تشمل الأنشطة الاقتصادية للمنظمات الكثير من الإجراءات والعمليات وأنواع الاتصالات والجوانب الأخرى للروتين اليومي. تواجه إدارة المنظمة وموظفيها يوميًا الحاجة إلى معالجة مختلف القضايا واتخاذ القرارات الإدارية. لا يمكن حل بعض الحالات أثناء تواجدك في مكان العمل ، والجلوس بشكل مريح على كرسي مكتب على الكمبيوتر. هناك حاجة لرحلات ورحلات عمل ، والمفاوضات في مدن أخرى وحتى البلدان. تتناول هذه المقالة بالتفصيل مسألة الحاجة إلى رحلة عمل ، وأهدافها وأمثلة لها ، والتصميم وفقًا للتشريع الحالي ، ومتطلبات الوثائق ، وكذلك ميزات الرحلات إلى روسيا والخارج. أيضًا في هذه المقالة ، سيتم النظر في مسألة من يمكن إرساله في رحلة وما الذي يجب اعتباره رحلة عمل.
مفهوم رحلة العمل
هذا المفهوم له تعريف واضح منصوص عليه في قانون العمل. وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي ، فإن رحلة العمل هي اتجاه الموظف في رحلة ذات مهمة محددة. في الوقت نفسه ، فإن الوجهة بعيدة كل البعد عن مكان العمل الرئيسي ، فالرحلة لها هدف واضح ، وهو موصوف في الوثائق ، وتوقيت تنفيذها محدود. يتم تنظيم تسجيل الوثائق المصاحبة ، وإعداد التقارير في نهاية الرحلة ، وضمانات الموظف بواسطة قوانين العمل والضرائب. يتم توضيح أهداف المهمة المحتملة أيضًا ، وفيما يلي أمثلة عليها.
لماذا تحتاج لرحلات العمل
عندما يذهب الموظف في رحلة عمل ، تحدد الإدارة له مهمة واضحة يجب أن يكملها في عمليته. قد تتعلق المهمة بمختلف مجالات عمل المنظمة. تتضمن أمثلة أهداف السفر ما يلي:
- إبرام العلاقات التعاقدية عند التسليم أو البيع مع الأطراف المقابلة ؛
- مفاوضات بشأن التعاون ؛
- تسوية المنازعات والصراعات والقضايا الأخرى المتعلقة بالجانب القانوني للنشاط ؛
- شراء المعدات والمواد الخام واللوازم ؛
- المؤتمرات التجارية ، والمشاركة في الاجتماعات والمعارض المتعلقة بتوجيه الشركة ؛
- الترويج للبضائع في أسواق جديدة وتوسيع قاعدة العملاء ؛
- المشاركة في المشاريع البحثية المتعلقة بأنشطة الشركة ؛
- تطوير الموظفين
- البحث في أسواق المبيعات والمنظمات المنافسة وغيرها من قضايا التسويق ؛
- إعداد الأجهزة والبرامج والعمل مع المشكلات الفنية الأخرى في الشركات التابعة أو الأقسام ؛
- إجراء فحوصات الشبكة الفرعية والوحدات.
ما لا يمكن اعتباره رحلة عمل
لا يمكن اعتبار كل رحلة موظف رحلة عمل. القيام برحلة غير قانوني في المواقف التالية:
- عدم وجود تسجيل رسمي للموظف في المنظمة ، أو عقد عمل لم يبرم ، وعدم الدخول في المصنف ؛
- يحدد عقد عمل الموظف طبيعة السفر للعمل ؛
- الموظف موظف مستقل وليس لديه مكان ثابت للعمل.
أنواع السفر وتوقيتها
يمكن تصنيف رحلات مهام الشركات وفقًا لخصائص مختلفة. لذلك ، على أساس إقليمي ، تتم الرحلات عبر أراضي الاتحاد الروسي وإلى الدول الأجنبية.وفقًا لشروط الرحلة ، يتم التمييز على المدى القصير والطويل. تكوين المسافرين - مجموعة واحدة. قد يكون هناك أيضًا رحلات مجدولة وغير مجدولة.
