Si algun empleat se’n va de vacances, l’empresari té dificultats pel fet que durant un cert període de temps l’empresa no tingui l’especialista adequat per realitzar determinades tasques. En aquest cas, els empleats existents solen ser contractats com a suplents. Alguns especialistes poden combinar diversos llocs durant un llarg període de temps. Aquesta substitució s’ha d’executar correctament, per tant, l’empleat del departament de personal hauria de tenir una comanda de mostra per a la substitució durant la durada de les vacances. Aquest document és publicat per l’oficial de personal, després del qual és signat per la direcció de l’empresa i l’empleat directament seleccionat.
Característiques de substitució
Tota persona pot comptar amb vacances anuals, per a les quals se li concedeixen vacances oficials. En aquest moment, el seu lloc de treball no pot ser ocupat per un altre empleat de forma continuada, per tant, sovint els empresaris recorren a l’ajuda d’altres especialistes que substitueixen temporalment la persona que va anar de vacances. Per fer-ho, s’emet una comanda per substituir l’empleat en vacances. Els matisos de substitució inclouen els següents:
- un empleat de l’empresa en funció de l’ordre del cap està obligat a fer front als deures laborals en dos llocs;
- en alguns casos, l’empleat ha de realitzar feina per a l’empleat que s’ha anat de vacances, però temporalment no compleix les seves funcions al lloc principal de treball;
- per tal reemplaçament, un especialista pot esperar rebre una bonificació;
- cada ciutadà contractat ha d’exigir al seu empresari l’execució competent d’aquest reemplaçament, per al qual necessàriament s’emet una comanda corresponent;
- la durada de la substitució depèn del temps que un altre empleat va anar de vacances.
Si es requereix un reemplaçament complet degut a que un altre empleat ha estat acomiadat o reduït, caldrà fer els canvis necessaris a la descripció del lloc de treball de la persona seleccionada.
Quan cal reemplaçament?
Es pot requerir la substitució de qualsevol empleat de l'empresa en diferents situacions. Molt sovint això es requereix en els casos següents:
- l’especialista se’n va de vacances;
- elaborat per l'empleat en baixa per malaltia;
- un ciutadà va de llarg viatge de negocis.
La comanda emesa amb més freqüència és la substitució temporal durant les vacances. No sempre és necessària la presència d’un substitut temporal, ja que en la majoria dels casos una empresa pot funcionar plenament en absència d’un sol empleat.
Qui és designat?
Per substituir, és important triar correctament el candidat adequat. Per fer-ho, es tenen en compte les regles següents:
- el diputat ha de posseir les qualificacions i habilitats necessàries per poder fer front fàcilment a les tasques previstes per al nou càrrec;
- podeu triar un especialista que ja treballa a l’empresa a partir d’un contracte laboral oficial, i també podeu acceptar un ciutadà de l’exterior, per al qual es tenen en compte les condicions de combinació;
- si la posició d'un empleat de vacances es considera significativa, sovint l'empresari es veu obligat a contractar un altre empleat per aconseguir-lo mai.
La informació sobre l’empleat seleccionat està obligatòriament inclosa a la comanda de substitució de vacances.
Normes de documentació
Per tal que la substitució de qualsevol empleat sigui oficial i legal, l’empresari s’ha de fer càrrec de la correcta execució d’aquest procediment.Per fer-ho, preparen els següents documents:
- una comanda, sobre la base de la qual un especialista en particular va de vacances, i en un ordre del lideratge, la durada del descans està necessàriament indicada
- ordre de substitució d’un empleat durant el període de vacances, en què es prescriu l’empleat seleccionat per a la substitució, així com la durada d’aquest procés;
- un document que confirma el càlcul del sou de l’especialista seleccionat per a la seva substitució.
Les regles bàsiques per a la substitució es troben a l’art. 60.2 i l’art. 72,2 TC.
Es permet l’acord verbal?
Alguns executius de la companyia volen compilar nombrosos documents, per la qual cosa ofereixen als empleats una substitució sense formalitzar una comanda i altres documents. Es pot utilitzar una disposició oral per a això.
