Дизайнът на архивния опис у нас през последните години е особено актуален поради непрекъснато настъпващите промени, реформи, преструктуриране и промени, засягащи икономическия сектор. Информацията, съхранявана в архивите, се счита за важна и ценна. Тя ви позволява да разберете защо ситуацията се е развила по специфичен начин, както и да разберете какви са перспективите за бъдещето. Архивите са безценен източник на информация, но само тогава наистина полезен, когато можете да я навигирате. За целта беше въведена система за организиране на архиви.
Уместност на изданието
Архивите на страната ни са насочени към натрупване на достоверна информация. Основната функция на архивния инвентар е да опрости търсенето на необходимата информация в най-големите хранилища с информация. За това е осигурена референтна система, методологична основа, която се прилага за всички архивни институции на държавата. Всъщност говорим за научен и справочен апарат, благодарение на който функционира архив на национално ниво. Ефективността на това устройство зависи от това колко ефективно и внимателно се формират директории, тоест инвентара.
Настоящите реалности в правенето на бизнес са такива, че архивният опис на случаите е ключово справочно ръководство за подпомагане на навигацията сред море от информация. Инвентарът е документ, който изброява запаметените файлове, в същото време се използва за запис на документация. Информационното натоварване се оценява като голямо, инвентаризацията служи като основа за съставяне на указатели и водачи. В много отношения, колко добър е инвентаризацията, определя колко лесно и бързо се намира необходимата информация. Те говорят за две основни функции на такава документация: информация и счетоводство.
За терминологията
Архивното досие е основната директория, структурираща работата на архивната организация. Инвентаризацията е счетоводен запис, в същото време е научен и референтен обект, предоставящ възможност бързо да намерите това, което търсите. Инвентар - последната стъпка на документите с документация, която трябва да се съхранява в държавния архив или да се организира с някакъв отдел. За да бъде архивът напълно оборудван, е необходимо да се съставят описи за всички въпроси, предназначени за постоянно или за повече от десетилетие. Необходимо е да се създадат директории, описващи коя лична документация, свързана със състоянието, е оценена от експерти и призната за ценна, следователно тя трябва да бъде съхранявана.
В съвременната офисна работа, говорейки за архивни описи и тяхното предназначение, те отбелязват, че документацията принадлежи към категорията на справка. Формира се с цел да се опише състава и съдържанието на съхраняваните единици, както и да се консолидира системата за систематизация и счетоводна отчетност, приета в определен фонд. Обектите, които се разглеждат в инвентара, са единици. Всеки инвентар е на едно ниво. В него трябва да има достатъчно информация, така че да можете да намерите необходимите данни в устройството, без да отделяте много време за него.
Кой и къде
Съгласно методическите препоръки, съставянето на архивни инвентаризации трябва да бъде индивидуализирано за случаите, които се предвиждат да се съхраняват постоянно, повече от десетилетие и касаещи лична информация за персонала. Отделно е необходимо да се състави опис на случаите, специфични за едно юридическо лице. Например, това може да бъде официално разследване, съдебни документи или научни доклади - всичко зависи от естеството на институцията.Обикновено инвентаризацията се формира в същата институция, където документите, които ще се съхраняват, са съставени и прехвърлени заедно с тях в архива. Държавните архивни организации разполагат със специализиран научен апарат. Ако полученото описание не отговаря на неговите стандарти, инвентаризацията се съставя наново, като се вземат предвид местните изисквания.
Съставянето на архивен опис позволява да се разкрие състава на документацията, да се опише нейното съдържание, да се опрости отчитането на общия брой на съхранените файлове и да се помогне за стабилизиране на вътрешната систематизация на управлението на документалния тираж. Всеки случай е описан на специална карта. Заглавието трябва да бъде посочено, от което става ясно какъв тип документи се съхраняват вътре, както и съдържанието на такава единица. Правилно попълненият опис ясно описва съдържанието на целия фонд за документация.
Функционалност и компилация: редица нюанси
Съставянето на архивен опис ви позволява да определите колко дяла са във фонда. Чрез това се осъществява безопасността на документацията и контролът върху регулирането на обема. Тъй като на случаите са присвоени серийни номера, можете бързо да намерите полезна информация. В същото време инвентаризацията помага да се създаде и зададе рационално подреждане на документацията, съответстваща на ясна логика. Класификацията на документацията в рамките на архива е групиране, основаващо се на някои научни изчисления. В този случай се вземат предвид структурните особености, приети исторически в дадена институция, както и спецификата на работата на фонда.
Класификацията, която е неразделен елемент в архивния опис, включва първо да се изработи система за разделяне на всички случаи на групи, след което директно да се разпредели. След като класифицирате всички карти, можете да създадете инвентар за тях. Понякога се прави опис, който отразява всички дела на фондацията. Обикновено това е необходимо, ако предприятието вече не съществува. Ако част от юридическото лице престане да съществува, тогава се формира опис на всички случаи за всички години на съществуване на това звено.
