يعتبر تاريخ تطور فئة مثل التدقيق من قبل العديد من المؤلفين بشكل مختلف. يتم تفسير التعريف المقابل في الترجمة من اللاتينية على أنه "جلسة استماع" ويستخدم في الممارسة العملية لتحديد التحقق. لذلك ، يُفهم التدقيق على أنه يعني إجراء تدقيق بواسطة خبير مستقل يهدف إلى نشاط معين أو ظاهرة معينة. لهذا السبب يميزون بين عمليات التدقيق الفنية والتشغيلية والبيئية واللوجستية التي تمت مناقشتها في هذه المقالة. ما المقصود بالفئة المقدمة؟ كيف يختلف عن الآخرين؟ ما هي أنواع التدقيق اللوجستي الموجودة؟ يمكنك العثور على إجابات لهذه الأسئلة وغيرها من الأسئلة التي لا تقل أهمية في عملية قراءة مقالتنا.
مفهوم وتنظيم المراجعة اللوجستية
اليوم ، جنبا إلى جنب مع مفاهيم المالية والمحاسبة والتقنية وغيرها من أنواع التدقيق ، يتم اتخاذ موقف مهم من خلال مراجعة الخدمات اللوجستية. بادئ ذي بدء ، يهدف عملها إلى خفض التكاليف اللوجستية وزيادة كفاءة المؤسسة ككل.
يجب فهم التدقيق اللوجستي على أنه تدقيق شامل لفعالية الأنظمة الفرعية اللوجستية. يتمثل دور التدقيق اللوجستي في اختيار استراتيجية لوجستية في تحديد "مجالات المشكلات". لذلك ، في عملية الإجراء ، يتم تشكيل شجرة من العلاقات بينهما ، والتي هي ذات طبيعة سببية. بالإضافة إلى ذلك ، يتم إجراء حساب اقتصادي واسع النطاق فيما يتعلق بالمبيعات واستخدام المساحة وإدارة المخزون. يرتبط تنظيم التدقيق اللوجستي ومراحل السلوك مباشرة بأنواع عمليات التفتيش التالية:
- مراجعة المشتريات ، وهذا هو ، والخدمات اللوجستية.
- تخطيط التدقيق وفقًا لمخطط "المبيعات - الإنتاج - المشتريات".
- مراجعة التكاليف اللوجستية للتخزين والتعبئة والتخزين وحركة المنتجات القابلة للتسويق.
- مراجعة توزيع المنتجات القابلة للتسويق وفقًا لسلسلة التوريد.
نتائج التدقيق اللوجستي
بالإضافة إلى المشكلة التنظيمية ، يتضمن الأساس النظري لنظام التدقيق اللوجستي أيضًا نتيجة الإجراء في شكل تقرير يحتوي على المعلومات التالية:
- تقييم الوضع الفعلي فيما يتعلق بالنظام اللوجستي للمؤسسة.
- قائمة التوصيات الفنية والإعلامية والتنظيمية والتكنولوجية لتحسين جميع النظم اللوجستية الفرعية.
- تقييم للحاجة إلى بعض التغييرات.
- عائد أولي (محتمل) على الاستثمار.
النتائج التي يتم الإعلان عنها بعد إجراء مثل مراجعة الأنظمة اللوجستية ، عادة ما تتحدث عن مدى ملاءمة بعض المشاريع المتعلقة بالنقاط التالية:
- تطوير استراتيجية من حيث المكون اللوجستي للهيكل.
- إعادة هندسة (تصميم) نظام أو نظام فرعي للوجستيات. مثال صارخ على هذا الأخير هو تصميم مجمع المستودعات.
- تشكيل نظام يتعلق بتنظيم العمليات التجارية اللوجستية.
