يعد تخطيط شراء البضائع أحد أهم مراحل أنشطة أي مؤسسة أو مؤسسة حديثة. الغرض منه هو تكوين وثائق تحضيرية إذا لزم الأمر لشراء منتج أو طلب عمل أو خدمات. المجال الأكثر صلة للبلديات والشركات المملوكة للدولة. تم تطوير العديد من أساليب التخطيط التي تعتبر جزءًا من الدورات التعليمية المتخصصة. بطبيعة الحال ، فإن الحسابات النظرية قابلة للتطبيق في الممارسة ، ونطاق تطبيقها واسع للغاية. ويعزى ذلك إلى حد كبير إلى متطلبات التشريع الحالي بشأن تبرير عمليات الاستحواذ على البلديات والهيئات الحكومية.
البداية دون أخطاء هي مفتاح النجاح
في الوقت الحالي ، يتم ممارسة تخطيط المشتريات وفقًا للقانون الاتحادي 44. وقد أعلنت هذه الوثيقة على المستوى الاتحادي مدى أهمية عملية وضع الخطة. ظهرت متطلبات صياغة عمليات الاستحواذ لأول مرة في عام 2013 ، ومنذ ذلك الحين لم يصبح الوضع بالتأكيد أسهل بالنسبة للمؤسسات الفردية لتنفيذها. تتطلب منك المعايير القانونية ذات الصلة بأيامنا أن تخطط لعمليات الاستحواذ وفقًا صارمًا للقوانين ، وتوثيق كل خطوة وأي عملية بعناية.
تنظيم المشتريات ، ووضع خطة هي المهام التي ، مع ثبات القانون ، يتم حلها في عصرنا باستخدام أساليب أكثر حداثة. وهذا يسمح لزيادة الكفاءة الاقتصادية للنتيجة الالتزام بالمعايير الموضوعة. نظام تخطيط المشتريات هو مفتاح النتيجة الإيجابية للحدث بأكمله. الاحتياجات مهمة للتحليل ، بالنظر إلى حجم الأموال المخصصة للمشروع. بطبيعة الحال ، فإن أفضل خيار هو تخصيص الكتل المالية بالكميات المطلوبة من قبل مؤسسة معينة لتنفيذ جميع المعاملات المخطط لها ، ولكن قيود الميزانية نادراً ما تسمح بتحقيق 100 ٪.
افعلها بشكل صحيح
بالمناسبة ، فإن مدى ملاءمة وتعقيد مسألة التخطيط لخطط الشراء ، صياغة مشاريع واضحة بالفعل من خلال وفرة المنشورات المتخصصة التي تم إصدارها مؤخرًا ، والتي تكشف عن مختلف الجوانب الدقيقة والفروق الدقيقة لهذه القضية. يعزى الكثير إلى الوضع الاقتصادي الصعب في البلاد ، والذي يتم على أساسه تشديد متطلبات القانون ، وكذلك مراقبة امتثالها. هناك جانب إيجابي: من الممكن منع إساءة الاستخدام بشكل فعال ، ومكون الفساد ، وإهدار مدخرات الميزانية بشكل غير فعال.
تخطيط المشتريات السنوي هو الخيار الأكثر شيوعًا. لن يكون من الضروري وضع خطط لفترة طويلة من الزمن (الخطة الخمسية) ، ولكن يتم تشكيلها بشكل عام فقط. هناك خطط قصيرة الأجل (على سبيل المثال ، لمدة شهر) ، ولكن هذه تعكس فقط الاحتياجات الحالية للمؤسسة. الخطة السنوية ليست مجرد قائمة بعمليات الاستحواذ الضرورية ، بل هي أيضًا وثيقة توضح آفاق المؤسسة واستراتيجيتها التطويرية وتحسين عملية العمل. غالبًا ما يتم إرفاق مذكرة توضيحية بالخطة ، والتي تبرر الحاجة لكل عنصر من العناصر المدرجة. هذا يساعد على منع الاشتباه في سوء المعاملة وإثبات الحاجة لتخصيص الأموال.