Материални запаси: за какво са предназначени
На федерално ниво съществува документация, обясняваща важността на архивните описи - това е законодателство. Също така в предприятието могат да се приемат местни актове, уреждащи този въпрос. По правило инвентаризациите се правят за една година, но могат да се изготвят и за друг период от време. Ето как класифицират делата, появили се във фирмата през този период. Запасите могат да носят различни функции, да бъдат тематични, предметни. Можете да оставите опис на всички дела на фонд, можете да създадете отделен независим документ за различни части от този фонд.
Всъщност архивният опис е списък на съхранените файлове, крайният резултат, сертификационен лист, директория. Описанието показва кои единици се съхраняват във файла. За целта използвайте числа, индекси, заглавия, крайни срокове, броя на листовете и бележките. Обикновено инвентаризацията се съставя в таблица и всеки изброен параметър има своя колона. Основната документация за лицето, отговорно за формирането на инвентара, е номенклатурата, приета в деловодството на предприятието. Преди да започнете работа в архивите, трябва да проверите дали заглавията на документацията съответстват на името на случая, колко правилно е форматирано, дали документацията е правилна вътре. За да се счита, че съставът е съставен правилно, всички единици за съхранение трябва да бъдат номерирани, като се вземат предвид вътрешните правила за систематизация. Единна система от норми се прилага както за дела, така и за обекти в тях. За да попълните правилно описателна статия, трябва да прехвърлите всички заглавия с максимална точност. Когато въвеждате елементи, чиито заглавия съвпадат, трябва да напишете „Същото“. Ако заглавките са различни, информацията се прехвърля напълно.
Основни правила
Списъкът на архивните документи може да се състои от няколко листа.На всеки нов, всички заглавия трябва да присъстват с пълна формулировка, точно съответстващи на оригиналната документация, дори ако предишният лист е имал същите имена. В бележките е необходимо да се опише физическото състояние на документацията, както и да се постави маркировка в случай, че случаят отпадна. Ако един случай съдържа документация за няколко години, е необходимо да се сортира, като се съсредоточи върху началната дата на поддръжката. При номериране стойността "9999" не трябва да се надвишава. Петцифрени числа не са приложими за това. Ако е възможно, всичко трябва да се систематизира и описа, като се вземе предвид хронологията. Второто правило за сортиране е вътрешната структура на предприятието.
Когато се съставя опис на архивните документи, последната стъпка в неговото формиране е уникален номер. За да го определят, те се ръководят от регистър на материалните запаси. Ако организацията получава инвентаризации от структурното звено и ги използва в работата си, за да генерира описание на целия архив на предприятието, е необходимо отделът да прехвърли всички документи в два екземпляра. Описът за годината е направен в четири екземпляра, за дела на персонала са необходими три еднакви инвентаризации. За случаите, предназначени за съхранение повече от две десетилетия, трябва да се направи опис в размер на две копия. Когато съставяте опис на документация, свързана с персонала, първо трябва да добавите всички поръчки, след това списъци, карти. Едва след това личните файлове се сортират, след това сметките и листовете за заплати. Следващите по ред са трудови книжки, последната част са актовете, съставени в рамките на производствени аварии. За да систематизирате личните дела, прибягвайте до азбучен ред. Необходимо е да се правят дела в инвентара, като се фокусира върху годината, в която лицето е уволнено.
Структура и съдържание: тънкости на дизайна
За формирането на различни видове архивни описи са отговорни за различните структури на предприятието. Така че за една година такъв структурен документ трябва да бъде съставен от отдели, а отговорността за формирането на консолидиран опис е на ведомствения архив. Такъв документ ще бъде основа за работата на специалисти от държавния архив, получаващи документи от предприятието. Те използват обобщен опис, за да формират вътрешната си архивна документация по такъв начин, че личните досиета и документите, предназначени за постоянно съхраняване, да са в различни отделения на архива.
Всяка форма на архивен опис започва със заглавна страница. Заглавието е последвано от съдържанието, след това предговор, след което инвентаризацията започва директно. Не забравяйте да изброите всички съкращения, използвани в документа, да ги дешифрирате, поставете указатели и таблици за превод на бои. Необходим елемент от инвентара е библиография. Тогава следва речник на термините и сертификатен лист затваря документа. Заглавието трябва напълно да посочва името на архива и фирмата, създала документите, името на фонда и регистрационните табели, имената на описите и датите.
За какво пишат?
Съдържанието на архивния опис има за цел да посочи кои секции са вътре, на кои страници започват. В предговора се натрупва информация за предприятието, което е формирало документационния фонд, за самия фонд. Тук пишат пояснение, описват какъв вид документация се съхранява вътре. В предговора е и списък на референтния апарат.