التدقيق اللوجستي ومبدأه الرئيسي
أحد المبادئ الرئيسية للتدقيق اللوجستي هو الحركة المتطورة من عام إلى خاص. بمعنى آخر ، يبدأ الإجراء في التحقق من أهداف البنية العالمية وينتهي بأسباب الفرص الضائعة ، والإنتاجية المنخفضة ، والكفاءة المنخفضة.بعد حل المشكلات العامة ، تتضمن المراجعة اللوجستية للمؤسسة دراسة مفصلة للمجالات الوظيفية اللوجستية في الشركة.
لذلك ، وفقًا للمبدأ أعلاه ، تتم دراسة الاستراتيجيات الحالية للمؤسسة ، والتي يمكن أن تؤثر بشكل كامل على المنظمة من حيث حركة تدفقات الطبيعة المادية. لهذا ، على أي حال ، من الضروري إجراء تحليل لمهمة الشركة ، وكذلك استراتيجيات الإنتاج والتسويق والمشتريات للشركة. تشمل مراجعة الأنظمة اللوجستية بخطوتها الأخيرة تشكيل قاعدة بيانات. لذلك ، يمكن استخدامه لتقييم أنشطة هذه الأنظمة في المؤسسة.
لتنفيذ الإجراء المذكور في المقالة ، تم إنشاء فريق يضم ممثلين عن الخدمات اللوجستية والإدارات الوظيفية الأخرى للشركة (المحاسبة والمالية والمبيعات والتسويق والمشتريات والإنتاج وخدمة المعلومات ، وما إلى ذلك). من المهم أن نضيف ، على سبيل المثال ، أن المراجعة اللوجستية لنظام النقل في المؤسسة يتم بحضور خبراء من أطراف ثالثة. بالإضافة إلى ذلك ، غالباً ما ينجذب طلاب مؤسسات التعليم العالي المتخصصة إلى تنفيذ الإجراء. هذه الخطوة مستحسنة بلا شك ، لأن للمبتدئين ، بطريقة أو بأخرى ، نحتاج إلى أساس عملي لتحقيق الأهداف المحددة في الخطة المهنية.
مراحل تجميع فروع التدقيق اللوجستي
يميز العلماء المعاصرون عدة مراحل للتدقيق اللوجستي ، من بينها أولية ، رئيسية ، وبالتالي ، نهائية. بادئ ذي بدء ، سيكون من المستحسن النظر في المرحلة الأولية من التدقيق اللوجستي.
لذلك ، خلال اليومين أو الثلاثة أيام الأولى ، يدرس المتخصصون المجالات الوظيفية لإنتاج وتسويق وبيع وتسويق المنتجات القابلة للتسويق. بعد ذلك ، على مدار الأسبوع ، يقوم خبراء اللوجستيات بمعالجة نتائج البحث ، فضلاً عن إعداد قائمة بالوظائف اللوجستية التي تخضع بطريقة أو بأخرى للتحقق الشامل. تحتوي المرحلة الأخيرة من التدقيق اللوجستي في هذه المرحلة على صياغة أسئلة للاستبيانات والمقابلات ، بالإضافة إلى تجميع قائمة بالمؤشرات التي سيتم وفقها تقييم وظائف اللوجستيات.
المرحلة الرئيسية للتدقيق اللوجستي
بادئ ذي بدء ، تجدر الإشارة إلى أن المرحلة الرئيسية من هذا الإجراء الواسع النطاق تصنف إلى عمليات تدقيق داخلية وخارجية. يناقش هذا الفصل مراجعة تكاليف النقل والإمداد باستخدام مثال المؤسسة الصناعية والمرحلة الرئيسية. تعتبر نقطة البداية للتدقيق الداخلي مقابلة مع رئيس المؤسسة. بعد ذلك ، تتم مراجعة اللوجستيات وفقًا للمجالات التالية:
- يتضمن الاتجاه الأول مسحًا للعاملين في الإدارات الوظيفية في الشركة حول القضايا التي ترتبط بشكل أو بآخر باللوجستيات (المبيعات والمستودعات والنقل).
- الاتجاه الثاني يتضمن العمل مع عينة من وثائق المؤسسة.
- المجال الثالث هو جمع المعلومات وفقًا لعقود التوريد للتحليل الإحصائي لمبيعات وشراء المنتجات القابلة للتسويق.
