В наше време документите (управление на документи) постепенно преминават от хартиена форма към цифрова. В тази връзка всеки съвременен образован човек трябва да има представа за понятието „електронен документ“ и особеностите на неговото приложение. Нека да разгледаме по-подробно това явление и също така да разберем какво е EDS.
Това, което се нарича документ
Преди да разгледаме концепцията и структурата на „електронен документ“, струва си да припомним неговия предшественик на хартия.
В широк смисъл това е името на обекта от материалния свят, в който информацията се съдържа във фиксирана форма.
В по-тесен смисъл документът е носител на информация, потвърждаваща значими факти, която се представя в различни форми (запис на текст, изображение, звук или видео, както и техните комбинации). Той е предназначен за съхраняване и предаване на данни във времето и пространството.
Всеки документ има определени подробности, с които може да бъде идентифициран.
Ако такъв носител съдържа невярна информация или когато е създаден, установените законодателни норми са били нарушени, той се нарича невярна (фалшива) и няма юридическа сила.
Наборът от носители на достоверна информация се нарича документация. Той се формира въз основа на фокуса им върху конкретен въпрос, явление, процес, човек, институция и т.н. Самият процес на създаване / проектиране на такива носители се нарича документация. Участвайки в него е задължително да се вземат предвид нормите на действащото законодателство, както и да се спазват националните правила за съставяне. Също така не забравяйте за компетентността на съставителя. Така че, директорът има право да потвърди свидетелство за зрелост, но той не може да подпише университетска диплома. По-точно може, но такъв документ няма да има юридическа сила.
Друго важно понятие в тази тема е "документиране". Това е набор от работи по документиране на управленската дейност на даден обект и организиране в него движението на гореспоменатите носители на информация.
В различни исторически периоди този процес се е провеждал върху различни материали. Това бяха глинени таблетки, камък, папирус, кожа, дърво, брезова кора и др. Постепенно всички те бяха заменени с хартия.
Според вида на носещия материал днес се разграничават:
- традиционна хартия (хартия);
- смесени (хартия + електронни изчислителни устройства);
- електронен (цифров).
В зависимост от съдържанието и предназначението си, документите могат да изпълняват редица функции:
- Правна.
- Мениджмънт.
- Social.
- Културно.
- Историческа.
- Информация.
- Комуникативна.
Развитието на концепцията за "електронен документ"
След изобретяването на компютрите човечеството започна да търси начин да премине към документация без хартия. В СССР още през седемдесетте години на ХХ век започва да се мисли за създаването на такъв модел на офис работа. Вярно е, че по онова време понятието „електронен документ“ (ЕД) все още не е съществувало. Вместо това беше използвано наименованието „машинно четим носител“.
До средата на осемдесетте години такава технология все още не е била напълно развита. Но по онова време съдържанието на понятието „електронен документ“ вече е изписано в законодателството. Вярно е, че тогава той също беше наречен "машинно четим". В GOST 1984 това беше името на документ, подходящ за автоматично четене на съдържащите се в него данни.
С началото на широко разпространената компютъризация през деветдесетте и две хилядни, тази концепция постепенно придобива своето сегашно значение.
Кой документ днес се нарича „електронен“
Съвременната концепция за "електронен документ" има няколко начина на тълкуване, които са отразени в законодателната рамка. Всички те обаче са близки в разбирането си за същността на това явление и изискват наличието на такива компоненти:
- цифрова форма на запис;
- съхранение на данни на електронни носители с възможност за четене и разбиране от човека.
Въз основа на това може да се направи общо определение на разглежданата концепция.
Електронният документ е документ, чиято информация (включително детайли) се записва под формата на цифрови данни. Например като набор от знаци, звуци, изображения или комбинации от тях.
ЕД може да бъде създаден, запазен, предаден и трансформиран с помощта на цифрови средства във визуална форма, разбираема за хората.
Предимството на такъв документ
Подобно на хартиения си колега, ED изпълнява същия набор от функции. Той обаче има редица свойства, които го правят по-обещаващ носител на данни:
- Информацията, записана в електронна форма, се редактира лесно и бързо.
