يتم تقديم بوليصة الشحن من خلال الوثائق المحاسبية الأولية ، والتي يجب تجميعها من قبل كل رجل أعمال أو مدير شركة ، إذا كانت أنشطة الشركة مرتبطة باستخدام السيارات. إذا كانت الشركة هي مالك السيارة ، فإن قوائم الشحن هي التي تؤكد إمكانية استخدام السيارة في ممارسة الأعمال التجارية. إذا كانت السيارة مملوكة للموظف ، فإن الأوراق تسمح لك بتحديد المبلغ الأمثل للتعويض عن استخدام السيارة لأغراض رسمية. يعد ملء بوليصة الشحن عملية مهمة ، حيث لا يمكن ارتكاب أخطاء جسيمة أثناء الإجراء. يتم تنفيذ هذه العملية من قبل مسؤولي الشركة.
مفهوم والحاجة إلى بوليصة الشحن
إنها المستندات الأساسية التي تؤكد استخدام الجهاز للشركة. أنها تحتوي على معلومات مهمة حول السيارة المباشرة والسائق والشركة. يمكن التحقق من هذه الوثائق من قبل مفتشية العمل أو مفتشي الضرائب أو شرطة المرور ، لذلك يجب على مسؤولي الشركة مراعاة قواعد ملء أوراق السفر. سوف تساعد على تجنب الانتهاكات والأخطاء المختلفة.
إذا وجد المفتشون أي معلومات أو أخطاء غير دقيقة ، فسيصبح ذلك أساسًا لفرض غرامات كبيرة.
لماذا تستخدم؟
يتم تنفيذ ملء بوليصة الشحن من قبل كل منظمة ، والتي ترتبط بطريقة أو بأخرى بالحاجة إلى استخدام المركبات. باستخدام هذا المستند ، يمكنك تحقيق عدة أهداف في وقت واحد ، والتي تشمل:
- يتم مراقبة حركة السيارة خلال يوم العمل ؛
- بناءً على هذا المستند ، يتم حساب راتب السائق ؛
- مبلغ ثابت من الأموال التي تنفق على الوقود ومواد التشحيم ؛
- يتم احتساب الاستهلاك بشكل صحيح على الممتلكات المستخدمة ؛
- تؤخذ النفقات الإجمالية للسيارة بعين الاعتبار.
بالإضافة إلى ذلك ، يحتاج السائق إلى بوليصة الشحن لتقديمها إلى ضابط شرطة المرور ، لأنه هو الذي يؤكد قانونية نقل البضائع أو الركاب. يتصرف كدليل على أن السيارة في حالة ممتازة ، وأن المواطن المعين هو السائق الرسمي. إذا تم العثور على أخطاء الاختيار في المستند أو في حالة عدم الكشف عن بوليصة الشحن على الإطلاق ، فسوف يتحمل السائق المسؤولية على أساس المادة. 12.13 القانون الإداري.
ميزات المستند
يعتبر ملء بوليصة الشحن عملية بسيطة إلى حد ما. تختار كل شركة بشكل مستقل ما إذا كان سيتم استخدام نموذج واحد أو ما إذا كان سيتم تطوير نموذج فريد من هذا المستند ، والذي تم تضمينه في الوثائق التنظيمية الداخلية للمنظمة.
إذا كانت الشركة متخصصة في نقل الأشخاص أو البضائع ، فينبغي إجراء إجراء محاسبة السيارات فقط على نموذج ورقة معتمد بشكل خاص. من يجب أن يصدر توجيهات للسائقين؟ يتم تنفيذ هذه العملية بشكل حصري من قبل صاحب العمل الذي يعد ويملأ هذه الوثيقة. عادة ، يصدر مدير الشركة طلبًا يعين بموجبه الشخص المسؤول. هذا هو موظف الشركة الذي يشارك في إنشاء وتعبئة ونقل المنشورات إلى السائقين.
تتضمن ميزات ملء مستند ما يلي:
- ورقة مكتوبة حصرا عند استخدام السيارة لأغراض تجارية ؛
- لا يهم لأي سبب يستخدم مالك الشركة سيارة معينة ، لذلك يمكن أن تكون السيارة مملوكة للشركة على أساس الملكية أو التأجير ؛
- الحد الأقصى لفترة صلاحية المستند هو 30 يومًا ؛
- يُسمح لكتابتها ليوم واحد أو حتى لرحلة واحدة.
وفقًا للقواعد الجديدة السارية في عام 2018 ، يُسمح لها بتمديد صلاحية الورقة.
أنواع المستندات
قد تختلف قواعد ملء قوائم الشحن قليلاً حسب مجموعة متنوعة من هذا المستند. يستخدم كل نوع من المركبات نوع المنشور الخاص به. لذلك ، هناك بوليصة الشحن للمركبات التالية:
- الشاحنات.
- سيارات الركاب.
