المحاسبة وتحسين عمليات المستودعات هي المفتاح لعمل الجودة لأي مؤسسة حديثة. بالضبط كيف يتم ضبط عمل المستودع يحدد كيفية عمل الشركة بطريقة عقلانية ، ومدى كفاءة استخدام موارد الإنتاج. يسمح تصحيح الأخطاء وتحسين النظام والمحاسبة الآلية لعمليات المستودعات بتحقيق ربحية وإنتاجية أفضل ، ويصبح المنتج النهائي أفضل.
لماذا نحتاج إلى مستودع؟
الغرض الرئيسي من المستودع في أي شركة هو تخزين مخزونات الإنتاج - MPZ. مستودع - منصة لمختلف الأعمال: هنا يتم إعداد المواد للاستخدام كجزء من عملية الإنتاج ، يتم إرسالها إلى المستهلكين. إن التنظيم الحديث والفعال لتقنية عمليات المستودعات باستخدام أحدث المنهجيات ، يتيح البرنامج تقليل الخسائر المادية أثناء التخزين وعند استخدامها في العمل. هذا ، بدوره ، يؤثر على تكلفة البضائع. لكن التسجيل المهمل لعمليات المستودع يخلق ظروفًا لا يمكن تجنب السرقة فيها. يجب أن يكون رئيس الشركة ، بغض النظر عن ثقته في كل موظف ، مدركًا أن هناك دائمًا احتمال أن يكون سلوك الموظف غير العادل ناتجًا عن كل من صفاته الشخصية والضغط الخارجي.
جزء لا يتجزأ من نظام المستودع هو أخصائي عمليات المستودعات. يعتمد على مؤهلاته واهتمامه وتعليمه ، سواء كان المستودع "دقيقًا مثل الساعة" ، أو ما إذا كان سيتم متابعة المشكلات بانتظام. عند اختيار الموظفين لمستودع ، لا يكفي التأكد من امتلاك المرشح 1C: Warehouse. تحتاج إلى معرفة مدى فهمه للخدمات اللوجستية وما إذا كان يفهم منطق تنظيم مناطق التخزين.
سلالات المستودعات
اعتمادا على الوجهة ، هناك عدة مجموعات من المستودعات. نظام التصنيف الكلاسيكي:
- المواد.
- الإنتاج الداخلي.
المجموعة الثانية مقسمة إلى مستودعات:
- بين ورش العمل
- داخل الورش.
المواد ، كما يوحي الاسم ، ضرورية لتخزين احتياطيات المواد للمؤسسة. هنا هو كل ما تحتاجه الشركة لسير العمل دون انقطاع. إنها تقوم بضبط عمل مستودع المواد ، وإجراء عمليات التخزين الأساسية بطريقة يتم بها تزويد عملية الإنتاج دائمًا بمواد بهامش. تحدد وضوح اللوجستيات في المستودعات نجاح الشركة وخطوط الإنتاج وقدرة المؤسسة على التعامل مع الطلبات ورؤساء الأقسام - مع المهام.
داخل الإنتاج - هذه هي أنواع المستودعات الموجودة داخل المتاجر وبينها ، والتي تعد ضرورية لمنطقة MPZ. كما أنه يحتوي على احتياطيات التشغيل البيني اللازمة لخدمة الوظائف بشكل واضح وفي الوقت المناسب. يتم الاحتفاظ بسجلات لعمليات المستودع عند ضبط التحول الذي يتم إدخاله في الإنتاج. هذا هو ، في كل جدول جديد ، يجب أن يكون لكل تحول متعاقب للعمال جميع المواد الخام اللازمة لتشغيلها بشكل طبيعي.
ماذا هناك؟
بالإضافة إلى ذلك ، تسمح لك محاسبة المستودعات بتخصيص أماكن عالمية ومتخصصة لتخزين MPZ.
تصميم عالمي بحيث يمكنك بسهولة تخزين مجموعة متنوعة من القيم لفترة طويلة قادمة للشركة. هذه هي الطريقة التي يتم بها تنظيم المستودعات المركزية. الاحتياطيات المخزنة هنا مخصصة للإدارة والإنتاج.
تلك المتخصصة هي تلك التي توجد فيها أنواع محددة فقط من القيم. يمكن أن يكون المعدن أو الدهانات أو الورنيش أو الخشب ، والمنتجات الكهربائية ، والأطعمة المجمدة ، وهلم جرا.