الأهداف الرئيسية: تحليل أمثلة المشتريات
قد يكون التخطيط والمشتريات مجال المسؤولية الذي تهمله الشركة.في مثل هذه الحالة ، ستكون جودة الخدمة المقدمة كنتيجة لعمل المؤسسة للمنتج منخفضة جدًا ، وسيتم تمديد الشروط. إذا لم يكن من الممكن تحديد سعر العقد بشكل صحيح ، والتخطيط لعملية الاستحواذ ، فهناك احتمال عدم إنفاق الأموال بشكل فعال ، والذي يمكن اعتباره جريمة مع ما يترتب على ذلك من عواقب.
تخطيط المشتريات البلدية يساعد على منع الإلغاءات غير المتوقعة. يمكن أن يكون بادئ كتلة المعاملة هو السلطة المسيطرة أو المقاول أو المؤسسة نفسها ، التي وجدت فجأة خطأً ، وبالتالي اضطرت إلى إنهاء التعاون بشكل عاجل بالاتفاق. هذا يؤدي إلى خسائر مؤقتة ، المالية. قد يواجه العميل الذي أتم عملية الشراء بطريقة غير صحيحة غرامات. على وجه الخصوص ، يستنتج من القوانين الحالية أن المسئول الذي اختار بطريقة الشراء بطريقة غير مسؤولة بطريقة غير صحيحة ، يُجبر على الإجابة: تصل العقوبة إلى 50.000 روبل.
واحدا تلو الآخر
في المؤسسات الحديثة ، يتم تنفيذ تخطيط المشتريات من خلال منهج منظم لهذه المشكلة باستخدام أنظمة إلكترونية فعالة للحوسبة والبرمجيات. هذا يقلل من احتمال حدوث خطأ بشري. تسلسل العمليات هو تشكيل الخطة ، وتنسيقها مع السلطات العليا ، وتنفيذ الخطة. بالفعل في المرحلة التحضيرية ، من الضروري تبرير جميع العمليات المخططة ، والتحقق من الامتثال للأهداف المحددة للمؤسسة ، وتطبيع عملية الشراء. هذا الأخير ينطوي على مراقبة جودة المنتج الذي تم شراؤه ، الخدمة المطلوبة فيما يتعلق بالمتطلبات الحالية ، صفات المستهلك المتوقعة. في مرحلة الخطة ، يتم تحليل الكمية المطلوبة من المنتج والسعر الهامشي الذي يمكن شراؤه به.
تتضمن إدارة تخطيط المشتريات تنظيم مناقشة عامة للحدث. وينطبق هذا بشكل خاص على عدد من المعاملات التي ينص عليها الدعاية في القوانين. هناك مثل هذه الأحداث التي يستحيل تنفيذها ببساطة دون إجراء البحوث العامة الأولية مع تقييم النتائج. في الوقت الحالي ، يتم استخدام أحدث وسائل الاتصال والحلول التقنية وتقنيات المعلومات بشكل نشط لتنظيم هذه الخطوة.
لا يوجد حد للأوراق!
يتضمن التخطيط للمشتريات الحكومية والبلدية تشكيل جدول زمني ، خطة المشتريات. تم تقديم النوع الثاني من الوثائق في عام 2016. تمارس الأولى من قبل ، شكلها لم يتغير لعدة سنوات. يتم تشكيل الجدول الزمني لهذا العام. وضعت خطة المشتريات لمدة متوسطة وتشمل جميع أسماء المنتجات التي تحتاجها المؤسسة والتي تم شراؤها من المورد. عادة ، تغطي هذه الوثيقة فترة زمنية مدتها ثلاث سنوات ، حيث يتم تكوين ميزانية لهذه الفترة.
يعد تخطيط المشتريات العامة مشكلة صعبة للغاية. من الضروري التركيز على القانون الاتحادي المعتمد في عام 2011 تحت الرقم 223. وأعلن إمكانات وضع خطة مرنة تغطي فترة اثني عشر شهرًا. بعض المشتريات لا تحتاج إلى تبرير. ينطبق هذا على القائمة التي تندرج تحت معايير الجزء الثاني من المادة الخامسة عشرة من القانون الاتحادي رقم 44 المذكور سابقًا. يحق لموظفي القطاع العام تعديل الخطط وفقًا للحاجة. لا يوجد حد زمني أو سبب.
