Всяка компания в процеса на функциониране е принудена да подготви огромен брой документи. Те са свързани с избрания данъчен режим, служители или сътрудничество с големи изпълнители. За да може всеки служител на предприятието да намери необходимата документация, той изисква компетентно и структурирано съхранение. Много документи трябва да са в компанията повече от 75 години, тъй като съдържат информация за служителите на предприятието. Поради това се изисква компетентно архивиране на документи в организацията. Ако фирмата е голяма, препоръчително е да създадете свой собствен пълен архив. Но в малките организации документите просто се съхраняват в отделен шкаф.
Правила за архивиране
Архивирането на документи е задължителен процес за всяка компания, който е посочен в разпоредбите на Федералния закон № 125. В малките компании всички необходими действия се извършват от секретаря, но в големите организации отделен служител се занимава с архивиране.
Назначеният служител трябва да знае изискванията на закона по отношение на архивирането на документите за персонал в организацията и също така трябва да разбира периодите на задържане на различни документи. За това се стартират отделни документи за различни документи. Документацията, свързана с персонала на компанията, трябва да се съхранява най-малко 50 години, ако документите са създадени след 2003 г., а ако организацията има документи, формирани преди 2003 г., те трябва да се съхраняват 75 години.
Нюансите на създаване на архив
В големите компании по време на бизнеса се генерират огромен брой документи, така че те се съхраняват в отделна стая, наречена архив. Той е представен от отделна структурна единица, като по време на неговото създаване от ръководството се издава специален регламент, който е местният регулаторен акт на дружеството.
Именно в този регламент са дадени основните правила за архивиране на документи в организацията, както и отговорността на длъжностните лица, участващи в този процес, за различни открити нарушения.
Правила за обработка
По време на архивирането на документи в организацията следва да се вземат предвид следните правила от посочения отговорен служител:
- документацията се прехвърля в архива само чрез инвентаризация;
- ако документите са внесени в работата на всеки служител, важно е да се вземат предвид изискванията на специални насоки, така че в бъдеще лесно да се намери подходящият документ;
- всеки отдел на компанията трябва да прехвърли документите за съхранение на отговорното лице в сроковете, определени със закон;
- ако по различни причини графикът е нарушен, въз основа на който се прехвърля различна документация в архива, длъжностното лице трябва да уведоми ръководителя на компанията за този факт.
Грамотността на съставянето на архива зависи от правилността на този процес.
Цел на процеса
Архивирането на документи в организацията е необходимо за оптимизиране на цялата документация, както и за нейното компетентно съхранение. Ако има добре структуриран архив, всеки служител на компанията, ако е необходимо, ще може да намери различни документи, свързани с персонала, различни поръчки или контрагенти.
Все повече компаниите преминават към електронно управление на документи, така че всички документи се съхраняват в компютър, за който се формира електронна версия на архива.Но това отчита, че документите имат юридическа сила само ако има формат на хартия, следователно електронното съхранение на документи действа само като допълнение към стандартния архив.
Процедура за архивиране
Процедурата за архивиране на документи е една и съща за всички компании, но всяка организация може да направи свои корекции. Стандартната процедура е разделена на следните стъпки:
- Първоначално се подчертават характеристиките на документите, които се подготвят за предаване в архива;
- ако е необходимо, се извършват допълнителни действия, които включват подреждане на хартия или извършване на различни допълнения;
- документите се коригират, което дава възможност в бъдеще лесно да се намерят необходимите документи в общата маса на документацията;
- ненужните документи се унищожават законно, тъй като не представляват никаква стойност за функционирането на предприятието;
- документите се систематизират, след което се шият според вида им;
- документите са разделени на следните видове: счетоводство, персонал или управление;
- ако е невъзможно да се класифицират каквито и да било документи като горните типове, те се комбинират и вписват в отделен случай;
- всеки печат се поставя с печата на организацията, както и с подписа на упълномощения служител;
- за всеки случай се формира опис, съдържащ информация за това кои документи са разположени в определена папка;
- се правят каталози на случаите, сортирани по видове;
- всички правилно подготвени случаи се изпращат за съхранение в архива, който обикновено се представя като отделна стая, в която има голям брой удобни стелажи.
Процедурата се извършва само от упълномощено лице, надарено с необходимите правомощия от ръководителя на организацията. Ако някои правила за архивиране на документи са нарушени или документацията е напълно загубена, тогава този конкретен служител на предприятието е отговорен за установените нарушения.
Характеристики на съставянето на номенклатурата
Ако компанията наистина има много документи, тогава при архивиране на документи в организацията се съставя номенклатура от случаи. С негова помощ в бъдеще ще бъде лесно лесно да намерите правилното нещо сред многобройните папки.
