كما هو الحال في مجالات الأعمال الأخرى ، يمنح متخصصو المشتريات ميزة على رجل أعمال أو مالك شركة صغيرة ، يكتشف ذلك مع نمو الأعمال. بينما يجادل الخبراء حول خفض التكاليف ، وتطوير أسواق جديدة وتقليل المخاطر ، قد يبدو الشراء مخيفًا إلى حد ما لصاحب شركة صغيرة. كثير من رواد الأعمال ليسوا على دراية بهذه الموضوعات ويدركون تأثير المشتريات في وقت لاحق مما ينبغي.
غالبًا ما تقوم الشركات التي لديها فريق مشتريات فعال بأعمال رائعة وتتمتع بنجاح العملاء العاديين.
لتمييز كل i ، خذ بعين الاعتبار جميع العمليات الأساسية التي تنطوي عليها المشتريات الحديثة. سيوفر لك هذا الوضوح فيما يتعلق بالوظائف الأساسية التي تشكل الجزء الأكبر من مسؤوليات الشراء. سوف تحتاج إلى البحث في كل هذا في أي منصة شراء مختصة.
التحقق من المتطلبات والأسهم
قبل البدء في دورة المشتريات قبل السداد ، من الضروري تحديد الحاجة إلى منتج أو خدمة. في سياق الأعمال التجارية الصغيرة ، المفتاح هو تقييم صحة الاحتياجات. كما سيخبرك أي متخصص في المشتريات ، تحقق من توفر منتجات / مواد معينة في "مخزونك". أكد لنفسك على ما تفتقده ، وحذف بالفعل من هذه النقاط التي تبدو بلا معنى بالنسبة لك. أعط الأفضلية لعمليات الشراء الأكثر واقعية وفعالة ، بحيث يكون كل هذا مبررًا لاحقًا. من المهم للغاية أن تتحقق من احتياجاتك وأن تتحقق من توفرك قبل الانتقال إلى الخطوة التالية: زيادة طلبات الشراء.
رفع طلب شراء
هنا ، سيقوم أحد أعضاء الفريق أو الفريق الذي يحتاج إلى منتج / خدمة محددة بإرسال طلب. يمكن أن يكون هذا نموذجًا ورقيًا أو نموذجًا إلكترونيًا أو طلبًا شفهيًا عبر الهاتف. إذا كنت تبدأ من جديد ، فاستخدم النماذج الإلكترونية للمساعدة في التخزين والتواصل. تأكد من أن الطلبات تحدث فقط بعد تلبية بعض المتطلبات الإدارية. هذه طريقة ستساعدك على ضمان تنفيذ الطلبات الصحيحة فقط. كما تبين الممارسة ، فإن هذه الطريقة بالتحديد هي التي تلعب دورًا كبيرًا ، حيث إنها تكشفك كرائد أعمال للموردين من الجانب الأفضل. اتبع القواعد واللوائح الواضحة في عملية التطبيق ، ومن ثم ستبدأ أعمالك في التطور كما ينبغي.
إدارة طلبات الشراء
ابدأ بتعيين المسؤولية الأساسية للموافقة على طلبات الشراء. يقوم شخص ما من الإدارة المالية أو قسم المشتريات بالنظر في كل طلب شراء وإما أن يوافق عليه ويصدر أمر شراء ، أو يعيده إلى العميل موضحًا سبب الرفض. بمجرد الموافقة على الطلب نيابة عن شركتك ، يوصى بإجراء فحص للميزانية. قم بذلك قبل إرسال أي استفسارات أو عروض (RFP ، RFQ) حسب الحاجة. هذا أمر مهم لأنه يحدث غالبًا أن نطلب كل شيء يبدو ضروريًا ، ومن ثم لا يمكننا الدفع مقابل الطلب. إن الدخول في الديون في بداية وقمة رفع الأعمال التجارية هو سياسة سيئة. تفعل كل شيء على أساس المالية.
