يجب أن تأخذ الشركات في الاعتبار مقدار الوقت الذي يعمل فيه جميع موظفي المؤسسة فعليًا خلال اليوم أو في نوبة العمل. وهذا يتطلب الحفاظ على جدول زمني للموظفين. تم إعداد هذا المستند في نموذج خاص. يجب على كل شركة ورجل أعمال فردي ملء هذه الوثائق. للقيام بذلك ، يجب على المرء استخدام استمارات التسجيل T-12 و T-13 التي طورتها لجنة الإحصاءات الحكومية. ملء الجدول الزمني بسيط للغاية ، ولكن لهذا يجب مراعاة بعض القواعد والمتطلبات بحيث يكون التقرير صحيحًا. من محتواها يعتمد على الحساب الصحيح لراتب الموظفين.
مفهوم الوثيقة
تمت الموافقة على النموذج الخاص لبطاقة التقرير في عام 2004 من قبل Goskomstat. يتم تنفيذ إدارة الجداول الزمنية في المنظمات من قبل موظفي إدارة شؤون الموظفين أو قسم المحاسبة.
بناءً على هذا النموذج ، يمكن لإدارة المؤسسة تنفيذ العديد من الإجراءات:
- مراعاة جميع الساعات التي يعمل بها كل موظف في المؤسسة ؛
- مراقبة الانضباط في مكان العمل ؛
- تعكس جميع الحضور وغياب الموظفين ؛
- سجل حقيقة أن كل أخصائي متأخر ؛
- امتلاك معلومات تسمح لك بتحديد مدى إنجاز العمل من قِبل متخصص في الشركة ؛
- استخدام هذه المعلومات للحصول على الرواتب المختصة ؛
- إدخال البيانات في النماذج الإحصائية.
غالبًا ما يستخدم موظفو قسم المحاسبة هذا المستند عندما يحسبون الراتب والمكافآت والعلاوات المثلى للموظفين الآخرين في المؤسسة. الحفاظ على جدول زمني للعاملين في خدمة الموظفين يسمح لك بالتحكم في الحضور وتأخر الوصول. إذا تم الكشف عن الانتهاكات ، فسيتم اعتبار موظفي الشركة ذوي الصلة مسؤولين ، ويمكن تطبيق أنواع مختلفة من العقوبات التأديبية.
الفروق الدقيقة في استخدام المستند
يحتوي قانون الضرائب على معلومات تفيد بأنه يجوز لكل شخص يعمل رسمياً في شركة ، عند الفصل ، طلب جدول زمني مع المستندات الأخرى ، بما في ذلك كتاب العمل. يشار إلى هذه المعلومات في الفن. 84.1 قانون الضرائب.
منذ عام 2013 ، لا يجوز لمديري المؤسسات استخدام النماذج الموحدة عند الاحتفاظ بجدول زمني للموظفين ، حيث تم إلغاؤها. لكن عادةً ما يستخدم متخصصو الشركة هذه المستندات. ورقة الوقت عينة أدناه.
يُسمح للمتخصصين في قسم المحاسبة أو إدارة شؤون الموظفين بإجراء تغييرات مختلفة على هذا المستند بشكل مستقل. يعتمدون على تفاصيل المؤسسة بأكملها وعدد الموظفين في الدولة.
يعتبر النموذج المقدم من Goskomstat مناسبًا ، لذلك يمكن معالجته وتغييره بسهولة. في كثير من الأحيان يتم استخدامه دون أي تغييرات.
ما هي الأشكال مريحة؟
هناك ثلاثة أشكال من المستندات تعتبر سهلة الاستخدام. يمكنك بسهولة إجراء تعديلات مختلفة عليها. يعتمد الاختيار على اتجاه المؤسسة وعدد الوظائف في الشركة.
يمكن الحفاظ على ورقة زمنية باستخدام ثلاثة أشكال كأساس:
- T-13. عادةً ما تستخدم هذا النموذج من قبل الشركات التي يتم فيها تثبيت الباب الدوار أو معدات أخرى عند المدخل ، بناءً على تسجيله تلقائيًا عندما يأتي متخصص معين إلى العمل.يتم تعبئة الوثائق على حد سواء عن طريق الطريقة اليدوية ، واستخدام برامج الكمبيوتر المختلفة.
- T-12. هذا الخيار هو شكل عالمي. وعادة ما يتم ملؤها من قبل المتخصصين في المؤسسة يدويا. يحتوي على قسم إضافي يمكن فيه إدخال معلومات حول مبلغ الدفع مقابل العمل المنجز.
- 0504421. يعتبر هذا النموذج محددًا ، حيث يتم استخدامه فقط من قبل مؤسسات الميزانية. الأكثر صلة بين المعلمين أو المعلمين العاملين في المؤسسات التعليمية المختلفة.
