El registre dels documents d’organització és una part important del treball laboriós en paper. L’objectiu principal d’aquest procés és dotar als documents de força legal. A més, gràcies a això es tenen en compte, es controlen i es busquen ràpidament si sorgeix una necessitat urgent. L’obtenció de la informació necessària sobre els documents, independentment de l’etapa de treball amb ells, es pot fer fàcilment en un període de temps curt, si es segueixen totes les regles de flux de treball establertes.
El concepte
El registre de documents d’una organització és una fixació de la seva formació o ingressos aplicant un índex i indicant determinades dades en formes especials. L’índex inclou un número d’ordre, complementat per altres índexs de classificació, classificadors i altres components. Les parts de l'índex que se succeeixen estan separades per una barra.
El registre de documents de l’organització es crea per rebre certificats de caràcter planificat, comptable, administratiu, d’informació, financer i d’altra naturalesa. S’utilitzen internament, i també s’envien a altres estructures o provenen d’elles. Tant els papers escrits com els impresos utilitzant moderns dispositius tècnics estan subjectes al registre.
Objectius
En l’organització del treball en paper, el lloc principal pertany al procés de registre. Només amb operacions ben establertes, seguides una després de l’altra, es resolen fàcilment les tasques de gestió operativa. Per a això, els clergues han de proporcionar qualsevol document en poc temps, tant interns com els rebuts d’altres empreses.
Quan es registren documents de l’organització en formes especials, s’indiquen els fets més importants, inclòs el període de creació, enviament o recepció. Així, el document esdevé legal. Fins a aquest moment, es considera com si no existís. És a dir, l’organització no es fa responsable tant de la seva conservació, com de la recepció.
Valor
El registre és una de les primeres etapes del treball després de la tramitació inicial després de la recepció del document, o la penúltima si s’envia a una altra estructura. Passada aquesta etapa, els papers sortints són segellats en sobres i enviats per correu electrònic o altres canals de comunicació.
El registre es considera una de les operacions que més temps consumeix i és responsable en els tràmits. Per tant, si es planteja la qüestió de racionalitzar el flux de treball, començaran amb aquest procés.
Les tasques
Les tasques principals del registre són:
- Comptabilitat
- Control d’execució.
- Treball de referència.
Quan es comptabilitza, s’obté informació quantitativa sobre el volum de treball, l’anàlisi tant dels documents en conjunt com dels tipus individuals, per estructura i altres elements. En el futur, una base de dades es formarà en forma de motor de cerca especial.
Les regles
Només si cal, l’ús més gran és l’organització del treball amb documents. El registre de documents no és necessari si només són acceptats per informació. Cada empresa ha d’haver aprovat una llista de documents que no s’han de registrar. Per regla general, es troba a l’annex de les instruccions per als empleats, però també es pot compondre en forma de paper autònom. Cal que s’actualitzi si la situació ho requereix.
Normalment, els valors no registrats inclouen:
- Materials promocionals.
- Felicitats
- Invitacions a seminaris i conferències.
- Llibres i altres suports impresos.
- Paquets "personals" rebuts per correu.
- Còpies dels documents governamentals.
- Cartes informatives.
Durant el registre, a cada document se li assigna un número corresponent. Els papers entrants tenen el seu propi sistema numèric, que es troba imprès en el rebut.
El procediment es realitza una sola vegada. Aquesta és una de les principals regles per organitzar el treball amb documents. El registre de documents en una gran empresa es realitza al departament clerical. Si es tracta d’una empresa petita, el secretari tracta aquest tema. En una empresa amb divisions i altres grups estructurals, aquest procés es pot dur a terme de manera descentralitzada. Això, però, només s'aplica a papers interns. El seu registre s’ha de realitzar el dia de recepció, aprovació o enviament.
Mètodes de producció
Els documents es poden obtenir de les maneres següents:
- Per correu.
- Mitjançant serveis de missatgeria.
- Per fax.
- Per correu electrònic.
Es realitzen diferents formes d'organització del registre de documents en relació amb la correspondència següent:
- Safata d'entrada
- Sortint
- Interior.
Informació de registre
Per a un document entrant, dades com ara:
- Data de recepció.
- Número entrant.
- Data de compilació del document.
- Índex
- Número de registre.
- L’autor del document.
- Nom.
- Resolució
- Període d'execució.
- Contractista.
- El progrés del treball.
- El nombre del cas on va després de les manipulacions necessàries.
Introducció d'informació
En primer lloc, es fa l’organització del registre de documents primaris, que no s’omplen del tot, ja que encara no s’han presentat al cap i no tenen una resolució adequada, així com un termini d’execució i contractista designats. La resta de dades s’indica després de familiaritzar-se amb persones autoritzades. Si s’ha establert una bona relació amb el líder, i ell mira la correspondència cada matí, primer li podreu mostrar el document i, després de prendre la decisió adequada, introduïu immediatament totes les dades necessàries.
Si parlem d’organització del registre i control sobre l’execució de documents interns, les dades es poden indicar en el formulari adequat amb la possibilitat de canvis i addicions posteriors. La data de recepció en ells, per descomptat, no hi és. Per tant, a diferència d’un document entrant, un document intern té un número de registre únic.
Qualsevol empresa té dret a canviar i complementar les dades del document entrant tenint en compte les particularitats de l’activitat. Per exemple, sovint indiqueu el nombre de fulls i aplicacions.
Formulari
Els formularis d’inscripció tenen forma de:
- Revistes.
- Fitxa.
- Sistemes electrònics automatitzats.
Considerem cada formulari per separat.
