في منظمة LNA ، هي عبارة عن مجموعة من الوثائق الإلزامية التي تحكم الهيكل الداخلي للمؤسسة. يتم فك تشفير الاختصار على النحو التالي: الإجراء التنظيمي المحلي. الوثائق صالحة فقط داخل الشركة التي نشرتها ، وهي تنطبق فقط على الموظفين. معظم LNAs تنظم ميزات سير العمل ، وإجراء حساب الأجر ، والتعريفات ، على الرغم من أن هذا لا يستنفد مجموعة كاملة من التنوع.
منظر عام
LNA للشركة ليس الاستبداد أو التعسف ، ولكن الوثائق القانونية على أساس التشريع الحالي وتخضع له تماما. يجب أن تمتثل جميع الأحكام الواردة في هذه المجموعة من الوثائق لمتطلبات المدونات والقوانين التشريعية على مختلف المستويات. التناقض مع الدستور وانتهاك حقوق الإنسان والحريات أمر غير مقبول. الشركة التي سمحت بحدوث ذلك عند صياغة VLA الخاصة بها تكون مسؤولة أمام المحاكم عند تحديد هذه الحقيقة.
يتضمن تطوير LNA مشاركة المحامين وأخصائيي الموظفين وغيرهم من المهنيين الذين يديرون المؤسسة ككل وإداراتها بشكل خاص. بالنسبة لشركة ما ، تصبح LNAs قوانين محلية تخضع تمامًا لسلوك الأشخاص في المؤسسة. تم تطوير الوثائق من قبل متخصصي الشركة المسؤولين عن ذلك والموافقة عليها من قبل رئيس الشركة ، وبعد ذلك يتم استخدامها لتنظيم مجموعة متنوعة من مجالات النشاط. من خلال LNA يتم تحديد كيفية التصرف في موقف معين.
كل شيء يجب أن يكون على حق
معرفة ما هو LNA ، ينبغي أن يكون مفهوما ما هي الاحتمالات ، ونوع المسؤولية التي تنشأ عن مختلف الناس. على سبيل المثال ، الموظف الذي قام بمراجعة الوثائق المحلية رسميًا ، ولكنه انتهك قواعد السلوك التي أعلنت عنها ، قد يكون مسؤولاً. مع العلم بذلك ، يتلقى الشخص حافزًا للامتثال للمعايير المعمول بها في مساحة العمل.
في الوقت نفسه ، مقدمة رسمية عن LNA هي وسيلة لتحفيز الموظفين. توضح الوثائق تحت أي ظروف يمكن لأي من الموظفين الاعتماد على التنازلات أو التفضيلات. على دراية جيدة بفوائدها ، يهتم الناس بالعمل بفعالية للحصول على أفضل النتائج.
ما الذي نتعامل معه؟
يجب على المتخصصين ، وخاصة الموظفين الذين يقدمون سير عمل عالي الجودة ، أن يعرفوا جيدًا ما هو عليه - LNA. لا تنتمي كل ورقة مقبولة داخل الشركة إلى هذه الفئة من المستندات. ويشمل ذلك الإجراءات القانونية والتنظيمية الحصرية ، المعتمدة بالترتيب المناسب. عادة هذه هي التعليمات واللوائح. في كثير من الأحيان ، يتم لعب دور LNA في مؤسسة من خلال القواعد واللوائح.
معرفة ما هو LNA ، يمكن تطبيق هذا الفهم في الممارسة ، وتقييم الحجم الكلي للوثائق داخل الشركة. في الوقت نفسه ، تجدر الإشارة إلى بعض الاختلافات المميزة لهذه المجموعة من الوثائق عن أي شيء آخر موجود في الشركة. المصدر الأكثر إفادة للمعلومات هو قرار الجلسة المكتملة للمحكمة العليا للتحكيم الصادر في عام 2007 تحت رقم 48. عندها تم تكريس الاجتماع لمشكلة تحديد LNA.
وإذا أكثر؟
لفهم ما هو - LNA ، يمكنك ، إذا كنت تشير إلى القرار المذكور. إنه يركز على الوثائق على مستوى الولاية ، لكن من الممكن استخلاص التشابه مع العمل الكتابي لكيان قانوني معين.استنادًا إلى هذا التحليل ، يبدو من الصحيح تحديد أكثر السمات المميزة المميزة التي تحدد LNA على خلفية المستندات الأخرى.