كل وثيقة لها خصائصها الخاصة ، وبالتالي يتم ملؤها بطريقة محددة.
من يملأ الورقة الزمنية؟
على وجه التحديد ، يجب على الشركة تعيين شخص محدد مسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني. عادة ، يتم اختيار موظف شؤون الموظفين أو محاسب لهذا الغرض. للقيام بذلك ، يجب إصدار أمر مبدئيًا ، على أساسه يتم نقل الصلاحيات المقابلة إلى المتخصص.
في الجدول الزمني يجب أن يوقع من قبل الشخص المسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني ورئيس قسم شؤون الموظفين. ليس من الضروري للشركة أن تخصص بشكل منفصل منصبًا لمثل هذا الموظف ، لأن كل شخص يتمتع بإدارة المؤسسة بالسلطة المناسبة يمكنه التعامل مع المهمة. يتم نقل الالتزام بالحفاظ على جدول زمني على أساس أمر. يشير إلى أي موظف في المؤسسة مسؤول عن الحفاظ على هذا المستند.
يجب إضافة بند منفصل إلى عقد العمل الخاص بالمتخصص المختار. إنه يشير إلى أن المواطن يتمتع بسلطات محددة. إذا لم تكتمل هذه العملية ، فيجوز للمتخصص رفض العمل الإضافي.
يجب على الشخص الذي تم اختياره للحفاظ على الجدول الزمني إدخال معلومات على مدار الشهر ، وبعد ذلك يتم نقل الوثائق إلى رئيس قسم شؤون الموظفين. يقوم مدير القسم بفحص المعلومات مع مصادر أخرى ، ثم يقوم بتوقيع النموذج. ثم يتم نقلها إلى قسم المحاسبة لحساب راتب كل موظف في المؤسسة.
ملء القواعد
يجب أن يفهم موظف المؤسسة المخول بملء هذا المستند الفروق الدقيقة في عملية إدخال المعلومات. تعتبر قواعد الحفاظ على ورقة زمنية بسيطة ومفهومة. من المستحسن فهمها جيدًا في البداية ، مما سيجعل التعامل مع التقرير سهلًا وسهلاً. إنتاجية ليس فقط خدمة الموظفين ، ولكن أيضا قسم المحاسبة يعتمد على هذا. بناءً على البيانات التي تم إدخالها بشكل صحيح ، سيتمكن موظفو قسم المحاسبة من حساب مكافآت كل موظف في المؤسسة بشكل صحيح.
تتضمن القواعد الأساسية لملء مستند ما يلي:
- من البداية ، يتم تحديد الشكل الحالي للحفاظ على ورقة زمنية بشكل صحيح ؛
- يتم تعبئة المستند بنسخة واحدة فقط ؛
- يُسمح لهذا بإدخال البيانات يدويًا أو استخدام الكمبيوتر ؛
- يجب أن يكون لدى الموظف المشارك في هذه العملية السلطة المناسبة ، والتي يصدر صاحب العمل أمرًا بها أولاً ؛
- إعداد الجدول الزمني في بداية الشهر الجديد ؛
- يتم إدخال معلومات حول اسم الشركة والأقسام الموجودة في صفحة العنوان ؛
- يشار إلى تاريخ بدء المحاسبة ؛
- في نهاية الشهر ، يتم تحديد تاريخ الإبلاغ ؛
- يتم تمثيل الورقة الرئيسية للجدول الزمني بجدول يتم فيه إدخال بيانات حول كل موظف في المنظمة ، ومن المهم إدخال جميع الأسماء بشكل صحيح لتفادي الخلط أو الأخطاء ؛
- يجب توفير معلومات موثوقة بكل تأكيد عن كل موظف ، كما يتم تسجيل الرقم المخصص للأخصائي ، والذي يمكن أخذه في ملف شخصي ؛
- يتم تمثيل أعمدة الجدول الزمني بأيام محددة من الشهر ؛
- ألقاب معاكسة هناك خلايا يتم فيها إدخال معلومات حول جميع ساعات العمل أو نوبات العمل ؛
- إذا كانت هناك عطلات نهاية الأسبوع أو أيام العطل ، فيجب الإشارة إلى هذه المعلومات بعلامات خاصة ؛
- يجب إدخال المعلومات من قِبل الشخص المسؤول يوميًا ، والتي يسترشد المتخصص بها بالوثائق الرسمية ، والتي تشمل أوامر مختلفة أو بيانات أو إجازات مرضية أو تعليمات من إدارة الشركة ؛
- إذا تم تسجيل التأخير أو التغيب ، يتم إصلاحها برموز خاصة تتكون من أرقام وحروف.
