В хода на своята дейност организацията изготвя голямо разнообразие от документи, всеки от които носи собствено семантично натоварване. Правилното попълване, подробностите, пълнотата на посочената информация са регламентирани със закон. Малките организации в областта на счетоводството и отчитането правят осезаеми отстъпки от данъчната служба. По-големите компании понасят цялата данъчна тежест. Кой може да подписва първични документи и други видове, как правилно да ги съставя и отразява в счетоводството - тази и друга информация ще бъде разгледана в тази статия.
Видове документи в организацията
Компаниите ежедневно извършват стопански операции, които трябва да бъдат отразени незабавно в счетоводството, управлението и данъчното счетоводство. Какво представляват първичните документи? Това е само отражение на тези операции, което служи и като доказателство, че те са се състояли. След това, за целите на анализа, систематизацията, контрола, прогнозирането и прилагането на други икономически процедури, всички документи за транзакции се регистрират в специални директории и списания - счетоводни регистри. И в края на отчетния период въз основа на информация за всички операции се изготвя отчетна документация, която е окончателното отражение на дейността на компанията за определен период.
Какъв е основният документ
Същността на основния документ е фиксиране на факта на извършената операция. Документът се изписва в момента на неговото извършване или веднага след него. Той отразява редица подробности, необходими за потвърждаване на реалността на операцията, за установяване на лицата, участващи в нея, както и нейния състав. Организацията трябва да спазва всички изисквания, определени от закона и регулаторните органи по отношение на първичната документация. Изискванията включват въпроса кой може да подпише основните документи. Законодателството е издало достатъчно инструкции, укази и закони. Най-важният правен акт, регулиращ регистрацията на първичните организации, се счита за чл. 9 402-FZ „За счетоводството“.
Примери за първична документация
Всеки ден компанията предприема определени действия: купува стоки, фактури, изпраща продукти, плаща за покупки и данъци, идва и харчи пари в касата. Всички тези операции са документирани в първични документи. За точното отразяване на тези действия се използват следните форми на документи:
- TORG-12 или товарителница;
- фактура;
- кредитни и дебитни парични варанти;
- извършени работи и услуги;
- актове за прехвърляне на материални активи;
- товарителница;
- платежни нареждания и банкови извлечения;
- изискване за издаване на материални активи.
Към този списък можете да добавите много примери за основната документация, използвана от компанията. Основната му разлика от счетоводните регистри и отчитането е документиране по време на операцията или с леко закъснение.
правилник
Проби от първични документи се одобряват от Държавния комитет за статистика, Министерството на финансите и закона за счетоводството. Излизат и регионални изисквания и разпоредби. Най-важният законодателен акт, регулиращ работата на счетоводител, е 402-FZ. Чл. 9 подробно описва правилата за поддържане на документацията.
Законодателните органи почти тримесечно издават редовни изменения на съществуващите наредби, нови нормативни нормативни актове и публикуват промени в воденето на документи и отчитането. Ето защо счетоводителите непрекъснато повишават квалификацията си, абонират се за специализирани тематични публикации и се опитват да бъдат в крак с всички новини за данъци и счетоводство. Неспазването на изискванията може да доведе до големи глоби, много редакции на съществуващото отчитане и други санкции.
Подробности за документите
Законодателството предвижда задължителни подробности за първичните документи, които трябва да бъдат посочени от организацията. Тяхното присъствие определя дали документите се вземат предвид в окончателните отчети при приспадане на суми от данъчната основа, дали фактът на бизнес сделка е приет, дали Федералната данъчна служба твърди, че сделките са законни.
Задължителните данни за основните документи включват следната информация:
- Имена на доставчика, купувача, получателя и платеца за транспорт;
- банкови данни, TIN, физически и юридически адрес на фирми;
- номер на документа и дата;
- номенклатура, която е била преместена, закупена или продадена по време на операцията;
- мерни единици, количествен и стойностен израз на предмета;
- обща сума за всички позиции в документа;
- подписи, позиции, дешифриране на подписите на отговорни лица;
- марка, номер на автомобила, данни за водача по време на транспортиране;
- брой седалки, тегло и категория на превозвания товар;
- основа за изпълнението на документа, номер и дата на договора, информация за спецификацията, сертификати, прегледи, ако има такива.
Кой може да подпише основните документи
Значително внимание се обръща на подписването на документи. Много е важно тези, които сертифицират основния, да бъдат упълномощени да извършват това действие. Друго задължително условие за регистрация по отношение на подписите е всички лица, които по някакъв начин участват в процеса на бизнес сделка и са отговорни лица, задължително трябва да поставят подписа си в документа. Така че кой може да подпише основните документи:
- Главен изпълнителен директор на компанията или индивидуален предприемач;
- главен счетоводител;
- складодържателят, който е освободил стоката;
- водачът, който е приел стоките за превоз;
- складодържателят, който е занесъл стоката в склада;
- специалист, приел документация;
- трети превозвач, ако е участвал в процеса на доставка.
Пълномощно за подпис
Правото на подписване на първични документи може да бъде прехвърлено на упълномощено лице. Това е доста често срещана практика във фирми, където има голям брой продажби и постъпления на стоки, а директорът е зает с други неща, пътувания и други дейности, свързани с функционирането на организацията. За да се повери подписването на основната документация на друго лице, трябва да се спазват редица правила. Така че служителят, който удостоверява документите, трябва да бъде официално нает в компанията с изпълнението на трудовия договор и вписване в трудовата книжка. Компанията трябва да съхранява всички необходими данни за служителя. Естествено, той трябва да има специално образование, да разбира смисъла и правилата на документите. Последно и най-важно - на него трябва да бъде надлежно изпълнено пълномощно.
Пълномощното се издава за конкретен служител с неговите паспортни данни, място на пребиваване, действително място на пребиваване и длъжност в организацията. Изписват го за определен период. Ако трудовият договор е спешен - за периода на неговата валидност. Ако служителят работи без условията на договора, пълномощното се издава за година.
В предишната версия беше разгледан пример с оператор на счетоводна база или счетоводител, чиито задължения включват подписване на първичните организации през цялото работно време.Има ситуации, когато пълномощното се изписва на други длъжностни лица - шофьора, спедитора, инженера, механика. Пример за такъв случай е пикапът от водача на закупената стока от територията на доставчика. За да състави документи, да получи правото да събира товари и да го транспортира, организацията изписва пълномощно. Състои се от две части - самият документ и гръбначният му стълб. Първата част остава на доставчика, гръбначният стълб се взема от компанията. Такова пълномощно се издава за период до 10 дни, като посочва фирмата, в която служителят трябва да получава стоки и материали.
Електронен подпис
Основният може да бъде подписан по друг начин - електронен. Условие е електронното управление на документи, наличието на подходящ софтуер и хардуер и сертификат за електронен подпис. Необходимо е също така да се издаде пълномощно за лицето, чието име фигурира в удостоверението. След като премине през всички процедури за създаване и изпълнение на електронно управление на документи и подписи, служителят ще може да постави собствен подпис въз основа на пълномощно, вместо подписа на главния счетоводител, директора и други лица, предвидени от пълномощното.