تضطر كل شركة في عملية التشغيل إلى إعداد عدد كبير من الوثائق. إنها تتعلق بنظام الضرائب المختار أو الموظفين أو التعاون مع المقاولين الرئيسيين. حتى يتمكن كل موظف في المؤسسة من العثور على الوثائق اللازمة ، فإنه يتطلب تخزينًا مختصًا ومنظمًا. يجب أن يكون هناك العديد من المستندات في الشركة لأكثر من 75 عامًا ، نظرًا لأنها تحتوي على معلومات حول موظفي المؤسسة. لذلك ، مطلوب الأرشفة المختصة للوثائق في المنظمة. إذا كانت الشركة كبيرة ، فمن المستحسن إنشاء أرشيف كامل خاص بك. ولكن في المنظمات الصغيرة ، يتم تخزين الأوراق ببساطة في خزانة منفصلة.
قواعد الأرشفة
تعد أرشفة المستندات عملية إلزامية لكل شركة ، كما هو مبين في أحكام القانون الاتحادي رقم 125. في الشركات الصغيرة ، يتم تنفيذ جميع الإجراءات اللازمة من قبل السكرتير ، ولكن في المؤسسات الكبيرة يعمل موظف منفصل في الأرشفة.
يجب على الموظف المعين معرفة متطلبات القانون فيما يتعلق بأرشفة مستندات الموظفين في المنظمة ، كما يجب عليه فهم فترات الاحتفاظ بالمستندات المختلفة. لهذا ، بدأت أوراق منفصلة لأوراق مختلفة. يجب تخزين الوثائق المتعلقة بموظفي الشركة لمدة لا تقل عن 50 عامًا إذا تم إنشاء الأوراق بعد عام 2003 ، وإذا كان لدى المنظمة مستندات تشكلت قبل عام 2003 ، فيجب حفظها لمدة 75 عامًا.
الفروق الدقيقة في إنشاء أرشيف
في الشركات الكبيرة ، يتم إنشاء عدد كبير من المستندات أثناء سير العمل ، لذلك يتم تخزينها في غرفة منفصلة تسمى الأرشيف. ويمثلها وحدة هيكلية منفصلة ، وخلال إنشائها يتم إصدار لائحة خاصة من قبل الإدارة ، والتي هي الإجراء التنظيمي المحلي للشركة.
في هذا النظام ، يتم إعطاء القواعد الأساسية لأرشفة الوثائق في المنظمة ، وكذلك مسؤولية المسؤولين المشاركين في هذه العملية عن الانتهاكات المختلفة التي تم اكتشافها.
قواعد العملية
أثناء أرشفة الوثائق في المنظمة ، ينبغي أن تؤخذ القواعد التالية في الاعتبار من قبل الموظف المسؤول المعين:
- يتم نقل الوثائق إلى الأرشيف فقط عن طريق المخزون ؛
- إذا تم إيداع الأوراق في عمل أي موظف ، فمن المهم أن تأخذ في الاعتبار متطلبات المبادئ التوجيهية الخاصة بحيث يكون من السهل في المستقبل العثور على المستند الصحيح ؛
- يجب على كل قسم من أقسام الشركة نقل المستندات لتخزينها إلى الشخص المسؤول خلال الحدود الزمنية المحددة بموجب القانون ؛
- في حالة انتهاك الجدول الزمني لأسباب مختلفة ، حيث يتم نقل الوثائق المختلفة إلى الأرشيف ، يجب على المسؤول إبلاغ رئيس الشركة بهذه الحقيقة.
معرفة القراءة والكتابة من الأرشيف يعتمد على صحة هذه العملية.
هدف العملية
مطلوب أرشفة الوثائق في المنظمة لتحسين جميع الوثائق ، وكذلك لتخزين المختصة. إذا كان هناك أرشيف جيد التنظيم ، فسيتمكن أي موظف في الشركة ، إذا لزم الأمر ، من العثور على مستندات مختلفة تتعلق بالموظفين أو الطلبات المختلفة أو الأطراف المقابلة.
تتحول الشركات بشكل متزايد إلى الإدارة الإلكترونية للمستندات ، بحيث يتم تخزين جميع المستندات في جهاز كمبيوتر ، حيث يتم تكوين نسخة إلكترونية من الأرشيف.ولكن هذا يأخذ في الاعتبار أن المستندات لها قوة قانونية فقط إذا كان هناك تنسيق ورقي ، وبالتالي فإن التخزين الإلكتروني للمستندات يعمل فقط كإضافة إلى الأرشيف القياسي.
