ترتبط عملية تخزين العقود ببعض المشكلات. يحدث أنه لتحديد نوع المستند ونوعه وشروطه وظروف تخزينه ، فإن طريقة التدمير صعبة للغاية. جميع العوامل المذكورة أعلاه ينظمها القانون ، ولكن قد يكون للعقد نفسه في المواقف المختلفة فترات صلاحية مختلفة ، وبالتالي ، غالبًا ما توجد مشكلات في تحديد مدة التخزين. لحفظ السجلات بشكل فعال ومناسب ، من الضروري أن نفهم بوضوح إجراءات ومتطلبات التشريع في هذا المجال من أجل تجنب الغرامات أو العقوبات. أدناه نعتبر العمر الافتراضي لعقود المبيعات في المؤسسة.
الغرض من التخزين
توافر العقود في الوصول المستمر مطلوب ليس فقط للفترة التي تستمر صلاحيتها. بعد ذلك ، هناك حاجة لاستخراج أي معلومات منهم. يتم حل معظم المواقف المثيرة للجدل التي لا يفي أحدها أو الطرف الآخر بالتزاماته في المحكمة أو في إجراءات ما قبل المحاكمة من خلال تقديم العقد.
بالإضافة إلى ذلك ، من الممكن إجراء عمليات تفتيش في المؤسسة من قبل السلطات التنظيمية للدولة. يمكنهم طلب وثائق لفترة معينة ، في هذه الحالة ، مع تخزين غير مناسب في المنظمة ، وانتهاك شروط تدميرها ، يمكن فرض عقوبات في شكل غرامات مثيرة للإعجاب إلى حد ما. بادئ ذي بدء ، القيادة التي لا تتحكم في هذه العملية هي المسؤولة.
وبالتالي ، فإننا نستنتج أن تخزين العقود وغيرها من الوثائق التنظيمية والإدارية ينبغي أن يتم بشكل مناسب لفترة متفق عليها بدقة.
شروط وأنواع التخزين
تختلف فترات تخزين عقود العمل في المنظمة. وفقا لتصنيف جميع الوثائق الروسية ، يتم تصنيفها على أنها وثائق تنظيمية وإدارية. ويتم تصنيف شروط صلاحيتها بنفس طريقة صلاحية جميع المستندات. تخصيص فترات تخزين العقد التالية في المؤسسة:
- دائمة.
- طويل الأجل (أكثر من 10 سنوات) ؛
- قصير الأجل (حتى 10 سنوات شاملة).
مثل هذا النظام ، الذي يبدو أنه يتبع من منطق الوثائق نفسها ، ليس مناسبًا جدًا للاستخدام. هذا غالبا ما يخلق الارتباك ويؤدي إلى أخطاء خطيرة في العمل المكتبي.
نظام التخزين القياسي
وهناك نوع أكثر شيوعا من نظام التخزين. كقاعدة عامة ، في معظم المؤسسات ، يتم تقسيم العقود إلى عدة أصناف: أساسية (مرتبطة مباشرة بالأعمال الأساسية للمؤسسة) والاقتصادية والعمل.
على سبيل المثال ، ما هي فترة الاحتفاظ بعقود الخدمة في المؤسسة؟ أول فئتين من الوثائق مصونة لمدة لا تزيد عن خمس سنوات. عقود العمل لديها أيضا مدة الصلاحية لا تزيد عن خمس سنوات. ومع ذلك ، هناك استثناءات. على سبيل المثال ، إذا لم يكن هناك حساب شخصي ، فسيتم حفظ هذا المستند لمدة 75 عامًا. تعتمد مدة تخزين اتفاقيات الإيجار في المؤسسة على الفترة التي يتم تنفيذها من خلالها.
القوائم النموذجية والإدارات
تسرد قائمة الوثائق القياسية التي يتم توزيعها في معظم المؤسسات ، في حين أن إداراتها تحتوي على معلومات تم تطويرها لهذه الوكالة المعينة.
هناك أنواع مختلفة من الوثائق. القوائم هي مستندات تنظيمية تُستخدم لتحديد مدة الصلاحية واختيار المستندات لتخزينها أو إتلافها لاحقًا.
