التخزين التشغيلي للوثائق. أنواع الوثائق وفترات تخزينها

أثناء أنشطة أي مؤسسة ، يظهر عدد كبير من المستندات التي يجب تخزينها لفترة زمنية معينة. في مقالتنا نريد أن نتحدث عن كيفية تنفيذ التخزين التشغيلي للوثائق وتدميرها.

ما هو التخزين عبر الإنترنت؟

تماما جميع الأوراق التي تم إنشاؤها أو تلقيها في سياق المشروع تخضع لتنظيم واضح ومعالجة شاملة. بحيث يمكنك إعادة استخدامها في المستقبل ، يجب عليك تنظيم سلامتهم بشكل صحيح ، وتوفير وصول سريع إلى أي منهم. في الواقع ، التخزين التشغيلي للوثائق هو الحفاظ على الأوراق في منظمة أو وحدة هيكلية حتى يتم إتلافها أو نقلها إلى أرشيف المنظمة.

فترات الاحتفاظ بالمستند

في أي منظمة هناك مجموعة متنوعة من الأوراق وفقا لدرجة قيمتها. بعضها ذو قيمة اقتصادية أو علمية كبيرة ، والبعض الآخر يحتوي على معلومات ضرورية لحل مشاكل محددة ، وبعد ذلك يفقدون أهميتها. لذلك ، يجب تنظيم وتخزين بعض الأوراق بشكل صحيح ، في حين أن البعض الآخر دمرت ببساطة ، وفقا لقواعد معينة.

التخزين التشغيلي للوثائق ذات القيمة العلمية أو العملية له إطاره الزمني الخاص. أنها تعتمد على درجة أهمية محتواها.

مدة الصلاحية قد تكون على النحو التالي:

1. ثابت.
2. مؤقت (أكثر من عشر سنوات).
3. مؤقت (لا يزيد عن عشر سنوات).

تجدر الإشارة إلى أن شكل الأوراق لا يؤثر على فترات تخزين المستندات بأي طريقة (يتم تقديم جدول التخزين في المقالة). ليس سراً أن معظم المعلومات في الوقت الحالي تتم معالجتها إلكترونيًا. تعتمد المصطلحات ، أولاً وقبل كل شيء ، على محتوى المستند نفسه.

متطلبات التخزين

هناك متطلبات معينة للتخزين التشغيلي للمستندات. على سبيل المثال ، يجب أن تظل حالات الحفظ المؤقتة أو الدائمة المكتملة في الوحدات التنظيمية لعدة سنوات أخرى. بعد هذه الفترة يتم وضعها في أرشيف المؤسسة.

طالما كانت الأوراق قيد الاستخدام النشط ، فإنها تحتاج إلى التصميم والصيانة المناسبين. يتضمن التخزين التشغيلي للوثائق تكوينها وفقًا لمجموعات محددة ، وكذلك المواصفات المحددة التي اعتمدتها المنظمة.

لضمان البحث السريع عن أي أوراق ، من الضروري تنسيق أسماء المجلدات بالمعلومات قدر الإمكان. كمحرك ، كقاعدة عامة ، يتم استخدام المجلدات ، والتي يجب أن يكون على غلافها جيب للأسماء القابلة للاستبدال من الأسماء.

أثناء التخزين عبر الإنترنت ، تتم الإشارة إلى المعلومات التالية على الأغطية:

1. الفترة المؤقتة لبداية ونهاية الاستخدام.
2. مجموع أوراق نظيفة في مجلد.
3. دلالة على العمر الافتراضي لهذه الأوراق المالية.
4. الاسم الكامل الفنان ، ورقم هاتفه الاتصال.
5. قد توجد نقوش إضافية أيضًا ("للموافقة" ، "للتوقيع" ، إلخ.)

يتم التخزين الحالي في خزانات مجهزة بشكل خاص (معدنية) أو في غرفة منفصلة ، تكون مغلقة للوصول. يجب ألا يتم الإصدار المؤقت للأوراق المالية إلا بأمر من إدارة القسم المتعلق بالمستندات. بحلول نهاية اليوم ، يجب أن يعود المجلد إلى مكانه - خزانة آمنة.

في نهاية فترة التخزين التشغيلي ، يتم تعيين المستندات لحالة "مكتملة". وفقط بعد هذا يبدأ الإجراء الخاص بإعدادهم للنقل إلى الأرشيف.

