Definició del terme
Es creu que a Rússia per primera vegada, en comparació amb la pràctica estrangera, es va establir un sistema de gestió de documents, el propòsit del qual és establir el procediment per documentar les activitats de gestió dins de l’estat. El 1973, aquest sistema es va anomenar Servei de duanes de l'Estat Unificat, que significa "un estat unificat. sistema de conservació de registres. " En total, l’URSS va desenvolupar 16 sistemes unificats.
L'estandardització de documents és el resultat de la reorganització del flux de documents del sistema en qüestió que compleix certs estàndards. Es redueixen qüestions urgents que cal abordar la gestió de la correspondència i reduir la complexitat de la compilació, així com la voluntat d’evitar la duplicació de dades. Es pot obtenir un resultat efectiu mitjançant la unificació i l'estandardització de la informació sobre el contingut i la forma.
L’estandardització de documents és la formació dels mateixos formularis estàndard per a protocols d’objectiu similar, que ajuda a un ús més eficient del paper en la impressió d’actes i decisions. L’estandardització facilita el flux de treball comptable, a més d’arxivar la documentació.
Terminologia similar
Una definició pràcticament similar és la “unificació”, que és el procés d’aconseguir que quelcom, incloent-hi actes documentats, en una forma única o sistema comú, que condueixi a una reducció del conjunt inicial dels objectes en qüestió. La unificació, estandardització i estandardització de documents condueix a la formació d’una uniformitat racional en qualsevol camp d’activitat, especialment en la documentació. La reducció de la varietat injustificada de formes de dades i l'establiment d'una sola estructura es produeixen mitjançant estructures de llenguatge, detalls, informació comptable i el seu emmagatzematge. Les cadenes de documents sobrants s’eliminen amb el pas del temps per evitar la duplicitat innecessària d’elements.
La unificació de documents permet establir una sola imatge dels formularis de documents administratius que realitzen les funcions i tasques del format de gestió. Aquest enfocament portarà al treball amb un gran volum de documents per normalitzar-los en el sistema de producció, així com accelerar l’intercanvi de dades empresarials.
Augmenta l'eficiència
Un sistema clerical únic afavoreix el processament operatiu, redueix el temps dedicat a treballar amb documents que afecten a tot el personal de clericals: des d’empleats ordinaris fins a directius.
Els objectes d'estandardització de documents poden ser la seva composició i formes. La unificació de la composició dels documents és l'assignació i consolidació de la totalitat dels documents que són necessaris per resoldre tasques directives. Com a resultat d'aquestes accions, es preveu reduir la composició dels documents.La unificació dels formularis consisteix en la selecció i consolidació d’indicadors d’informació, inclosos detalls que corresponen amb la finalitat dels documents, així com la definició de requisits generals per a la seva creació i execució. En el treball d’oficina, la unificació pot produir-se tant com a etapa de normalització com com a procés independent.
L’essència de la normalització
La Llei Federal "sobre Reglament Tècnic" núm. 184 especifica el principi de la definició: l'estandardització dels documents és un treball holístic dirigit a establir regles per al seu ús voluntari, com a resultat de la qual s'ha d'informar la informació en les àrees de producció i circulació de productes, així com l'augment de la competitivitat. serveis.
Es pot anomenar "estàndard" un document que indica les característiques dels productes, les regles per a la implementació de diversos processos en producció, les característiques característiques del transport i emmagatzematge, obra o serveis. La norma inclou certs requisits per a terminologia, etiquetatge, simbolisme, embalatge, etiquetes.
Els documents normatius sobre normalització contenen regles i requisits òptims per al disseny, la preparació, l’emmagatzematge i la comptabilitat de documents comercials, que van ser aprovats de la manera prescrita i recomanats per a un ús repetit en treballs d’oficina. L’estandardització (en paraules simples) és la formació i aprovació de regles uniformes que es presenten als documents per racionalitzar-les.
La normalització comporta la creació dels requisits bàsics dels documents en una norma legal. Gràcies a aquest procés, la formació de nombrosos documents es produeix segons una regla, que és més fàcil percebre els destinataris. L’estandardització de documents és el resultat de la unificació o la seva forma més elevada.
Elements típics del procés
Les transformacions poden relacionar-se amb determinats tipus de documents (s'indica GOST amb un nombre), normes i estructures de disseny, elements d'un sistema de documentació unificat (DCL). Aquest sistema consisteix en una combinació de formes interrelacionades de documents que donen una idea informativa d'alguns tipus d'activitats econòmiques i de gestió. El dòlar es basa en normes i requisits uniformes, disposa de les dades necessàries per gestionar qualsevol camp d’activitat.
El sistema de documentació habitual està organitzat de manera que satisfà les necessitats de documentació de determinades activitats, i els documents del sistema de normalització són el resultat del procés d’aportar documents a un sol formulari i sistema, quan preval la uniformitat i un conjunt injustificat de plantilles de documents, els seus detalls i indicadors es redueixen. En el procés de normalització, hi ha una transició cap a la uniformitat racional en el flux de treball.
Nivell d'aprovació i categories relacionades
La normalització és una forma d’aprovació legal dels resultats de la unificació, que és una combinació d’estats. estàndards i una única forma de documents inclosos.
El dòlar es divideix en:
- estat estàndards;
- formes de documents unificades;
- pautes per al seu ús.
Les dades del document unificat s’apliquen d’acord amb la tasca objectiu i el nivell d’aprovació establert. Hi ha una divisió dels documents de normalització a la Federació Russa per categories:
- Departamental (divisió per branques). S'utilitzen per documentar processos de gestió que són comuns a totes les empreses, independentment de l'activitat i les normes legals. L’aprovació es fa a nivell federal.