- نقل خاص
- سيارة أجرة ، والتي يمكن أن تكون سيارة أو شاحنة ؛
- الحافلات التي قد تكون مخصصة لحركة الركاب العامة أو لأغراض أخرى.
لكل سيارة ، يتم استخدام النموذج المقابل. إذا كانت المنظمة منخرطة بشكل مستقل في تطوير الوثائق ، فسيتم إصلاح النموذج المحدد في مجلة خاصة.
الفروق الدقيقة في ملء
يتم تحديد الإجراء لملء بوليصة الشحن بشكل فردي في كل شركة. في معظم الأحيان ، يتم استخدام القواعد والميزات التالية لهذا:
- يتم تعيين المرسل بأمر من رئيس الشركة ، الذي يعد أوراق سفر لكل سيارة يستخدمها الموظفون في أداء واجبات العمل ؛
- إذا كانت الشركة صغيرة ، فغالبًا ما يتم ملء الوثائق بواسطة السائق المباشر للسيارة ، لكنها تدخل المعلومات فقط في جزء واحد من النموذج ، مما يشير إلى عدد الكيلومترات من السيارة ، والتي تؤخذ في الاعتبار مؤشرات عداد المسافات ؛
- يُسمح بإدخال معلومات لاستخدام برنامج خاص تُخفي به الأجزاء الإضافية من المستند ؛
- قبل إرسال السيارة على متن رحلة ، يجب على الموظف المسؤول في الشركة التأكد من أن السيارة في حالة مثالية ؛
- قبل الرحلة ، يجب أن يخضع السائقون لفحص طبي يؤكد أن المواطنين يمكنهم القيادة.
بعد الرحلة ، يتم نقل الورقة مرة أخرى إلى المرسل. بمجرد انتهاء صلاحية المستند ، يتم نقله للتخزين إلى أرشيف الشركة لمدة 5 سنوات. عن الأخطاء وانتهاك المسؤولية هم قادة المنظمة.
يمكن العثور على مثال لملء بوليصة الشحن الخاصة بالمركبة أدناه.
ما هي المعلومات المدرجة؟
يجب أن يتم ملء بوليصة الشحن للسيارة أو الشاحنة بواسطة موظف معتمد من الشركة. يجب عليه أولاً فهم قواعد هذه العملية. يتم تقديم التفاصيل الإلزامية عند ملء بوليصة الشحن بالمعلومات التالية:
- اسم المستند ؛
- رقمه
- فترة الصلاحية
- معلومات حول صاحب السيارة ؛
- نوع وصنع الجهاز ؛
- أرقام تسجيل السيارات
- مؤشرات عداد المسافات ، ويتم إزالتها عندما تغادر السيارة المؤسسة ، وكذلك عند إرسال السيارة إلى المرآب ؛
- الوقت المحدد للمغادرة والوصول ؛
- معلومات حول الموظف المسؤول في الشركة ، والذي يضع السيارة على الإنترنت ويجمع بوليصة الشحن ؛
- معلومات السائق
- وقت وتاريخ اجتياز الفحص الطبي للسائق ؛
- معلومات حول الموظف الطبي الذي يجري الفحص ؛
- علامة على وقت وتاريخ الفحص الفني للسيارة ، ويمكن تنفيذ الإجراء مباشرة في المنظمة ، إذا كان هناك المعدات اللازمة والمتخصصين المعنيين ؛
- معلومات حول الميكانيكا الذين أجرى الفحص.
يُسمح بإدخال معلومات أخرى في المستند. هذا ممكن إذا استخدمت المنظمة بوليصة الشحن الخاصة بها.
ما هي المعلومات اختيارية؟
قد يختلف الإجراء الخاص بملء بوليصة الشحن قليلاً من شركة إلى أخرى. تؤخذ النقاط التالية في الاعتبار:
- لا يتطلب التواجد على ورقة الشركة المطبوعة مع التفاصيل ؛
- يجب إيلاء اهتمام خاص لدراسة الحالة الفنية للسيارة ؛
- الشكل الوحيد لهذه الوثيقة قد ألغي في القانون ؛
- ليست هناك حاجة للإشارة إلى المسار في النص ، حيث لا يلزم سوى البيانات المقدمة بواسطة عداد المسافات.
في الممارسة العملية ، غالبًا ما تعتقد شرطة المرور أو موظفو هيئات التفتيش الأخرى أن عدم وجود معلومات حول المسار يعد انتهاكًا خطيرًا ، وبالتالي يتم مساءلة سائقي ومالكي الشركات. في هذه الحالة ، عليك أن تذهب إلى المحكمة للطعن في الغرامات الكبيرة. لتجنب مثل هذه المواقف غير السارة ، يوصى بالكتابة مباشرة في نص المستند عن نقطة نهاية المسار.