مواعيد تخزين المستندات الواردة

في أي مؤسسة ، تتراكم المستندات الواردة في عملية النشاط. لديهم أيضا مدة الصلاحية. بشكل عام ، تشير المراسلات الواردة إلى جميع الوثائق التي تصل إلى المؤسسة. يتم تحديد فترات تخزين هذه الأوراق حسب المحتوى. يوصى بتخزين المستندات الواردة لمدة ثلاث سنوات على الأقل. ومع ذلك ، فإن الرسائل الأكثر أهمية قد تستمر لفترة أطول (على سبيل المثال ، أكثر من خمس سنوات). يتم تحديد المدة حسب درجة أهمية المعلومات في الأوراق. لذلك ، يجب أن يأخذ تصنيف هذه الوثائق في الاعتبار أهمية المعلومات. على سبيل المثال ، يجب تسليط الضوء على رسائل من السلطات في مجلد واحد ، والمراسلات مع الشركاء التجاريين في مجلد آخر. يجب تخزين هذه الأوراق لمدة خمس سنوات على الأقل.

فترات الاحتفاظ الصادرة

المستندات الصادرة ، مثل أي مستند آخر في المؤسسة ، تخضع للتخزين. علاوة على ذلك ، كما في حالة الأوراق الواردة ، لديهم شروط معينة ، والتي تعتمد على درجة أهميتها.

يُنصح بتنظيم المستندات والإشارة إلى فترات التخزين في كل مجلد. من الناحية المنطقية ، يجب تقسيم المستندات الصادرة إلى مصفوفات منفصلة: المراسلات مع الموردين ، مع العملاء والعملاء والمؤسسات الحكومية والمرافق ، إلخ. يجب الاحتفاظ بالوثائق الأكثر أهمية في التخزين التشغيلي لمدة خمس سنوات على الأقل ، وأبسط منها - حتى ثلاث سنوات. رسائل مهمة خاصة يمكن تخزينها لمدة عشر سنوات. يجب أن تكون أسباب هذا الاستخدام الطويل ثابتة في تعليمات خاصة حول العمل الكتابي للمؤسسة.

سجلات الوثائق

مجلة تسجيل المستندات متاحة في أي مؤسسة. علاوة على ذلك ، كقاعدة عامة ، يتم تخصيص مجلات تسجيل منفصلة للأوراق المالية الواردة والصادرة إذا كانت المنظمة نشطة. أكثر ملاءمة لتنظيم جميع المراسلات. يتم شراء المجلات وتغييرها كل عام. بالطبع ، في الوقت الحاضر ، يفضل الكثيرون الاحتفاظ بمجلة مماثلة في شكل إلكتروني. ومع ذلك ، يجب أن يكون هناك نسخة ورقية.

يتم تسجيل متطلبات المستندات في المجلات ، ويتم تخصيص الأرقام لها ، كما تتم الإشارة إلى التواريخ. يسمح تسجيل الأوراق المالية ، إذا لزم الأمر ، بالعثور على المستند الصحيح. يتم الاحتفاظ المجلات لمدة ثلاث سنوات. في نهاية هذه الفترة ، يتم إتلاف جميع الوثائق المتعلقة بالمراسلات الواردة والصادرة ، أثناء إعداد الفعل.

فحص المستندات

كما قلنا سابقًا ، فإن مدة استخدام الأوراق وتخزينها لا تعتمد بأي حال على الشكل (ورقيًا أو إلكترونيًا) ، ولكن محتوى المستندات فقط هو أمر مهم. لتحديد أهميته ، يتم تعيين الفحص. وتتمثل مهمتها في معرفة أي الوثائق ذات الأهمية بالنسبة للإنتاج ، والعلوم ، والحالة ، وما إلى ذلك. بالنسبة للوثائق المختارة للتخزين التشغيلي ، من الضروري تحديد الفترة الزمنية التي قد تكون هناك حاجة إليها. لذلك ، فإن تحديد وقت التخزين مهمة أخرى يتم تعيينها قبل الفحص. يتم تشكيل جميع الأوراق قبل إرسالها لتقييم الخبراء استعدادًا لنقلها إلى الأرشيف في شؤون التسمية بواسطة أقسام هيكلية معينة أو خدمة إدارة المكاتب.

يمكن إجراء فحص القيمة في المؤسسات نفسها ، ومحفوظات المنظمات ، وكذلك محفوظات الدولة.

بشكل عام ، إذا تحدثنا عن مستندات إدارة جادة ، فسيتم تحديد تواريخ تخزينها مسبقًا في وقت إنشائها. المرجع الرئيسي والوسائل التنظيمية التي تؤثر على فترات التخزين هي قوائم الوثائق التي تشير إلى فترات التخزين. يتم استخدامها في تقييم الخبراء للأوراق المالية في المحفوظات البلدية ودولة وفي الشركات. والقيمة ، كما قلنا ، يتم التعبير عنها في العمر الافتراضي.

قائمة الوثائق ذات فترات التخزين هي قائمة منتظمة لفئات وأنواع الأوراق المالية التي تحتوي على معلومات تنظيمية حول وقت تخزينها.

تحتوي القوائم على فترات تخزين المستندات القياسية المتوفرة في أي مؤسسة. لكن الأوراق المحددة التي تعكس وظائف معينة للمؤسسة قد تتعلق بقوائم الإدارات.