- Formes de documents d’empreses, organitzacions i empreses. Definida localment.
- Tot rus. Els creadors d'aquest tipus de formes són l'Agència Arxivística Federal, el Ministeri de Finances de Rússia, el Servei Federal de l'Estat. estadístiques, Banc Central de la Federació Russa.Aquests formularis de documents són obligatoris per utilitzar-los en totes les organitzacions, independentment de la forma de propietat i subordinació (per exemple, els registres comptables de comptabilitat i remuneració, que va ser aprovat per la decisió del Comitè Estatal de RF del 5 de febrer de 2004).
- Formes de documents d’entitats constituents de la Federació. La seva aprovació es produeix a nivell regional, regional o local. Aquestes formes són habituals en el tema rellevant de la Federació Russa.
Les especificitats del suport d'informació
A més dels sistemes interdisciplinaris de gestió de documents, s’utilitzen formes documentals del sistema nacional d’estandardització, que reflecteixen les característiques de les activitats d’indústries específiques. Aquestes característiques es divideixen en:
- Requisits addicionals de dades per resoldre funcions directives d’un pla típic (per exemple, acomiadament / admissió d’educació o personal sanitari).
- Es van organitzar altres activitats per al funcionament de les quals es va organitzar una indústria similar i les seves normes de gestió. La documentació específica pot incloure:
- receptes;
- història mèdica;
- baixa per malaltia;
- fulls de testimonis;
- guies;
- inventari de casos (arxiu);
- targetes;
- afers de bé (producció d’exploració);
- declaracions de rendiment;
- horari (documentació de formació).
Definició de documentació
Aquest departament tracta organitzacions especialitzades i organitzacions especialitzades, per exemple, l'estat rus. la biblioteca s'ocupa de determinar la composició de la documentació disponible a totes les biblioteques del país. Les formes sectorials dels documents tenen un caràcter normatiu si es troben en el marc d’un sistema departamental (com ara un notari o un judici), també s’utilitzen plantilles similars en organitzacions específiques que es dediquen a activitats similars (per exemple, mèdiques o assegurances).
L’ús de documents d’estandardització en empreses permet reduir els costos de recopilació, processament, fabricació, processament de documents i la seva transferència. Per tant, el flux de documents dins l’organització s’accelera. La reorganització del contingut dels documents millora la qualitat de les tasques de gestió. La composició del document es fixa en el Full de formulari (un document regulatori únic que consta d’una llista de documents necessaris per a la realització de les tasques de l’activitat de gestió de l’empresa que tenen estat legal) i les transformacions de formularis del document s’arreglen a l’Àlbum de documents. El full d’hora organitza el procés de documentació, crea un esquema visual per comptabilitzar tot tipus d’activitats. La targeta d'informe està formada per establir algunes regles per fixar el lloc i l'hora, així com els que prenen decisions.
Característiques destacades
Es presenten tipus de documents de normalització sobre l'àlbum de formularis de documents (una col·lecció de plantilles per a formularis unificats necessaris per a la gestió documental en una institució):
- una mostra de referència (en paper) emmagatzemada al departament o a l’oficina;
- contrapart electrònica disponible en tots els llocs de treball.
Les característiques distintives de la formació d'aquests documents són:
- uniformitat de creació de regulació del contingut de documents, exclusió d’informació duplicada;
- terminologia i convencions comunes, que permet comparar indicadors de diferents nivells de gestió i els sistemes que es consideren;
- la formació de models uniformes per a la construcció de formes específiques de documents.
Principis i fonaments de la normalització documental
La Comissió CMEA va descriure una estandardització composta, en la qual hi ha un establiment i aplicació adequades d’un sistema de requeriments relacionats tant per a un objecte com els seus elements per tal de proporcionar una solució òptima a un problema específic. L’aprovació dels documents es basa en els requisits de l’estat.normes i normes de CMEA, ISO i altres organitzacions internacionals que treballen en el camp de la unificació i estandardització de documents.
Un fort canvi en el contingut habitual dels documents pot afectar negativament la reestructuració psicològica dels empleats de l'organització. Per tant, el procés de conversió ha de prosseguir sense problemes, afectant només els canvis més necessaris mantenint les regles i fonaments dels documents nacionals de normalització, així com sense causar danys econòmics. Primer s’introdueixen canvis mínims i, després, canvis radicals. La conversió de fases dels estàndards permet que tots els participants del procés estandarditzin completament el seu flux de treball.
Tractament de la informació
Trobar-se comú en documents i crear una única plantilla generalment acceptada simplifica els mètodes manuals de processament de dades, el treball es fa més eficient, es redueixen els costos del pla financer i es redueix el temps utilitzat anteriorment per formar personal directiu, cosa que comporta una dinàmica positiva innegable. És important parar atenció al compliment dels requisits generals dels documents de gestió en les condicions de funcionament dels sistemes de control automatitzats, quan l'efecte d'unificació i estandardització de tots els documents augmenta notablement.
L'arxivatge, que estudia els fonaments teòrics i pràctics de la ciència arxivística, influeix en la millora de les formes de documents. L’automatització dels processos d’estandardització va començar amb la classificació de l’esquema de documents en l’economia nacional, per després continuar en l’àmbit de gestió, on va arribar a la seva forma efectiva actual. Ara aquest procés afecta a organitzacions internacionals i nacionals, 10 organitzacions estrangeres estan treballant per simplificar el flux de treball de les relacions de comerç exterior, incloses la Comissió de Comerç Exterior, el Comitè de Desenvolupament de Comerç de la CEE, l'Organització Internacional per a la Normalització, etc.