Управлението на документи е една от важните области на работа с документи за управленска работа. За да могат те да извървят най-краткия път и да стигнат до крайната дестинация възможно най-бързо, работният процес трябва да бъде организиран по подходящ начин в съответствие с установените правила на работния процес.
понятие
Под управление на документи се разбира процесът, в резултат на което има компилация, координация, приемане и прехвърляне, тяхното изпращане.
От друга страна, той представлява движението и движението на ценни книжа от момента на възникването им до изпращането им в архива (или полученото).
Цялата документация може да бъде представена в три категории:
- пристигането идва от външната среда;
- изходящ навлиза във външната среда;
- вътрешното се създава в рамките на самото предприятие и остава в неговите граници.
Представените категории определят документооборота във фирми, които имат различни ориентации (хоризонтални и вертикални).
| Хоризонтален фокус | Вертикална ориентация |
| Документите се преместват между единици от същото ниво | Документите се движат между отделите на различни нива |
Сред основните форми на работния процес са възможни следните.
| централизирано | децентрализирана | смесен |
| Цялата документация е концентрирана на едно място. | Цялата документация е концентрирана в различни отдели. | Характеристиките на предишните форми са смесени. |
Основни принципи
Има 4 основни принципа на работния процес.
| принцип | особеност |
| яснота | Документите се движат в ясно посочена посока. |
| непрекъснатост | Потокът на документи продължава |
| ритмичност | Разработва се специален регламент за регулиране на документооборота |
| паралелизъм | Един и същ процес не трябва да се извършва от различни служители или отдели |
Нарушаването на поне един от принципите води до унищожаване на цялата система за обращение на документи.
Основно правило
Помислете за основното правило на работния процес.
Управлението му е труден технологичен процес, характеризиращ се с различни параметри, свързани с цялата работа на организацията. Основната характеристика на работния процес е пътят на движение, обхващащ всички ситуации по пътя на движение на документа от момента на неговото създаване (или от получаване) до момента на прилагане. Много важно е времето, прекарано за предаване на документи по този път. Оттук и основното правило за поддържане на работния процес на организацията: тяхното реално прехвърляне по най-краткия и директен път с най-малко разходи.
Други правила
Когато организирате работа, трябва да спазвате следните основни правила за организиране на работния процес:
- най-голямо намаляване на ненужните и нерационални случаи на прехвърляне на документи (поради изключване на технологични операции за обработка на хартия и звена за управление, които не са следствие от бизнес нуждите на самата компания);
- изключване или ограничаване на най-голямото връщане на документи (по време на обработка - изпълнение и издаване, по време на подготовката им - проверка и одобрение и др.);
- най-голяма последователност на фокуса и обработката на основните категории документи, при условие че всяко движение на него трябва да бъде определено.
Прилагането на тези принципи ви позволява да въплътите основния организационен механизъм на компанията - специализация, способност за централно изпълнение на хомогенни технологични операции.
Спазването на общите правила на работния процес ви позволява да направите по-добра обработка на документи на апарата за управление чрез:
- обикновен работен процес, премахване на цикличните операции, които са свързани с подготовката и обработката на документи;
- притокът на документи, като се гарантира тяхното равномерно движение и насърчаване на пропорционалното натоварване.
Правило № 1 - Централизирано приемане и изпращане
Сред правилата на документите и работния процес най-важна е необходимостта от централизация. С други думи, всякакви документи на организацията, както входящи (независимо от начина на доставка), така и изходящи (с изключение на получените или изпратени по факс и електронна поща и свързани с конкретни изпълнители), трябва да бъдат обработвани в една отговорна служба - секретариата или административната единица (офис). В резултат на това можете да решите няколко проблема едновременно:
- да освободи останалите услуги и отдели на организацията от технически действия (проверка на входящи документи, отваряне или запечатване на пликове, маркиране на поща или факс)
- да се увеличи производителността на използването на офис техника в офиса (копирна машина, факс, маркировка и други машини, използвани за обработка на документи).
В централизирана форма на работа в офиса обработката на хартия е концентрирана в офис услугата, а структурните отдели са освободени от офис функции (регистрация и счетоводство, съхранение на файлове и др.).
