أنظمة التوثيق الموحدة. GOST R 6.30-2003. متطلبات الأعمال الورقية

التطبيق العملي للمعلومات هو الأساس لتوحيد جميع أشكال العرض وإضفاء الطابع الرسمي على البيانات المصدر لتثبيتها ونقلها وتصور دقيق من قبل المرسل إليه.

عندما يتم تقديم المعلومات بواسطة وثيقة ما ، فإنها تكون محددة ، فهي في مجال المعايير المقبولة عمومًا والموحدة والأحكام التشريعية والمتطلبات الخاصة بعملية اجتماعية أو إنتاجية. هذه دائمًا صيغ دقيقة وشكل معين من أشكال التعبير عن المعنى من أجل تحقيق هدف محدد بوضوح.

إنشاء ومحتوى وثيقة

لا تلعب أنظمة التوثيق الموحدة أي دور ، فمن المعتاد جدًا إنشاء مستندات كل يوم بمبادرة ومعرفة الشخص ، أو ملء تلك المستندات وفقًا لقواعد معينة.

الحياة في حد ذاتها هي دوامة من المعلومات ، ولكن في كل لحظة من الزمن ، من الطبيعي أن يتم تكوين شيء ما بشكل واضح وإصلاحه. وفقًا للعرف غير المكتوب ، يتم تشكيل أنظمة التوثيق الموحدة في عقول كل شخص في المدرسة ، إن لم يكن قبل ذلك. لكن في المرحلة الأولى من تطوره ، لا يعلق الشخص عليه القيمة الأساسية التي يستحقها.

يمكن أن يكون المستند من نوعين مختلفين بشكل أساسي:

• شكل من الأشكال؛
• هيكل والمحتوى.

بشكل رسمي ، المستندات الفارغة هي أشكال عادية يتم فيها تسجيل معلومات محددة بدقة. يتم باستمرار التعامل مع المستندات من هذا النوع (رياض الأطفال ، المدارس ، العيادات ، العمل ، مكتب الجوازات ، ...).

تأخذ المستندات الحقيقية في الاعتبار المتطلبات الحالية لتصميمها. خلاف ذلك ، سوف يساء فهمها من قبل المرسل إليه ولن يتم الحصول على النتيجة المرجوة.

يجب أن يتم تنفيذ كل وثيقة في شكل ، ولها بنية واضحة ومحتوى متوقع ، معبر عنها بأسلوب معين.

من الناحية الشكلية ، يمكن للمرء أن يشير إلى الوثائق كأعمال فنية ومقالات ودبلومات وأطروحات وكتب وغيرها من الأعمال المكتوبة والرسومات ، ولكن هذا هو أكثر وضوحًا في البنية ومحتوى نتيجة تحويل المعلومات إلى نموذج صارم للتصور من قبل دائرة معينة من المستهلكين (المستلمون).

جوهر أنظمة التوحيد

المعلومات واسعة النطاق ، ولكن حتى إذا لم تأخذ المصادر الخارجية في الاعتبار ، فإن كل هيكل للدولة ومؤسسة ورجل أعمال فردي وشخص عادي في ظروف (متطلبات) لاختيار معيار معين من مجموعة متنوعة من المعايير الموحدة المحيطة.

أنظمة التوثيق الموحدة الحالية للدولة في جميع الحالات تقريبًا تعتبر ذات طبيعة استشارية. على وجه الخصوص ، وفقا للوائح المعمول بها.

1. يتم وضع تاريخ المستند بالأرقام العربية بالتسلسل: يوم الشهر والشهر والسنة.
2. يوم من الشهر والشهر - زوجان من الأرقام العربية ، من خلال نقطة ؛ السنة - أربعة أرقام (4 ديسمبر 2017 = 4 ديسمبر 2017 وفقًا لـ GOST R 6.30-2003).
3. في الوقت نفسه ، يسمح هذا GOST إشارة لفظية لاسم الشهر.
4. نفس GOST "يسمح" بالترتيب العكسي: السنة والشهر واليوم.

جزء كبير من الوثائق "يخدم" مجال الإدارة. تتكرر مواقف العمل ، والإجراءات المتخذة متشابهة ، ولكن هناك دائمًا ميزات. GOST R 6.30-2003 يبسط إلى حد كبير إنشاء الوثائق ، وليس فقط بالنسبة للإدارة المجال.

من خلال الرأي العام ، التوحيد هو انخفاض في عدد وتنوع الوثائق ومتطلبات التصميم ومنطق المحتوى والهيكل. يشمل التوحيد أيضًا عمليات إنشاء ومعالجة وتنفيذ المستندات.حجم الوسائط مهم إذا كان مستندًا ورقيًا أو تنسيقًا للبيانات إذا كان مستندًا إلكترونيًا.