كل ذلك حسب الخطة
يتضمن الشراء في تخطيط الميزانية في شكل رسم بياني استخدام الوثائق التي تم تطويرها على مدار فترة ثلاث سنوات ووصف الاحتياجات الأساسية للمؤسسة كأساس.لا يمكن لكل كيان قانوني من المرة الأولى أن يشكل بنجاح خطة شراء من هذا القبيل يمكن ترجمتها إلى واقع ، وبالتالي ، ينص القانون على إمكانية إجراء تعديلات على تلك الوثائق التي تم نشرها بالفعل من خلال نظام معلومات متخصص.
في كثير من الأحيان ، يجب إجراء تغييرات حيث يتم اكتشاف احتياجات البضائع التي لا يمكن تحديدها مسبقًا. من خلال الميزانية الإلكترونية ، يعد تخطيط المشتريات عملية مرنة إلى حد ما ، يمكنك إضافة عناصر جديدة ، خاصةً إذا كانت الفرص المالية لتنفيذها ناتجة عن وفورات في المناقصات التي انقضت بالفعل بحلول وقت التعديل. يمكن إجراء التغييرات عندما يتم تحفيزها من خلال نتائج المناقشة العامة ، إذا تم تنظيمها لتلبية متطلبات القوانين.
لوجستيات المشتريات
لضمان فعالية تخطيط المشتريات (الميزانية الإلكترونية ، التي تتم من خلال منتجات البرمجيات الحديثة ، مساعدة كبيرة للمتخصصين) ، تنظيم الفعاليات ، مع مراعاة متطلبات اللوجستيات. عند إعداد الخطة ، يجب أن تسترشد باحتياجات المؤسسة ، والتكاليف المرتبطة بعمليات العمل ، ومساحات التخزين المتاحة للاستخدام. يلعب دور وكمية المواد اللازمة لعملية الإنتاج ، وتوقيت تسليمها دورًا مهمًا. لتحقيق النجاح ، عليك أن تأخذ في الاعتبار موارد الموردين ، والقدرة على تنظيم الإنتاج الخاص بك لبعض المواد الاستهلاكية المعمول بها في تصنيع المنتج النهائي ، وتوفير الخدمات.
يتيح لك التكوين ، مع مراعاة خطة المشتريات المحددة بالكامل في تخطيط الميزانية فيما يتعلق بالشركات الحكومية والخاصة ، إنشاء عملية عمل دون توقف أو خسائر مالية بسبب فائض الاستحواذ ، والأضرار التي لحقت بالمواد الاستهلاكية. لتحديد مقدار المواد المطلوبة (أي أن هذا المؤشر هو أساس حساب معظم المواد الأخرى) ، من الضروري إتقان العديد من الطرق القياسية للحساب. لتطبيقها على شركة معينة ، تحتاج أولاً إلى جمع قاعدة المعلومات الأكثر اكتمالا عن استخدام المواد الخام المماثلة في الصناعة في وقت سابق.
كم هو مطلوب؟
إحدى طرق تخطيط المشتريات هي تقييم حجم المنتجات التي يجب إنتاجها ، بناءً على حاجة العميل إليها. معرفة مدى أهمية الطلب على المنتج في الوقت الحالي ، يمكن للمرء حساب كمية المواد الخام اللازمة بشكل معقول. لتبسيط قوائم نماذج العمليات الحسابية مع المنتجات والمواد ، خذ في الاعتبار الوقت اللازم لتزويد عناصر مختلفة ، ومدة التخزين. إذا كان من الممكن صنع بعض المواد الاستهلاكية من تلقاء نفسها ، فستحتاج إلى حساب مقدار تكلفة الوقت.
معرفة الفواصل الزمنية ، ويقدرون الحاجة الإجمالية للوظائف المستلمة من المورد ، المصنعة من تلقاء نفسها. بناءً على ذلك ، يتم تحديد الطلب الصافي من خلال تحليل الأسهم الحالية ، والأوامر الموضوعة وأحجام الإنتاج المخطط لها. من بين الطلبات قد تكون تلك التي قدمت في وقت سابق لسلسلة السلع السابقة. عند التخطيط لدورة إنتاج جديدة ، لا يلزم أخذها في الاعتبار.