حتى الآن ، لا يحتوي التشريع على إرشادات واضحة بشأن توقيت الرحلة. لا توجد قيود الحد الأدنى أو الحد الأقصى. تحدد قيادة المنظمة بشكل مستقل مدى تعقيد المهمة والوقت المستغرق لإنجازها. القيود المستخدمة في الوجود. كان يعتقد أن المدة القصوى للرحلة لا يمكن أن تتجاوز أربعين يومًا. في البناء ، وصل الحد الأقصى لعتبة الرحلة إلى عام.
المتطلبات القانونية والتنظيم
بالنسبة للرحلات الصادرة كعمل تجاري ، يتم فرض متطلبات معينة بموجب التشريع. يتم تنظيم رحلات قانون العمل في الاتحاد الروسي وقانون الضرائب في الاتحاد الروسي. يحدد قانون العمل اللوائح الخاصة بعمليات العمل هذه في المواد 166 و 167 و 168. وهي تكشف عن عدد من المسائل التي قد تنشأ أثناء تنفيذ هذا الإجراء: ما الذي يمكن اعتباره رحلة عمل ، وضمانات للموظف ، وكذلك أسئلة حول تسديد نفقات الرحلة.
يصف قانون الضرائب معلومات حول كيفية عكس نفقات السفر في المحاسبة ، وما الذي يمكن خصمه من المبالغ التي يتم دفعها إلى صناديق التأمين الاجتماعي للمواطنين. هناك أيضًا قرارات منفصلة تحتوي على أكثر المعلومات اكتمالًا حول التعديلات على القوانين التشريعية والابتكارات في مجال المحاسبة وضمان متطلبات الهيئات التنظيمية. يمكنك العثور على كل هذه المعلومات في الوثائق التالية: المراسيم رقم 749 ، 729 ، 812 ، 64.
ما هو مضمون للموظف
لا تعتمد الضمانات للموظف على الغرض من الرحلة ؛ فقد يكون هناك الكثير من الأمثلة. ولكن مع أي منهم ، صاحب العمل لديه بعض الالتزامات تجاه الموظف. يتم تزويد الموظف الذي يتم إرساله في رحلة عمل بالضمانات التالية:
- الاحتفاظ بالموقع ، ومكان العمل ، ومتوسط الأجر اليومي ؛
- دفع أيام العطلة التي تقضيها في رحلة عمل مع تعريفة مزدوجة ؛
- استرداد النفقات التي قد تنشأ في رحلة عمل إلى روسيا والخارج ، بما في ذلك إصدار جواز سفر أجنبي ، والحصول على تأشيرة ، والرسوم الجمركية وغيرها من الرسوم.
كل هذه الضمانات مبينة في قانون العمل وتخضع للوفاء الإلزامي من قبل صاحب العمل.
لمن ترسل في رحلة عمل
يعتمد اختيار الموظف المرسل في رحلة على أهداف الرحلة وأمثلة على الوظيفة ومدتها وشدة الظروف المتوقعة. تتطلب أسباب السفر المختلفة معرفة ومهارات محددة من أحد الموظفين.
لذلك ، يجب أن يُعهد بتنفيذ عقد التوريد إلى شخص يتمتع بالدهاء في المفاوضات التجارية والدبلوماسية. يمكن أن يكون هذا متخصصًا تشمل مسؤولياته الوظيفية القيام بعمليات شراء وتخطيط وحساب ميزانية لعلاقات العمل مع الموردين أو شخص يمكنه شرح موقفه بشكل صحيح وتحقيق أفضل الظروف في عقد التوريد.
إذا كان الغرض من الرحلة هو إعداد معدات أو برامج ، فإن الموظف المرسِل لا يكفي معرفة العمل المكتبي والكاريزما الإنسانية المعتادة. يتم إرسال مسؤول مع خلفية تقنية في مثل هذه الرحلة. نفس الموقف عند إجراء عمليات التدقيق والتدقيق الميداني. يجب إرسال محاسب أو خبير اقتصادي في مثل هذه الرحلة.
