يشتمل الملف الشخصي ، كقاعدة عامة ، على مستندات خاصة تعكس معلومات حول الموظف وعمله لفترة زمنية محددة ، أو عن الطالب ودراساته في مؤسسة تعليمية عليا معينة. عادة ، يتم إجراء وإدارة الملفات الشخصية للموظفين على مدار فترة زمنية طويلة. بطريقة أو بأخرى ، يتم تضمينها في عدد الوثائق المتعلقة بالموظفين. ما هو ترتيب هذا الحدث اليوم؟ ما المعلومات التي يحتوي عليها ملف سجل الموظف؟ لماذا؟ يمكن العثور على إجابات لهذه الأسئلة وغيرها من الأسئلة المتساوية في عملية قراءة هذه المقالة.
أسئلة عامة
بادئ ذي بدء ، تجدر الإشارة إلى أن إدارة الملفات الشخصية للموظفين ليست عملية إلزامية فيما يتعلق بكل فئات أصحاب العمل تمامًا. وفقًا للقانون الروسي ، يجب إجراء الشؤون الشخصية فقط للمواطنين الذين يشغلون وظائف الخدمة العامة. من الضروري تكملة أن الإجراء المقابل ينظمه المرسوم الرئاسي "بشأن الأمر المتعلق بإدارة شؤون الأشخاص الذين يشغلون مناصب الدولة الروسية في ترتيب التعيين ، وكذلك موقف الدولة فيما يتعلق بالخدمة الفيدرالية" بتاريخ 01.06.1998.
قد يتم تعيين الالتزام ، بما في ذلك تكوين الملفات الشخصية للموظفين وصيانتها ، إلى صاحب العمل - مؤسسة حكومية (منظمة) أيضًا من خلال فعل معياري في الصناعة. على سبيل المثال: أمر الإشراف الاستهلاكي الروسي المؤرخ 16 مارس 2005 ، والذي يوافق على قواعد الخدمة المدنية الفيدرالية ، المتعلقة بالإشراف في مجال حماية حقوق المستهلك ورفاهية الإنسان (وفقًا للفقرة 7.7 من هذه الورقة ، تُعهد الشؤون الشخصية بإدارة الشؤون) ، وكذلك القرار " بخصوص دائرة الجمارك الفيدرالية "مؤرخة في 21 أغسطس 2004 ، والتي من خلالها تمت الموافقة على اللائحة التنفيذية لنظام الجمارك الفيدرالية. على أساس هذه الوثيقة ، تم تشكيل اللائحة التنظيمية بشأن GUK (إدارة شؤون الموظفين الرئيسية) ودخلت حيز التداول. وفقًا للفقرة الخامسة عشرة من اللائحة ، يُعهد إلى FCS GUK بالحفاظ على الملفات الشخصية لجميع موظفي الخدمة.
بالإضافة إلى ذلك ، قد تحدد شركة الإدارة الإجراء الخاص بإدارة الملفات الشخصية للموظفين (بمعنى آخر ، من قبل مؤسسة عليا). في المؤسسات والمنظمات الأخرى ، تُمنح الإدارة الحق في اتخاذ القرارات المتعلقة بالحاجة إلى تنفيذ العملية قيد المراجعة وأيضًا (في حالة اتخاذ قرار في الاتجاه الإيجابي) - إلى أي فئة من الموظفين ينصح بإدارة الشؤون الشخصية. تنص اللائحة الخاصة بسير الملفات الشخصية للموظفين على أن الإجراء الذي تم تحليله ، كقاعدة عامة ، ينطبق على فئات المواطنين التالية:
- الموظفون العاملون في مناصب عليا (الرئيس المباشر للهيكل ، ومساعديه (النواب) ، والإدارة فيما يتعلق بالوحدات الهيكلية ، وما إلى ذلك).
- موظفو الشركة الذين ثبتت مسؤوليتهم بموجب التشريع الروسي الحالي (على سبيل المثال ، كبير المحاسبين ونوابه وأمين الصندوق وما إلى ذلك).