Molts especialistes contractats van cap al director, per tant, es comprometen a substituir un altre especialista sense omplir la documentació necessària. Però això comporta que l’empleat es mantingui sense protecció, de manera que hi ha la possibilitat que no es compti el seu sou. Això comporta que un ciutadà faci front a les tasques d’altres persones sense el pagament degut.
Característiques de la substitució de director
Els directius de l’empresa són els responsables de moltes responsabilitats laborals. L’èxit del funcionament de qualsevol organització depèn de les seves activitats. Per tant, s’ha d’abordar amb responsabilitat la substitució d’un especialista tan responsable.
Gairebé tots els consellers tenen un diputat, amb qui ha d’acordar una substitució durant un període de temps determinat. Per fer-ho, s’emet una comanda per substituir el director durant les vacances. A més, es crea un poder especial d'administració, sobre la base de les quals les funcions directives són transferides al diputat. És important lliurar al diputat el segell i altres elements necessaris que permetin aprovar diversos documents significatius.
L'ordre de substituir el director de l'escola en vacances només es compila amb el trasllat de l'autoritat al professor oficial.
Es pot negar un empleat?
Qualsevol empleat de l’empresa pot negar-se a substituir un altre especialista. Sovint, els empleats s’enfronten al fet que, quan es nega, l’empresari amenaça amb l’acomiadament per violació de la disciplina laboral o per altres motius. En aquestes condicions, un empleat pot fer valer els seus drets en una inspecció de treball o un tribunal, la qual cosa sovint comporta la impugnació de l’acomiadament il·legal.
Si l’empresari no pot trobar un empleat adequat a la seva empresa, haurà de contractar un altre especialista per treballar temporalment. Per a això, es podrà elaborar un contracte temporal amb el ciutadà seleccionat.
Qui elabora la comanda?
El director de l'empresa no tracta generalment aquest problema, de manera que la documentació la recopila un empleat del departament de personal. Està obligat a elaborar un document sobre la base d'una comanda de substitució durant les vacances. Inclou informació obligatòria proporcionada pel nom de l’assistent, així com el període durant el qual el ciutadà ha de fer front a les noves responsabilitats.
Si l'empresa no té cap departament de personal, el secretari és el responsable de preparar el document.
Normes per a l'elaboració d'una comanda
Per tal de poder elaborar correctament aquest ordre, es tenen en compte els requisits següents:
- anteriorment és important obtenir el consentiment per escrit d’un determinat empleat per substituir un altre especialista;
- la comanda ha de proporcionar informació bàsica sobre aquest reemplaçament;
- es fa una recalculació prèvia, que permet determinar quin sou pels seus serveis rebrà un empleat que combina dos llocs;
- la comanda es registra en un diari especial;
- al document se li assigna un número individual;
- la comanda ha de tenir la signatura de l’empleat implicat en la substitució.
Si es requereix un reemplaçament en relació amb l'acomiadament d'un empleat, s'afegeixin addicionalment els canvis necessaris a la descripció del lloc de treball de l'especialista implicat, que combinarà els dos llocs.
A continuació es pot trobar una mostra d’una comanda de substitució de vacances.
Quina informació s’inclou al document?
La comanda ha de contenir la informació següent:
- data de formació;
- informació sobre l’empleat que va de vacances;
- informació sobre el diputat presentat pel seu nom complet i càrrec ocupat a l'empresa;
- el període durant el qual es produirà la substitució;
- número de comanda;
- signatura del cap de l'empresa;
- segell d’empresa.
Abans de publicar un document, el director ha d’obtenir el consentiment de l’empleat per substituir un altre especialista. Aquest consentiment haurà de ser per escrit. Més amunt es pot estudiar una mostra d’ordre de substitució per temps de vacances.
Conclusió
Quan un especialista se’n va de vacances, sovint se li requereix substituir-lo per un altre empleat de l’empresa. El procés només s'ha de dur a terme amb la documentació adequada. Per fer-ho, necessàriament s’emet una comanda i també es fa una recalculació, ja que el diputat està obligat a rebre un bon plus pel seu treball.