المعدات والمحاسبة
لا يمكن إجراء محاسبة فعالة لعمليات المستودع إلا عندما يتم تخزين القيم المراد تسجيلها في نظام منطقي ومنهجي. هذا يعني أنه يجب أن يكون هناك مساحة مصممة بشكل واضح ، وأن مشغلي المستودعات لديهم القدرة على استخدام الموازين وأدوات القياس الأخرى. يقومون بتقييم معلمات الجودة للبضائع الواردة في الموقع ومراقبة سلامتها ، وقياس حجم العناصر الصادرة وتحديد التناقضات ، إن وجدت ، وكذلك تحديد سبب ما حدث.
يتم أخذ كميات المواد المستلمة في الاعتبار بناءً على وحدة الحساب المعتمدة من قبل الشركة. للسيطرة على الموقف ، والقياس ، والوزن ، والنظر في عدد القطع وصلت. في بعض الحالات ، يتم استخدام ما يسمى الحساب النظري.
المحاسبة: لماذا هذا ضروري؟
ما هو برنامج 1C: Warehouse لـ؟ لماذا نحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات المخزونات الموجودة تحت تصرف المؤسسة؟ قد ينشأ هذا السؤال بين المديرين الذين يؤمنون دون قيد أو شرط بصدق موظفيهم. ومع ذلك ، وبغض النظر عن مدى ثقة المديرين في الموظفين ، فإن المحاسبة جزء إلزامي من أي مستودع ، ولا مفر من ذلك.
يهدف حساب عمليات المستودعات إلى ضمان سلامة القيم التي يتم تلقيها في المؤسسة. البيانات المجمّعة في النظام المحاسبي تجعل من الممكن تحديد ما إذا كانت الشركة لديها مواقف بطيئة الحركة أو ما إذا كان هناك وفرة في المواد. من عمل النظام المحاسبي ، من الواضح كم هو كبير حجم الأعمال ، ليس فقط بشكل عام ، ولكن أيضًا فيما يتعلق بنوع محدد من المواد. أخيرًا ، في أي لحظة ، تجيب قاعدة البيانات على السؤال: "كم عدد العناصر المتبقية في المستودع؟"
مستودع: نحن نقبل المواقف
واحدة من أهم العمليات في المستودع هي قبول البضائع. عادة ما يتم إعداد برنامج آلي للمحاسبة الأسهم للمحاسبة الكمية ، ولكن بالإضافة إلى ذلك ، ينبغي أيضا أن تنفذ الجودة.
يقوم المشغل المسؤول عن شغل المراكز بفحص عدد المواقع المستلمة ويتحكم في جودة كل منها. في هذه الحالة ، تحتاج أولاً إلى توضيح الالتزام من حيث الحجم ، وعندها فقط من حيث الجودة. في بعض المستودعات ، يقع القبول على أمين المخزن ، والشخص المسؤول عن المستودع ، والمدير ، وبالنسبة للبعض ، يتم تقاسم المسؤولية بين المدير والموظفين التقنيين.
إذا تم قبول المواد التي تنتمي إلى فئات خاصة في المستودع - ما يسمى بالموعد المسؤول ، يتم تعيين عمولة للقبول. إجراء قبول المواقف القيمة مشابه. يجب أن يحتوي برنامج محاسبة الأسهم على التسمية الكاملة في قاعدة البيانات وفقًا للترتيب المعتمد في الحدث. يقدم نفس الترتيب لجنة الاختيار ، وتعيين التكوين بالاسم. في بعض الشركات ، تقع مسؤولية إصدار أمر على عاتق كبير المهندسين.
محاسبة المستودعات: كيف يعمل؟
لذلك ، يتم قبول المواد الموجودة في المستودع ، وفحص الفواتير ، وإعادة فرز المواقف ، ودراسة جودة كل منها: جس ، رائحة ، تذوق. ما التالي؟ ثم يبدأ السحر الحقيقي المتمثل في مراقبة المخزون - الذي لا يسمح للقيم التي تظهر في الشركة بالتناثر حول الزوايا ، كما تحب الفئران.
أحد المساعدين الرئيسيين لمدير المستودع ، ومن خلاله - رئيس الشركة - هي مستندات عمليات المستودع. وهي تعكس المواد التي وصلت إلى المستودع ، وأي منها ذهبت ، وما تم استخدامه ومن تم شطبه. يجب أن يكون هذا الحساب قيد التشغيل ، ويعكس الوضع الحالي ، ويراعي جميع الموظفين المسؤولين ، وكيف يديرون أعمالهم. عيّن القيم إلى أرقام الأسهم ، ثم أدخل بطاقات المحاسبة ، مع الإشارة إلى عدد المواضع التي ظهرت في الشركة ، استهلاكها.