إجراء الأرشفة
الإجراء الخاص بأرشفة المستندات هو نفسه بالنسبة لجميع الشركات ، ولكن يمكن لكل مؤسسة إجراء التعديلات الخاصة بها. ينقسم الإجراء القياسي إلى الخطوات التالية:
- في البداية ، يتم تسليط الضوء على ميزات المستندات التي يتم إعدادها لنقلها إلى الأرشيف ؛
- عند الضرورة ، يتم تنفيذ إجراءات إضافية ، بما في ذلك تدبيس الأوراق أو إجراء إضافات مختلفة ؛
- يتم ضبط المستندات ، مما يجعل من الممكن في المستقبل العثور بسهولة على الأوراق اللازمة في مجموع الوثائق ؛
- يتم إتلاف المستندات غير الضرورية بشكل قانوني ، لأنها لا تمثل أي قيمة لتشغيل المؤسسة ؛
- يتم تنظيم المستندات بشكل منظم ، وبعد ذلك يتم دمجها بناءً على نوعها ؛
- الأوراق مقسمة إلى الأنواع التالية: المحاسبة ، الموظفين أو الإدارة ؛
- إذا كان من المستحيل تصنيف أي ورقات على أنها الأنواع المذكورة أعلاه ، فسيتم دمجها وإدخالها في قضية منفصلة ؛
- يتم تثبيت كل ختم بختم المنظمة ، بالإضافة إلى توقيع الموظف المعتمد ؛
- يتم تكوين قائمة جرد لكل حالة تحتوي على معلومات حول المستندات الموجودة في مجلد معين ؛
- يتم إجراء كتالوجات الحالات المصنفة حسب النوع ؛
- يتم إرسال جميع الحالات المعدة بشكل صحيح للتخزين في الأرشيف ، والتي يتم تقديمها عادةً كغرفة منفصلة ، حيث يوجد عدد كبير من الرفوف المريحة.
لا يتم تنفيذ الإجراء إلا من قِبل شخص مرخص له ، يتمتع بالسلطة اللازمة من قبل رئيس المنظمة. في حالة انتهاك أي قواعد لأرشفة المستندات أو فقد الوثائق تمامًا ، يكون هذا الموظف المعين في المؤسسة مسؤولًا عن الانتهاكات المحددة.
ملامح تجميع التسمية
إذا كانت الشركة لديها بالفعل الكثير من الأوراق ، فعند أرشفة الوثائق في المؤسسة ، يتم تجميع تسميات من الحالات. بفضل مساعدتها في المستقبل ، سيكون من السهل العثور على الشيء الصحيح بسهولة بين المجلدات العديدة.
عند تجميع قائمة الحالات ، يجب الإشارة إلى المعلومات التالية:
- فهرس الحالة المحددة ، الممثلة بالرقم الشرطي المخصص ، الجزء الأول من هذا الرقم هو رمز القسم الذي تم استلام المستندات منه ؛
- اسم القضية ؛
- عدد الأوراق المخزنة في المجلد ؛
- الفترة التي ينبغي خلالها تخزين هذه الوثائق على أساس المتطلبات التشريعية ؛
- ملاحظات مختلفة تركها الشخص المسؤول ، على سبيل المثال ، يمكنك الإشارة إلى أن هناك حالة معينة بها إصدار إلكتروني إضافي.
في المؤسسات الصغيرة ، حيث لا يتم نقل الكثير من الوثائق إلى الأرشيف سنويًا ، قد لا يتم تجميع تسمية الحالات.
قواعد نشر "لائحة الأرشيف"
في الشركات الكبيرة ، يتم تقديم الأرشيف في غرفة منفصلة ، حيث يتم تخزين عدد كبير من الملفات والمستندات لفترة طويلة من الزمن. في الوقت نفسه ، توظف المنظمة أخصائيًا يشارك بشكل حصري في أرشفة الوثائق. من أجل أن يتم تنظيم أعماله بشكل واضح ، يقوم المدراء التنفيذيون للشركة في كثير من الأحيان بنشر وتوحيد "لائحة بشأن الأرشيف". قواعد استخدامه تشمل:
- يشار إلى نوع العمل الذي يجب أن يؤديه الشخص المسؤول ؛
- يتم إعطاء قواعد لنقل الوثائق من الإدارات المختلفة إلى الأرشيف ؛
- يسرد قواعد تسجيل المخزون وتسميات الحالات ؛
- يتم إدخال معلومات حول الإعداد الصحيح للأوراق التي يتم نقلها إلى الأرشيف ؛
- يشار إلى أن الموظف المعين يجب أن يشارك في التوفيق بين تكوين الوثائق ، وكذلك تنفيذها.
إذا قرر موظف الأرشيف أن هناك أي انتهاكات في الوثائق ، يتم إرسال الأوراق للمراجعة إلى الإدارة المختصة بالشركة. إذا لم تكن هناك أخطاء أو أوجه قصور ، يتم قبول الأوراق في الغرز. إذا كانت المعلومات صعبة القراءة ، يتم عمل نسخة من المستند.