أحد أهم الشروط هو إجراء إنشاء الورق. من الضروري الالتزام بالترتيب الرسمي. يجب أن يحتوي المستند على معايير أو قواعد عامة تحكم أنشطة بعض الأفراد أو العمليات التي تحدث داخل الشركة. الشروط المرجعية المحددة في قانون الضمان الاجتماعي مطلوبة للامتثال لأحكام هذه الوثيقة. أحد الشروط الرئيسية هو إمكانية الاستخدام المتكرر. عينات جيدة من LNA هي أوامر للأعمال الأساسية.
ماذا يحدث؟
إلينا إلزامي - هذه هي الأوامر التي تنظم أنشطة الشركة. ويشمل ذلك العديد من الأوراق الرسمية الإدارية المصممة لتنظيم التفاعل في مكان العمل. بالإضافة إلى الطلبات الفعلية ، يمكنك إصدار التعليمات ونشر القواعد والموافقة على لوائح العمل. غالبًا ما تتوافق شروط الانتماء إلى VLA مع الوثائق الموضوعة أثناء الاجتماع أو الاجتماع أو الملاحظات أو الأفعال أو الاتفاقيات أو المراسلات التي تم تشكيلها أثناء عملية العمل.
على النحو التالي من فك التشفير ، تم تصميم LNA لتطبيع عملية العمل. لذلك ، يجب تنفيذ جميع المستندات من هذا النوع في نموذج واحد. يشرع هذا عند الموافقة على تعليمات العمل المكتبي في المؤسسة. من المهم بنفس القدر الإعلان عن الإجراء الخاص بتعيين التفاصيل ، والذي يسمح لك بالتنقل في كل VLA داخل الشركة.
الانتظام في كل شيء
للتأكد من أن جميع LNAs إلزامية في المؤسسة ليست مزينة فقط في نفس النمط ، ولكن أيضا مفهومة لجميع الموظفين ، ينبغي استخدام قواعد التنسيق الخاصة في تشكيلها. تلك الموصى بها داخل كل منظمة للتنسيق بشكل فردي ، والموافقة ، وتقييم رأي جميع الأطراف المعنية. يعتبر رأي القسم المسؤول عن تشكيل نمط شركة واحد هو الأكثر إقناعًا. غالبًا ، في مرحلة اعتماد المستندات الأولى ، تصدر الشركات ورقًا ينظم الألوان والخطوط والميزات الأخرى التي يجب تطبيقها عند كتابة النص.
قد لا يبدو أن مثل هذه التافهات للآخرين مهمة للغاية ، لأن جوهر تفسير VLA هو أفعال معيارية ، تهدف إلى تنظيم سلوك الأفراد. ولا يزال ، لا نقلل من وحدة التصميم الأسلوبي. هذا يخلق انطباعًا إيجابيًا ، ويوضح مدى جدية الشركة في عملية العمل وتطالب بالأشياء الصغيرة. كل هذا يتيح لك تكوين الموظفين (دون استثناء) للعمل ، لرفع شعور جماعي بالمسؤولية.
على الأمثلة
عند تحليل VLA الإلزامي في مؤسسة ما ، أولاً وقبل كل شيء ، من الضروري ملاحظة ترتيب العمليات العسكرية (الأعمال الأساسية). هذه وثيقة تحدد التوجيهات الرئيسية للإدارة العليا. سنويًا ، تكون أول وثيقة يتم تبنيها لسنة تقويمية جديدة هي أمر بناءً على طلب السكك الحديدية ، وترقم في الأول ومؤرخة في أول يوم عمل من السنة القادمة. إذا أهمل موظفو الشركة الوفاء بالمتطلبات المحددة في مثل هذا الفعل ، فستتاح لصاحب العمل الفرصة لمحاسبته.
