Les paiements via Internet sont devenus monnaie courante, mais l'échange de documents, en particulier entre individus, est toujours sous forme papier. Une signature électronique qualifiée est conçue pour résoudre ce problème et faciliter l'échange de documents. Les personnes morales collaborent avec EDS depuis longtemps. Les entrepreneurs l'utilisent pour transmettre certaines données (par exemple, la TVA lors de la location de locaux publics), tandis que les particuliers peuvent utiliser leur signature pour accéder au site Web des services publics. Comment obtenir une signature électronique qualifiée améliorée et quels avantages procure-t-elle?
C'est quoi
Une signature électronique qualifiée est constituée des détails confirmant la véracité du document électronique, l’absence de distorsion de ce dernier à partir du moment où la signature a effectivement été installée. Il vous permet également d’établir la propriété du document. De tels détails ne peuvent être obtenus qu'à la suite d'une conversion cryptographique de code, d'informations.
Un certificat de signature électronique est un document confirmant le droit de posséder une clé publique de signature électronique. Le certificat peut uniquement être obtenu auprès du CA (centre de certification) ou du bureau de ses représentants autorisés.
Le titulaire du certificat est une personne physique qui a reçu un certificat de signature électronique à son nom. Chaque propriétaire du certificat est doté de deux clés: publique et privée. La vérification des signatures électroniques est effectuée à l'aide de la clé publique. À son tour, il est associé à une clé privée, à travers laquelle la signature électronique est générée et le document signé.
Classification
Comme son nom l'indique, une simple signature électronique est la version la plus simple d'EDS. Il utilise également des mots de passe, codes ou autres moyens confirmant la formation de la signature par le propriétaire.
Une signature électronique améliorée non qualifiée ne peut être obtenue que par conversion d’informations cryptographiques. Ici, vous ne pouvez pas vous passer d'une clé de signature privée. Grâce à cette signature électronique, il est possible non seulement d’identifier la personne qui a signé le document, mais également de détecter les modifications apportées après la signature.
Une signature électronique qualifiée améliorée a tous les signes d'être non qualifiée. La seule différence est que, pour sa vérification et sa création, des moyens plus sérieux de protection cryptographique sont utilisés, ils doivent être certifiés par le FSB de Russie. De plus, il existe une différence: un certificat qualifié de signature électronique ne peut être délivré que dans un centre de certification agréé. La liste des autorités de certification accréditées peut être consultée sur le site Web des services de l’État.
Équivalence
La loi fédérale n ° 63 reconnaît un document signé avec n'importe quelle signature électronique, simple ou améliorée, équivalente à un document papier signé manuellement. Cependant, il y a une caractéristique: entre les parties qui effectuent l'échange électronique de documents, un accord doit être préalablement signé.
Une signature qualifiée est également analogue à une signature faite de sa propre main, mais elle peut remplacer le sceau de l'organisation. La force juridique des documents signés par une signature numérique qualifiée est reconnue par les autorités de régulation. Ils peuvent être utilisés devant un tribunal.
Domaine d'application
Tout d’abord, il s’agit bien entendu de la gestion électronique de documents. Les signatures électroniques aideront à établir un échange externe et interne de documents dans tous les cas où une signature manuscrite est requise.
La gestion interne des documents utilise des signatures électroniques non qualifiées et qualifiées pour approuver et approuver les accords et autres documents régissant les processus internes de l’organisation. Par exemple, si un administrateur signe un accord par signature électronique et qu'il est transféré à l'exécution.
Facteur principal
Avec la gestion externe de documents, la présence d'une signature électronique qualifiée est une condition très importante, car c'est elle qui est le garant de la force juridique. Dans d'autres cas, le document électronique n'est pas reconnu par les autorités de réglementation comme étant l'original, ce qui signifie qu'il n'a aucune force juridique et ne peut pas être utilisé dans une procédure judiciaire. En outre, un document signé par une signature numérique qualifiée améliorée peut être stocké dans des archives numériques, tout en préservant sa légitimité.
EDS peut être utilisé pour les rapports aux autorités de réglementation. Beaucoup ont déjà apprécié la rapidité et la commodité des rapports électroniques. De plus, chaque organisation peut choisir la méthode la plus pratique, qu’il s’agisse de produits 1C, de logiciels distincts ou des sites FSS et Federal Tax Service. Un certificat qualifié de clé de signature électronique constitue la base de toute action de ce type. Il doit être délivré par une autorité de certification autorisée ou accréditée. Mais la méthode d'envoi n'est pas critique.
Recevoir des services publics
Tous les citoyens de la Fédération de Russie peuvent obtenir une signature électronique afin de l'utiliser pour recevoir des services publics. Toutefois, dans ce cas, un certificat qualifié de vérification de la signature électronique n'est pas nécessaire: l'EDS le plus simple, le moins qualifié, suffit largement, il est tout à fait adapté aux besoins d'un particulier. Avec l'aide de ce dernier, tout citoyen peut signer une application électronique qui peut être envoyée au pouvoir exécutif si un tel flux de documents est possible.