من الممنوع إرساله في رحلات العمل
بالإضافة إلى العامل الإنساني ، والأسئلة حول مؤهلات المرشحين وقدراتهم الشخصية ، هناك جانب آخر في اختيار موظف لرحلة عمل. هناك متطلبات قانونية لفئات المواطنين الذين لا يمكن إعارةهم تحت أي ظرف من الظروف. وتشمل هذه المجموعات التالية من الأفراد:
- الموظفين القصر والمتدربين والمتدربين ؛
- النساء الحوامل ؛
- موظفو الشركة الذين يعملون بموجب اتفاقية طالب (باستثناء رحلات العمل بغرض التدريب) ؛
- أعضاء الحملات الانتخابية ، المرشحين لمنصب سياسي ؛
- الأشخاص الذين قدراتهم محدودة بسبب المرض.
هناك أيضًا مجموعات من الأشخاص الذين يمكن إرسالهم في رحلة عمل فقط عند استلام موافقتهم الخطية:
- النساء ذوات الأطفال الصغار (حتى عمر ثلاث سنوات) ؛
- الوالد الوحيد الذي يربي طفلاً حتى سن الخامسة ؛
- أولياء أمور الأطفال دون سن الرشد ؛
- موظف في عائلته يوجد شخص يحتاج إلى رعاية مستمرة.
تصريح السفر
من أجل أن تؤخذ في رحلة عمل في الاعتبار في المحاسبة الضريبية والمحاسبة والإدارة ، فمن الضروري ترتيب ذلك بشكل صحيح. بادئ ذي بدء ، يتم تعيين مهمة مهمة ، يتم تعيين التواريخ والتواريخ. يجب على المرشح للرحلة التعرف على الوثيقة الموضوعة وإعطاء موافقتها أو رفضها كتابة.
إذا كانت الإجابة بنعم ، يصدر المدير طلبًا لإرسال المختص في رحلة عمل. يتم إصدار الموظف وإصدار شهادة رحلة عمل وتعيين وظيفة. في نهاية الرحلة ، يجب على الموظف المعين تقديم تقرير عن العمل المنجز وتقرير مسبق مع تأكيد الشيكات والإيصالات وتذاكر السفر.
منذ عام 2016 ، تم تعديل التشريع بحيث أصبح إصدار الشهادة والمهمة الرسمية إلزاميًا. بدلا من ذلك ، يستخدمون مذكرة. لكن العديد من المنظمات لأغراض المحاسبة الداخلية تواصل إعداد هذه المستندات.
عند استخدام النقل الشخصي أو الشخصي للشركات ، يلزم تقديم مذكرة خدمة وبيان شحن ، بالإضافة إلى توكيل رسمي ووثائق أخرى تؤكد شرعية استخدام سيارة معينة.
المعلومات في الوثائق
يتم إعداد مذكرة الخدمة في شكل حر ، ولكن هناك عددًا من التفاصيل إلزامية للإشارة إلى: فترة رحلة عمل مؤرخة ، ومعلومات حول وسائل النقل المستخدمة ، والأهداف المحددة للموظف ، ونتائج تنفيذها.
يجب توضيح جميع المصروفات التي تكبدها الموظف أثناء الرحلة في تقرير المصاريف. ينطبق هذا المطلب على جميع أنواع النفقات ، بما في ذلك نفقات السكن والنقل والوقود والغذاء وغيرها. لتأكيد تكلفة دفع السكن ، يجب عليك تزويد قسم المحاسبة في نهاية الرحلة بشيك أو إيصال أو إيصال يحتوي على معلومات حول المالك والتكلفة وفترة تأجير المبنى.
يجب إصدار أمر الإدارة وفقًا لذلك. في العمل المكتبي ، هناك نموذج موحد رقم T-9 ، لكن المنظمة ليست ملزمة باستخدامه بشكل حصري. في السياسة المحاسبية لمنظمة معينة ، قد يكون شكل وثيقة خاصة بها ثابتة. يمكنك أيضًا اغتنام الفرصة لإعداد طلب في شكل حر. الشرط الرئيسي هو محتوى البيانات التالية:
- أسماء وتفاصيل المنظمة التي أرسلت الموظف في الرحلة ؛
- معلومات الموظف ؛
- مواعيد إعداد الطلب ؛
- تواريخ بدء ونهاية فترة رحلة العمل ؛
- مهام الموظف ، والغرض من الرحلة.