في الغالب ، يتم نشر VNAs ، الإلزامي لصاحب العمل ، في شكل ورقي. وينطبق هذا أيضًا على المؤسسات الحديثة التي تدير سير العمل في شكل إلكتروني. هذا يرجع إلى المتطلبات الحالية للتعريف. يلتزم الموظفون بالامتثال للـ LNA فقط إذا تم تزويدهم بنسخة للقراءة الدقيقة ، ونتيجة لذلك يقوم الموظف المسؤول بجمع التوقيعات التي تشير إلى الوظيفة وفك التشفير وكذلك تاريخ الإلمام. فقط بعد الانتهاء من هذه القائمة بمشاركة جميع العاملين في المؤسسة ، من الممكن مطالبة الموظفين بالامتثال للقيود والقواعد المقررة.
بعض الميزات
أحد الخيارات لتعريف الموظفين بـ VLA هو تزويد كل فرد بتوقيع رقمي إلكتروني. الإجراء مكلف للغاية ، ولكنه في بعض الحالات يبرر نفسه بالفعل. لا تحتاج الشركات التي تنظم هذا النوع من سير العمل إلى القلق بشأن تنظيم الأعمال الورقية المطبوعة. لكن على كل شخص آخر الاحتفاظ بمجلة خاصة للتعرف على الجيش الوطني الليبي. هذا مستند من النموذج الثابت ، يحدد أي من الموظفين في أي يوم كان على دراية بأي فعل محلي.
عند تنظيم الأعمال الورقية في مؤسسة كبيرة ، من المعقول اختيار مستند قياسي يتم نشره على المستوى الفيدرالي كمجلة أساسية. هذه النماذج متاحة الآن للبيع في العديد من المتاجر ، كل من المكتبات والقرطاسية والمتخصصة ، والعمل مع المؤسسات والمساعدة في تنظيم سير العمل. بالنسبة لشركة صغيرة ، يبدو هذا التبذير من المال غير مبرر إلى حد ما ، بحيث يمكنك إنشاء مجلة بنفسك حتى من خلال دفتر ملاحظات بسيط. ومع ذلك ، هنا يجب أن تستمع أولاً إلى رأي القيادة. في حين يسعى البعض لتحقيق النفقات المعقولة للأموال ، يهتم آخرون باستثمار مبالغ كبيرة في تصميم عملية العمل وفقًا لحالة الشركة الناجحة.
المسؤوليات والواجبات
عادة ، أوامر للأنشطة الأساسية ، LNA ، والوثائق التنظيمية المختلفة المعتمدة لحالة معينة ، وعدد من الوثائق هي مسؤولية قسم المكتب. ولكن يجب حفظ أوامر الموظفين والملفات الشخصية والورق والوثائق الإلكترونية الأخرى المتعلقة بالتوظيف بواسطة قسم المحاسبة بالمؤسسة. في الشركات الصغيرة ، يمكن إسناد المسؤولية عن مجالي النشاط إلى نفس الموظفين ، وهو ما يجب الإشارة إليه بوضوح في مسؤوليات الوظيفة ، لأنه في الحالة العامة يجب ألا يحتفظ المحاسبون برواتب ، وكتبة الموظفين - مستندات الموظفين.
لا تزال بعض الطلبات المتعلقة بالعمل مع الموظفين تتعلق بمجال كتبة المكاتب. وهذا ينطبق على الوثائق الحرة.
نتخلص من الشركة
يتضمن LNA أوامر. في العديد من الشركات ، تعد المستندات من هذا النموذج هي الأكثر شيوعًا ، والتي تنظم عمل الشركة. في الوقت نفسه ، يكون ترتيب الأمر أقل من الترتيب الذي أصدره الشخص الإداري الرئيسي - المدير العام أو أي شخص آخر يشغل أعلى منصب. الطلب هو مستند ينظم عمل المؤسسة ككل ، ويخضع جميع موظفي الشركة ، ولا يمكن أن يكون هناك أي استثناءات. ولكن يتم إصدار الطلب من قبل رئيس القسم ، وينطبق فقط على أولئك الأشخاص الذين يخضعون له وفقا للتسلسل الهرمي للوظائف.
الطلب (في معظم الحالات) هو مستند يحدد تلك التركيبات التي تم استلامها مسبقًا من أشخاص من مستوى رسمي أعلى. عادة ما يتم قبولهم من أجل إصلاح جميع المهام التشغيلية ، والتي تم تحديد حلها كأولوية.
