جوهر التصميم هو وضع استراتيجية لتحقيق أهداف محددة. يتم إنشاء نموذج يتم بموجبه تنفيذ هذه الإجراءات أو تلك على مراحل للتقريب من النتيجة النهائية. لكن تخطيط المشروع على هذا النحو يتطلب تحليلًا دقيقًا وصياغة دقيقة ، بحيث تتضمن استراتيجية حل المشكلة استخدام الأدوات والطرق المثلى التي ستزيد من فرص النجاح في تحقيق الأهداف.
مفهوم وغرض التخطيط
حتى قبل بدء التصميم المباشر ، يتم تشكيل مفهوم ومبادئ ونموذج ، يتم بموجبه تطوير خطة عمل. هذا هو الأساس الذي يقوم عليه نظام الخطوات المركزة التي تهدف إلى تحقيق النتائج. يتم فهم النتيجة على أنها الهدف النهائي الذي يتم تطوير حل تصميم له. في البداية ، يتم إنشاء إطار للهيكل التنظيمي ، يتم في إطاره الموافقة على ترتيب وتسلسل وطبيعة العمل. كما يتم طرح مهام تخطيط المشروع ، حيث يمكن أيضًا الكشف عن أساليب استخدام الموارد المادية والتقنية. يغطي التخطيط المباشر جميع مراحل إنشاء حل للتصميم ، لكن هذا لا يعني أنه ينبغي تطويرها وفقًا لنموذج واحد. في كل مرحلة ، يمكن تطبيق نهج فردي ، مع مراعاة تفاصيل إجراءات العمل وتعقيد تنفيذها. ومع ذلك ، ينبغي هيكلة مراحل المشروع في نظام التخطيط الشامل.
النموذج الذي سيتم من خلاله تطوير المشروع ، على أي حال ، مبني على التركيز على تحقيق النتيجة النهائية. في هذه الحالة فقط سيكون من الممكن الاعتماد على إنشاء استراتيجية إدارة مثالية للجودة. يتم لعب دور مهم عن طريق إدخال البيانات ، والتي يمكن أن تقدم قواعد أو مبادئ أو قيود ، والتي سوف تصبح أهمية واضحة بعد تنفيذ المشروع. في الوقت نفسه ، ينبغي تحديد هدف تخطيط المشروع ، والذي سيكون لإنشاء نموذج العمل الأمثل من حيث تنفيذ المهمة.
تخطيط المجال
إحدى المراحل الأولية للتخطيط ، يتم خلالها تحديد جزء من المعايير الأساسية للمشروع. في هذه الحالة ، يُفهم المجال الموضوعي على أنه مجموعة من الأهداف والغايات ، التي ينبغي تنفيذها في عملية استكمال المشروع. علاوة على ذلك ، إذا كانت الاتجاهات المحددة للحركة خطوة بخطوة نحو هدف معين قد حددت نقاط إنجاز واضحة من حيث المعايير المقاسة ، فسيتم تعريف مجال الموضوع على أنه بنية أساسية أوسع نطاقًا للهدف النهائي. قد يؤثر أيضًا على العوامل التي ستظهر خلال تشغيل منتج أو حل تقني متطور. ماذا بالضبط في المرحلة الأولية التي يمكن أن يأخذها تخطيط المشروع في الاعتبار مجال الموضوع؟ يتيح لك هذا النموذج أداء المهام التالية:
- بناءً على تحليل الأهداف ، يتم تحديد الحالة الحالية لنظام التحكم.
- توضيح المعالم الرئيسية لقرار التصميم.
- صياغة مفصلة لمعايير النجاح والفشل.
- تحليل وتعديل افتراضات القيد.
- تحديد معايير تقييم النتائج المتوسطة والنهائية للمشروع.