- Подобни документи теоретично могат да се съхраняват завинаги.
- ED технологията опростява, ускорява и намалява разходите за процеса на работа с документи.
- Такива документи могат да се подписват и изпращат дистанционно, без да се губи време за лични срещи.
- Можете бързо да получите необходимия брой екземпляри на ED. Освен това всички те ще имат юридическа сила.
Свойства на ED. метаданни
Понятието "електронен документ" се характеризира с три свойства:
- Съдържанието е неговите текстови, графични или звукови компоненти.
- Контекстът е информация за връзката на документираните данни с други ED, физически или юридически лица.
- Структурата на електронния документ е вътрешна и външна. В първия случай говорим директно за съдържанието на ED. Във втория - за средата, в която съществува (носител за съхранение, формат на самия файл и т.н.)
Понятието „електронен документ“ се определя от неговите метаданни. Това е името на информацията за всички свойства на ED, както и неговата социална сигурност.
Метаданните са неразделна част от процеса на съхранение на всеки електронен документ. Те съдържат елементи от правни, бизнес, организационни и процесуални доказателства за целостта на ЕР, както и неговата автентичност.
Детайли ED
Друг важен аспект на концепцията за "електронен документ" - подробности. Това е един вид аналог на информационния лист, който съдържа цялата информация за създаването на ED.
Те включват:
- Името на електронния документ.
- Дата и място на съставяне, както и всички издания (ако има такива).
- Данни за съставителя или съставителите на ED.
- Информация за нивото на сигурност на документа.
- Данни, които ще позволят да се определи истинността, автентичността и надеждността на електронния цифров подпис на ED.
- Данни за програмите, необходими за отваряне на този документ. Става въпрос за неговия формат. Компютърното пиратство процъфтява в домашното пространство днес. В тази връзка повечето потребители на компютър използват нелицензиран софтуер и не винаги подозират, че всички любими .doc, .xls и .ppt се поддържат от платени програми на Microsoft Office. Така че в нормални условия трябва да плащате за използването им, а не да изтегляте хакнатите версии. Ето защо най-използваният, универсален и най-важното, безплатен формат ED днес в света е .odt. Популярността му дори накара Microsoft да вгради възможността да я чете в своя софтуер. Сред основните предимства на този формат е комбинацията от възможности на такива програми като Word, Excel, PowerPoint.
- Цифров подпис
Цифров подпис
Както вече беше споменато по-горе, един от най-важните компоненти на понятието „електронен документ“ са реквизитите. По-специално цифров подпис, който се превежда от английски като "цифров подпис".
Това е името на начина на наблюдение на ЕД, който се получава в резултат на криптографско преобразуване на набор от електронни данни.Този подпис ви позволява да идентифицирате човека, който го е поставил, както и да потвърдите целостта на целия документ.
Съгласно действащото законодателство, в повечето съвременни държави, EDS се приравнява към „мокър“ подпис на хартия.
Важно е да се отбележи неразривната връзка между понятието „електронен документ“ и цифров подпис. В крайна сметка именно присъствието на втория дава първата правна сила.
Всеки EDS има персонален сертифициран ключ, който представлява уникална последователност от цифри с размер 264 бита. За да го получите, трябва да се свържете със специализирана компания, от която днес има доста. Струва си да се помни, че електронният цифров подпис има определена дата на изтичане, както и различни нива на сигурност.
При регистриране на електронен цифров подпис, същият индивидуален ключ се записва на флаш устройството на неговия клиент. Той работи само в тандем с публичния ключ - друга програма, използвана от втора и трета страна за удостоверяване на цифровия подпис в получените документи.
Данните са в цифров сертификат, който съдържа информация за собственика, неговия регистрационен номер (да не се бърка с частен ключ) и продължителността на цифровия подпис.