بطاقة كأساس لكل الأشياء
يتم استخدام البطاقة لتخزين جميع المعلومات المتعلقة بالقيمة التي تم تخصيصها لها. يُعهد بتعبئة البطاقات إلى الشخص المسؤول ماديًا الذي يبرم معه اتفاق المسؤولية. يتم فتح سجل خاص للبطاقات ، حيث يتم إصدار سجل محدد بدقة ضد الإيصال.
يمكن الاحتفاظ بحساب المستودع بدون سجلات ، ولكن بمساعدة الكتب الموضوعة بالطريقة المحددة. ومع ذلك ، في الممارسة العملية ، تحولت جميع الشركات الحديثة تقريبا إلى المحاسبة الآلية. في هذه الحالة ، يتم الاحتفاظ بالبطاقة في شكل إلكتروني ، ويمكن فقط للمستخدمين الذين لديهم حسابات في النظام الوصول. يحفظ البرنامج معلومات حول من قام بتلك التغييرات أو غيرها من التغييرات على البطاقة ، والتي تعمل بمثابة تناظرية للقائمة في السجل عند استلام نسخة ورقية من المستند المحاسبي.
لا توجد تقارير - في أي مكان
يتضمن محاسبة عمليات المستودعات المراقبة اليومية لأرصدة المخزون التي تحتفظ بها المؤسسة. كل شهر ، يقوم الشخص المسؤول عن المستودع ، بتحليل الوثائق الأولية ، بإعداد تقرير لرئيس المؤسسة. يتم إرسال التقرير إلى قسم المحاسبة ، مع الاحتفاظ بنسخة احتياطية من المستندات التي تعكس الاستلام وفقدان القيم.
يجب أن يعكس التقرير هذه المواد والمنتجات والكميات التي تغير تكوينها خلال فترة التقرير. في بداية كل شهر ، يتم إعداد تقرير منفصل ، يشير فيه إلى حجم الأرصدة لشغل وظائف مختلفة تحت تصرف الشركة. تعمل الوثائق الأساسية للشركة كأساس لتحديد وصول القيم والمغادرة. على أساس هذه البيانات ، قم بإعداد رمز وأرصدة تعكس حالة الشركة في نهاية الشهر. يجب أن تكون المعلومات المشار إليها في البيانات مماثلة لتلك الموجودة في نظام محاسبة المستودعات وبطاقات الموقف.
حالات خاصة
في بعض الحالات ، تتم محاسبة عمليات المستودعات بواسطة فئات عامة. على سبيل المثال ، إذا كان لدى الشركة خط إنتاج يسمح بإصلاح الآلات ، فيمكن اعتبار المحاسبة عن جميع قطع الغيار الصغيرة غير عملية. في هذه الحالة ، يمكنك إدخال فئة عامة - على سبيل المثال ، "قطع الغيار لآلات الطحن". هذا يساعد في جعل معالجة البيانات أقل عمالة ووقتاً طويلاً يتم إجراء المحاسبة بالعبارات الإجمالية ، ولا تظهر أسماء القيم الفردية فيها.
بعض الشركات لديها أدوية في المخزون. في هذه الحالة ، يتم إعداد محاسبة عمليات المستودع بطريقة تعرف دائمًا الكمية الإجمالية ، ولكن ليس لسرد عناصر محددة. يجب وضع بطاقات خاصة على الأدوية التي تحتوي على الكحول أو المواد السامة فقط. يتم تعيين الإبلاغ عن الأدوية للأطباء والأطباء البيطريين في المؤسسة. هم شخصيا يقومون بإعداد قوائم ، ثم يتم إرسالها إلى المحاسبين.
التخزين والخدمات اللوجستية
تقوم المستودعات المختلفة بعمليات مختلفة: يتم تحديد ذلك بواسطة تفاصيل مؤسسة معينة. وفقًا لذلك ، يحدد هذا أنواع عمليات المستودعات التي تتطلبها الشركة. أكبر عدد من المستودعات في بلدنا الآن هو شركات البيع بالتجزئة والبيع بالجملة والخدمات. بالنظر إلى عمل شركات البيع بالجملة ، يمكننا التمييز بين عمليات المستودعات التالية:
- تفريغ السيارات بالبضائع ؛
- قبول من جلب ؛
- نقل العناصر داخل المستودع ؛
- وضع البضائع في الأقسام المخصصة لذلك ؛
- اختيار القيم ؛
- التوظيف.
- التحميل.
بشكل عام ، يمكن وصف ذلك بمصطلح "اللوجستيات". في حالتنا ، تصف الخدمات اللوجستية تحميل وتفريغ الأشياء الثمينة.