تكوين عمليات التخطيط
عند تطوير الخطة ، ينتقل المبدعون من الصياغة العامة والتبرير التقني للأهداف إلى وصف تفصيلي للأنشطة التي ستحتاج إلى إكمال لتحقيق أهداف محددة.ومرة أخرى ، من المستحيل اعتبار نظام تشكيل الهيكل التنظيمي للخطة مغلقًا حتى بعد تكامل بيانات الإدخال. حتى بدون الاستلام الخارجي للمعلومات الجديدة ، قد تكون هناك حاجة إلى معلومات إضافية أو توضيح للبيانات السابقة. للسبب نفسه ، عمليات تخطيط المشروع لها خاصية دورية. التكرار ضروري للعملية مع مراعاة البيانات المحدثة.
في نفس الوقت ، يجب أن يكون لكل تكرار في البداية تسلسل واضح للتنفيذ - سواء على مراحل منفصلة أو في إطار نموذج التخطيط العام. تشمل العمليات المحددة ما يلي:
- تطوير هيكل محتوى المشروع مع الإشارة إلى المراحل الرئيسية للمشروع.
- تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام صغيرة - التفصيل والتجزئة إلى عمليات منفصلة.
- إعداد تصميم تقديري ، والذي سيأخذ في الاعتبار الموارد المطلوبة للتخطيط وتطوير المشروع.
- إعداد قائمة بأنشطة العمل المحددة. تشكيل قاعدة مستندات يتم فيها تحديد معلمات العمل وتوابعها التكنولوجية وما إلى ذلك
- ترتيب أنشطة العمل في هيكل التخطيط الشامل. تحديد إمكانيات تغيير تكوين تنفيذها.
اعتمادًا على تعقيد التنفيذ ، قد يتضمن نظام تخطيط المشروع مجموعات مختلفة من العمليات الداعمة. من بين أكثرها شيوعًا تطوير معايير التحكم والجودة ، وتحديد حالة التبعية والمسؤولية ، وإعداد وسائل الإعلام والاتصال المطلوبة. أيضًا ، أثناء التخطيط ، قد تنشأ احتياجات لعمليات جديدة لا يتم توفيرها في مرحلة صياغة الأهداف والغايات.
مراحل إنشاء جدول
بصرف النظر عن أساليب التخطيط المختارة ، سيحتاج قسم الإدارة إلى تطوير هيكل يتضمن محتوى العمل ، مع الإشارة إلى المخاطر والقيود. لكن لن يكون من الممكن تحديد نموذج محدد للحركة نحو الهدف دون جدولة المشروع ، والذي يتكون من الخطوات التالية:
- تحديد نطاق العمل باستخدام القائمة. القائمة التشغيلية ، والتي تعكس تسلسل الخطوات في تنفيذ المهمة بطريقة أو بأخرى.
- يتم تعيين معلمات وقت التشغيل لكل مهمة والعمل المرفق مع مراعاة القيود المفروضة على الموارد المستهلكة. في هذه المرحلة ، عادة ما تستخدم طريقة تحلل المهام مع إجراء تقييم موازٍ لمدة العمل.
- مرحلة مركزة لتحديد مدى توافر وحجم قاعدة الموارد. يمكن أخذ قائمة واسعة من أنواع الموارد في الاعتبار ، بما في ذلك المعلوماتية والتكنولوجية والعمل والمالية.
- وضع حدود. كقاعدة عامة ، ينطبق هذا على العوامل الخارجية اعتمادًا على الموسم ، والعمليات اللوجستية ، والأحداث العشوائية ، إلخ.
في هيكل الخطة هذا ، يجدر إبراز المراحل المرتبطة بالمخاطر والقيود. تعتمد جودة تخطيط إدارة المشروع على الطرق المعتمدة في البداية للاستجابة لبعض العوامل. على وجه الخصوص ، هناك طريقتان للاستجابة - نشط وسلبي. في الحالة الأولى ، يضع المشروع تكتيكات الإجراءات التي تقلل من احتمال حدوث المخاطر. تعتمد الاستجابة الإستراتيجية السلبية على افتراض المخاطر ، وكذلك التعويض عن الأضرار الطارئة الناجمة عن نتائج تنفيذها.