قواعد سلوك الملفات الشخصية للموظفين ، كما اتضح ، لا تنطوي على التزام معين. ومع ذلك ، فإن العديد من الشركات الخاصة تنص على تسيير الشؤون الشخصية فيما يتعلق بكل موظفيها على الإطلاق.هذا لا يعتمد على الحالة والرتبة ، وكذلك على أنشطة العمل المنجزة (بالمناسبة ، هذا هو السبب في أن الموظفين الفنيين مدرجون هنا). لماذا؟ والحقيقة هي أن الحفاظ على الملفات الشخصية للموظفين هو مصدر مناسب للغاية للمعلومات. بالإضافة إلى ذلك ، ينطبق هذا الحكم على كل موظف على الإطلاق. يحتوي المجلد الفردي على أهم نسخ أوامر الموظف ، ووثائقه الشخصية ، بالإضافة إلى الأوراق الضرورية الأخرى. من المهم أن نلاحظ أن تعليمات إدارة الملفات الشخصية للموظفين ذات الطابع الشخصي هي أداة لتوحيد المعلومات.
إنشاء ملف شخصي
اليوم ، يتم إنشاء الشؤون ذات الطابع الشخصي لمجموعة منظمة من البيانات الموثقة حول الموظف ، يتم تحويلها إليه من قبل صاحب العمل عند النقل أو التعيين في منصب معين. تشير التعليمات الخاصة بإجراءات الاحتفاظ بالملفات الشخصية للموظفين إلى أن جميع العمليات ذات الصلة ، بطريقة أو بأخرى ، قد تم تعيينها إلى أخصائي معتمد بشكل خاص أو إلى هيئة موظفين تكون مسؤولة بشكل فردي عن تنظيم التعامل بحسن نية مع هذه الوثائق.
يتم إنشاء الحالات ذات الطابع الشخصي فور استلام أو نقل الموظف إلى منصب أو منصب قيادي ، وفقًا لما ينص عليه القانون في إثبات المسؤولية. لا يستبعد إجراء الاحتفاظ بالملفات الشخصية للموظفين وظيفة أخرى عندما يتم تحديدها من خلال تعليمات حول إجراء بعض العمليات على الملفات الشخصية للموظفين.
وفقًا للتوصيات المنهجية لأرشيف مدينة موسكو ، وكذلك VNIIDAD FAS من الاتحاد الروسي ، فإن الملفات الشخصية ، بطريقة أو بأخرى ، تشمل الوثائق التي يقدمها الموظفون أثناء العمل ، وكذلك يتم تشكيلها أثناء نشاطهم المهني اللاحق في مؤسسة أو مؤسسة معينة. لذلك ، وهذا يشمل الأوراق التالية:
- ورقة شخصية وفقا للموظفين أو ملف التعريف المقابل.
- إضافة إلى نموذج الطلب أو ورقة الشخصية.
- السيرة الذاتية للعامل.
- نسخ من وثائق التعليم.
- النسخة الثانية من عقد العمل.
- عقد بشأن المسؤولية.
- خطابات توصية من أماكن العمل السابقة (الخصائص).
- طلب توظيف (تحويل إلى الوظيفة المناسبة).
- نسخ من الأوامر أو المقتطفات منها المقابلة للتعيين أو الانتقال إلى وظيفة أخرى.
- مقتطفات من الوثائق (أو نسخ من الأوراق) بشأن الجائزة أو الإجراء التأديبي.
- نسخ (مقتطفات) وثائق التوثيق (أوراق الشهادات ، المراجعات ، إلخ).
أمن الملفات الشخصية
يشير الحكم المتعلق بإدارة الملفات الشخصية للموظفين إلى أنه من أجل تنظيم سلامتهم المطلقة وسهولة التعامل معهم ، يتم وضعهم (أي مخيط بخيط وإبرة لأربع ثقوب) في مجلد منفصل في عملية تشكيل الورق.
من المهم أن نلاحظ أنه بالإضافة إلى الوثائق المذكورة أعلاه ، يمكن وضع بعض الأوراق الأخرى في ملفات شخصية (على سبيل المثال ، المستندات المتعلقة بالموظف الذي اجتاز منافسة متعلقة بملء منصب شاغر ؛ ونسخ من الأوراق المتعلقة بمكافأة الموظف ، وتعيين الألقاب الفخرية وما إلى ذلك). بالإضافة إلى ذلك ، يتم وضع صور فوتوغرافية معتمدة لشهادة الموظف في ملفات شخصية ، لكنها غير محفوظة.