مناطق سير العمل ودلالات المستندات

تعد إدارة المؤسسة مجالًا مهمًا ولكنه ليس المجال الوحيد الذي ترتبط به أنظمة التوثيق الموحدة مباشرةً. لا يستخدم قسم المحاسبة في أي مؤسسة نماذج فارغة فقط ، بما في ذلك نماذج الإبلاغ الصارمة ، بل يستخدم أيضًا مجموعة واسعة من مستندات الصياغة "المجانية" وفقًا للمعايير التشريعية والمحلية المعتمدة ، وأحكام GOST.

وفقًا لتصنيف عموم روسيا ، تعمل العديد من الأنظمة المواضيعية:

• القطاع المصرفي
• مجال المالية والمحاسبة والإبلاغ للمؤسسات والمنظمات الميزانية ؛
• التقارير والمجال الإحصائي ؛
• نظام توثيق العمل ؛
• مجال التجارة الخارجية ، الخ

تغطي أنظمة التوثيق الموحدة للاتحاد الروسي حول الموضوعات كامل البنية التحتية الاجتماعية والاقتصادية للبلد. قد يكون لديهم تفاصيل حسب المنطقة ، حسب الصناعة ، حسب مجال اختصاص الشركة.

إذا كنت تلتزم بـ All-Russian Classifier ، فيمكنك تعيين رمز مكون من ثمانية أرقام لكل نوع من المستندات والاحتفاظ بسجل منفصل. تستخدم معظم المؤسسات المتطلبات الحالية للأعمال الورقية وتوافق على لوائحها الخاصة على أساسها.

المناصب الرئيسية

الغرض من المستند يتطلب تفاصيل معينة. عدم وجود المتطلبات اللازمة يمكن أن يؤدي إلى بطلان المستند أو استحالة تنفيذه. في هذه الحالة ، لا يهم ولاء GOST R 6.30-2003.

يحتوي أمر الوظيفة على مجموعة محددة من الوظائف. ترتيب إنشاء قسم آخر. يتم تصنيف وصف الوظيفة بشكل مختلف تمامًا عن التقرير ربع السنوي للإدارة المالية.

في الوقت نفسه ، تحتوي العديد من التفاصيل على ميزات التطبيق. على سبيل المثال ، قد يكون للتاريخ معانٍ مختلفة: لحظة توقيع الأمر ، لحظة فصل الموظف ، لحظة بدء الإنتاج ، اتفاقية متعددة الأطراف. في الحالة الأخيرة ، لا يمكن فقط توفير تاريخ توقيع الاتفاقية من جانب كل طرف ، والذي له دائمًا أهمية قانونية ، ولكن أيضًا التاريخ العام ، على سبيل المثال ، بداية صلاحية الأحكام المتفق عليها.

اختيار الكلمات وصياغة

سير العمل في أي مؤسسة ، مثل برنامج الكمبيوتر ، في الحالة العامة هو عملية رسمية بشكل صارم. على عكس البرنامج ، فإنه ليس جهاز كمبيوتر يعمل هنا ، لكنه شخص. صياغة غير دقيقة ممكنة. ولكن يتم تحديد المخطط العام عند إنشاء المستندات وفقًا لـ GOST 6.30-2003 بأقرب ما يمكن من متطلباته.

الانحراف عن الممارسة المقبولة عمومًا ومتطلبات GOST غير ملائمة هنا: أي أمر أو حكم أو بيان أو أمر ، إلخ ، ليست من الأعمال الفنية ، وليس هناك حاجة للبحث عن شكل من أشكال التعبير عن الفكر.

ليس فقط المفردات موضع ترحيب ، ولكن أيضًا أجزاء الكلام الضرورية في كل حالة معينة والحالة الصحيحة. وفقًا للممارسة المعمول بها ، فإن العبث والكلمات المفقودة والجمل غالبًا ما توجد في الوثائق ، وهناك تناقضات لا تميز الكلام العامي. لكنه أمر معتاد ، والقيام بذلك بطريقته الخاصة غير عملي.

فيما يتعلق بالرسومات وتوقيعاتها وتسمياتها ، من المعتاد استخدام تجربة تطوير مستندات التصميم عندما يكون ذلك ضروريًا بشكل واضح. ومع ذلك ، لا شيء يمنع تصميم رسم منتظم بنفس الطريقة الحميمة.

فيما يتعلق بالجداول ، فإن أحكام GOST تعتبر منطقية أيضًا في الاعتبار. هذه ممارسة راسخة ، وأي جدول في وثيقة العمل هو في المقام الأول دليل للعمل أو المعلومات لاتخاذ قرار.

المفردات ، هيكل والمنطق العرض

يجب أن يكون النص متصلاً دائمًا. عبارات تحديد بعضها البعض أو إجراء تحسينات. تستخدم كلمات وعبارات محددة. لتوظيف شخص ما ، يكتب المدير قرارًا موجزًا ​​حول بيان مكتوب بشكل صحيح.

يتم اعتماد طلب التوظيف ، الذي يكتبه الموظف في النموذج المحدد ، في وحدات المؤسسة ويخضع لعملية موافقة مبدئية. هذه ليست وثيقة بعد ، لكنها بالفعل أساس القرار النهائي من قبل رئيس المؤسسة في شكل عبارة محددة "بالترتيب".