الفروق الدقيقة في استخدام المستند
يعد ملء بوليصة الشحن لشاحنة أو وسيلة نقل أخرى عملية إلزامية لأي شركة تستخدم آلات مختلفة لأنشطة العمل. باستخدام هذا المستند الميزات التالية:
- ينطبق النموذج 4-C إذا تم استخدام مؤشرات العمل لحساب أجور السائق ؛
- إذا تم استخدام الأجور القائمة على الوقت ، يتم إنشاء بوليصة الشحن في النموذج 4-P ؛
- بالإضافة إلى هذا المستند ، يجب أن يكون لدى السائقين مستندات مرافقة مقدمة من بوليصة الشحن للبضائع المنقولة ؛
- وثيقة مكتوبة حصرا من قبل شخص مسؤول يعمل على تحول معين ؛
- يجب أن يتم تمييز المستند بواسطة ميكانيكي يقوم بفحص الحالة التقنية للآلة ، وعامل طبي يقوم بفحص طبي ، ومرسل يرسل السيارة في رحلة ، وكذلك السائق المباشر.
يجب أن يتوفر كل بوليصة شحن في كل شركة بالكمية المثلى.
فترة الاحتفاظ بالوثيقة
يجب أن تحتفظ الشركات بأوراق رحلاتها لمدة لا تقل عن 5 سنوات ، وهي موصوفة في أمر وزارة النقل رقم 152 والقانون الاتحادي رقم 402.
في حالة ارتكاب أخطاء أو انتهاكات خطيرة أثناء ملء بوليصة الشحن ، يتم إبطال المستند ، وبالتالي لا يمكن استخدامه لأي غرض. تقع مسؤولية هذه الأخطاء على عاتق المسؤولين الذين يقومون بملء الوثائق ، وكذلك المدير المباشر للشركة.
كيفية تطوير النموذج الخاص بك؟
لا تفضل جميع الشركات استخدام نماذج موحدة ، لذلك تفضل تطوير أشكالها الخاصة من المستند. لهذا ، يُسمح باستخدام أي بنية ، بالإضافة إلى تضمين نقاط مختلفة في المستند.
ولكن عند تشكيل نموذج جديد ، يؤخذ في الاعتبار أنه ينبغي إدراج التفاصيل الإلزامية في النص. بدونها ، يمكن التعرف بسهولة على بوليصة الشحن باعتبارها غير صالحة ، وبالتالي ، لن يكون من الممكن استخدامها لأي غرض من الأغراض.
بعد تطوير النموذج ، من الضروري تحويل العينة إلى مصلحة الضرائب الفيدرالية في مكان التسجيل. في هذه الحالة ، من الممكن تجنب حدوث مشاكل في المستقبل مع تعيين مصاريف على بوليصة الشحن لتكاليف الشركة.
مسؤولية عدم وجود وثيقة
إذا تحرك السائق على طول الطرق بدون مجموعة المستندات اللازمة ، والتي تتضمن بوليصة الشحن ، فهذا يعد انتهاكًا كبيرًا. تم جلبه إلى المسؤولية الإدارية من قبل شرطة المرور ، لذلك سيتعين عليه دفع غرامة قدرها 500 روبل.
يجب على الكيانات القانونية التي ترتكب مثل هذه الانتهاكات دفع غرامة قدرها 100 ألف روبل. تنطبق نفس العقوبات على الشركات التي تنقل الأشخاص أو البضائع بواسطة النقل الكهربائي.
ميزات أخرى
عند ملء بوليصة الشحن الخاصة بالحافلة أو وسائل النقل الأخرى ، تتم مراعاة الفروق الدقيقة الأخرى:
- ليس من الضروري تجميع بوليصة الشحن في حالة استخدام سيارة مستأجرة ، ولكن بمساعدتها ، من الممكن أن تأخذ في الاعتبار تكاليف الوقود ومواد التشحيم في نفقات الشركة
- تم إعداد منشور واحد لرحلة واحدة ، لكن يمكن أن تختلف فترة الصلاحية من يوم إلى 30 يومًا ؛
- لا يُسمح بملء المستندات جزئيًا ، وإلا فسيتم الإعلان عن هذا المستند غير صالح.
يجب على الشخص المسؤول المعين كمرسل أن يجتاز أولاً دورات خاصة تسمح له بفهم قواعد تجميع الوثائق الأساسية التي يجب أن يمتلكها كل سائق للشركة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون لدى السائق شهادة فحص طبي قبل الرحلة.
استنتاج
بوليصة الشحن هي وثائق مهمة في أي شركة متخصصة في نقل البضائع أو الأشخاص. يتم تجميعها بواسطة موظفين خاصين في المؤسسة معينين في الوظيفة عن طريق إصدار أمر من إدارة المنظمة.
يمكن لكل شركة تطوير شكلها الخاص من الوثائق ، ولكن يجب أن تكون بعض التفاصيل الإلزامية موجودة في النموذج. في حالة اكتشاف أخطاء أو انتهاكات ، تعتبر الورقة غير صالحة أو لاغية وباطلة.