Държавният бизнес и сферата на офисната работа са най-важният клон на обществения живот на всяка държава. Документираната информация е правна информация. Правотворческите дейности допринасят за изграждането на гражданския ред и благосъстоянието, които са много важни.
Концепцията за документирана информация
Такова наименование на пръв поглед не се използва много често в съдебната практика, но в същото време е много важно. Въз основа на федералното законодателство, документираната информация представлява вид набор от определени данни, които се записват на осезаем носител с цел безопасност.
Също така, този материал предполага наличието на подробности относно наличните източници на неговия произход, което по принцип позволява да се определи естеството на тези данни или техните носители, независимо от формата на представяне. Без тях понятието документирана информация всъщност губи своето значение. Реквизитите по своята същност изпълняват две основни функции - сертифициране на информация и сигурност. С други думи, от една страна, те съдържат необходимите данни, а от друга, правят невъзможно фалшифицирането на документи.
Международна организация за стандартизация
Управлението на документираната информация се регулира от различни нормативни актове, федерални постановления, заповеди, международни регулаторни документи. Така че Международната организация за стандартизация (ISO) непрекъснато участва пряко в разработването на догми, правила и разпоредби относно формирането, съхраняването, използването на информация. Правят се разработки в посока на премахване на нарушенията на разминаването в съдържанието на действителността, във формирането на изисквания за формата на представяне на данни.
Признаци на документирана информация
Първият знак и най-важният е наличието на материален носител. Като такъв може да действа абсолютно всеки обект от заобикалящия ни свят, включително обекти и физически полета, където се показват определени действия или информация. Едни и същи данни могат да бъдат записани на различни носители. Също така ще е вярно, че на един и същи сайт могат да бъдат документирани различни материали.
Следващата най-важна характеристика на документирана информация е способността да се идентифицират записаните материали. Това се осигурява с помощта на поддържащата роля на подпорите. Тяхното присъствие помага да се установи целта на данните, тяхната същност, източник, време на документация. В някои случаи детайлите осигуряват необходимата степен на защита на определена мостра под формата на приложен електронен цифров подпис.
Третата характеристика на документираната информация е способността да се подбират различни вариации и форми, които предават нейното съдържание. Той може също да се съхранява на различни носители в различни форми, без да губи съдържанието и детайлите си. Тоест, съхранението на документирана информация предполага възможността да се копира. Такива материали могат да съществуват под формата на различни модификации.
Управление на информацията за документи
Според версията на Международната организация за стандартизация, документираната информация е данни, които трябва да се съхраняват и използват под специален контрол. В сферата на подчинеността е пряко носителят на материален характер, върху който се съхранява този материал.Наборът от изисквания за управление на документирана информация е представен в раздел № 7 на ISO 9001: 2015. Ако се опитате да обобщите и изобразите тези тези, те ще имат следната форма:
- редовен анализ на нивото на достъпност на информацията до необходимата степен, на мястото, където е необходимо, и по времето, когато е необходимо;
- регулярна оценка на степента на сигурност на документираните данни;
- решаване на въпроси, свързани с организацията на процесите на разпространение, търсене, контрол на достъпа и използване на информация;
- оценка на въздействието на ефективни процеси за защита и съхраняване на документи от различни грешки, например дали тяхната четимост е гарантирана;
- проверка на спазването на правилата за изземване и съхранение.
Кое се случва?
Формите на документирана информация зависят преди всичко от естеството на материалната му среда. Има няколко основни типа. Най-често срещаните:
- хартия;
- звукозаписи;
- видео материали;
- електронна документирана информация.
Разнообразие от данни на материални носители
Информацията, извън версията на много изследователи, зад критерия за подреденост и степента на организация е разделена на документирана и недокументирана. Каква е разликата между тях?
Документирано е специфична организационна, официална форма на съществуване на информация. Целта на съществуването на този вид данни е свързана с общественото благосъстояние и върховенството на закона. Видовете документирана информация могат да бъдат различни. В крайна сметка всичко зависи от атрибута за класификация, приет за основа.
За критерии за достъпност информацията е:
- с ограничен достъп;
- държавна тайна материал;
- поверителен вид;
- с неограничен достъп, публичен.
Ако е възможно, това се случва:
- свободно се разпространява;
- данни, чието разкриване е строго забранено;
- Информация, оповестена в съответствие с федералния закон;
- материал, чието разкриване е възможно чрез съгласие на определен кръг лица.
Документирани информационни свойства
Документирана информация е данни, които съществуват при определени обективни условия и имат редица характеристики.
Свойствата му включват:
- фиксиран характер, тоест притежание на неговия източник, момента на документация и задължението за съхраняване;
- уместност - способността да се отговори на изискванията на потенциалния потребител, да се отговори на заявките;
- стойност - данни, подходящи за целта;
- пълнота - оптималното съотношение между получена и необходима информация;
- полезност - степента на нейната необходимост;
- надеждност - показва нивото на обективност на информацията;
- новост - уместност, тъй като документираните материали са обяснение на информация, която може да остарее или да престане да бъде валидна;
- своевременност;
- достъпност - способността на потребителя свободно да получава данни;
- сигурност - липса на неоторизиран достъп;
- ергономичност - оптималното съотношение на обема и формата на данните за конкретен потребител;
- адекватност - съответствие на информацията с реалността, готовност за отразяване на реалните обективни условия.
Защита на документирана информация в руското законодателство
Три източника на федералното законодателство предоставят документирано обозначение на информацията. Първият източник дава тясна интерпретация. В него се посочва, че документираната информация е запис на важни данни, като се използва материален носител, чрез процеса на документиране на необходимите данни, където има подробности, които позволяват идентифициране, обозначаване или определяне на материалния му носител (информационен закон, член № 2).
Друг източник има по-широко тълкуване.В него се посочва, че документ означава наличието на носител със записана информация от текстов, звуков или графичен характер. Съдържанието му е предназначено за предаване по предназначение в определен момент.
Примери за документирани данни
Документирана информация е правни актове, документи, архиви, които се съхраняват за различни цели. Съхранената информация в огромното мнозинство от случаите е предназначена за обществено ползване. Примерите включват:
- правни актове, регулаторна рамка;
- документи, които съдържат информация за извънредни ситуации от екологичен, демографски, санитарно-епидемиологичен, метеорологичен характер;
- документи, съдържащи се в библиотечни колекции и други различни фондове на информационни системи;
- информация на средствата за масова информация и друга обществена информация в съответствие със законодателството на Руската федерация.
Въз основа на гореизложеното си струва да се отбележи, че като цяло документите и документираната информация са най-важните елементи на държавната сигурност и общественото благосъстояние. Той често е хранилище от стратегическа информация, важна за държавата. Ето защо този вид информация трябва да се съхранява внимателно, като се вземат предвид изискванията, предвидени от държавното законодателство.