نصيحة أخرى: يمكنك الالتفاف على هذا إذا كان الشراء بالجملة ممكنًا. هذا هو الأنسب للمشتريات الفريدة لمرة واحدة للسلع أو الخدمات ذات القيمة المنخفضة أو المشتريات غير المدارة من فئة معينة.
التفاوض والموافقة على أوامر
بعد إرسال أمر الشراء إلى المورد الخاص بك ، يمكنهم الموافقة عليه أو رفضه أو بدء المفاوضات.في هذه المرحلة ، يمكنك مناقشة المتغيرات مثل جداول التسليم والعناصر البديلة والأسعار وطريقة النقل. يرجى ملاحظة أن الاتفاقية هي عقد ملزم قانونًا. بعد أن يقوم البائع بالتوقيع على واحدة ، يطلب منهم بموجب القانون تقديم الخدمات أو البضائع المدرجة وفقًا للجدول الزمني المحدد بالسعر المشار إليه.
استلام البضائع و / أو المنتجات
يرسل البائع لك البضائع أو يقدم الخدمة ويقدم لك مستندًا مهمًا عن استلام البضائع. تقوم بتسجيله بمجرد تأكيد أن المنتج المطلوب (أو الخدمات المقدمة) في حالة جيدة وهو في المستودع الخاص بك. في هذه المرحلة ، تقوم أيضًا بإجراء تدبير أمان يسمى التوافق الثلاثي ، مما يعني مقارنة أمر الشراء وقائمة التعبئة التي تأتي مع المنتج أو الخدمة وفاتورة البائع. بمجرد التأكد من أنها جميعًا متطابقة ، عندها فقط يجب أن تذهب إلى المدفوعات.
مكتب العمل والإنتاجية البائع
بعد الانتهاء من جميع العمليات التي تؤدي من "المشتريات" إلى "الدفع" ، يمكنك اتخاذ تدبيرين لضمان الاتساق. الأول هو حفظ السجلات ، والثاني هو تحليل أداء المورد. بعد إجراء كل دفعة ، قم بتسجيلها للحصول على سجل دائم ، ومفيد للمراجعة ، وعندما تحتاج إلى تلقي تفاصيل بشأن الطلب في وقت لاحق ، فإن هذا سيساعدك. سيساعدك التحول إلى البيانات الرقمية على تخزين جميع بيانات الشراء الخاصة بك في موقع مركزي يسهل الوصول إليه.
ربما يكون عمل المورد هو المفتاح الوحيد للمشتريات الفعالة. هنا تقوم بتقييم كل مورد من خلال عوامل مثل جودة البضائع المقدمة أو الخدمات المقدمة ، ومدى التزامهم بجداول التسليم والالتزامات التعاقدية ، وكذلك سرعة الاستجابة. إذا لم تكن راضيًا عن أي من هذه المناطق ، فتحقق من ذلك باللون الأحمر. يساعدك تحليل إدارة أداء الموردين في الحفاظ على العلاقات وتوسيعها فقط مع الموردين الأكثر فعالية.
استنتاج
فهم عمليات الشراء يعني إجراء عمليات شراء من الدرجة الأولى! يفكر رواد الأعمال كثيرًا ولا يتعين عليهم أن يشعروا بأنهم بحاجة إلى أن يصبحوا خبيراً في المشتريات حتى يتم تسيير أعمالهم بسلاسة. ما عليك سوى البدء بالأساسيات وفهم كيفية إجراء عمليات الشراء الصحيحة. قم بإعداد بعض أنظمة الشراء الآلية بحيث يمكنك التأكد من أنها تعمل بنفس الوتيرة في كل مرة.
لا تدع نقص المعرفة يمنعك من التنافس مع المحترفين ذوي الخبرة - إتقان هذه الأساسيات بشكل صحيح وسيكون لديك بالفعل بداية جيدة!