وكيف نعمل؟
تعتمد خاصية عمليات التحميل والتفريغ في المستودع على نوع البضائع التي تحتاج إلى العمل معها ، ونوع النقل الذي يجب تقديمه. تأثير قوي على العمل لديه مستوى من الميكنة من أبسط العمليات.يعد قبول البضائع حسب الجودة أحد أهم لحظات المجمع بأكمله المتعلقة باستلام المراكز في المستودع.
يتم تحديد كيفية التحكم بدقة في تدفقات الأصول المادية من خلال تحليل المعلومات حول كمية ونوعية المراكز في المستودع. تدل الممارسة على أن البيانات غير صحيحة في كثير من الأحيان في النظم المحاسبية ، غير كاملة ، مما يؤدي إلى أخطاء إدارية وخسائر للشركة. ترتبط العمليات التكنولوجية التي تحدث أثناء النقل والإمداد بالسلع بالتغيرات غير المخطط لها في الكمية والنوعية. يمكن سرقة البضائع ، التالفة ، المفقودة ، هناك مفهوم "الانخفاض الزائد". قد يرتكب الموظفون خطأ ، ويشكلون دفعات بشكل غير صحيح ، ويشحنون البضائع بشكل غير صحيح. كل هذا يؤدي إلى نقص ، إعادة الدرجات ، حجم الزائدة.
عند قبول البضائع ، من المهم للغاية تقييم مقدم الطلب بعناية ، ومقارنة القيم بانتظام بالقائمة المعلنة. لذلك ، يجب أن تصدر المستندات المرافقة لأي منصب ، كقاعدة عامة ، الفواتير. توثيق كل خطوة هو الطريقة الأكثر فعالية للحصول على بيانات دقيقة عن وضع المخزون.
يجب أن تكون البيانات محدثة!
ومع ذلك ، من المهم ليس فقط تسجيل جميع الوظائف التي حصلت عليها الشركة بشكل صحيح. من الضروري إدخال نظام للمحاسبة لعمليات المستودعات ، والذي سيبقي قاعدة البيانات محدثة في أي وقت. وهنا تأتي الحلول التكنولوجية الأكثر حداثة. هذا برنامج متخصص مصمم خصيصًا للمستودعات. مثال نموذجي هو منتج شركة 1C ، ما يسمى "المستودع". يمكن أن يؤدي استخدام هذه البرامج إلى تقليل الأخطاء المرتبطة بفقدان المعلومات إلى الحد الأدنى ، وكذلك تقليل العامل البشري.
لكي تكون البيانات دقيقة قدر الإمكان وتعكس الموقف الفعلي في المستودع في أي وقت ، تحتاج إلى تقديم نظام للتحكم في حركة القيم التي تعكس أي حركات. يجب أن تجد جميع الخطوات - من المصدر إلى المستهلك - مكانها في الوثائق الداخلية للشركة. فقط هذا التحكم الكامل يمكن أن يوفر مستوى عاليًا من موثوقية البيانات المستخدمة في قرارات الإدارة.
نحن تخزين و يسلب
توضع البضائع المأخوذة من المورد في المستودع في منطقة مخصصة للتخزين المنتظم. إذا وصلت البضاعة في حاويات أو سلع قطعة ، يمكن تكديسها. خيار مناسب هو تركيب رفوف. ومع ذلك ، لا يمكن أن تكمن القيم إلى الأبد ، لذا ، حان وقت تشغيل المستودع التالي عاجلاً أو آجلاً - اختيار الموقع المخزن. يمكن القيام بذلك إما كجزء من حزمة ، أو ككل.
يوصى بميكنة العملية إن أمكن ، لكن هذا ليس ممكنًا دائمًا ، وليس لدى كل مؤسسة أموال كافية لشراء الآلات اللازمة. يتميز الاختيار باستخدام تقنيات الميكنة صغيرة الحجم والميكانيكية بالكامل.
يتم ميكنة المستودعات بدرجات متفاوتة ، على أساس هذا التمييز: إحصائي ، ديناميكي عالي الارتفاع. في الحالة الأولى ، هناك رفوف يتحرك خلالها الموظف الذي يختار الخلايا. وكقاعدة عامة ، يعمل كرافعة شوكية: يلتقط حزمة الشحن الضرورية ، ويخرجها ، وينقلها إلى منصة متحركة ويسلمها إلى المنتقي. إذا لم تكن بحاجة إلى الحزمة بأكملها ، فسيتم أخذ الكمية اللازمة من الموضع ، ويتم إرجاع الباقي إلى الحامل.