نخلق بشكل صحيح
من أجل أن يكون LNA في المؤسسة بنفس الشكل ، ويكون منظمًا وموحدًا ، يجب تحديد متطلبات تصميمهم في التعليمات التي تنطبق على قسم المكتب. تحدد هذه الوثائق بوضوح مدى إمكانية إنشاء LNA. قبل إدراج جميع المتطلبات التي قبلت LNAs يجب أن تفي ، يجب كتابة جميع المصطلحات المستخدمة في التعليمات وإعطاء تعريفات مفصلة من أجل منع التناقضات في عملية العمل مع مراعاة الوثيقة المنشورة. الاسترشاد بالتعاريف (بالنسبة لصياغتها ، يجدر الانتقال إلى الممارسة المقبولة عمومًا على المستوى الفيدرالي) ، يمكن تجنب العديد من الحوادث.
يجب إثبات صحة سير العمل فيما يتعلق بـ LNA بالتعليمات بأقصى قدر من الوضوح. ينبغي أن ينص على إجراء التسجيل ، وأن يشير بوضوح إلى جميع مراحل الموافقة على مشاريع الوثائق والإطار الزمني الذي ينبغي اعتماده فيه. يجب أن تحتوي التعليمات على متطلبات الإجراء الخاص بتعريف الموظفين بالوثيقة.
حان الوقت للتشاور
من المستحيل تخيل عمل مؤسسة دون تنظيم منتظم للاجتماعات والاجتماعات. من أجل حسن سير مثل هذا الحدث ، من الضروري تعيين شخص مسؤول عن صياغة البروتوكول ، وتحديد كل ما يحدث أثناء اتصال الزملاء. البروتوكولات مختصرة وكاملة ، لكن بأي شكل ، بعد الموافقة ، تصبح LNA. عند إعداد نموذج قصير من الوثائق ، تشير إلى المهام التي تمت مناقشتها ، والقرارات التي اتخذت بشأن القضايا المعرب عنها. الخيار الثاني يتضمن حرفيا تثبيت حرفيا من كل شيء قال.
هناك ممارسة شائعة إلى حد ما وهي الحفاظ على بروتوكول كامل عند تنظيم اجتماع خارجي ، لا يشارك فيه الأشخاص العاملون في الشركة فحسب ، بل يشارك فيه أيضًا ممثلون عن الشركات والوكالات الحكومية الأخرى. ولكن بالنسبة للداخلية ، عادة ما يكون النموذج القصير كافياً. يمكن لأحدث الشركات التي لديها معدات تقنية جيدة تحمل تكاليف تصميم البروتوكولات الداخلية في شكل إلكتروني. ولكن لا يزال يتعين طباعة الشركات الخارجية إذا لم يكن لدى الشركات التي كان ممثلوها حاضرين في هذا الحدث اتفاقًا خاصًا يحكم إمكانية تبادل المستندات إلكترونيًا.
من المهم أن نعرف
إذا كانت الشركة صغيرة جدًا ، فنادراً ما تمتلك معدات قوية ، وليس لديها القدرة على تزويد جميع الموظفين بالتوقيعات الإلكترونية. في هذه الحالة ، من المعقول إعداد أي بروتوكولات في شكل ورقي ، وجمع التوقيعات من جميع الموظفين في الوقت المناسب للتأكد من أن الموظفين على دراية بالوثيقة. ولكن إذا كان هناك EDS للأشخاص العاملين الذين يلزم تأكيد معرفتهم في حالة معينة ، يكفي أن تكمل الوثائق وإرسالها عن طريق البريد الإلكتروني ، وبعد ذلك ترسل الوثيقة المعدة والمعتمدة إلى EDMS ، أي تخزين منهجي للوثائق.
تقوم العديد من الشركات الحديثة بتطوير الإدارة الإلكترونية للوثائق بنشاط ، ومن بين أمور أخرى ، من الضروري ملاحظة التصميم الإلكتروني ، وحفظ البروتوكولات ، وتعريف الموظفين بهذه المستندات. تُظهر الدراسات التي أجريت أكثر من مرة حول هذا الموضوع بوضوح: كلما ارتفعت كفاءة المؤسسة وتقل فرصة حدوث الأخطاء ، زادت كفاءة الأوراق التي تم تصحيحها في شكل إلكتروني ، بينما تم تقليل حجم المستندات الورقية.