طرق وضع الخطط
يتيح إنشاء استراتيجية إدارة تطبيق أربعة أساليب تطوير ، يمكن تطبيق كل منها في عدة مراحل من تخطيط المشروع
- المفهوم. في هذه الحالة ، يمكن اعتبار قرار التصميم وسيلة لتحقيق هدف مشترك ، حيث سيشارك جميع المشاركين في النظام في تنفيذه.وفقًا للاستراتيجية المفاهيمية ، ينقسم المشروع إلى عدة مراحل منفصلة ، تمثل كل منها مهمة محددة من خلال تكتيكات الإنجاز والقيود والموارد اللازمة.
- التخطيط الاستراتيجي. وهو يستند إلى الأهداف والغايات المقصودة ، والتي تنص على تحليل الطرق البديلة لتحقيق النتائج. تتميز هذه الخطة بأخذ مجموعة كبيرة من العوامل والفروق الدقيقة في تطوير المشروع بعين الاعتبار ، حيث يتم تقييم الجوانب الإيجابية والسلبية للمسارات المختلفة لتحقيق الهدف. المعايير الرئيسية للأهلية هي الجداول الزمنية للتنفيذ وتكاليف المشروع والجهود التنظيمية.
- الخطة التكتيكية. يتميز بدرجة عالية من التفصيل وصقل الأهداف الإستراتيجية. أثناء التطوير ، قد يتم تصحيح عمليات تخطيط المشاريع الفردية والمواعيد النهائية وحجم العمل والموارد المستهلكة.
- الخطة التشغيلية. وعادة ما يستخدم كحل مساعد فيما يتعلق بعملية التخطيط العام. تم تصميمه لفترة تحليل قصيرة الأجل مع مراعاة الانحرافات المحددة من المعلمات المخطط لها.
ميزات تخطيط الموارد
الدعم اللوجستي والإعلامي والتنظيمي في عمليات إعداد وتنفيذ المشاريع لهما أهمية كبيرة. إنهم يحددون إلى حد كبير تكوين وتسلسل الخطوات والعمليات الفردية على الطريق إلى تحقيق كل من المهام الرئيسية والمتوسطة. لذلك ، يجدر النظر بشكل منفصل في طريقة تخطيط المشروع من موقع توزيع قاعدة الموارد. لذا ، فإن التطوير الهيكلي لنموذج التخطيط هذا سوف يعتمد على تصنيف الموارد حسب القابلية للانتهاء. يجب أن يتم تحديده على الفور أن نفس الوسائل المادية والتقنية يمكن التخلي عنها كليًا أو جزئيًا لتنفيذ مرحلة منفصلة. هنا ، سيؤثر أيضًا مبدأ الاستهلاك الرشيد وإعادة توزيع الموارد ، حيث يسمح لك التخطيط الكفؤ بالاستهلاك الفعال ، على سبيل المثال ، الوقود في بعض المناطق ، وحفظه في مناطق أخرى.
أحد العوامل الأساسية في تخطيط موارد المشروع هو الحاجة ، والتي يتم تحديدها من خلال كثافة التكاليف. تعتمد مرحلة العمل على كمية المواد الخام المستهلكة. نتيجة لذلك ، بالإضافة إلى مدة تنفيذ عملية معينة ، سيتم الإشارة أيضًا إلى قيمة قاعدة الموارد المطلوبة. بالطبع ، اعتمادًا على طبيعة المهمة ، قد يتم إنفاق عدة أنواع من الموارد على عملية واحدة.
مراحل التخطيط للمشروع
وتشارك مجموعة من عمليات الرقابة ، والتي تغلق التخطيط ، وترك المواد الإضافية والتوجيهات بشأن تنفيذ المشروع. يأخذ هذا الجزء في الاعتبار عوامل التنسيق والاستجابة والصفات القيادية للفنان أو فريق المؤدين. لذلك ، ينطوي تخطيط تنفيذ المشروع على تطوير المراحل التالية:
- بناء الفريق. ويشارك المتخصصون والخبراء من التشكيلات اللازمة ، الذين ، من حيث المبدأ ، لديهم تقنيات لأداء مهام مماثلة.