يتم تثبيت المستند بتوقيع رئيس المؤسسة. بدون هذا التوقيع ، لن يعتبر صحيحًا. يعتبر إجراء الحفاظ على جدول زمني بسيطًا ، وبالتالي ، يمكن لكل موظف في خدمة الموظفين التعامل مع هذه العملية. إذا تم الكشف عن الأخطاء أو الانتهاكات ، فإن الأخصائي المعين هو المسؤول عن هذه المعلومات.
الفروق الدقيقة في إدخال معلومات مختلفة
ملء هذا المستند هو في الواقع بسيط للغاية. للقيام بذلك ، تحتاج فقط إلى فهم الغرض من كل خلية. يجب أن يكون لدى الأشخاص المسئولين الذين يتمتعون بسلطة ملء الوثائق فهم جيد لتكوين المستند. تشمل ميزات عملية التعبئة ما يلي:
- يسمح بزيادة عدد الأعمدة.
- يتم عرض رموز حساب الساعة في الجزء العلوي ، ويشير الجزء السفلي إلى مدى عمل الاختصاصي بالفعل في يوم معين ؛
- يجب أن يكون لكل موظف في المنظمة رقم شخصي في الجدول الزمني ، والذي يستخدم لحساب الرواتب وأداء إجراءات أخرى ؛
- يتم تعيين رقمين للعمال بدوام جزئي ؛
- يجب الإشارة إلى أيام العمل وعدد الساعات التي كان يعملها بالفعل أخصائي يوميًا ؛
- في نهاية كل شهر ، يتم تسليم بطاقة التقرير إلى إدارة شؤون الموظفين ، ويتحقق اختصاصيو هذا القسم من صحة إعداد المستند ، ويتأكدون أيضًا من أن ساعات العمل التي فاتهم الموظفون ليست غائبة ؛
- إذا غادر أي متخصص ، فمنذ الشهر التالي لا يتم استخدام رقمه عند ملء الجدول الزمني ؛
- أشر إلى بيانات حول التغيب عن العمل ، وأيام العطلة ، وأيضًا عن التغيب ، والإجازات ، ورحلات العمل ، أو غيرها من الأسباب التي لا يوجد فيها متخصص في مكان العمل.
إذا تم الإشارة إلى طول يوم العمل بالساعات ، فليس من الضروري إصلاح ساعات غير كاملة.
تفاصيل للمنظمات الميزانية
الشركات التي لها ميزانية تستخدم شكلًا مختلفًا أثناء التشغيل. يطلق عليه رقم 0504421. يحتوي هذا النموذج على بعض الاختلافات عن النموذج القياسي T-12 أو T-13. هذا يرجع إلى حقيقة أنه يعكس جميع الفروق الدقيقة في عمل منظمة الميزانية. في الجدول ، يمكنك إدخال رموز مختلفة تشير إلى عطلة نهاية الأسبوع أثناء التدريب أو العطلات الدراسية.
تشمل الفروق الرئيسية في الحفاظ على جدول زمني للعاملين في القطاع العام ما يلي:
- من المهم أن تدرج في صفحة العنوان ليس فقط اسم المؤسسة ، ولكن أيضًا الكود الرقمي المخصص ؛
- إذا كنت بحاجة إلى إجراء بعض التغييرات على المستند ، فسيتم وصف رمز التصحيح ؛
- هناك رسوم بيانية تحتاج فيها إلى إدخال معلومات حول المجاميع الفرعية.
عند استخدام هذا النموذج ، لا يلزم تسجيل حسابات إضافية. عند ملء وثيقة ، يتم استخدام القواعد القياسية.
ما الرموز المستخدمة؟
عند ملء هذا المستند ، يجب أن يكون لديك معلومات حول الرموز التي يجب إدخالها. وهي تتكون من أرقام وحروف. على صفحة غلاف هذا التقرير نسخة من جميع الرموز. غالبًا ما يلزم إدخال رموز إضافية ، يتم إصدار حكم خاص بشأنها من قِبل رئيس المؤسسة بشأن الاحتفاظ بجدول زمني.
الرموز الرئيسية المستخدمة لملء ورقة الوقت هذه تشمل:
- مدة تحول اليوم - Я01 ؛
- العمل الليلي - 202 ؛
- الأنشطة التي يتعين على الموظفين القيام بها في عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات - PB03 ؛
- تعيينات العمل الإضافي - С04 ؛
- إرسال متخصص في رحلة عمل - K06 ؛
- تسجيل الإجازة مدفوعة الأجر - OT9 ؛
- تزويد المتخصص بإجازة مدفوعة الأجر إضافية - OD10 ؛
- العثور على شخص في إجازة مرضية - B19 ؛
- تسجيل العجز المؤقت دون دفع - T20.