تقلبات في الطلب
هذه الطريقة في تخطيط المشتريات ذات صلة عندما يمكن وصف مصلحة المستهلك من خلال مخطط موجي مع عناصر مكررة. لتحقيق التجانس ، من الضروري تقييم حجم الاستهلاك الفعلي للمنتج خلال الفترة الزمنية الماضية ، لتحديد النسبة مع المؤشرات المحسوبة مسبقًا لذلك. بالنسبة لفترة جديدة ، فإن التوقع هو مؤشر يتم حسابه خلال الفترة الزمنية السابقة ، وتضاف إليه القيمة التصحيحية - كمية البضائع مضروبة في معامل الأهمية.
خيار بديل
طريقة أخرى لتخطيط المشتريات هي الحتمية.يلجأون إلى هذا عندما يكون معروفًا بالوقت الذي يستغرقه تنفيذ الطلب ، وكم المواد المطلوبة لذلك ، في الوقت الذي سيتم فيه تسليم المواد الاستهلاكية.
في بعض الأحيان يكون أسلوب الاستوكاستك أكثر قابلية للتطبيق في الممارسة العملية. أساس الحسابات هي طرق الإحصاء والرياضيات. باستخدام الصيغ المتخصصة ، يمكنك تقييم الاحتياجات المتوقعة للمنتج ، وبناءً على هذه الخطة ، شراء المواد الاستهلاكية.
باستخدام الخبرة المتراكمة للعاملين ، يمكنك تنفيذ نهج إرشادي لتخطيط المشتريات.
هناك وقت لكل شيء
التخطيط للمشتريات العامة ، القطاع الخاص ينطوي على توافر قاعدة المعلومات الأكثر اكتمالا فيما يتعلق بعملية الإنتاج ونتائج تطبيقها. من الضروري تزويد المحللين بإمكانية الوصول إلى معلومات دقيقة حول حركة المواد الاستهلاكية والمكونات وقطع الغيار. يجب أن تكون هناك بيانات عن جميع المراحل من لحظة البحث في سوق المشتريات إلى استلام المستلم الذي تم شراؤه في المستودع.
لكي يعمل نظام المشتريات اللوجيستية بشكل جيد ، تحتاج إلى معرفة المواد المستخدمة في عملية الإنتاج. يتضمن تشكيل خطة المشتريات تفاعلًا منسقًا بين مختلف الأشخاص العاملين في المؤسسة. تخطيط المشتريات العامة (وبالتساوي في الشركات الخاصة) يفرض إقامة علاقات متبادلة بين مختلف الإدارات والأقسام وفروع الكيان القانوني. يسمح لنا التفاعل المنظم بعناية فقط بضمان صحة العمليات الحسابية والتحليل والاختيار لصالح الطريقة المثلى لتشكيل المشتريات. يتيح لك العمل المشترك اتخاذ القرار لصالح أفضل سياسة تسعير ، وإبرام عقد مربح مع المورد ، وتتبع كمية المواد الخام الواردة ، المتاحة ، والمستهلكة. تشمل الخدمات اللوجستية التحكم في توقيت عمليات التسليم ، ووضع المواد الخام داخل أراضي المستودعات.
لا اكثر
من خلال تنظيم لوجستيات المشتريات ، يمكنك تحقيق الحد الأدنى من المخزون في المستودع من خلال توفير إمدادات متقطعة من المواد الاستهلاكية لعملية الإنتاج. حتى يكون التخطيط فعّالاً ، من الضروري صياغة المواقف المحددة المطلوبة بدقة وإلى أي مدى ، وفي أي فترة زمنية يجب أن تكون تحت تصرف ورش العمل بالضبط ، وما مدى إمكانيات الموردين المعروفين. يقوم خبراء اللوجستيات بتقييم القدرات الحالية للمستودع ، والتوصل إلى طرق لتنظيم عملية إنتاج المواد الاستهلاكية باستخدام قدراتهم الخاصة.