Използвайки електронен цифров подпис, можете дистанционно да подавате документи в университети (понякога дори и чужди), да извършвате банкови транзакции, да плащате данъци и някои услуги на държавните органи на общинските организации.
Има обаче редица случаи, когато електронен документ и подпис върху него не се считат за законни. Например получаване на удостоверение за наследство или издаване на документи за миграция.
Видове електронни документи
В момента има далеч от една класификация на ЕД. Най-често обаче такива документи се разделят на типове в следните категории:
- Тип съдържание: текстово, графично, звуково, анимационно и мултимедийно ED.
- Ниво на достъпност: отворено и скрито. Документите от първия тип не съдържат нищо секретно, поради което те са в публичното пространство и могат да бъдат прочетени от всички. Това са техническите данни на устройствата или състава на продуктите, лицензионни споразумения, ценоразписи и др. Скритите ЕД могат да бъдат прочетени само от определен тесен кръг от хора. Обикновено те съдържат информация, представляваща търговска или дори държавна тайна. Това може да бъде карта на местоположението на тайните военни части, чертежи на патентовано устройство или състава на лекарството, данни за банковата сметка на физическо или юридическо лице и др.
- Наличие / отсъствие на електронен цифров подпис (EDS). От това зависи законността / незаконността на документа.
- Отношение към конкретна индустрия. Подчертават се общоприетите електронни документи (формата и съдържанието са еднакви за всички области на приложение) и тясно специализирани.
Признаци на ЕД
Като разгледаме концепцията и видовете електронен документ, си струва да обърнем внимание на отличителните му характеристики. Те отличават ЕД от другите обекти на материалния свят.
- Семантика на съдържанието. Всеки документ от този тип задължително има смисъл и не е случаен набор от снимки, звуци или символи.
- Стабилна материална форма.
- Завършеност и цялостност.
- Съсредоточете се върху приложението за социална комуникация.
Правен аспект
Като разгледаме свойствата, детайлите, атрибутите, концепцията за електронен документ, структура, както и видовете му, струва си да се разгледа по-внимателно правната страна на този въпрос.
Ако ЕД е съставен в съответствие с всички законови норми, а неговият подпис има всички необходими сертификати, тогава той има юридическа сила, равна на документа си.
Естествено, във всяка държава правната уредба на понятието „електронен документ“ е малко по-различна, но това са дреболии.Като цяло законодателството на различните държави е еднакво лоялно към ED, тъй като днес офисната работа от този вид отдавна е достигнала международното ниво. В тази връзка се получава парадокс. Някои правомощия са по-загрижени за външното електронно управление на документи. В същото време тя може да бъде почти неразвита в рамките на държавата. Ето такъв преувеличен аналог на нивото на съвременната компютърна грамотност. С него човек знае как да инсталира различни приложения на Android, но не знае основните принципи на работа с таблиците на Exel.
Характеристики на работата в цифров офис
В сравнение с хартията, работата в цифровия офис има няколко значителни предимства:
- Осигурява оперативна регистрация, счетоводство, съхранение и достъп до електронни документи.
- Изисква по-малко финансиране.
- Необходима е минимална площ, за да се настани архивът. Всъщност цялата документация за огромно предприятие е поставена на твърд диск в джоб на торбата.
- С помощта на електронната чиновническа работа се намаляват непроизводствените разходи за времето на персонала.
- Ускорява се разпространението на данни сред широк кръг потребители.
- ЕД може да съдържа не само текст и снимки, но и мултимедийна информация. И това е много важно, ако работата на предприятието е свързана с частни събития за представяне.
Струва си да се отбележи, че използването на хартиени документи често е разрешено при електронна офисна работа. Приоритетът в случая обаче е именно за ЕД.
Повечето частни и публични организации в света днес са насочени към постепенното премахване на хартиената документация от документите. Но дори и в силно развитите страни това все още е много далече. В крайна сметка това е много дълъг и скъп процес.
Разгледахме концепциите за електронния документ и електронното управление на документите, сортирахме всички нюанси на изданието. Надяваме се, че информацията е била полезна за вас.