كتابة أي شيء آخر في القرار مسموح به ، غير محظور ، لكن في أي حالة يجب أن يكون لها قيمة معقولة. على سبيل المثال ، خريج جامعة. قد يتم تقديم عبارة في نص البيان أو وفقًا لمنطق المؤسسة - ويترك هذا للمدير للبت فيه.

الميزة الأساسية والتقليدية للعديد من المستندات هي جزءان:

• السبب (الأساس ، الغرض) ؛
• خاتمة (قرار ، خاتمة ، طلب).

هذا غير مهم ، ولكن عندما يكون ذلك منطقيًا ، من الضروري تقسيم جميع العبارات الضرورية بوضوح إلى عنصرين. يجب أن تعمل Gosstandart وأنظمة التوثيق الموحدة والأحكام المحلية للمؤسسة نفسها كأساس لبناء الهياكل التي يحدد فيها موضوع المستند كيفية تكوين السبب والنتيجة.

في الممارسة العملية ، يسرع هذا النهج في إنشاء مستندات مهمة ، ويسمح لك بالتركيز ليس على النص بأكمله ، ولكن على الجزء المتغير فقط.

الوثائق المحلية للمؤسسة

توحيد وتوحيد الوثائق هو سمة من سمات كل مؤسسة. البعض يفعل ذلك كتابة ، والبعض الآخر يلتزم بالممارسة الشفوية. كل هذا يتوقف على حجم العمل ومستوى المسؤولية.

يتم وضع معظم الأحكام المحلية أثناء إنشاء مؤسسة على أساس التشريعات الحالية ، GOST ، والبيانات التنظيمية المعمول بها في الصناعة أو مجال عمل معين.

إن أنظمة التوثيق الموحدة هذه فريدة من نوعها وغالبًا ما تكون معرفة شركة معينة تعتمد على البرامج المستخدمة وتشكل سرًا تجاريًا. نادراً ما تتغير ، وترتبط التغييرات بمراحل نمو الشركة أو توسيع مجال اختصاصها أو مستوى الأعمال.

الوثائق المحلية المهمة هي خطط الإنتاج والمواصفات الفنية وجداول العمل. هنا ، توحيد وتوحيد الوثائق مماثلة. كل خطة جديدة ، على سبيل المثال ، يتم وضع خطة التقويم في شكل الخطة السابقة ، ويتم وضع المحاسبة الجديدة في السياسة المحاسبية على أساس الخطة السابقة مع مراعاة التغييرات في المتطلبات الخارجية (التشريعات ، الضرائب ، هيئات الرقابة الحكومية ، ...)

تدفق المعلومات

لا يسمح تدفق المستندات الذي تم تصحيحه جيدًا للمؤسسة ، خاصةً عندما يتم تطبيق منطق نظام الوثائق الموحد وبنيته والمفردات في شكل نظام إدارة تقنية للبرامج ، ليس فقط بتبسيط أعمال ووظائف الموظفين ، ولكن أيضًا لإدارة نشاطهم في الاتجاه الصحيح ، وتوفير أتمتة إنشاء المستندات والتحكم فيها معالجتها وتنفيذها.

تتيح لك البنية التحتية للمؤسسة ، التي يتم تنفيذها في شكل تدفقات معلومات داخلية وخارجية ، وتوقيتها ومحتواها ، نقل إدارة المؤسسة إلى مستوى أعلى.

تعمل العديد من أنظمة المعلومات الحديثة منذ فترة طويلة على مستوى المهمة ، حيث توفر صياغة بيانات المدخلات المطلوبة وإعداد التقارير. يكمن دور العمال في مثل هذا النظام في مجال الإبداع وأهداف الشركة ، وليس في سياق كيفية إعداد وثيقة معينة.

سلوك الشركة والموظف

تحدد GOST R 6.30-2003 وغيرها من الوثائق التنظيمية شكل المستندات والتفاصيل والكلمات والعبارات ، وتحدد منطق التعبير وأحجام الوسائط الورقية ، والمسافة البادئة ، والهوامش ، وحدود الأشكال ، والجداول والتفاصيل الفنية الأخرى - كل هذا مهم ومناسب للنظر فيه.

العمل العادي للشركة هو سير العمل المعتاد الذي يتم فيه تنظيم دور كل موظف وتوقعه.

في هذا السياق ، وفيما يتعلق بميزات المستوى الحديث لتطوير تكنولوجيا المعلومات ، أصبحت مسألة سلوك الموظف ذات صلة. على خلفية المتغير المتوقع لتطوير بعض الأحداث ، الأعمال ، الوثائق ، يمكن اكتشاف الانحرافات.

هذا الجانب لا يقل أهمية عن بناء البنية التحتية للشركة. من المهم ليس فقط تنظيم العمل الصحيح مع المستندات ، ولكن أيضًا لضمان التحكم في عملية التعامل مع المستندات.