ولكن تلك الديناميكية المرتفعة هي تلك التي تعمل فيها المصاعد الأوتوماتيكية. يوجهون طرود الشحن إلى المنتقي ويعيدونها إلى الزنزانات. تم تجهيز الآليات بالشوكة للمساعدة في التقاط العنصر المطلوب. إذا كان المحدد يحتاج إلى جزء فقط من محتويات حزمة الشحن ، فسيتم إرسال الباقي إلى خلية التخزين.
نصل إلى نتيجة منطقية
عمليات مستودع المرتبطة اللوجستية للبضائع ، يتم الانتهاء من اتجاه القيم إلى المشتري. هذا يحدث في موقع مخصص لتحميل المواقف.لكي يعمل المستودع بسلاسة ، من المهم التحكم في نقطتين:
- الراحة والاستخدام الفعال للمساحة ؛
- توثيق كل خطوة عمل.
الوثائق ، كما ذكرنا سابقًا ، هي الأكثر فعالية باستخدام قواعد البيانات الإلكترونية. إذا كانت الشركة صغيرة ، فليس من الضروري حتى تثبيت برنامج خاص ، يمكنك تطوير قاعدة بسيطة لتسجيل حركة البضائع بنفسك.
ولكن فيما يتعلق بفعالية استخدام المناطق الموجودة تحت تصرف الشركة ، فإنها تسترشد بالمتطلبات:
- يجب أن يكون كل سنتيمتر مربع مفيدًا ؛
- يجب أن تكون الممرات واسعة ؛
- الممرات المركزية اللازمة ؛
- يتم تنظيم مواقع القبول عند وصول البضائع ؛
- مناطق الشحن مجهزة حيث يتم إرسال العناصر من ؛
- يجب أن تكون الوظائف آمنة ؛
- يجب توزيع تدفقات البضائع حتى لا تكون هناك تحركات قدوم.
جرد
ربما يكون المخزون مثل هذه العملية في المستودع ، وهو الأمر الأكثر إثارة للقلق بالنسبة لكل من الموظفين والمديرين الخطيين. إنه معقد للغاية ، لأنه ينطوي على قدر كبير من العمل ، وغالبا ما يثير حالات الصراع. يمكنك تجنبها إذا تمكنت من إعداد سير العمل بدون عيوب. ومع ذلك ، في واقع الأعمال الحديثة فإنه من الصعب للغاية.
جرد ينطوي على دراسة المخلفات المجانية ، وتقييمها ، وتحديد الموقع. هناك عدة مراحل رئيسية للحدث. يمكنك التقليل إلى أدنى حد من احتمال حدوث خطأ إذا ، بحلول بداية المخزون ، تخلصت تمامًا من احتياطيات الشركة.
المخزون لديه التسلسل التالي:
- تشكيل احتياطي فارغ.
- إنشاء عملية شراء فارغة المخطط لها
- إضافة إلى الاحتياطي جميع الوظائف المتاحة في الرصيد الحر.
- يتم تضمين القيم غير المحسوبة في عملية الشراء المخطط لها ؛
- تعتبر البضائع الموجودة في الاحتياطي المجاني مفقودة ويتم تضمينها في قائمة خاصة.
نتيجة هذا التسلسل يعطي:
- رصيد فارغ مجاني ؛
- احتياطي إيجابي ، بما في ذلك جميع المواقف المطابقة ؛
- قوائم القيم المفقودة ؛
- المشتريات المخططة ، بما في ذلك كل ما اتضح أنه خارج الحساب.
نتيجة للمخزون ، عادة ما يتم شطب القيم المفقودة ، ويتم تحويل الاحتياطي الموجب إلى رصيد مجاني. وأخيرا ، يتم شراء عملية الشراء المخطط لها.
لتلخيص
يجب أن تستند محاسبة عمليات المستودعات في أي شركة حديثة ترغب في النجاح وتجنب الخسائر إلى تفاصيل الشركة ونطاقها وخصائص البضائع التي من الضروري التفاعل معها. من المهم توثيق جميع عمليات عمل المستودعات من أجل تجنب حالات الصراع غير السارة.
تسمح المحاسبة الدقيقة والصحيحة لعمليات المستودعات لكل من الموظفين ومديري الشركة بالوصول السريع إلى المعلومات حول الوضع الحالي للشركة. بناءً على هذه البيانات ، يمكن للإدارة اتخاذ قرارات الإدارة الصحيحة. لا يساعد المخطط المحاسبي الجيد في القضاء على أي خطأ في مراقبة عمل الشركة ، ولكن أيضًا في تقليل الخسائر ، وجعل عمل المنظمة أكثر كفاءة ، وكذلك القضاء على احتمال السرقة وخيانة الأمانة.