Comment obtenir une signature électronique qualifiée pour un individu? Le moyen le plus simple d’obtenir une carte électronique universelle, qui est émise à compter du 1er janvier 2013 et qui comporte une signature électronique qualifiée améliorée intégrée. Une telle carte est un outil d'identification unique pour un citoyen. Grâce à elle, il est possible de payer, de commander et de recevoir divers services publics via Internet. De par son concept, la carte est conçue pour remplacer de nombreux documents, tels qu'un certificat de pension et une politique médicale, pour les combiner avec un portefeuille électronique, un titre de transport et une signature électronique.
Utiliser ES
La signature électronique qualifiée améliorée convient aux flux de travail internes et inter-entreprises. Vous pouvez l'obtenir auprès de l'autorité de certification accréditée par le ministère des Communications de RF. Il protège le document des modifications, confirme son intégrité et son auteur.
Les SE qualifiés améliorés peuvent aider à résoudre un large éventail de problèmes. Par exemple, il est utilisé pour les rapports aux autorités fiscales et pour l’échange de documents électroniques. Cette version du certificat possède le plus grand nombre de fonctions possibles, mais cela ne signifie pas qu'il est plus pratique pour chaque organisation de l'utiliser. Premièrement, le prix du certificat dépend directement du nombre de fonctions. Deuxièmement, lorsque vous choisissez un certificat moins fonctionnel, vous devez vous assurer que les fonctionnalités disponibles répondent pleinement aux besoins de l'organisation.
Il existe également des situations où le type de certificat utilisé est déterminé par la partie qui reçoit le document. Par exemple, certains opérateurs de gestion de documents n'acceptent les certificats que de leur centre de certification. Par conséquent, lors du choix d'un certificat, vous devez également vous assurer que son utilisation n'est soumise à aucune restriction dans le système d'information nécessaire.
Avantages de l'échange électronique de documents
Depuis que toutes les organisations et entreprises ont la possibilité d'organiser l'échange de documents électroniques juridiquement contraignants, il est utile de discuter des avantages de ce processus.
Tout d’abord, c’est la rapidité de livraison des documents. Quelle que soit l’adresse de la contrepartie, le délai de livraison des documents sera dix fois inférieur à celui des documents papier habituels. L'utilisation de documents électroniques réduit également les coûts associés à la préparation et au transfert de copies papier.
Les avantages économiques sont plus importants car la gestion électronique des documents implique une accélération significative des processus métier. L’exemple le plus simple est la conclusion et l’activation rapides des transactions, qui permettent d’obtenir un flux de trésorerie plus important. C’est-à-dire qu’une fois la gestion électronique des documents établie, l’entreprise sera en mesure d’accroître les bénéfices par unité de temps.
Automatisation
En outre, l'utilisation d'une clé de signature électronique qualifiée peut réduire le temps de traitement et d'envoi des documents et automatiser pratiquement ce processus. Selon la loi, les lettres qui ont force de loi, les lettres de connaissement, les factures, les actes de services, les actes de prestation de services, les factures, les actes de rapprochement des règlements, les lettres de voiture peuvent participer à un échange interentreprises, conformément à la loi.
En raison de la rapidité et de la fiabilité de l'échange de documents électroniques, les entreprises ne peuvent s'inquiéter de déclarations simples et rapides aux autorités fiscales. Cela vous permet également d'économiser une partie de l'argent.
Facteurs importants
Un flux de documents inter-entreprises sous forme électronique n’a de sens que si chaque document a force de loi et peut être utilisé devant un tribunal ou dans d’autres instances. Pour donner une signification juridique à un document électronique, il est nécessaire de résoudre certains problèmes. Premièrement, le processus de signature et d'envoi d'un document électronique aux contractants et, deuxièmement, l'acceptation et la vérification d'une signature électronique qualifiée sur les documents reçus des contractants. Troisièmement, il est nécessaire d’organiser le stockage et le traitement des documents déjà signés, le stockage des archives et leur navigation. Quatrièmement, il est important de préserver la légitimité des documents archivés.
Solution simple
Pour résoudre les deux premiers problèmes, vous pouvez utiliser les services d’échange interentreprises, gérés par des opérateurs de gestion électronique de documents. En choisissant un tel service, il est nécessaire de prendre en compte certains facteurs, tels que la disponibilité des licences appropriées pour l'opérateur, la capacité à intégrer le service Exchange dans le système d'information de l'entreprise et la facturation de documents.
Deux autres tâches peuvent être résolues à l'aide du système de gestion électronique de documents, qui dispose déjà de toutes les fonctionnalités nécessaires. Si la formation initiale de documents a lieu dans le système comptable, vous pouvez y intégrer un système de gestion électronique des documents.
En l'absence d'un tel système, ces tâches peuvent être partiellement attribuées à l'opérateur du service d'échange.