نحن نشتري بحكمة
من نواح كثيرة ، يرتبط تخطيط المشتريات ارتباطًا وثيقًا باختيار شكل محدد للتعاون مع الموردين. في الآونة الأخيرة ، فإن الخيار الأكثر انتشارا هو تنفيذ مناقصة. هذا ينطبق بنفس الدرجة على المؤسسات والمؤسسات الحكومية وعند البحث عن مورد بواسطة تاجر خاص. جاء مفهوم العطاء في الاقتصاد لفترة طويلة. تنظيم العطاء هو مسؤولية العميل ، معلنا عن الشروط التنافسية لتوريد المنتج ، وتقديم الخدمات. كجزء من المزاد ، يمكن لأولئك الذين يرغبون في الدخول في المنافسة من أجل الحق في إبرام اتفاق مع العميل على الشروط المعلنة مسبقًا. يجب صياغة القواعد التي سيخضع التعاون لها للنشر مسبقًا. لهذا الغرض ، يتم ملء حزمة كاملة من وثائق المناقصة ، مع الإشارة إلى شروط جميع مراحل العمل المتبادل. يتم سرد أسماء المنتجات والخدمات والأسعار التي تناسب العميل.
العطاء الكلاسيكي هو إجراء ينطوي على وفرة من المنافسين. إن الفوز بالحق في إبرام عقد ليس بالأمر السهل ، ولكن العملية نفسها فعالة من حيث التكلفة وعادلة. يتم تعيين مؤسستها لرؤساء المؤسسة ، والعمل كعميل. تقوم الشركة بجمع عمولة المشتريات ، والتي تتم الموافقة على تكوينها من قبل قائد الأركان.يقوم هؤلاء المتخصصون بإعداد حزمة من الوثائق ، ووضع كل ما هو ضروري لوضع شروط للعرض العام. من الضروري أن نتذكر الأفعال التنظيمية والقانونية الحالية التي تحكم المناقصات والمزادات.
بعناية وبدقة
يجب تحليل جميع العطاءات المقدمة خلال الإطار الزمني المحدود من قبل المشاركين في لجنة المشتريات. فيما يتعلق بكل خيار من الخيارات ، يتم صياغة قرار عام: قبول الاقتراح أو تعيين شخص محتمل كمقاول أو رفض الخيار. تحديد لصالح نتيجة محددة ، تحتاج إلى التحقق من شروط المنافسة ، وتحليل ميزات جميع المقترحات الواردة. النتيجة المثالية لهذا الإجراء هي الاتفاق بأقل سعر ممكن ، مع مراعاة جميع متطلبات وشروط العميل. الحياد والانفتاح والشفافية هي المزايا الرئيسية لمثل هذا الإجراء.
عند صياغة متطلبات فناني الأداء ، يجب أن يسترشد المرء ليس فقط بمصالح الفرد ، ولكن أيضًا بعروض السوق المتوسطة. إذا وضع العميل شروطًا غير مواتية عن عمد ، فليس هناك أي أشخاص يرغبون في الاشتراك في مثل هذا التعاون ؛ ونتيجة للعطاء ، لن يظهر تطبيق واحد. لكي لا تكون في مثل هذه الحالة غير السارة ، مما يؤدي إلى انقطاع في وقت التسليم ، فمن الضروري صياغة مقترحات كافية. تتمثل إحدى الطرق التي تم اللجوء إليها أكثر وأكثر في الآونة الأخيرة في تحديد الشروط التي تكون ممكنة للعميل. يقدم كل مقاول محتمل خياراته الخاصة ، المقابلة في السعر أو أكثر بأسعار معقولة ، وبناءً على تحليل لجميع التطبيقات المستلمة ، يمكنك اختيار أنجح طريقة للتعاون.
كيف تنفق؟
عند التخطيط لعمليات الشراء في شكل مناقصة ، من الضروري أولاً تحليل عروض أسعار السوق ، وتجميع قاعدة اقتباس موجزة ، ومقارنة مختلف الموردين ، ثم المتابعة مباشرة إلى تنظيم المناقصة. في الوثائق المصاحبة ، يرجى الإشارة إلى متطلبات سعر العقد وتوقيت تنفيذه ومستوى التأهيل وجودة المنتج. يتلقى كل مشترك وفقًا لنتائج المناقصة رقمًا فرديًا ، الأول مخصص للفائز. إذا رفض المرء إبرام اتفاق ، فإن الأولوية الثانية في القائمة وما إلى ذلك ستكون لها الأولوية. أثناء المناقصة ، يحظر الاتصال بأعضاء اللجنة وممثلي المقاولين المحتملين المهتمين.