عند تجميع تسميات الحالات وتحديد شروط تخزين العقود ، تُستخدم القوائم النموذجية عادةً ، وتوافق عليها هيئات الدولة ، وكذلك الوزارات والإدارات ذات الصلة. مدة الصلاحية لعقود التوريد في المؤسسة هي 5 سنوات بعد انتهاء الصلاحية.
نقل إلى الأرشيف
قد يكون لإجراءات نقل الوثائق التي انتهت صلاحيتها بالفعل في الأرشيف اختلافات بسيطة في المنظمات المختلفة. في بعض الحالات ، هناك طريقة معتادة يتم فيها تدبيس المستندات معًا ووضعها في خزانة معدنية يُشار إليها بفخر باسم الأرشيف. لدى المنظمات الأخرى أرشيف ، وأرشيف ، وتسميات معترف بها ، والعملية برمتها تتم وفقًا للوثائق التنظيمية. أي أن هناك قواعد معينة لحفظ المستندات وتسجيلها وما إلى ذلك.
لكلا الخيارين الحق في الوجود ، يجب أن تأخذ في الاعتبار تفاصيل المنظمة ، وحجم سير العمل وعدد الموظفين. في حالة وجود مؤسسة كبيرة كبيرة بها عدد كبير من الموظفين ، دون استخدام نظام تخزين المستندات المناسب ، فإنها ستغرق ببساطة في نفوسهم. القاعدة العامة التي تحاول جميع المنظمات الالتزام بها ، بصرف النظر عن شكل الملكية وعدد الموظفين ، هي وقت نقل المستندات إلى الأرشيف.
يجب على الموظفين تقديم المستندات إلى الأرشيف في موعد لا يتجاوز فترة زمنية معينة ، والتي لا تعتمد على وقت انتهاء صلاحيتها بالفعل. وعادة ما يحدث هذا الأرشفة في بداية العام. أي أنه حتى إذا انتهى العقد في فبراير ، فلا تزال بحاجة إلى الانتظار حتى العام المقبل لنقله إلى التخزين. ما هي مدة الصلاحية للعقود التجارية في المؤسسة؟ الحد الأدنى المسموح به هو 5 سنوات.
بداية فترة تخزين العقد
هذا سؤال صعب للغاية ، لأنه في هذا التاريخ يحدث معظم الأخطاء. تخزين العقود في معظم المؤسسات هو نفسه ويبدأ مع بداية السنة التقويمية حيث لم يعد هذا المستند صالحًا. على سبيل المثال ، هناك عقد انتهت مدة صلاحيته في 15 يوليو 2010. يجب تخزينه لمدة خمس سنوات ، ولكن لا يمكن تدميره في 15 يوليو 2015 ، ولكن فقط مع بداية عام 2016. وهذا هو ، الموعد النهائي يبدأ من 01.01.2011 ، وليس من يوليو من العام السابق. كقاعدة عامة ، من أجل تقليل عدد الأخطاء ، تتم إضافة سنة واحدة إلى الموعد النهائي السابق. وفقط بعد انتهاء العقد في المؤسسة ، يمكن إتلاف المستند.