При съставяне на списъка на делата се посочва следната информация:
- индексът на конкретния случай, представен от присвоеното условно число, като първата част от този номер е кодът на отдела, откъдето са получени документите;
- име на случая;
- брой документи, съхранявани в папката;
- периодът, през който тези документи трябва да се съхраняват въз основа на законодателни изисквания;
- различни бележки, които са оставени от отговорното лице, например, можете да посочите, че конкретен случай има допълнителна електронна версия.
В малки организации, където не много документи се предават ежегодно в архива, номенклатурата на случаите може да не бъде съставена.
Правила за публикуване на „Наредба за архива“
В големите компании архивът е представен в отделна стая, в която за дълъг период от време се съхраняват огромен брой файлове и документи. В същото време в организацията работят специалист, изключително ангажиран с архивиране на документи. За да бъде ясно регулирана работата му, ръководителите на компании често публикуват и консолидират специален „Наредба за архива“. Правилата за използването му включват:
- посочва се какъв вид работа трябва да се извърши от отговорното лице;
- дадени са правила за прехвърляне на документи от различни отдели в архива;
- изброява правилата за регистрация на описите и номенклатурата на делата;
- вписва се информация за правилната подготовка на документи, които се прехвърлят в архива;
- сочи се, че назначеният служител трябва да участва в съгласуването на състава на документите, както и в тяхното изпълнение.
Ако служителят на архива установи, че има някакви нарушения в документацията, документите се изпращат за преразглеждане до съответния отдел на компанията. Ако няма грешки или недостатъци, документите се приемат за зашиване. Ако информацията е трудна за четене, се прави копие на документа.
Изисквания за архив
Всяка компания трябва да вземе предвид основните изисквания за правилното архивиране на документите в организацията. Воденето на записи трябва да бъде предмет на основните условия на закона. В големите компании архивът е представен от отделно помещение, което трябва да бъде защитено от служители на компанията или от неоторизирани лица. Следователно, по време на създаването на тази единица се вземат предвид следните изисквания:
- помещенията трябва да бъдат изолирани от други отдели и офиси;
- установява пожарна и взривна аларма;
- размерът на тази стая зависи от това колко документи се прехвърлят в архива всяка година;
- в стаята са инсталирани специални дълги стелажи и е препоръчително да изберете метални конструкции;
- между стелажите има разстояние, което не може да бъде по-малко от 75 см;
- дължината на рафтовете може да бъде различна и зависи от височината на таваните;
- Освен това в стаята са инсталирани специални сейфове, в които са разположени най-ценните и важни документи.
Във всяка компания площта на избраните помещения може да бъде напълно различна, тъй като за това се вземат предвид различни фактори.
Как се подготвят правилно нещата?
Архивирането на счетоводни документи е разрешено само след компетентна предварителна подготовка на тази документация. Следователно, преди да изпратите тази или онази хартия в архива, трябва да изпълните следните стъпки:
- първоначално отговорното лице трябва да се увери, че истински прехвърлената документация не се изисква в процеса на извършване на текущата дейност на компанията;
- се прави описание на документите и директния случай;
- се провежда проверка, за да се гарантира, че документацията и случаите са наистина ценни, следователно те трябва да се съхраняват в компанията за определен период от време;
- ако е необходимо, документите се подават, копират или коригират и едва след това се прехвърлят в архива.
Поръчки, свързани с наети служители и с различни периоди на съхранение, трябва да бъдат определени за различни случаи, защото ако са смесени, може да има объркване по време на унищожаването на определени документи.
Нюансите на работа със заявки
Архивирането на документи за персонал и други документи, които се формират по време на работата на организацията, се извършва от отговорен служител, който получава определена заплата за дейността си. Ако ръководителят или други служители на компанията трябва да проучат всички документи, налични в архива, те трябва да подадат молба със специално искане към определеното лице.
Информацията от архива се издава под формата на архивно удостоверение, копие или извлечение. Сертификатът е представен от документ, който включва архивна информация за исканата тема.
Архивираното копие е представено чрез възпроизвеждане на текст или картина от документ, съхраняван в архива. Освен това той предоставя данни за търсене.
Екстракт дословно възпроизвежда само определена част от документацията. За да направите това, служителят, отправящ искането, трябва да посочи за коя конкретна информация се изисква информация.
заключение
Много документи, създадени по време на работата на компанията, трябва да се съхраняват за дълъг период от време. За да се създадат оптимални условия, във фирмата се създава архив, представен от отделна структурна единица. Освен това се назначава отговорно лице, което отговаря за приемането на документация в архива. Същият специалист отговаря на искания от други служители и мениджъри.
При архивиране на документацията трябва да се вземат предвид определени правила и изисквания, които ви позволяват правилно да структурирате хартията, както и да им осигурите идеални условия за съхранение.