Основният текст е описание. За всяко устройство посочете серийния номер, неговото заглавие и автентичност. Ако преди фирмата е използвала инвентарни номера, те трябва да бъдат записани в основната част на инвентара. Той също така споменава какви са счетоводните единици, колко листа са в дадена единица, на какъв език е съставен и в коя версия е възпроизведен. В инвентара могат да се посочат някои визуални характеристики на съхранения случай. Ако има за цел да съхранява особено важна и ценна документация, описанието може да дава пояснения към такива обекти.
Списък на съкращенията, използвани в архивния опис, е необходим, ако в работата са използвани някакви специфични съкращения, използвани в дадено предприятие. Чрез указатели се отразяват предметни понятия. Понякога указателите се свързват с география, имена, дати. Анотирани са разрешени. Ако в работата са използвани специализирани термини, те трябва да бъдат дешифрирани в речника, придружаващ инвентара. Сертификационният лист има за цел да посочи общата информация за документа. Тя казва колко листа са номерирани вътре, колко единици се съхраняват, дали съставът е променен по време на съхранението. Компилаторът на инвентара трябва да подпише сертификатен лист. Ако са необходими промени, те се записват в сертификатния лист от инициатора или от друго лице, отговорно за процедурата.
Подробно и точно
Както можете да заключите от извадките от архивни записи на случаи, завършеният обект трябва да бъде проектиран в съответствие със стандартите за работа в офиса. Необходимо е да се формира помощно бюро, благодарение на което извличането на данни става по-бързо и по-ефективно. Чрез такова устройство можете бързо да получите допълнителни данни за документационния фонд. Референтният апарат, придружаващ инвентара, трябва да съдържа заглавна страница и съдържанието на документа, предговор, списък на използваните съкращения и съкращения, както и индекси. В някои случаи може да има допълнителни елементи - таблици, речници.
Заглавието трябва да посочва името на архива, в който се съхранява документацията, какво е името на фонда, включително съкращението, както и неговият номер. Посочете броя на инвентара и неговото име. Съдържанието трябва да включва пълен списък на всички раздели и референтния апарат, включително предговора, списъка на използваните съкращения и имената на частите. Всяко заглавие се придружава от номер на страницата, присвоена му при съставяне на инвентар. Оправдано се счита, че за разследващия персонал една от най-важните части е предговора, който описва историята на институцията, която е образувала фонда. Те пишат историческата среда, условията, в които дружеството е действало, датата на появата му и йерархичната структура на подчинеността. В предговора се посочва как е организирана документацията, колко голяма е институцията и какви функции тя изпълнява, защо е била реорганизирана или ликвидирана и кога е станала.
За съкращенията
Такъв списък се съставя, като се вземе предвид азбуката. Той трябва да съдържа всички съкращения, използвани при съставянето на инвентара. Документът трябва да съдържа пълното име на всяка дума, което е било намалено поне веднъж. Обикновено съкращенията се използват за пестене на място, само често използвани думи се променят. В допълнение, информационното бюро дешифрира всички съкращения. Правилната компилация на този елемент помага да се направи еднакъв инвентар, всеки елемент от който е възможно най-информативен и ясно предава информацията, необходима на читателя.
Има някои съкращения, които са общоприети и се използват активно в писмената реч - символи, които кодират дължина и маса, други мерни единици, както и съкращения "t. г. "," т. д. “и подобни. Не е необходимо да бъдат боядисани. Не е необходимо да се дава декодиране на онези съкращения, които всъщност се използват думи. Например „синдикалният комитет“ се отнася именно до тази категория съкращения, които се използват широко в разговорна реч.
Как започна всичко
От историята на човечеството е известно, че архивният опис е може би най-древният вид справочно ръководство, въведено за архивите. Използването на материални запаси през тринадесети век е официално потвърдено и през онези дни те са били използвани за отчитане на важни документи и гарантиране на безопасността. Благодарение на описите стана по-лесно да се търсят документи, така че беше възможно да се прибегне до тях като източници на ценна информация.В периода 13-15 века описите са кратки, съставени без специална систематизация, само накратко описани книги, ръкописи. Всъщност това бяха неофициални списъци.
През XVI в. Подходът към инвентаризацията става по-отговорен. Списъкът включва списък на различните опции за документация. Имаше описи, в които обектите бяха групирани според някакъв атрибут, въпреки че в същото време те все още бяха използвани, в които информацията беше записана без систематика. През седемнадесети век напредъкът на формирането на материалните запаси се разширява, започват да се създават подробни ръководства, които се различават един от друг по формат. Те бяха много полезни и дори съвременните изследователи, използвайки такива описи, получават от тях някаква важна информация за по-рано проведени дела, а след това изготвят документи. През седемнадесети век материалните запаси окончателно затвърждават систематичен описателен характер.