل. للقيام بذلك ، يتم طلب شهادة خاصة من المواطن ، والتي يمكن أن يحصل عليها في المؤسسة التعليمية.
مهنة
يتم إدخال معلومات حول المهنة في الفقرة 7 من المستند. إنه يعكس ما هي المهنة التي يمتلكها الموظف الجديد.
يجب الإشارة ليس فقط إلى المهنة الرئيسية ، ولكن أيضًا إلى المهن الإضافية ، إن وجدت. يجب أن يكون التخصص هو التخصص ، وهو الأهم بالنسبة للشركة المباشرة.
خبرة العمل
يتم حسابها على أساس المعلومات المتاحة في المصنف أو غيرها من الوثائق الموظف. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك أن تفهم ما إذا كان الموظف يحق له الحصول على مزايا مختلفة.
من المهم النظر ليس فقط في التجربة العامة ، ولكن أيضًا إلى الاستمرار. للقيام بذلك ، يُقدر مقدار الوقت المنقضي بين مواعيد الفصل والتوظيف. إذا كانت هناك فترة تزيد عن شهر واحد ، في هذه الحالة ستتم مقاطعة التجربة.
معلومات الأسرة
يتم الحصول على معلومات حول ما إذا كان المواطن متزوجًا رسميًا من جواز السفر. إذا لم يكن الموظف في حديقة قط ، فسيتم الإشارة إلى الكود 1 ، وإذا كان لديه زوجة رسمية ، فسيتم وضع الشكل 2.
بالنسبة للأرامل ، يتم استخدام الكود 4. وإذا كان الرجل مطلقًا ، يتم تطبيق الكود 5. بالإضافة إلى ذلك ، يتم إدخال معلومات عن تكوين العائلة في البطاقة الشخصية. وترد المعلومات في الفقرة 10. من المهم الإشارة هنا إلى من هو قريب من المواطن. يتم تضمين الآباء والأمهات والأشقاء والأزواج والأطفال. بالإضافة إلى ذلك ، يجب تقديم معلومات عن جميع التلاميذ الذين تم إصدار الوصاية الرسمية عليهم.
في الفقرة 11 ، يتم تقديم تفاصيل جواز سفر الموظف.
مكان الاقامة
تعتبر هذه المعلومات مهمة ، لأنها ستتيح لك العثور على موظف إذا لم يأت فجأة للعمل. بالإضافة إلى ذلك ، بناءً على هذا العنوان ، يمكنك إرسال إشعارات متعددة عبر البريد.
يتم إدخال أكبر قدر ممكن من معلومات الاتصال حول الموظف في الفقرة 12.
العمالة والتحويلات
يبدأ هذا القسم بالضرورة بسجل يتم على أساسه قبول أخصائي في الشركة. بالإضافة إلى بطاقة الموظف الشخصية ، يتم تعبئة كتاب العمل أيضًا. لهذا ، يتم أخذ المعلومات الواردة من الطلب الصادر عن صاحب العمل في الاعتبار. يجب الإشارة إلى البيانات التالية:
- تاريخ الاستلام أو النقل ؛
- اسم القسم الذي سيعمل فيه المتخصص ؛
- شغل منصب ، مؤهل ورتبة ؛
- الراتب والبدلات ومعدل التعريفة.
في النهاية ، يجب على الموظف توقيع المستند.
شهادة والتدريب المتقدم
يتم ملء هذا القسم إذا تم إصدار الشهادات للموظفين في العمل. لهذا ، يتم توضيح تاريخ هذا الحدث والقرار الذي اتخذته اللجنة.
إذا خضع المواطن لتدريب طويل الأجل ، يقوم على أساسه بتحسين مؤهلاته ، يتم إدخال هذه المعلومات في بطاقة شخصية. في هذه الحالة ، يتم أخذ التدريب الذي يستمر لفترة أطول من 100 ساعة فقط في الاعتبار.
بالإضافة إلى ذلك ، يتم تقديم معلومات حول إعادة تدريب الموظفين. في هذه الحالة ، يكتسب الموظف مهنة أخرى.لكن التدريب يجب أن يستغرق أكثر من 500 ساعة دراسية في الوقت المناسب.
العطلات والمنافع الاجتماعية
في القسم المخصص للعطلة ، يتم تسجيل جميع أيام الراحة. يتم تقديم المعلومات في الإجازة السنوية أو الدراسية ، وكذلك في الأيام الموضوعة بدون أجر.
قد يكون الأساس أمر إدارة أو جدول عطلة.
نهب
يتم ملء هذا القسم فقط بعد انتهاء الخدمة مع الموظف. يشار هنا إلى تاريخ الفصل وتفاصيل الأمر ذات الصلة.
بعد إجراء هذا الإدخال ، يتم إغلاق البطاقة الشخصية. انها علامات موظف شؤون الموظفين والموظفين.
قواعد التخزين
يتم تخزين البطاقة الشخصية للموظف باستخدام خزانة أو خزانة. لا يُسمح لجميع موظفي الشركة بالوصول إلى هذه المستندات.
تنظيم المستندات باستخدام المحددات المعتادة حسب الترتيب الأبجدي والإدارات في الشركة. يتم تخزينها لمدة 75 سنة.
استنتاج
البطاقة الشخصية هي وثيقة إلزامية وهامة لكل موظف. تملأ في أي شركة. أنه يحتوي على معلومات مختلفة حول الموظف ، والتي قدمتها تواريخ وظيفته وعزله ، وكذلك البيانات الشخصية.
يتم تخزين المستند فقط في خزانة آمنة أو مغلقة ، حيث لا يُسمح لجميع موظفي الشركة بالوصول إليه. يتم ملؤها بواسطة موظف شؤون الموظفين المعين.