Трудно е да си представим бизнес без срещи или други срещи на управление със служители. По време на такива срещи се осъществява контакт в екипа, съобщава се важна информация и се правят предложения. Срещите не винаги са интересни или важни, още по-положително се възприемат от всички служители. За да не губите време за празно събиране на служители, трябва да знаете тайните на успешните бизнес срещи.
Ясен дневен ред
Бизнес среща не е тайна среща, а планирано събитие, което трябва да бъде предварително договорено с всички участници. Лидерът или лицето, което събира членовете на събранието, отговаря за дневния ред. Тя включва следните данни:
- Дата и час на срещата.
- Темата на разговора.
- Списък на говорителите. Ако лидерът или организаторът покани някой да произнесе реч, ораторът трябва да бъде предупреден предварително. Това ще облекчи смущения и смущения и ще позволи на оратора да се подготви по-добре, за да не губи времето на други слушатели за ненужна информация или опити да си припомни необходимите данни.
Съвет: всеки, който говори, с изключение на организатора, трябва да знае времето си приблизително. Това ще им позволи да не напускат срещата в неподходящ момент и да не изчезват в очакване. Цялостното впечатление от срещата, по време на която всеки знае мястото си, ще бъде положително за повечето участници.
Без допълнителни слушатели
Ако няма желание да видите прозяващи се и отегчени лица на публиката, не бива да каните тези, които не е необходимо да бъдат на срещата. Разбира се, може да се окаже, че срещата наистина интересува само 5 души от 100. Но в този случай все още не е необходимо да каните 50 души като екстри, което само ще дразни ораторите и психически желаят всичко това да приключи скоро.
Съвет: винаги можете да поканите "горящи глави". Това са тези, които се интересуват от проекта, идеята и не са против да участват в срещата или да показват по друг начин активност. След това такива служители с радост ще разкажат на целия екип какво е било обсъдено на срещата и как е минала срещата.
Възможност за изказване
Това правило за добро сглобяване следва от предишното. Тези, които наистина се интересуват от срещата, няма да имат нищо против да изразят мнението си по въпроса или да направят оферта.
Но една колективна дискусия, ако срещата има повече от 15 души, може да продължи с 1,5 часа или повече. За да не обиждате никого, трябва да дадете думата на лидерите на групите или да помолите всички да натрупат интереси, за да могат няколко оратори да изразят мнението си.
Ограничение на монолог
Организаторите на срещите и ръководителите на екипа не трябва да правят скучно присъстващите, докато прекарват часове в изразяване на своите мисли, надежди и предпочитания. Времето за всеки участник трябва да бъде ограничено.
Ако е необходимо да решите кое е по-добре: за да направите презентацията кратка или продължителна, трябва да изберете първата опция. Ако искате да слушате подробностите, самите студенти ще зададат въпроси или ще поискат друга информация.
Но няма нищо по-лошо, когато въпросът възниква в очите на присъстващите: "Кога ще свърши всичко?" Междувременно организаторът на срещата, сякаш нищо не се е случило, разказва мнението си за новия проект, като не обръща внимание на уморените въздишки на работниците.
Ясни задачи
Ако срещата няма чисто информационен характер, участниците трябва да получат ясни препоръки или задачи, след като тя приключи.Ако искате да участвате в нов проект, на всеки трябва да бъде дадено името на идеята, изискванията, задачата и сроковете за нейното изпълнение.
Мениджърите, които молят служителите да изпълнят изискванията, но не задават конкретни срокове, просто губят време. Без твърди граници мнозина правят всичко в последния момент, а не само безотговорните работници са виновни.
Контрол върху изпълнението
След като получат задачите след срещата, не всички служители съвестно започват да ги изпълняват. Но ако лидерът забрави за кого е поставил какви задачи, срещата беше пропиляна.
Редовният мониторинг на изпълнението на задачите, получени по време на срещата, е важен компонент от обсъждащия процес. Последващият трябва да бъде този, който даде указанията. В противен случай изискванията ще бъдат незадължителни, което в крайна сметка ще анулира ползите от бизнес срещите в бизнеса.
Без разсейване
По време на публично изказване говорещият не трябва да се разсейва от външни звуци, предмети или дейности. Не е позволено да се гледа никъде, освен текст, екрана на монитора за презентация или тези, които слушат неговата реч.
Препоръчително е да поставите или изключите мобилния телефон в безшумен режим. Това важи и за тези, които слушат речта: разговорите, SMS и комуникацията в социалните мрежи по време на речта на друг човек е знак, че срещата е скучна и не носи полезна информация. Когато срещата е ефективна, никой не отделя време за джаджи или други начини да се забавлява.
Кратки срокове
Не се препоръчва провеждането на срещи всеки ден, тъй като такива срещи могат да бъдат досадни за повечето служители. Но ако необходимостта от събиране е продиктувана от особеността на бизнеса, трябва да обърнете специално внимание на времето на срещата.
Срещата ще бъде продуктивна, ако не стане продължителна. Максимално 20 минути на ден са достатъчни, за да предадете важна информация и да успеете да назначите отговорни за ежедневните задачи.
Анализ на работата
Ръководителите или организаторите на срещи се съветват да записват процеса или да водят специален календар, дневник за срещи. Трябва да се отбележи колко дълго е продължила срещата, основните точки, задачи и предложения.
Това ще ви позволи да не повтаряте, провеждайте следващата среща продуктивно и ще премахнете необходимостта да запомните кои задачи изискват наблюдение.