في عملية التدقيق اللوجستي الداخلي ، يتم تطبيق نظام من المؤشرات ، يتم تصنيفه في المجموعات التالية:
- تحتوي المجموعة الأولى على مؤشرات لخدمة العملاء الخارجيين والداخليين ، بالإضافة إلى تقييم لخصائص جودة الخدمة ، والتي ينبغي أن تشمل القدرة على تغيير ميزات الطلبات بشكل أساسي وفقًا لطلبات العملاء ، ووقت تنفيذ الطلبات ، والاستقرار فيما يتعلق بهذا الوقت.
- تتضمن المجموعة الثانية مؤشرات مرتبطة مباشرة بتكلفة الأموال لتنفيذ العمليات والإجراءات اللوجستية.في عملية تحليل التكلفة تقييم نسبة "التكاليف - الفوائد". هذا يعني الفوائد التي يحصل عليها العملاء من اعتماد ومواصلة تنفيذ قرارات معينة في الشركة.
- المجموعة الثالثة لديها العديد من المؤشرات على استخدام أسطولها من المركبات (المخزون المتداول) أو مرافق التخزين ، من بينها معامل تطبيق القدرة الاستيعابية للمركبة ، ومعامل تطبيق حجم المستودع وما إلى ذلك.
التدقيق الخارجي
كما اتضح فيما بعد ، فإن المرحلة الرئيسية من الإجراء الذي تم النظر فيه في المقالة تحتوي على أنواع التدقيق اللوجستي الداخلية والخارجية. في هذا الفصل ، يُنصح بالتعرف على هذا الأخير. من المهم الإشارة إلى أنه من المنطقي تعيين نقطة البداية للتدقيق الخارجي فقط عندما يكون إجراء التدقيق الداخلي مضمونًا. لذلك ، في هذه المرحلة ، يتم إجراء دراسة لتوقعات ومتطلبات العملاء من أجل تحديد الأداء الأمثل للمؤسسة ؛ النظر في التقنيات المستخدمة من قبل المنافسين ؛ تقييم مستوى تدفق المواد خدمة العملاء وهلم جرا.
تجدر الإشارة إلى أنه يتم إجراء مراجعة لوجستية خارجية في شكل إرسال استبيانات معدة خصيصًا أو مقابلات انتقائية مباشرة مع ممثلي الشركات التي يتم تقديمها ، وكذلك المشترين من أماكن مختلفة في الخطة الجغرافية أو مع حجم مشتريات مختلف. من المهم أن تكمل تلك الاستبيانات القياسية دون أن تفشل في التكيف تماما مع كل هيكل محدد بالإضافة إلى ذلك ، كقاعدة عامة ، ليس المقابلات فقط قادة الشركة أو أقسامها الفردية ، ولكن أيضًا موظفين محددين وفقًا لمجال نشاطهم.
وبالتالي ، وفقًا لنتائج التدقيق الخارجي ، من الممكن صياغة توصيات محددة للهيكل والإشارة إلى تلك التغييرات التي يجب تنفيذها في نظام اللوجستيات الحالي في وقت التدقيق.
المرحلة النهائية
بعد الانتهاء من المرحلة الرئيسية للتدقيق اللوجستي ، من الضروري إعداد التقارير التحليلية التالية:
- يحتوي التقرير الأول ، الذي تم تطويره وفقًا لتحليل قائمة الأسهم ، على معلومات حول مجموعة متنوعة من المواد الخام والمنتجات القابلة للتسويق ، والأسهم حسب المجموعات ، أو الفئات أو المراكز ، وتقديرات دوران العناصر وفقًا لقائمة المخزون.