يتضمن ترتيب إجراء الملفات الشخصية للموظفين أيضًا تسجيلهم الأولي. بهذه الطريقة:
- يتم تعيين رقم حساب فردي لكل ملف شخصي.
- يتم ملء المواضع ذات الصلة في العمود الفقري للملف الشخصي وعلى الغطاء الأمامي.
- يتم تضمين المخزون الداخلي بالضرورة في ملف شخصي.
الحفاظ على دفاتر العمل والملفات الشخصية للموظفين
تجدر الإشارة إلى أن إدارة الأعمال ذات الطبيعة الشخصية لا تتوقف طوال فترة عمل كل موظف من موظفي هيكل معين عندما لا تتعارض قواعده مع هذا. وبالتالي ، فإن إدارة الشؤون الشخصية في أي حال تنص على النقاط التالية:
- حفظ السجلات في الأقسام اللازمة للقضية.
- أماكن الوثائق المراد تخزينها كجزء من الملف الشخصي.
- الاستيلاء على الوثائق ، والحاجة التي مرت.
- فحص دوري لحالة الملف الشخصي وفقًا لموضوع حفظ الأوراق المتضمنة فيه.
يفترض الاحتفاظ بسجل شخصي لموظف في مؤسسة ما أن الإدخالات يتم إجراؤها في وثائق السجل الشخصي على أساس مستندات معينة أو نسخها المعتمدة. من المهم أن نضيف أن المسؤول المعتمد يمكنه توضيح الفروق الدقيقة اللازمة لتنفيذ الإجراء قبل إجراء مداخل محددة أثناء محادثة شخصية مع الموظف. بالتأكيد ، يتم إجراء جميع السجلات ذات الصلة بالوثائق عند إجراء الملفات الشخصية باليد باستخدام قلم حبر جاف أو قلم حبر جاف باللون الأزرق أو الأسود أو الأرجواني. يتضمن النظام الخاص بسير الملفات الشخصية للموظفين استبعاد التصحيحات في الوثائق ، وكذلك مدى ملاءمة الكتابة اليدوية. ثم ، عندما تنشأ حاجة حقيقية ، يتم التصديق على هذه السجلات من خلال توقيع موظف معتمد من خدمة إدارة شؤون الموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، يتم ختم الشركة.
معلومات اضافية
يتم ضمان الأمر المفترض ، وسلوك الملف الشخصي للموظف وفقًا للقاعدة التالية: عندما يتم تجميع الوثائق ، يكون ذلك خاضعًا للتوزيع الإلزامي في الملف الشخصي وفقًا للأقسام. بالإضافة إلى ذلك ، داخل أقسام الورق مرتبة ترتيبًا زمنيًا. من المهم ملاحظة أن المستندات الفردية المودعة في ملف شخصي ، بطريقة أو بأخرى ، تخضع للترقيم. المعلومات المتعلقة بهذه الأوراق المالية (مع مراعاة ترقيم الصفحات) ، داخل الحدود التي يوجد بها في ملف شخصي ، على أي حال ، تعكس المخزون الداخلي.
تقول التعليمات القياسية بشأن تسيير الملفات الشخصية لموظفي جمهورية بيلاروسيا إن الموظفين يتعهدون بتقديم المعلومات إلى خدمة الموظفين في الوقت المناسب. هذه المعلومات ، كقاعدة عامة ، تفسر التغييرات في البيانات الفردية ، والتي يتم تضمينها في تكوين الملف الشخصي. وعادة ما يتم كتابة هذا في شكل بيان. بالإضافة إلى ذلك ، تعمل المستندات التي تؤكد التغييرات كتطبيق. بعد ذلك بقليل ، عندما يتم إدخال جميع الإدخالات في الملف الشخصي ، يتم إرجاع الوثائق بطريقة أو بأخرى إلى الموظف. بالمناسبة ، إذا لزم الأمر ، يتم إجراء نسخ من هذه المستندات ومعتمدة أولاً ، والتي يتم إرفاقها لاحقًا بالملف الشخصي.