تفاصيل تخزين العقد
كما قلنا من قبل ، توجد مستندات توجيه خاصة تحدد قواعد وشروط النقل إلى الأرشيف والتخزين. مرة أخرى ، نذكر أنه يجب تخزين الوثائق في غرفة جافة جيدة التهوية بنظام حرارة معين. يجب أن توجد مجلدات المستندات على رفوف مغلقة أو مفتوحة. إذا لزم الأمر ، يجب أن يكون للأرشيف خزائن خاصة لتخزين المستندات المميزة بـ "السر التجاري". على الرغم من عدم قيام أي شخص بالتحقق من عملية تخزين المستندات ، إلا أنه من السهل اكتشاف عدم وجود ملفات معينة أثناء التحقق ، لذلك فإن إنشاء نظام ادخار بشكل صحيح هو في مصلحة المؤسسة. لذلك ، انتهت فترة تخزين العقد في المؤسسة ، ويجب تدمير المستند. كيف نفعل ذلك بشكل صحيح؟
تدمير
من المستحيل تدمير المستندات تمامًا. تحتاج أولاً إلى التأكد من مرور فترة صلاحيتها. بعد هذا فقط ، يكون التدمير ممكنًا ، ولكن هناك عيوب هنا يجب أخذها في الاعتبار حتى لا تقع تحت طائلة عقوبات المفتشين. الإجراء يبدو تقريبا على النحو التالي. يقوم الموظفون باختيار جميع المستندات التي انقضت مهلتها بالفعل ، ثم يتم إجراء جرد ، ويتم إرسال تقرير إلى الرأس ، ويتم إعداد عملية تدمير ، ويتم توقيع المستند من قبل الرئيس والمسؤولين. ثم يتم تخصيص المجلدات للتدمير.إن الاحتفاظ بالعقود والمستندات الأخرى في الأرشيف بشكل مستمر لا معنى له ، وبالتالي ، من أجل عدم التورط في المستندات ، من الضروري تنفيذ هذا الإجراء بانتظام.
المسؤولية والمنفذين
تقع المسؤولية الرئيسية فيما يتعلق بكل ما يتعلق بسلامة جميع أنواع العقود والوثائق الأخرى للمنظمة ، بالطبع ، على عاتق الرئيس. هو الذي يعاقب بالروبل عندما يتم اكتشاف انتهاكات أثناء عمليات التفتيش. التالي على القائمة هي المحاسب الرئيسي والمحامي والموظف المسؤول عن سلامة الوثائق. لكن هؤلاء الأشخاص ، على أفضل ما يرتكبونه من سوء سلوك ، يعاقبون من قبل الزعيم نفسه ؛ في الممارسة العملية ، في الشركات الصغيرة ، يتم تعيين نظام التحكم والتخزين للعقود في قسم المحاسبة ، ويقوم المحاسب بدوره بتعيين شخص معين مسؤول. في بعض الأحيان يتم تعيين المستشار القانوني للمنظمة كشخص مسؤول عن سلامة الوثائق. لكن هذا ليس ملائمًا للغاية ، لأن المحامي لا يمكن أن يكون مسؤولًا عن العقود ، كما أنه عادة ما يكون على دراية سطحية بأوراق أخرى. هذه العملية أسهل في تحديد ما إذا كان هناك شخص محدد يتمتع بالمسؤولية والسلطة. هذا يضمن أقصى قدر من الدقة والدقة في التعامل مع الوثائق.
مثال لنظام المحاسبة والتخزين
لفهم ميزات العقود وعمرها في المؤسسة بشكل أفضل ، يمكنك تحليل النقاط الرئيسية في مثال صغير. يوجد موظف (عادةً موظف من المحاسبة) يكون مسؤولاً عن الاحتفاظ بالعقود مع المقاولين. قام برفعها في مجلد منفصل حيث توجد خلال فترة الصلاحية. عند إغلاق العقد ، يتم نقله إلى مجلد آخر. في هذه الحالة ، كقاعدة عامة ، يتم تجميع قائمة الجرد أو السجل ، والتي تحتوي على قائمة من المستندات وتتيح لك تتبع حركتها. بالإضافة إلى ذلك ، تتم الإشارة إلى فترة التخزين هناك ، وبعد ذلك تخضع للتدمير. في نهاية الفترة التنظيمية ، يتم إتلاف المستندات وفقًا للإجراء الموضح بالفعل.
تتطلب سلامة المستندات التنظيمية والإدارية للشركة ككل والعقود بشكل خاص موقفًا مدروسًا ودقيقًا ودقيقًا لتجنب المشاكل. مشترك بين جميع المؤسسات والمنظمات هو مبدأ تنظيم التخزين وفقا للقانون. هذا يلغي استخدام العقوبات في حالة عمليات التفتيش. قد تختلف الوثائق الداخلية (الأفعال ، وقوائم الجرد ، والسجلات ، وأنواع العقود المختلفة) في شكل مختلف في المنظمات المختلفة ، لكن هذا ليس ذا أهمية أساسية.