- يحتوي التقرير الثاني على تحليل للتدفقات النقدية في الشركة وما وراءها أيضًا. على سبيل المثال ، وصف مفصل لحركة التدفق النقدي من خلال المستودع بشكل عام وحجم التدفقات النقدية وفقا لكل عملية لوجستية بشكل منفصل. من المهم الإشارة إلى أنه على مقاطع الخط الفاصل بين مناطق التخزين ، من المهم أيضًا الإشارة إلى مقدار التدفق النقدي. تستخدم النتائج التي تم الحصول عليها لتحديد عدد المحركات والمركبات للتخزين الداخلي.
- تم تخصيص التقرير الثالث لتزويد المؤسسة بالموارد. وبالتالي ، تتضمن المعلومات ذات الصلة تصنيف وخصائص معدات مناولة المواد. الغرض الرئيسي من الوصف ليس أكثر من تقييم للقاعدة المادية والتقنية ذات الصلة بالمؤسسة.
ملخص المعلومات
كما اتضح فيما بعد ، تتم مراجعة اللوجستيات من أجل تحديد أوجه القصور في النظام اللوجستي للهيكل. بعد تحديد "الاختناقات (المناطق ذات المخاطر المتزايدة) ، بطريقة أو بأخرى ، يضع خبراء اللوجستيات توصيات لتصحيح المشكلات المحددة. بالطبع ، يتم استخدام هذه التوصيات لاحقًا لتحسين مستوى الخدمة للعملاء الحاليين ، وإيجاد عملاء جدد ، وكذلك لتحسين إدارة التدفق النقدي.
مثال التدقيق اللوجستي
في هذا الفصل ، سيكون من المستحسن النظر في إجراء التدقيق اللوجستي باستخدام مثال محدد.لا يعد تدقيق المستودع أكثر من مجرد البحث عن طرق لتحسين نشاط المستودع في إطار دراسة صريحة لعمليات المستودع وموارده. يمكن تنفيذ الحدث المذكور أعلاه لمرة واحدة وبشكل مستمر. كما ذكر أعلاه ، تهدف مراجعة اللوجستيات بشكل رئيسي إلى تحديد أوجه القصور في تنظيم المستودع ، وكذلك في عمله. بالإضافة إلى ذلك ، في هذه الحالة ، من المناسب إنشاء بعض المقترحات لإزالة أوجه القصور الموجودة. غالبًا ما تكون مهمة الإجراء الموضحة في المقالة هي المبرر القائل بضرورة تشغيل المستودع تلقائيًا.
في كثير من الأحيان ، تعتبر مراجعة اللوجستيات خطوة إلزامية تسبق تنفيذ نظام WMS. لذلك ، تتيح لنا نتائج البحث والتوصيات ذات الصلة لخبراء اللوجستيات العثور على أفضل الخيارات من حيث تخزين المنتجات التجارية ، وكذلك تحسين تنفيذ عمليات المستودعات وعدد الموظفين والتحميل وما إلى ذلك. وبعبارة أخرى ، فإن التدقيق اللوجستي ، بطريقة أو بأخرى ، يساهم في تحقيق ما يجب القيام به في المستودع لجعله في وضع مطلق قبل الأتمتة.
التدقيق اللوجستي في الممارسة العملية
تشمل المراجعة اللوجستية للمستودع العمليات التالية:
- تحليل فيما يتعلق بالبنية التحتية.
- تحليل العملية الفنية.
- تحليل الوثائق ذات الصلة.
- تحليل الكمبيوتر ونظم المعلومات.
- وضع مقترحات وتوصيات لتحسين الوضع.
- حساب من حيث دراسة الجدوى لتنفيذ نظام WMS.
في عملية إجراء مراجعة لوجستية للمستودع ، يتم استخدام الأدوات التالية:
- مقابلة موظفي الشركة.
- الإشراف على سير العمل في المستودع.
- تحليل الوثائق ذات الصلة ، بما في ذلك تعليمات العمل ، والتوجيهات ، والتخطيطات ، وهلم جرا.
فيما يلي نتائج التدقيق اللوجستي في المستودع:
- قائمة المشاكل الفعلية للمؤسسة.
- توصيات لحل المشاكل القائمة.
- مبرر الحاجة إلى إدخال نظام آلي.