És difícil imaginar un negoci sense reunions o altres reunions de gestió amb els empleats. Durant aquestes reunions es fa contacte amb l'equip, es comunica informació important i es proposen propostes. Les reunions no sempre són interessants ni importants, sent més positives tots els empleats. Per no perdre el temps en una reunió buida d’empleats, heu de conèixer els secrets de les reunions empresarials d’èxit.
Agenda clara
Una reunió empresarial no és una reunió secreta, sinó un esdeveniment previst, que s’ha d’acordar prèviament amb tots els participants. El líder o la persona que reuneix els membres de la reunió són els responsables de l’ordre del dia. Inclou les dades següents:
- Data i hora de la reunió.
- El tema de la conversa.
- Llista de ponents. Si el líder o l’organitzador convidava algú a pronunciar un discurs, s’ha d’advertir amb anterioritat a l’orador. Això alleujarà la vergonya i la vergonya i permetrà a l'orador preparar-se millor per no perdre el temps d'altres oients en informació innecessària o intents de recordar les dades necessàries.
Consell: tots els que parlen, tret de l’organitzador, han de conèixer el seu temps aproximadament. Això els permetrà no sortir de la reunió en el moment equivocat i no caure en previsió. La impressió general de la reunió, durant la qual tothom coneix el seu lloc, serà positiva per a la majoria dels participants.
No hi ha oients addicionals
Si no hi ha voluntat de veure rostre amargant i avorrit de l'audiència, no heu de convidar els que no necessiten estar a la reunió. Per descomptat, pot resultar que la reunió interessa realment només cinc persones sobre 100. Però, en aquest cas, encara no és necessari convidar a 50 persones com a extres, cosa que només molesta als oradors i desitjarà mentalment que tot plegat acabi aviat.
Consell: sempre podeu convidar a "cremar caps". Són aquells que estan interessats en el projecte, la idea i no són avessats a participar a la reunió o mostrar activitats d’altra manera. Aquests empleats explicaran feliçment a tot l'equip què es va discutir a la reunió i com va anar la reunió.
Oportunitat de parlar
Aquesta regla de bon muntatge segueix de l’anterior. A aquells que estiguin realment interessats en la reunió no els importarà expressar la seva opinió sobre el tema o fer una oferta.
Però una discussió col·lectiva, si la reunió té més de 15 persones, es pot mantenir durant 1,5 hores o més. Per no ofendre ningú, haureu de donar la paraula als líders dels grups o demanar a tothom que acumuli interessos per tal que diversos oradors puguin anunciar les seves opinions.
Restricció de monòlegs
Els organitzadors de les reunions i els líders de l’equip no han d’avorrir els presents, mentre passen hores expressant els seus pensaments, esperances i preferències. El temps per parlar cada participant hauria de ser limitat.
Si cal decidir quin és millor: fer que la presentació sigui curta o perllongada, haureu de triar la primera opció. Si voleu escoltar els detalls, els mateixos estudiants faran preguntes o demanaran més informació.
Però no hi ha res pitjor quan sorgeixi la pregunta als ulls dels presents: "Quan acabarà tot?" Mentrestant, l’organitzador de la trobada, com si no hagués passat res, explica la seva opinió sobre el nou projecte, sense parar atenció als cansats sospites dels treballadors.
Esborrar tasques
Si la reunió no té un caràcter purament informatiu, els participants han de rebre recomanacions o encàrrecs clars un cop finalitzi.Si voleu participar en un nou projecte, tothom hauria de rebre el nom de la idea, els requisits, la tasca i els terminis per a la seva implementació.
Els gestors que demanen als empleats que compleixin els requisits, però no estableixen terminis específics, simplement perden el temps. Sense límits durs, molts ho fan tot en l’últim moment, i no només tenen la culpa d’uns treballadors irresponsables.
Control d’execució
Després d'haver rebut les tasques després de la reunió, no tots els empleats comencen a complir-los conscientment. Però si el líder s’oblidava de qui havia fixat quines tasques, la reunió es perdia.
El control regular de l'execució de les tasques rebudes durant la reunió és un component important del procés deliberatiu. El seguiment ha de ser qui hagi donat les instruccions. En cas contrari, els requisits seran opcionals, cosa que finalment anul·larà els avantatges de les reunions de negocis en el negoci.
No hi ha distraccions
Durant la parla pública, l'orador no s'ha de distreure amb sons, objectes o activitats alienes. No està permès mirar cap lloc enlloc del text, de la pantalla del monitor de presentació o dels que escolten el seu discurs.
És recomanable posar el telèfon en mode silenciós o desactivat. Això també s’aplica a aquells que escolten el discurs: trucades, SMS i comunicació a les xarxes socials durant el discurs d’una altra persona és un signe que la reunió és avorrida i que no aporta informació útil. Quan la reunió sigui efectiva, ningú dedica temps a dispositius o altres maneres de divertir-se.
Terminis curts
No es recomana celebrar reunions diàriament, ja que aquestes reunions poden ser tedioses per a la majoria dels empleats. Però si la necessitat de reunir-se està dictada per la particularitat del negoci, heu de prestar especial atenció al moment de la reunió.
Una reunió serà productiva si no es prolonga. Un màxim de 20 minuts al dia són suficients per transmetre informació important i aconseguir nomenar els responsables de les tasques diàries.
Anàlisi de treball
Es recomana als líders o organitzadors de les reunions que gravin el procés o que mantinguin un calendari especial, el diari de reunions. Cal destacar la durada de la reunió, els principals punts, tasques i suggeriments.
Això us permetrà no repetir, celebrar la propera reunió de manera productiva i eliminar la necessitat de recordar quines tasques requereixen un control.