Revistes
Un sistema de revistes és útil quan una organització tracta amb un nombre reduït de documents. Si l’empresa té un gran volum de flux de treball, ja no s’utilitza, ja que en molts aspectes és inferior a altres sistemes més avançats.
La informació s'indica a les revistes de registre de documents de l'organització en l'ordre de recepció. Aquest procés implica una sola persona. Així, quan arriben molts documents, el registre requereix molt de temps. Naturalment, això alenteix molt el flux de treball.
A més, l’operació s’ha de duplicar, ja que es requereix informació tant a l’oficina com a les unitats estructurals individuals, on el document s’executarà en el futur. Com a resultat, a la mateixa empresa els mateixos títols haurien de ser registrats 3-5 vegades en revistes separades.
Al mateix temps, és impossible obtenir informació de referència en poc temps, ja que les entrades a les revistes es mantenen per ordre cronològic. Per obtenir informació, heu de saber, almenys aproximadament, quan es va registrar el document.
No es podran controlar els terminis, ja que tots són propis i no es poden classificar per separat.Per tant, on la funció de control tingui prioritat, utilitzeu el sistema de targetes.
Targetes
El sistema de registre de la targeta soluciona les mancances que existeixen a l’hora de realitzar tràmits per a revistes. Va aparèixer a principis del segle passat i és molt habitual als països europeus. A Rússia, es va generalitzar durant el desenvolupament del Sistema Unificat de Manteniment de Registres de l'Estat. Aquest sistema de registre de documents a l’organització és necessari per poder fer front a un gran volum de títols sense problemes. Té els avantatges següents:
- Diversos empleats poden gestionar el procés de registre alhora.
- Es poden produir documents en la quantitat necessària per al bon funcionament de l’organització.
- Les targetes es poden sistematitzar, així com fer fitxers de targetes. Això fa que la funció d’ajuda estigui disponible.
- Es pot transferir una instància específica per exercir el control sobre l'execució de documents.
- La forma i la indicació de detalls es determinen directament a l'organització i es recullen a les instruccions per a la paperassa.
- El formulari de targeta seleccionat es pot propagar mitjançant una màquina fotocopiadora. Per conservar registres, cal tenir una circulació suficient almenys durant un any.
Una organització pot tenir tantes còpies de targetes com calgui. Normalment heu d'omplir almenys dos. Després d’això, una còpia s’emmagatzema a un gabinet d’arxius temporals i l’altra al departament d’informació i referència. El document en si s’envia al contractista per fer feina. Però sovint utilitzen tres targetes per transferir aquesta última també a l'intèrpret.
Aquest sistema és adequat tant per a documents per registrar una organització pública com per realitzar treballs d’oficina en una institució estatal. Es creen fitxers de targetes de referència per a diversos problemes, per exemple, per regió. Llavors el seu nombre augmenta automàticament. Per descomptat, aquest sistema requereix molta mà d’obra i només es pot formar efectivament en organitzacions on el servei d’administració d’oficines exerceix les seves funcions de manera impecable. Un sistema més modern va ajudar a desfer-se de la necessitat d’omplir un gran nombre de targetes. Va ser possible gràcies a la introducció de la tecnologia informàtica.
Sistemes Electrònics Automatitzats
Aquesta forma de documentació es realitza mitjançant programari (o programari). S'instal·la en un PC, servidor o diversos ordinadors integrats. Quan s’utilitza un sistema automatitzat, la informació s’introdueix en una targeta electrònica, que s’emmagatzema a la base de dades corresponent. Per garantir la seguretat, en paral·lel, la informació s’emmagatzema en una base de dades addicional (de còpia de seguretat).
És aquest formulari que ha rebut la sol·licitud més gran actualment, ja que presenta avantatges importants en comparació amb les dues opcions anteriors. En particular, es tracta:
- Cerca ràpida sobre qualsevol base, per exemple, la data.
- Generació d'informes i informació analítica en mode automàtic.
- La possibilitat de registrar-se des de diferents llocs de treball alhora.
- La possibilitat de la gestió de documents de forma descentralitzada en unitats separades amb la integració de la informació en una base de dades única.
- Altres funcions.
La pròpia organització pot desenvolupar un programa per registrar documents. Tot i això, en la gran majoria dels casos s’utilitzen solucions preparades que faciliten el treball amb un gran volum de documents, començant des de l’etapa de creació i acabant amb la seva execució o enviament a una altra empresa.
En un sistema automatitzat, es pot recopilar i emmagatzemar la informació més completa sobre tots els documents. Gràcies a això, s’implementa un control efectiu i es realitzen treballs de referència i, si cal, un inventari intern.
Conclusió
Actualment, a qualsevol empresa i institució s’està generant un gran volum de documents. El treball d’oficina, establert adequadament d’acord amb la llei i que compleix totes les tasques establertes, augmenta l’eficiència directiva moltes vegades. Els ordinadors personals, els programes i les noves tecnologies han fet que aquest procés estigui més organitzat. Un sistema automatitzat accelera i facilita el treball en general, així com el registre i la comptabilitat de documents de l'organització, en particular.
Aquest procés és important al llarg del cicle clerical. Gràcies al treball organitzat, podeu trobar fàcilment la informació necessària i un document específic en poc temps. I això, al seu torn, proporciona una solució operativa als problemes.
Les targetes, que fins fa poc es distribuïen arreu, es van substituint progressivament per un sistema automatitzat, fins i tot per al registre amb una organització sense ànim de lucre de documents. Tot el procés es realitza en mode accelerat, incloent un control efectiu sobre el flux de documents.