المستندات الشخصية هي المستندات التي تصدرها سلطات الدولة التي تحتوي على معلومات عن السيرة الذاتية للتعرف على المالك. تكون مطلوبة عند إجراء المعاملات مع العقارات ، والحصول على القروض ، وشراء التذاكر. وكذلك تسجيل علاقات العمل.
تصنيف الوثيقة
لتصنيف الوثائق باستخدام مبدأ المنشأ والتشابه.
حسب الأصل ، هناك أنواع من المستندات:
- الخاص؛
- مسؤول.
المستندات ذات الأصل الخاص هي عبارة عن وسيط ورقي أنشأه الفرد في حياته الشخصية ، ولا يتعلق بمجال عمله أو واجباته العامة. تتضمن هذه المستندات رسائل ومذكرات ذات طبيعة خاصة ، ومذكرات ، وألبومات صور.
الوثيقة الرسمية هي مصدر للمعلومات التي أنشأها كيان قانوني ، منظم فردي من أجل الوفاء بالمهام القانونية والتأثير على المجال الاجتماعي والعمل.
أنواع الوثائق
بين المسؤول تميز هذه الأنواع من الوثائق الشخصية:
- بطاقات الهوية
- تأكيد التخصص ، التعليم ، التأهيل ؛
- تأكيد الأقدمية ؛
- ذات طابع شخصي.
من المستحيل العثور على وظيفة إذا لم يتم توفير المستندات المذكورة أعلاه لخدمة الموظفين. ينظم هذا الالتزام للموظف بموجب المادة 65 من قانون العمل في الاتحاد الروسي. المستند الرئيسي الذي يثبت هوية الشخص هو جواز السفر.
ولكن ، بالإضافة إلى جواز السفر ، هناك الكثير من الوثائق التي يمكن أن تحل محلها إذا لزم الأمر ، تحديد الهوية. هذه شهادة بحار ، أو جندي عسكري ، أو بطاقة هوية عسكرية ، أو تصريح إقامة ، أو شهادة ميلاد ، أو جواز سفر أجنبي ، إلخ.
وثائق للعمل
سيتم رفض العمل إذا كان المنصب يوفر مهارات مهنية ولم يكن لدى المرشح وثيقة تعليمية. بالنسبة للعاملين الطبيين ، هذا بالإضافة إلى شهادة من معهد طبي وتدريب داخلي ، وشهادة تدريب متقدم وشهادة للحصول على الحق في تقديم الخدمات الطبية في تخصص معين.
تشمل المستندات ذات الطبيعة الشخصية الشكاوى والشكاوى والمطالبات المكتوبة والتوضيحية.
ملف شخصي
تمت الموافقة على قائمة شؤون التسمية من قبل رئيس المنظمة. الملف الشخصي ليس إلزاميا بالنسبة للشركات. استثناء للمؤسسات الحكومية ، حيث يتم إصدارها للجميع. صاحب العمل يقرر بشكل مستقل ما إذا كان سيتم إنشاؤه أم لا. الفوائد الملموسة: توفر الملفات الشخصية معلومات سريعة وفي الوقت المناسب وكاملة عن كل موظف. في حالة عمليات التفتيش التي تقوم بها سلطات التفتيش ، عندما تكون هناك حاجة ماسة إلى العديد من وثائق الموظفين ، فإن سلوك هذه الحالات يبسط الإجراء إلى حد كبير. يتم توفير جميع المستندات اللازمة لإنشاء المجلدات من قبل الموظف نفسه ، ولكن في بعض الأحيان يقوم صاحب العمل بجمع المعلومات بشكل مستقل للتحقق من الموظف المعين حديثًا ، على سبيل المثال ، الخصائص والتوصيات.
خلال فترة العمل ، يشارك الموظف في عملية العمل: من الممكن نقلها إلى إدارات أخرى أو إلى وظائف أخرى ، وفرض عقوبات تأديبية أو جوائز. كل هذا مصحوب بنشر وثائق الموظفين التي تغذي الملف الشخصي للموظف. يتم إغلاقه بعد انتهاء التوظيف مع الموظف. مدة الاحتفاظ بالملفات الشخصية للموظفين المسرحين قبل 01.01.2003 هي 75 عامًا ، و 50 عامًا للذين تم تسريحهم بعد 01.01.2003. يتم تخزين حالات قادة المنظمة والنواب من أي مستوى والموظفين الحاصلين على جوائز وألقاب إلى أجل غير مسمى.
الهيكل التنظيمي للوثائق
لا يوجد قانون ينظم تكوين الملفات الشخصية. يحدد أصحاب العمل قائمة الوثائق بشكل مستقل ، بناءً على تفاصيل المنظمة. وتنقسم الوثائق الواردة إلى عدة فئات.
هناك وثائق شخصية كانت مطلوبة عند إبرام عقد العمل. على أساس ، يتم ملء عقد العمل ، يتم إدخال المعلومات في برنامج 1C. لا توجد طريقة للقيام بها بدون عقد عمل أو جواز سفر أو سجل توظيف أو رقم تعريف أو SNILS.
إذا كان المرشح يتقدم لشغل وظيفة تتطلب تعليماً مهنياً ، فيحصل على دبلوم. إذا كان المرشح مسؤولاً عن الخدمة العسكرية ، فعندئذٍ بطاقة عسكرية. بالنسبة لبعض فئات الموظفين ، يعد التقرير الطبي بناءً على نتائج الفحص الطبي إلزاميًا.
الفئة التالية هي المستندات التي تم إنشاؤها خلال فترة العمل في المنظمة. وهذا يشمل نسخ من أوامر لعمليات النقل ، والرهن.
والفئة الأخيرة هي المستندات التي تم تشكيلها عند إنهاء عقد العمل. اعتمادًا على أسباب الفصل ، يتم تقديم خطاب استقالة وإشعار بالتسريح من العمل ونسخة من شهادة الوفاة ونسخة من أمر الإقالة.
سلوك الوثيقة الأعمال
الموظفون المعينون بأمر من المدير العام المسؤول عن الحفاظ على سير عمل الموظفين مسؤولون شخصيًا عن سلامة المستندات. إذا تغيرت المعلومات حول الموظف ، فسيتم استكمال الملف الشخصي ، ولكن لا يمكن إزالة المستند القديم. يجب أن تكون المجلدات التي تحتوي على علب في خزانة معدنية خاصة أو آمنة. يحظر تخزين المستندات الشخصية للموظفين بعد تحقيق الأهداف. بمجرد أن يتحقق الهدف الذي طُلب من أجله المستندات ، ينبغي استبعادها من القضية وإعادتها إلى المالك بموجب التوقيع. إذا لم تكن هناك إمكانية للعودة ، فإنهم يخضعون للتدمير من قبل لجنة معينة.