أرشيف الوثائق

أرشيف الوثائق في المنظمة لا يمكن أن يوجد من تلقاء نفسه. يتم تخزين الأوراق فيه لفترة معينة ، وبعد ذلك يجب نقلها إلى الأرشيفات البلدية أو السجلات الحكومية. يحدد القانون الاتحادي بوضوح فترة تخزين العديد من الأوراق المالية فيه. لذلك ، على سبيل المثال ، يجب الاحتفاظ بالوثائق المتعلقة بالموظفين ، والأوراق التوثيقية ، ودفاتر الأعمال لمدة 75 عامًا ، والتوثيق العلمي - خمسة عشر عامًا.

في حالة تصفية المنظمة لأي سبب من الأسباب ، يجب نقل أرشيف الوثائق ذات العمر الافتراضي الثابت ، وكذلك أوراق الموظفين ، إلى أرشيف البلدية (الولاية). يجب على المؤسسات غير الحكومية من أجل نقل المستندات إبرام اتفاق مع صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي أولاً. إذا لم يتم الانتهاء منه في الوقت المحدد ، فيجب أن يأخذ الأرشيف في تخزين الورق فقط على موظفي المؤسسة. يجب أن يتم اختيار مكان حفظ المستندات المتبقية من قبل رئيس لجنة التصفية.

كيفية تدمير الوثائق؟

يمكن حذف المستندات الأرشيفية التي يتم تخزينها في المؤسسة في حالة انتهاء فترات التخزين الخاصة بها. يمكن أن يُعهد بتدمير المستندات إلى مؤسسة تابعة لجهة خارجية ، أو يمكنك القيام بها بنفسك. هناك قواعد موحدة يتم من خلالها تنفيذ هذه العملية. تجدر الإشارة إلى أنه يمكنك فقط تدمير تلك المستندات التي انتهت فترات تخزينها والتي فقدت أهميتها العملية. لا يمكن اتخاذ أي إجراء فيما يتعلق بالأوراق المالية إلا بحكم خبير.

ويرافق تدمير الوثائق من تنفيذ الفعل.

وضع الفعل

يمكن تضمين الأوراق في عملية التدمير في حالة انتهاء فترة التخزين في 1 يناير من السنة التي يتم فيها إعداد المستند. أي إذا كانت حالة 2014 وكانت فترة التخزين خمس سنوات ، فيمكن إدراجها في القانون فقط في عام 2020.

لتجنب المزيد من سوء الفهم ، يجب مراجعة جميع الحالات بالكامل ، والتأكد من أن جميع الأوراق الموجودة فيها قد فقدت قيمتها. ومع ذلك ، في الممارسة العملية ، فإنها غالبا ما تفعل خلاف ذلك. إذا كانت الوثائق ملقاة على الرف لمدة خمس سنوات ولم يتم لمسها من قبل ، عندئذ يتم إهمال القواعد. إنهم ببساطة ينقلبون على الحالات بشكل انتقائي للتأكد من أنهم لم يعودوا بحاجة إليها.

يجب أن يحتوي الفعل على معلومات متوفرة على غلاف الحالات. سوف يبدو هذا العمل المضني غير ضروري لأولئك الأشخاص الذين لا يفهمون تعقيدات العمل الأرشيفية. ولكن في الواقع هذا ليس كذلك.

يجب أن يوقع الفعل بالتأكيد الشخص الذي أجرى تقييم الخبراء. علاوة على ذلك ، تشير الوثيقة إلى أنه تم الاتفاق على الإجراءات مع لجنة خبراء المنظمة. في نهاية المطاف ، يجب الموافقة على الفعل من قبل رئيس المؤسسة.

فقط بعد اتباع جميع الإجراءات يمكن للمنظمة تدمير الحالات المدرجة في القانون.

كيفية تدمير أوراق العمل؟

هناك عدة طرق لتدمير المستندات. إذا سمحت أراضي المشروع ، فيمكنك حرق الورقة بنفسك ، ومراقبة السلامة من الحرائق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام وثائق التقطيع. ولكن هذه عملية طويلة إلى حد ما ، وهذه الطريقة مناسبة للكميات الصغيرة. في هذه الحالات ، يتم وضع فعل ما بشكل تعسفي ، يتم فيه تسجيل حقيقة التدمير.

كميات كبيرة من الحالات المخصصة للتدمير ، وعادة ما تنقل المؤسسات للتخلص أو إعادة التدوير إلى المنظمات المتخصصة التي تتعامل مع هذا.

يجب تسجيل حقيقة النقل في شهادة القبول. يشير المستند إلى التاريخ والوزن وعدد الحالات. يوصي الخبراء أن يكون موظف الشركة حاضرا في تدمير الأوراق للحفاظ على السرية.