تخزين وحساب الملفات الشخصية
بعد دراسة إدارة الملفات الشخصية للعاملين دراسة كاملة ، يُنصح بالنظر في مسألة التخزين والمحاسبة. لذلك ، يتم تنظيم هذه الإجراءات من أجل البحث السريع والسريع عن الأمور الشخصية ، بما يضمن سلامتها المطلقة ، وكذلك سرية المعلومات الواردة في الوثائق من الوصول غير المصرح به.
من المهم الإشارة إلى أن الملفات الشخصية لموظفي الشركة مدرجة في تسمية وحدة الموظفين وفقًا للاسم العام "الملفات الشخصية". بالإضافة إلى ذلك ، تتم الإشارة إلى فترات التخزين الخاصة بهم هناك. وكقاعدة عامة ، تصل فترة تخزين الأوراق المالية إلى خمسة وسبعين عامًا.
ينص المرسوم بشأن تسيير الملفات الشخصية للموظفين على أن الوثائق مخزنة في إدارة شؤون الموظفين (عادة ما يكون الغرض منها هو ترتيب أماكن العمل هناك) بشكل منفصل عن الأوراق الأخرى. يجب إضافة أن خدمة الموظفين تخزن فقط الملفات الشخصية للموظفين المعنيين. يتم نقل حالات العمال المسرحين وفقًا للإجراء الذي يحدده القانون للتخزين في أرشيف الهيكل أو إلى الأرشيف الإقليمي.
تجدر الإشارة إلى أن شروط التخزين ، بطريقة أو بأخرى ، ينبغي أن تضمن السلامة المطلقة للملفات الشخصية مباشرة ، وكذلك الوثائق (المعلومات) الموضوعة فيها من الكشف أو السرقة. لهذا السبب يوصى اليوم بضمان تخزين الملفات الشخصية من خلال الخزائن (الخزانات) ، ووضعها في وضع مستقيم على الرفوف (مع خروج الجذور).
ماذا بعد؟
بالمناسبة ، داخل الخزانة أو الخزانة على الباب يمكن وضع وصف موجز فيما يتعلق بالملفات الشخصية المخزنة. من المهم أن يكون الوصول إلى المعلومات من المسؤولين المعتمدين حصريًا ، وكذلك قادتهم. ثم ، عندما يتجاوز عدد الملفات الشخصية المسموح بها ، يتم تسجيلها في سجل أو مجلة متخصصة. يتم تنظيم الحالات باستخدام إحدى الطرق التالية:
- وفقا لترتيب الأرقام.
- وفقا للترتيب الأبجدي المباشر.
- وفقًا للأقسام وفقًا لأسماء الوحدات الهيكلية وفقًا لجدول التوظيف ، داخل الأقسام ، بالترتيب الأبجدي للحساب المباشر أو بترتيب الأرقام.
من أجل تقليل العدد الإجمالي للوحدات المحاسبية ، يمكن تخزين الملفات الشخصية كجزء من ما يسمى الجماعات - مجموعات أبجدية للتخزين. وبالتالي ، تسبق كل ملف شخصي مدرج في الترتيب ورقة ورقة تحمل اسم الموظف. من الضروري أن نضيف أن الشؤون الشخصية ، التي تتكون بالترتيب ، يتم تجميعها أيضًا وفقًا للترتيب الأبجدي. في بداية الزي ، توجد قائمة مختصرة بالملفات الشخصية المدرجة فيه.
إصدار الملفات الشخصية في الوقت المحدد
يتم إصدار الشؤون الشخصية لموظفي هيكل معين للاستخدام المؤقت حتى يتمكنوا من التعرف على المعلومات التي يتم إدخالها هناك ، وعادة ما يتم ذلك فقط بإذن من إدارة شؤون الموظفين. عادة ما يتم إجراء أحد معارف أحد الموظفين بملفه الشخصي عند الاستلام مباشرة بحضور موظف رسمي مسؤول عن معالجة وثائق هذه الخطة.
تجدر الإشارة إلى أن الموظفين على دراية بالأمور الشخصية مرة واحدة على الأقل خلال العام ، وكذلك وفقًا لطلب هؤلاء الأشخاص في الحالات الأخرى التي يحددها القانون الروسي. عند التعرف على الشؤون الشخصية لموظفي المؤسسة ، يُمنع منعًا باتًا:
- قم بإجراء أي تصحيحات في سجلات الملفات الشخصية التي تم إعدادها بالفعل.