عادةً ما تكون الرموز القياسية التي يقدمها القانون كافية لملء مستند بشكل صحيح.
ما هي الأخطاء التي تحدث في كثير من الأحيان؟
هناك بعض المخالفات الشائعة التي تسبب أخطاء كبيرة في المستند. وتشمل هذه:
- يشار فقط إلى الأحرف الأولى من الموظفين ، وفي الوقت نفسه لا توجد معلومات حول الموقف الذي يشغلونه ؛
- يتم تسجيل أيام العطل أيام عمل.
- في يوم ما قبل العطلة ، لا يلاحظ أن نوبة العمل تقل بمقدار ساعة واحدة.
إذا كان لدى المواطن وظيفة بدوام جزئي في الشركة ، فيجب إيلاء الكثير من الاهتمام للمدة المحددة ليوم عمله. في كثير من الأحيان ، يذهب المتخصصون في رحلة عمل ، وفي ظل هذه الظروف ، يتم استخدام رمز K06 ببساطة ، لذلك ليس من الضروري الإشارة إلى عدد الساعات التي يعملها الموظف يوميًا.
كيف يتم ملؤها الدفع بالقطعة؟
في كثير من الأحيان ، تستخدم الشركات الأجور بمعدل القطع ، الأمر الذي يؤدي إلى صعوبات في ملء الجدول الزمني. فيما يلي تعليمات الحفاظ على جدول زمني لصناع العمل:
- يعتمد الأجر على مقدار العمل الذي يؤديه أخصائي ؛
- يجب أن يأخذ المستند في الاعتبار الإخراج لكل موظف في المؤسسة ؛
- يسمح بقياس العمل في ساعات ، على سبيل المثال ، مطلوب في المدارس أو المؤسسات التعليمية الأخرى ، وبالتالي ، يجب كتابة الجدول الزمني في الجدول الزمني ؛
- في حالات أخرى ، يتم استخدام الكود I01 ، لذلك ليس من الضروري ملء السطر الأخير من هذه الوثائق ؛
- يتم دفع العمل في أيام العطلات بشكل منفصل ، ويعتمد مبلغ الدفع على المعلومات الواردة في الاتفاقية الجماعية.
وبالتالي ، حتى مع وجود نموذج للأجور بمعدل قطعة ، فإن ملء جدول زمني بسيط للغاية.
المسؤولية عن الأخطاء
أخصائي شركة معين مرخص له بالاحتفاظ بجدول زمني ، يصدر صاحب العمل أمرًا مناسبًا له. يجب أن يكون لديه فهم جيد لكيفية ملء الجدول بشكل صحيح. لتبسيط العملية ، غالبًا ما يستخدم برنامج خاص للحفاظ على جدول زمني. يكفي إدخال البيانات ذات الصلة في الأسطر اللازمة ، وبعدها تتم طباعة المستند وتوقيعه. إذا لزم الأمر ، فقط قم بإجراء تغييرات مختلفة.
إذا تم تحديد الأخطاء في هذا المستند من قبل السلطات التنظيمية ، فسيتم مساءلة الشركة. في أغلب الأحيان ، يكشف المفتش أن هناك تباينات في المعلومات المشار إليها في الجدول الزمني مع البيانات الموجودة في المستندات الأساسية. غالبًا ما تختلف معلومات الرواتب عن البيانات الموجودة في وثائق التسوية.
إذا ثبت أن هناك انتهاكات ، فإن الشركة تتحمل المسؤولية الإدارية ، وبالتالي ، تدفع غرامة قدرها 5 آلاف روبل. إذا تم الكشف عن غياب تام لهذه الوثيقة ، فإن الغرامة تزيد على 50 ألف روبل ، ويتم تحميلها على رئيس المؤسسة على أساس أحكام الفن. 5.27 من قانون المخالفات الإدارية. لمنع هذا الموقف ، يجب على إدارة الشركة مراقبة صحة وتوقيت تجميع ورقة زمنية.
استنتاج
وبالتالي ، فإن الحفاظ على جدول زمني للموظفين إلزامي لكل منظمة. يتم تنفيذ هذه العملية بواسطة أخصائي مسؤول ، يتمتع بالسلطة المناسبة عن طريق إصدار أمر خاص من رئيس المؤسسة.
من المهم أن نفهم قواعد ملء جميع الخلايا في هذا المستند. إذا كانت تحتوي على أخطاء أو كانت غائبة تمامًا عن الشركة ، فيمكن للسلطات الإشرافية تحميل الشركة المسؤولية الإدارية.بناءً على المعلومات الواردة في الجدول الزمني ، يتم حساب أجر المتخصصين. من الأمثل لإدارة المستندات استخدام برامج الكمبيوتر الخاصة التي تبسط هذه العملية.