مثال عمل رحلة عمل
كلما كانت المهمة أكثر مسؤولية ، زادت المستويات التي تحتوي عليها. كلما استثمرت الشركة في الأعمال التجارية ، زادت النتائج التي تنوي الحصول عليها. لن تتم الإشارة إلى جميع التفاصيل البسيطة التي يريد المدير معرفتها بالترتيب. يمكن مناقشة بعض منهم شفهيا في الاجتماعات وخلال إحاطة من سافر. ولكن ، على الأرجح ، يتعين على الموظف على أساس الرحلة الإبلاغ عن جميع النقاط ، حتى بالنسبة لأولئك الذين لم يتم تسجيلهم رسميًا ، ولكن تم إعلانهم شفهياً. للتوضيح ، نقدم مثالاً على مهمة العمل أدناه.
على سبيل المثال ، خذ الهدف - "إبرام عقد توريد ، ومنتجات إعلانية". لراحة الانعكاس ، نستخدم نوع المستند الذي تم إنشاؤه بواسطة برنامج 1C.يمكنك العثور عليه في سجلات الموظفين ، النموذج رقم T-10a. يحتوي هذا النموذج على 11 عمودًا يجب ملؤها: الوحدة الهيكلية ، والموقف المتخصص ، والبلد ، والمدينة والمنظمة التي تم إرسال الموظف إليها ، وتاريخ بدء ونهاية رحلة عمل ، وعدد الأيام التقويمية الإجمالية باستثناء وقت السفر ، ومنظمة دافع ، والأساس ، والمحتوى المهام وتقرير موجز عن تنفيذه. يتم توقيع المستند من قبل رئيس الوحدة الهيكلية ، ورئيس المنظمة والموظف نفسه.
يملأ الطلب معلومات الرحلة كما يلي:
- الاسم الأخير والاسم الأول ورعاية الموظف ورقم موظفيه: سوروكين ديمتري إفجينييفيتش ، 1 (رقم الموظفين في نافذة منفصلة ، وفقًا لسجلات الموظفين).
- التقسيم: قسم التسويق والإعلان.
- الموقف (التخصص ، المهنة): المسوق الرائد.
- مكان رحلة العمل (البلد ، المدينة ، المنظمة): روسيا ، مدينة موسكو ، LLC "الشركة".
- لمدة 14 يومًا تقويميًا من 14 يناير 2018 إلى 27 يناير 2018.
- بهدف: الحملة الإعلانية ، إبرام عقد التوريد.
- رحلة عمل على حساب الأموال: LLC "Realizer".
- الأساس (المستند ، الرقم والتاريخ): المهمة الوظيفية رقم 3 بتاريخ 13/1/2010
في نهاية الأمر توجد توقيعات الرئيس والموظف. يتم وضع توقيع الموظف مقابل النقش الذي يعرفه بالطلب.
الدقيقة من التصميم
إذا لم يقدم الموظف لسبب ما المستندات الداعمة المتعلقة بالنفقات (الشيكات والإيصالات) ، فلن تقوم المنظمة بسداد هذه التكاليف. لذلك ، في عملية رحلة العمل ، من المهم للغاية ألا ننسى الإبلاغ. يجب تأكيد حتى رحلة في سيارة أجرة أو حافلة عن طريق تذكرة أو إيصال السائق.
نقطة مهمة هي أيضا إشارة إلى الوحدة الهيكلية للمنظمة والغرض من الرحلة. اعتمادًا على البيانات المحددة ، ستحدث عمليات شطب إضافية للمصروفات في المحاسبة والمحاسبة الضريبية. لذلك ، إذا كان الغرض من الرحلة هو إصلاح الآلات ، عند إجراء الحسابات المحاسبية ، سيتم شطب مبلغ المصروفات لإهلاك المعدات التي تم إصلاحها. إذا كان الهدف هو إبرام عقد ، فسيتم شطب المصاريف كنفقات أعمال عامة.
وآخر لحظة - رحلة عمل مع هدف لم يتحقق. في معظم الحالات ، لا تعترف دائرة الضرائب بتكاليف هذه الرحلة ولا تقلل من القاعدة الضريبية. في الجلسة ، يمكنك محاولة الدفاع عن براءتك ، لكن في معظم الحالات ، يظل القانون إلى جانب دائرة الضرائب الفيدرالية.