- قم بإدخال إدخالات جديدة في ملفاتك الشخصية.
- استخرج الوثائق الشخصية من الملفات الشخصية أو ضع مستندات جديدة فيها.
- الاحتفاظ بالملفات الشخصية بعد الفترة التي يوفرها الأشخاص المخولون.
الفروق المهمة
في حالة وجود معلومات غير دقيقة في السجلات أو في حالة وجود وثائق قديمة في مسألة شخصية ، يحق للموظف التقديم على خدمة موظفي الهيكل في هذا الصدد. يجب إضافة أنه يجب إرفاق الأوراق بالتطبيق ، والذي سيكون من المناسب إجراء تغييرات معينة على السجلات التي سبق إعدادها ، أو نسخ من وحدات معينة من الوثائق من أجل إجراء بديل.
من المهم أن تعرف أن إصدار مسألة شخصية للاستخدام المؤقت يتم على وجه التحديد للفترة الزمنية اللازمة لأداء العمليات اللازمة ، وفقًا لقائمة الأشخاص الذين يحق لهم تلقي الملفات الشخصية ، والتي تمت الموافقة عليها من قبل إدارة الهيكل. بالمناسبة ، يتم تسجيل حقيقة إصدار حالة ذات طابع شخصي ، بطريقة أو بأخرى ، في بطاقة التحكم (مجلة).
من المهم أن تعرف أن التعرف (العمل) على الملفات الشخصية يتم في غرفة مصممة خصيصًا لهذه الأغراض. بالإضافة إلى ذلك ، فإن وقت التعريف (العمل) ، بطريقة أو بأخرى ، يقتصر على يوم العمل.لذلك ، في نهاية يوم العمل ، يجب على الموظف المسؤول عن التعامل مع الشؤون الشخصية التأكد من إعادة جميع الملفات الشخصية التي صدرت للاستخدام المؤقت إلى مكان التخزين. إذا لزم الأمر ، يتعهد المسؤول باتخاذ التدابير المناسبة للعودة أو البحث عن الوثائق.
يتم نقل الملفات الشخصية أو الأوراق الفردية في تكوينها للاستخدام المؤقت إلى المؤسسات الأخرى (المنظمات والمؤسسات) حصريًا في حالة الحصول على إذن من إدارة الهيكل بناءً على طلب تم تنفيذه بشكل صحيح.
من المهم معرفة أن هناك فعلًا يتم تشكيله فيما يتعلق بمسألة ملف شخصي ، يتم إرسال نسخة منه ، بطريقة أو بأخرى ، مع الملف الشخصي أو مستند منفصل إلى الشخص المفوض من الطرف الطالب. يتم تخزين النسخة الثانية في شؤون الهيكل مباشرة قبل إعادة الملف الشخصي أو مستند منفصل إلى مكان تخزينه الأصلي.
إزالة الأوراق من ملف شخصي
من المهم ملاحظة أن إزالة وحدات معينة من الوثائق من ملف شخصي يتم حصريًا بعد إذن الإدارة ، بشرط أن يتم وضع السجل المقابل في عمود "الملاحظة" في المخزون الداخلي. في حالة الاستيلاء المؤقت على الورق في مكانه (أي بين أوراق الأوراق المجاورة) ، يتم إدخال بطاقة بديلة (بمعنى آخر ، شهادة بديلة) وفقًا للقواعد ، التي تشير إلى تاريخ الاستيلاء وسببه مع توقيع الشخص الذي أصدر المستند ، بالإضافة إلى توقيع ذلك الموظف الذي استلمها وفقًا لقواعد الاستخدام المؤقت ذات الصلة بالهيكل.
لضمان السيطرة المطلقة على سلامة الملفات الشخصية في مؤسسة معينة (مؤسسة ، مؤسسة) سنويًا (أي ، في موعد لا يتجاوز الربع الأول الذي يلي تقرير الإبلاغ) ، يتم التحقق من حالتها وتوافرها. عليك أن تعرف أن أوجه القصور وأوجه القصور التي تم تحديدها أثناء عملية المراقبة يتم تسجيلها على أي حال في القانون ، والذي يتم فور موافقة رئيس اللجنة على قيادة المنظمة للنظر فيه واتخاذ القرارات اللاحقة بشأن الوثائق المفقودة أو غير الدقيقة.