Децентрализираната форма на работния процес предполага, че в структурните звена на организацията има офисна работа с тях. Обикновено тази форма е оправдана в случай на териториална разпокъсаност на организацията.
В смесена форма част от документацията се извършва от духовната служба, а част от единици. Най-често в смесена форма някои документи се регистрират, наблюдават, събират в бизнеса и се съхраняват от офис службата. Това са главно ценни книжа, придобити от ръководството и произтичащи от него. Документите по въпроси, попадащи в компетентността на отделите, се записват, контролират, изпълняват и съхраняват в структурните подразделения на компанията.
Правило № 2 - Изключете неразумните връщания
Потокът от документи трябва да бъде организиран по такъв начин, че да не се връщат към службата (отдела), която вече е преминала. Единствените изключения са ситуации, които са оправдани от необходимостта от бизнеса. Например документ за подпис на мениджър неизбежно минава два пъти през секретаря му, тъй като той е конкретно посредник между мениджъра и ръководителите.
Правило за работен поток № 3 - предварително проучване на входящите
В общата маса на входящите документи е необходимо да изберете най-основните и важни за организацията и да ги изучите първо. Ако съдържащата се в тях информация може да бъде разгледана от заместник или друг компетентен служител, по-добре е директно да му изпратите документ, заобикаляйки управителя. За да бъде прецизно установен методът на трансфер, те трябва да бъдат прегледани от компетентен служител в офиса, който има познания за организационната структура, функциите на звената и компетенциите на ръководителите и служителите.
Правило номер 4 - регистрацията на документи става веднъж
Ако той влезе в отдела за управление на бизнеса (секретариат), е регистриран и след като учителят (или заместникът му) е бил в един от отделите, няма нужда да се регистрира отново. Ако хартията, заобикаляйки управлението, влезе в отдела, тя също се регистрира веднъж специално в отдела. С други думи, всеки документ може да има само един регистрационен номер, който му е присвоен или в счетоводната служба, или в единицата директно.
Правило № 5 - резолюцията на документа точно посочва датите, изпълнителите и отговорните хора
Въпреки факта, че решенията се взимат от мениджърите на фирмите, секретарят трябва да държи този процес под контрол и да може да повлияе на него до известна степен.С други думи, той трябва да се увери, че текстът на решението е представен възможно най-правилно, изключвайки вероятните въпроси на изпълнителя.
Правило № 6. Разделяне на документопотоците
Потокът документи е колекция от един тип или дестинация, която има същия маршрут. Обикновено се делят три потока: входящи, изходящи и вътрешни (не създадени, за да надхвърлят границите на организацията). Всеки документооборот обикновено има под равнища (потоци от второ ниво). Например потокът „Входящи документи“ включва три вида: документи от компанията-майка, от отдели и представителства, както и от дружества партньори, жалби на хора и т.н.
В работния процес на изходящи и вътрешни документи подразделите се разпределят по един и същи начин. Хартиите с ограничен достъп (търговска тайна, тайна и т.н.) обикновено се намират отделно. Службата за сигурност на организацията контролира тяхната работа.
Счетоводни процеси
Помислете за основните правила на счетоводния работен процес.
Размерът му се изразява с общия брой ценни книжа, получени от организацията и изпълнени от нея за определен период. Размерът на работния процес се отнася до броя валидни копия на вътрешните документи, които пристигат. При изчисляване на размера на работния процес се вземат предвид и копия от документи, направени с въвеждането на различни технически средства.
Счетоводните показатели се изготвят под формата на обобщение, референтни данни за размера на документите. Формата им се разработва от организацията. Например, една организация може да зададе всякаква честота за броене на документи: всеки месец, веднъж седмично, веднъж годишно, всяко тримесечие. Може да се приеме както качествено, така и количествено проучване на работния процес.
Получените показатели при изчисляване на размера на работния процес се използват при определяне на броя на служителите и структурата на услугата за управление на документи. А също и за проучване на натовареността на някои договарящи организации и структурни подразделения.
Така в рамките на тази статия бяха разгледани основните правила за организиране на работния процес, които се прилагат от компаниите.