متطلبات الأرشيف
يجب أن تأخذ كل شركة في الاعتبار المتطلبات الأساسية للأرشفة الصحيحة للوثائق في المنظمة. يجب أن يخضع حفظ السجلات للشروط الأساسية للقانون. في الشركات الكبيرة ، يتم تمثيل الأرشيف بغرفة منفصلة ، ويجب حمايتها من موظفي الشركة أو الأشخاص غير المصرح لهم. لذلك ، أثناء إنشاء هذه الوحدة ، تؤخذ المتطلبات التالية في الاعتبار:
- يجب عزل المبنى عن الإدارات والمكاتب الأخرى ؛
- أنه ينشئ إنذار الحريق والسارق ؛
- يعتمد حجم هذه الغرفة على عدد المستندات التي يتم نقلها إلى الأرشيف كل عام ؛
- يتم تثبيت رفوف طويلة خاصة في الغرفة ، وينصح باختيار الهياكل المعدنية ؛
- بين الرفوف هناك مسافة لا يمكن أن تقل عن 75 سم ؛
- طول الرفوف يمكن أن يكون مختلفًا ويعتمد على ارتفاع الأسقف ؛
- بالإضافة إلى ذلك ، يتم تثبيت خزائن خاصة في الغرفة ، حيث توجد الوثائق الأكثر قيمة والأهمية.
في كل شركة ، يمكن أن تكون مساحة المبنى المحدد مختلفة تمامًا ، حيث يتم أخذ العديد من العوامل في الاعتبار لذلك.
كيف يتم تحضير الأشياء بشكل صحيح؟
لا يُسمح بأرشفة الوثائق المحاسبية إلا بعد الإعداد الأولي المختص لهذه الوثائق. لذلك ، قبل إرسال هذه الورقة أو تلك إلى الأرشيف ، يجب عليك تنفيذ الخطوات التالية:
- في البداية ، يجب أن يتأكد الشخص المسؤول من أن المستندات المنقولة بالفعل غير مطلوبة في عملية القيام بالأنشطة الحالية للشركة ؛
- وصف للمستندات والملف المباشر
- يتم إجراء فحص للتأكد من أن الوثائق والحالات ذات قيمة حقيقية ، وبالتالي يجب تخزينها في الشركة لفترة زمنية معينة ؛
- إذا لزم الأمر ، يتم إيداع المستندات أو نسخها أو تعديلها ، ثم يتم نقلها إلى الأرشيف فقط.
يجب وضع الأوامر المتعلقة بالموظفين المعينين وفترات تخزين مختلفة للحالات المختلفة ، لأنه إذا تم خلطهم ، فقد يكون هناك ارتباك أثناء تدمير بعض الأوراق.
الفروق الدقيقة في العمل مع الاستعلامات
يتم أرشفة وثائق الموظفين والأوراق الأخرى التي يتم تشكيلها أثناء عمل المنظمة من قبل موظف مسؤول يتلقى راتبا معينا عن أنشطته. إذا احتاج رئيس الشركة أو غيرهم من موظفي الشركة إلى دراسة أي مستندات متوفرة في الأرشيف ، فيجب عليهم التقدم بطلب خاص إلى الشخص المعين.
يتم إصدار المعلومات من الأرشيف في شكل شهادة أرشيف أو نسخ أو استخراج. يتم تقديم الشهادة بواسطة مستند يتضمن معلومات أرشيفية حول الموضوع المطلوب.
يتم تمثيل النسخة المؤرشفة عن طريق إعادة إنتاج نص أو صورة من وثيقة مخزنة في الأرشيف. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر بيانات البحث.
استخراج حرفي يستنسخ سوى جزء معين من الوثائق. للقيام بذلك ، يجب على الموظف الذي قدم الطلب الإشارة إلى معلومات المشكلة المحددة المطلوبة.
استنتاج
يجب تخزين العديد من المستندات التي تم إنشاؤها أثناء عمل الشركة لفترة طويلة من الزمن. لإنشاء الظروف المثلى ، يتم إنشاء أرشيف في الشركة ، يتم تقديمه بواسطة وحدة هيكلية منفصلة. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تعيين شخص مسؤول يكون مسؤولاً عن قبول الوثائق في الأرشيف. يستجيب نفس المتخصص لطلبات الموظفين والمديرين الآخرين.
عند أرشفة الوثائق ، يجب مراعاة بعض القواعد والمتطلبات التي تسمح لك بهيكلة الورقة بشكل صحيح ، وكذلك توفير ظروف تخزين مثالية لها.