- اختيار الأطراف المقابلة. قد يكون هؤلاء موردون لبضائع معينة أو شركاء أو فرق خارجية توفر خدمات معينة ضرورية لتنفيذ المشروع.
- تطوير الظروف لمراقبة الجودة للعمل المنجز. يمكن تطوير مجموعة من الشروط الفنية مع التركيز على المعايير الحالية في المنطقة المستهدفة.
- إنشاء نموذج تنسيق بين المشاركين المختلفين في عمليات تنفيذ المشروع.
تخطيط مخاطر المشروع
تمت مناقشة أهمية إنشاء نموذج استجابة للمخاطر مسبقًا. يمكن أن يعتمد نموذج محدد لمعالجتها على آليات الاستجابة التالية:
- تحديد احتمال المخاطر. يمكن استخدام نظام مصلحة أو نظام فردي ، مع معايير التقييم الخاصة به.
- تحديد طبيعة المخاطر.
- حساب درجة تأثير مخاطر محددة للمشروع ككل.
- تصنيف المخاطر وفقًا للأولوية من حيث التأثير على المشروع.
- وضع مجموعة من التدابير التي ستمنع تهديدا خاصا للمشروع. يوفر تخطيط العمل في هذا الاتجاه إنشاء نظام لتعيين المسؤولين عن كل حدث.
- تطوير إجراءات نموذجية للقضاء على عواقب حدث خطر.
أخطاء التخطيط المشترك
يمكن أن تحدث العديد من الأخطاء في العديد من العوامل والمعلمات الخاصة بإنشاء خطة فقط أثناء تشغيل المنتج أو الحل المصمم. ولكن هناك أيضًا أخطاء نموذجية من الأفضل ربط مواد المشروع المعدة مسبقًا:
- تطبيق الأهداف الخاطئة. كقاعدة عامة ، يتم التعبير عن الأخطاء في هذا الجزء في صياغة غير دقيقة أو غير صحيحة تمامًا.
- استخدام البيانات غير المكتملة. الأخطاء في تخطيط إدارة المشاريع شائعة بشكل خاص في الصناعات الهندسية ، حيث من المحتمل أن تتلقى بيانات غير كاملة أو غير صحيحة بسبب المخالفات في عمليات الاختبار المعقدة.
- ربط مجموعة ضيقة من المتخصصين. غالبًا ما يشارك المخططون في العمل فقط ، والذين يحلون المهام ذات الصلة من خلال الأطراف المقابلة ، مما يقلل بحد ذاته من جودة النتيجة.
- إضفاء الطابع الرسمي على التخطيط. مشكلة شائعة عند إجراء العمليات الفردية ليس لأغراض محددة واضحة ، ولكن لإكمال جزء معين من العمل دون التركيز على التأثير الإضافي.
استنتاج
تعد رؤية صورة هيكل خطة تنفيذ الإجراءات التي تقرب من الهدف النهائي مهمة للغاية للمشاركين في عمليات التصميم. يسمح لك ذلك بمراعاة مجموعة كاملة من الفروق الدقيقة والعوامل التي تؤثر ، بدرجة أو بأخرى ، على سير العمل. لذلك ، يتم وضع مورد استراتيجي حول إعداد مفهوم لمزيد من التطوير. كحد أدنى ، يتم وضع مبادئ لتنفيذ المهام. فقط من خلال هذا النهج يمكننا الاعتماد على النجاح في تحقيق الأهداف النهائية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تحليل التخطيط العميق يجعل من الممكن تحسين المشروع إلى حد كبير ، وهو أمر مفيد من الناحية الاقتصادية للعميل.